Datenschutzinformation zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Benutzung des ASTA- und des Azubi-Infocenters

Informationspflichten gemäß Artikel 13 und Artikel 14 DSGVO.

I. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortliche nach Artikel 4 Ziffer 7 DSGVO ist die
Industrie- und Handelskammer Dresden
Hauptgeschäftsführer
Thomas Ott
Langer Weg 4
01239 Dresden
Telefon: 0351 2802-100
E-Mail: datenschutz@dresden.ihk.de

II. Kontaktdaten zum behördlichen Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragte ist
Korina Strnad
Langer Weg 4
01239 Dresden
Telefon: 0351 2802-194
E-Mail: datenschutz@dresden.ihk.de

III. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Das ASTA-Infocenter (Ausbildungsstätten-Infocenter) und das Azubi-Infocenter (Auszubildenden-Infocenter) sind zwei zentrale Onlineportale der Industrie- und Handelskammern (IHK) für Ausbildungsbetriebe und Auszubildende. Sie ermöglichen die digitale Verwaltung von Ausbildungsverhältnissen, einschließlich der Einreichung von Ausbildungsverträgen, der Einsicht in Auszubildendendaten und der Online-Prüfungsanmeldung (OPA). Wir verarbeiten (insbesondere erheben und speichern) ausschließlich solche personenbezogenen Daten, die zu einer Leistungserbringung und deren Abwicklung im Rahmen des ASTA- bzw. Azubi-Infocenters erforderlich sind.
Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir den aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren über HTTPS.

IV. Dienstleister der Website

Dieses Internetangebot wird bei der IHK Gesellschaft für Informationsverarbeitung mbH, Hörder Hafenstraße 5, 44263 Dortmund gehostet.

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.
Folgende Daten werden hierbei erhoben:
  • Browsertyp/-version
  • verwendetes Betriebssystem
  • Referrer URL (die zuvor besuchte Seite)
  • IP-Adresse Ihres Endgeräts
  • Uhrzeit der Serveranfrage
Die Daten werden ebenfalls in den Logfiles unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit. f) DSGVO sowie § 25 Absatz 2 TDDDG.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Diese Daten werden aus Gründen der technischen Sicherheit, insbesondere zur Abwehr von Angriffsversuchen auf unseren Webserver, von uns gespeichert; ferner zur Missbrauchskontrolle bei Verdacht und zur Aufklärung des Verdachts einer strafrechtlich relevanten Nutzung.

4. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Internetseite zwingend erforderlich.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich.

V. ASTA-Infocenter

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die Web-Applikation "ASTA-Infocenter" ist das zentrale Portal zur Selbstverwaltung für Ausbildungsbetriebe (kurz ASTAs) – ein Medium, das nahezu alle Vorgänge der beruflichen Ausbildung unter einem Dach vereint und das Zusammenwirken aller beteiligter Parteien vereinfacht.
Der Benutzer kann über die Anwendung Ausbilder und Auszubildende innerhalb seiner Firmenstruktur sehen.
Folgende Daten werden hierbei erhoben:‎
  • Identnummer
  • Name
  • Geburtsdatum
  • Vertragsdaten
  • Ausbildungsdaten
  • Prüfungsdaten
  • Ausbildungsberuf(e)
  • E-Mail-Adresse
  • Daten zum Ausbildungsbetrieb (ASTA)

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund folgender Rechtsgrundlagen:
  • Daten von Auszubildenden: Artikel 6 Absatz 1 lit. e), ‎Absatz ‎‎3 lit. b) DSGVO (Rechtspflicht) in Verbindung mit §§ 71, 10, 11, 34 bis 36, 37 ff., 68 bis 70, 87, 88 BBiG, § 1 Absatz 2 IHKG in Verbindung mit Ausbildungsordnungen/Prüfungsordnungen der IHK
  • Daten von Mitgliedsunternehmen / Ausbildern: Artikel 6 Absatz 1 lit. c) und Absatz 3 lit. b) DSGVO (Rechtspflicht) in Verbindung mit § 1 Absatz 2 IHKG, in Verbindung mit §§ 10, 11, 27 bis 36, 76 Absatz 1 BBiG, in Verbindung mit Artikel 2 a BerBiRefG sowie der Ausbilder-Eignungsverordnung (AEVO)

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:‎
  • Bereitstellung der Daten für den Ausbildungsbetrieb
  • Administration durch den Ausbildungsbetrieb
  • Änderung von Personendaten
  • Erstellung und Änderung von Ausbildungsverträgen
  • Aktivierung der Online-Prüfungsanmeldung

4. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus den gesetzlichen Regelungen zur Aufgabenübertragung auf die IHKs, aus dem Satzungsrecht der IHK und/oder aus steuerrechtlichen Aspekten (z. B. § 147 Absatz 3 AO). Steuerrelevante Unterlagen werden zehn Jahre aufbewahrt. Geschäftsbriefe werden für längstens sechs Jahre aufbewahrt. Sofern eine gesetzliche Löschfrist nicht besteht, gibt es IHK-intern Festlegungen für Löschungen. Bei den Fortbildungsprüfungen werden die schriftlichen Prüfungsarbeiten für zwei Jahre, die Niederschriften gemäß § 26 Absatz 1 Prüfungsordnung für die Durchführung von Abschluss- und Umschulungsprüfungen (PO) der IHK Dresden 50 Jahre aufbewahrt, § 31 Absatz 1 PO IHK Dresden.

VI. Azubi-Infocenter

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Mit dem Azubi-Infocenter haben Auszubildende alle wichtigen Daten rund um ihre Ausbildung immer mit dabei. Die IHK Dresden stellt das digitale Azubi-Infocenter allen Azubis aus dem Kammerbezirk zur Verfügung, die aktuell eine Ausbildung in einem IHK-Beruf machen.
Über die gesamte Laufzeit der Ausbildung stehen den Azubis Informationen zu Azubi-Vergünstigungen, Prüfungsterminen und -ergebnisse zur Verfügung.
Folgende Daten werden hierbei verarbeitet:‎
  • Name, Vorname
  • Geburtsdatum
  • Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land)
  • Identnummer
  • Ausbildungsdaten
  • Prüfungsdaten
  • Eingereichte Anträge

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Datenverarbeitung erfolgt aufgrund folgender Rechtsgrundlagen: Artikel 6 Absatz 1 lit. c), Absatz ‎‎3 lit. b) DSGVO in Verbindung mit §§ 71, 10, 11, 34 bis 36, 37 ff., 68 bis 70, 87, 88 BBiG, § 1 Absatz 2 IHKG in Verbindung mit Ausbildungsordnungen/Prüfungsordnungen der IHK.
Die Datenverarbeitung bei der Einreichung eines Nachteilsausgleichs erfolgt aufgrund folgender Rechtsgrundlage: Artikel 9 Absatz 2 lit. g) DSGVO in Verbindung mit §§ 64 bis 66 BBiG.

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet:‎
  • Bereitstellung der Daten für den Azubi (z.B. Informationen zum Ausbildungsverhältnis)
  • Einreichung von Anträgen
  • Persönliche Prüfungsanmeldung, -termine, -orte und -räume
  • Abrufen vorläufiger Prüfungsergebnisse

4. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus den gesetzlichen Regelungen zur Aufgabenübertragung auf die IHKs, aus dem Satzungsrecht der IHK und/oder aus steuerrechtlichen Aspekten (z. B. § 147 Absatz 3 AO). Steuerrelevante Unterlagen werden zehn Jahre aufbewahrt. Geschäftsbriefe werden für längstens sechs Jahre aufbewahrt. Sofern eine gesetzliche Löschfrist nicht besteht, gibt es IHK-intern Festlegungen für Löschungen.
Bei den Ausbildungsprüfungen werden die schriftlichen Prüfungsarbeiten für ein Jahr, die Niederschriften gemäß § 26 Absatz 1 Prüfungsordnung für die Durchführung von Abschluss- und Umschulungsprüfungen (PO) der IHK Dresden 50 Jahre aufbewahrt, § 31 Absatz 1 PO IHK Dresden. Ferner werden die Bewertungsbögen der praktischen Prüfung für zwei Jahre aufbewahrt.

VII. Cookies

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Die Internetseiten der IHK verwenden an mehreren Stellen so genannte Cookies ausschließlich zur Sicherstellung der Netzwerk- und Informationssicherheit, um das Internetangebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu gestalten. Cookies sind kleine Textdateien. Diese werden zur technischen Sitzungssteuerung im temporären Speicher des Webbrowsers bzw. auf der Festplatte des Besuchers der Internetseite abgelegt. Unter anderem speichern wir auf Ihrer Festplatte so genannte Session-Cookies, die nur für die Dauer Ihres Besuches auf unserer Webseite Gültigkeit besitzen.

2. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung technisch notweniger Cookies ist § 25 Absatz 2 Nummer 2 TDDDG (Erheben der Information), sowie für die Weiterverarbeitung Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO (Gewährleistung der Netz- und Informationssicherheit).

3. Zweck der Datenverarbeitung

Die Cookies werden benötigt, um Sie nach erfolgreicher Anmeldung im geschützten Bereich für die gesamte Dauer Ihres Besuches zu identifizieren und zu autorisieren. Nach Ende Ihres Besuches werden diese Cookies automatisch von Ihrer Festplatte wieder gelöscht.

4. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Session-Cookies werden von Ihrer Festplatte nach Beendigung Ihres Besuches auf unserer Webseite gelöscht.

VIII. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Die IHK Dresden benötigt Ihre Daten zur Durchführung der vorstehend aufgeführten Zwecke. Insofern sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus den oben genannten Rechtsgrundlagen.
Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, kann die IHK Dresden Ihren Antrag nicht bearbeiten bzw. Ihre Prüfung nicht betreuen.

IX. Weitergabe personenbezogener Daten

Je nach Einzelfall übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten an unsere Auftragsverarbeiter. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, es sei denn wir sind zur Weitergabe gesetzlich verpflichtet oder Sie haben uns vorher Ihre ausdrückliche Einwilligung in die Weiterleitung erteilt oder diese ist von Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO gedeckt.

X. Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland

Ihre Daten werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet. Es ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation zu übermitteln.

XI. Löschung bzw. Sperrung der Daten

Wir halten uns an die Grundsätze der Datenminimierung und Speicherbegrenzung. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten daher nur so lange, wie dies zur Erreichung der hier genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen vielfältigen Speicherfristen vorsehen. Nach Fortfall des jeweiligen Zweckes bzw. Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften in der Verarbeitung eingeschränkt oder gelöscht.

XII. Betroffenenrechte

Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Artikel 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Artikel 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Artikel 17, 18 und 21 DSGVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Artikel 20 DSGVO).
Darüber hinaus kann, sofern die Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung durchgeführt wird, diese jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf kann gegenüber der IHK Dresden abgegeben werden, schriftlich, per Telefax: 0351 2802-280, per E-Mail: widerrufds@dresden.ihk.de oder mit dem Widerrufsformular auf www.ihk.de/dresden/widerruf.
Zur Ausübung Ihrer Rechte steht Ihnen unsere Datenschutzbeauftragte unter den oben genannten Kontaktdaten zur Verfügung.
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK Dresden, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Es besteht für jede betroffene Person gemäß Artikel 77 DS-GVO ein Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, wenn vermutet wird, dass die Verarbeitung der personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt. Die für die IHK Dresden zuständige Aufsichtsbehörde ist die
Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte
Frau Dr. Juliane Hundert
Maternistraße 17
01067 Dresden
Telefon: 0351/85471 101
Telefax: 0351/85471 109
E-Mail: post@sdtb.sachsen.de

XIII. Automatisierte Entscheidungsfindung, Profiling‎

Die IHK Dresden setzt keine Tools ein, die eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 DSGVO ermöglichen.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Weitere Informationen zum Datenschutz, insbesondere über die Ihnen zustehenden Betroffenenrechte erhalten Sie unter www.ihk.de/dresden/datenschutz.