Informationspflichten der IHK Dresden für Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via „Microsoft Teams“

Die IHK Dresden nutzt Microsoft Teams für Online-Meetings, Telefonkonferenzen, Videokonferenzen, Webinare und projektbezogene Zusammenarbeit. Dabei können personenbezogene Daten der Teilnehmenden verarbeitet werden, zum Beispiel Kontaktdaten, Meeting-Metadaten sowie Text-, Audio- oder Videodaten. Mit den folgenden Informationen erfüllt die IHK Dresden ihre Informationspflichten nach Artikel 13 und Artikel 14 DSGVO und erläutert, zu welchen Zwecken Daten verarbeitet werden, auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt, welche Rechte betroffene Personen haben und wer als Datenschutzkontakt zur Verfügung steht.

I. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortliche nach Artikel 4 Ziffer 7 DSGVO ist die
Industrie- und Handelskammer Dresden
Hauptgeschäftsführer
Thomas Ott
Langer Weg 4
01239 Dresden
Telefon: 0351 2802-100
E-Mail: datenschutz@dresden.ihk.de

II. Kontaktdaten zum behördlichen Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragte ist
Korina Strnad
Langer Weg 4
01239 Dresden
Telefon: 0351 2802-194
E-Mail: datenschutz@dresden.ihk.de

III. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Projektarbeit, Online Meetings, Videokonferenzen, Webinare unter Verwendung der Videokonferenzlösung Microsoft Teams.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Person, die die jeweilige Microsoft Teams-Sitzung organisiert.

IV. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung/Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, um Projektarbeit, Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (insgesamt nachfolgend als „Online-Meetings“ bezeichnet).
„Microsoft Teams“ ist ein Service der Microsoft Corporation.
Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place
South County Business Park
Leopardstown
Dublin 18D18 P521
Ireland
Bitte beachten Sie, dass diese Datenschutzhinweise Sie nur über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns informiert, wenn Sie gemeinsam mit uns Online-Meetings durchführen. Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft-Teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie, die entsprechende Erklärung bei Microsoft einzusehen.
Im Rahmen der Projektarbeit auf der Plattform Microsoft Teams werden Projektinhalte in verschiedenen Dateiformen (Word, PDF und andere) geteilt und für alle Mitglieder des jeweiligen Teams sichtbar. Es werden als Inhalte von Dokumenten keine personenbezogenen Daten Dritter auf die Plattform gestellt sowie keine vertraulichen Inhalte, insbesondere nicht solche, die einem Berufs- oder Geschäftsgeheimnis unterliegen.
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der IHK Dresden verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Microsoft Teams“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ sein, so ist Artikel 6 Absatz 1 litera f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Webinaren und Projektarbeit in und mit Microsoft Teams.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Webinaren und Projektarbeit Artikel 6 Absatz 1 litera b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Artikel 6 Absatz 1 litera f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Webinaren und Projektarbeit.
Es erfolgt grundsätzlich keine Aufzeichnung. Eine ausnahmsweise Aufzeichnung erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung.
Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
  • IP-Adresse
  • Angaben zum Benutzer: z. B. Anzeigename („Display name“), gegebenenfalls E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Bevorzugte Sprache
  • Meeting-Metadaten: z. B. Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort
  • Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chatfunktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Microsoft Teams“-Applikationen abschalten bzw. stumm stellen.

V. Empfänger/Weitergabe von personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Microsoft Teams“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den oben genannten Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Microsoft Teams“ vorgesehen ist.

VI. Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland

Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben . Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an „Online-Meeting“ in einem Drittland aufhalten.
Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.

VII. Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und gegebenenfalls Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
Ein Nutzer kann im Nachhinein und ohne Teilnahme an einem Meeting den Chatverlauf lesen, solange das Meeting aus einem Team heraus eingeladen wurde und man selbst Teil dieses Teams ist. Der Chatverlauf von Meetings kann daher grundsätzlich nachgelesen werden.

VIII. Betroffenenrechte

Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Artikel 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Artikel 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Artikel 17, 18 und 21 DSGVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Artikel 20 DSGVO).
Darüber hinaus kann, sofern die Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung durchgeführt wird, diese jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf kann gegenüber der IHK Dresden abgegeben werden, schriftlich, per Telefax: 0351 2802-280, per E-Mail: widerrufds@dresden.ihk.de oder mit dem Widerrufsformular.
Zur Ausübung Ihrer Rechte steht Ihnen unsere Datenschutzbeauftragte unter den oben genannten Kontaktdaten zur Verfügung.
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK Dresden, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Es besteht für jede betroffene Person gemäß Artikel 77 DS-GVO ein Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn vermutet wird, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt. Die für die IHK Dresden zuständige Aufsichtsbehörde ist die
Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte
Frau Dr. Juliane Hundert
Maternistraße 17, 01067 Dresden
Telefon: 0351 85471-101
Telefax: 0351 85471-109
E-Mail: post@sdtb.sachsen.de

IX. Automatisierte Entscheidungsfindung, Profiling‎

Die IHK Dresden setzt keine Tools ein, die eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO ermöglichen.
Weitere Informationen zum Datenschutz, insbesondere über die Ihnen zustehenden Betroffenenrechte erhalten Sie auf unserer Seite Datenschutzhinweise.
Diese Datenschutzhinweise können Änderungen unterliegen, z.B. aufgrund der Implementierung neuer Technologien oder Einführung neuer Dienste oder Funktionen. Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise jederzeit zu ändern oder zu ergänzen.