Behördliche Formalitäten und Anzeigepflichten bei Unternehmensgründungen

Wenn Sie in Deutschland ein Unternehmen gründen möchten, müssen Sie je nach Art Ihrer Tätigkeit verschiedene behördliche Formalitäten und Anzeigepflichten beachten. Zunächst ist wichtig zu klären, ob Sie eine freiberufliche oder eine gewerbliche Tätigkeit aufnehmen. Im Zweifelsfall entscheidet das zuständige Finanzamt über die Einordnung. Freiberufler beantragen ihre Steuernummer beim Finanzamt. Wer ein Gewerbe ausübt, muss die Tätigkeit beim zuständigen Gewerbeamt anzeigen.
Vor der Gründung und während der Gründungsphase können – je nach Vorhaben – mehrere Institutionen relevant sein. Dazu gehören insbesondere:
  • Agentur für Arbeit/Jobcenter
  • Bauamt
  • Berufsgenossenschaft
  • Dresden Welcome Center
  • Finanzamt
  • Genehmigungen
  • Gewerbeamt/Gewerbeanzeige
  • Industrie- und Handelskammer (IHK)
  • Sozialversicherung

Agentur für Arbeit/Jobcenter

Wenn Sie Arbeitslosengeld I beziehen und einen Gründungszuschuss beantragen möchten, wenden Sie sich bitte vor der Terminvereinbarung mit der IHK Dresden an die Bundesagentur für Arbeit. Wenn Sie Leistungen über das Jobcenter beziehen, kann für den Schritt in die Selbstständigkeit das Einstiegsgeld relevant sein. Fachliche Stellungnahmen gegenüber dem Jobcenter geben wir nicht ab.
Auch die freiwillige Weiterversicherung in der Arbeitslosenversicherung kann für Selbstständige ein wichtiges Thema sein. Den Antrag auf freiwillige Weiterversicherung können Sie bei der örtlichen Agentur für Arbeit stellen. Er muss innerhalb der ersten drei Monate Ihrer Selbstständigkeit bei der Agentur für Arbeit an Ihrem Wohnort eingegangen sein. In diesem Antrag müssen Sie beispielsweise anhand einer Gewerbeanmeldung nachweisen, dass Sie einer selbstständigen Beschäftigung von mindestens 15 Stunden pro Woche nachgehen.
Wenn Sie als Unternehmerin oder Unternehmer beziehungsweise als Arbeitgeber sozialversicherungspflichtige Mitarbeitende oder Auszubildende beschäftigen, benötigen Sie außerdem eine Betriebsnummer. Diese achtstellige Betriebsnummer wird bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt. Sie kann in der Regel telefonisch, schriftlich, per Fax oder per Mail beantragt werden. Unabhängig von der Zahl der Beschäftigten wird pro Unternehmen nur eine Betriebsnummer erteilt.
Die Betriebsnummer dient der An- und Abmeldung der Beschäftigten bei den Krankenkassen. Über diese Nummer werden auch die anfallenden Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherungsbeiträge abgerechnet. Weitere Informationen finden Sie unter www.arbeitsagentur.de.

Bauamt

Wenn Sie Räume, die bisher anders genutzt wurden, künftig als Betriebsräume nutzen möchten, müssen Sie dafür gegebenenfalls eine Nutzungsänderung beim zuständigen Bauamt beantragen. Auch gewerbliche Um- und Neubauten sollten frühzeitig mit dem zuständigen Bauamt abgestimmt werden.

Berufsgenossenschaft

Die Berufsgenossenschaften sind die Träger der gesetzlichen Unfallversicherung und zuständig für Unternehmen in Deutschland. Darüber hinaus kümmern sie sich um Fragen der Arbeitssicherheit und des Gesundheitsschutzes.
Wenn Sie ein Unternehmen gründen, sollten Sie frühzeitig Kontakt mit der zuständigen Berufsgenossenschaft aufnehmen und klären, ob eine Versicherungspflicht besteht. Wenn Sie keine Mitarbeitenden beschäftigen, sind Sie nicht in jedem Fall versicherungspflichtig. Eine Absicherung kann dennoch sinnvoll sein.
Die Beiträge zur Unfallversicherung trägt allein das Unternehmen beziehungsweise der Unternehmer oder die Unternehmerin. Die Höhe der Beiträge ist unter anderem von der Branche und der Höhe der Löhne abhängig. Kraft Gesetzes ist jedes Unternehmen Mitglied in der für seinen Gewerbezweig oder seine Branche errichteten Berufsgenossenschaft. Mit der Gewerbeanmeldung übersendet das Gewerbeamt eine Kopie der Gewerbeanmeldung an die zuständige Berufsgenossenschaft. Unabhängig davon sollten Sie innerhalb einer Woche nach der Unternehmensgründung selbst Kontakt aufnehmen.
Bei der Einstellung von Arbeitskräften ist die Anzeige unter www.dguv.de sofort vorzunehmen.

Finanzamt

Das Finanzamt ist für jede Gründung ein zentraler Ansprechpartner. Die Finanzämter werden zwar von den Gewerbeämtern informiert, unabhängig davon müssen Sie dem zuständigen Finanzamt zusätzlich die Betriebsaufnahme mittels ELSTER oder über ihrem Steuerberater mitteilen. Als gewerblicher Gründer erhalten Sie dann den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Dieser dient der steuerlichen Einordnung, zum Beispiel im Hinblick auf die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung, die anhand Ihrer Angaben zu den voraussichtlichen Umsätzen und Gewinnen geprüft wird.
Wenn Ihr Fragebogen bearbeitet wurde, erhalten Sie Ihre Steuernummer vom Finanzamt.
Weitere Informationen finden Sie unter www.finanzamt.sachsen.de, im Merkblatt Existenzgründung sowie im steuerlichen Wegweiser für Existenzgründer.

Genehmigungen

Für viele Tätigkeiten ist die Anmeldung eines Gewerbes erlaubnisfrei. Das bedeutet, dass keine zusätzliche Erlaubnis seitens des Gewerbeamtes erforderlich ist. Für bestimmte Dienstleistungen und Angebote bestehen jedoch besondere Erlaubnis-, Zulassungs- oder Registrierungspflichten.
Das Gewerbe darf erst dann ausgeübt werden, wenn Sie alle notwendigen Genehmigungen und Erlaubnisse der im Einzelfall zuständigen Behörde eingeholt haben. Insbesondere ist die Aufnahme jedes handwerklichen Betriebes anzeige- und gegebenenfalls zulassungspflichtig.
Wird ein überwachungsbedürftiges Gewerbe ausgeübt, zum Beispiel eine Auskunftei, Detektei, Ehevermittlung, ein Gaststättengewerbe oder der Altmetall- und Gebrauchtwarenhandel, verlangt das Gewerbeamt zusätzlich zur Anmeldung in der Regel ein polizeiliches Führungszeugnis zur Vorlage bei Behörden sowie einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister.
Für das Gaststättengewerbe benötigen Sie, wenn Sie Alkohol ausschenken wollen, außerdem eine Unbedenklichkeitsbescheinigung vom Finanzamt, den Nachweis über die beantragte Auskunft aus dem vom Insolvenzgericht nach § 26 Absatz 2 Satz 1 der Insolvenzordnung zu führenden Verzeichnis sowie die Auskunft aus dem Schuldnerverzeichnis. Besondere Erlaubnis- und/oder Registrierungspflichten bestehen auch bei Finanzdienstleistungen oder in der Versicherungsbranche.
Für bestimmte Gewerbe, etwa im Bewachungsgewerbe, ist ebenfalls eine besondere Erlaubnis erforderlich. Dabei kann es sich je nach Tätigkeit um den Nachweis der persönlichen Zuverlässigkeit, sachliche Voraussetzungen oder fachliche Voraussetzungen in Form eines Sachkundenachweises handeln.
Es empfiehlt sich in jedem Fall, rechtzeitig Kontakt mit dem zuständigen Gewerbeamt aufzunehmen, um die für die Anmeldung erforderlichen Unterlagen zu klären.

Gewerbeamt/Gewerbeanzeige

Der Beginn, eine Änderung und die Beendigung jeder stehenden gewerblichen Tätigkeit sind dem für die Betriebsstätte zuständigen Gewerbeamt anzuzeigen. Der Gegenstand der gewerblichen Tätigkeit sollte möglichst genau bezeichnet werden.
Die Gewerbeanzeige dient dazu, allen zuständigen Behörden die Überwachung der Gewerbeausübung zu ermöglichen. Bei der Gewerbeanmeldung wird geprüft, ob gegebenenfalls erforderliche Erlaubnisse vorliegen. Das Gewerbeamt übermittelt Daten aus der Gewerbeanzeige zur Erfüllung der in ihre Zuständigkeit fallenden Aufgaben an folgende Behörden: Finanzamt, Industrie- und Handelskammer, Handwerkskammer und Berufsgenossenschaften.
Ein stehendes Gewerbe liegt – im Gegensatz zum Reisegewerbe – vor, wenn ein Gewerbetreibender für den Betrieb des Gewerbes einen zum dauernden Gebrauch eingerichteten Raum ständig oder in regelmäßiger Wiederkehr nutzt. Eine Reisegewerbekarte kann nur für eine natürliche, nicht aber für eine juristische Person erteilt werden.
Dem Gewerbeamt sind bei einer Gewerbeanzeige in der Regel folgende Unterlagen vorzulegen:
  • Ausweisdokumente für die antragstellende Person
    • Identitätsnachweis durch Personalausweis oder Reisepass
    • gegebenenfalls ein privatschriftlicher Nachweis der Bevollmächtigung zum Handeln für einen Dritten; bei Geschäftsführer oder Prokurist zusätzlich ein Handelsregisterauszug
    • gegebenenfalls erforderliche Erlaubnisse, zum Beispiel Handwerkskarte oder Maklererlaubnis
    • bei ausländischen Staatsangehörigen ein Aufenthaltstitel der zuständigen Ausländerbehörde, der die Aufnahme einer selbstständigen Gewerbetätigkeit erlaubt
  • Nachweise für das Unternehmen, zum Beispiel ein Handelsregisterauszug bei eingetragenen Unternehmen

Industrie- und Handelskammer (IHK)

Alle Gewerbetreibenden sind kraft Gesetzes Mitglieder der regional zuständigen Industrie- und Handelskammer, sofern die Tätigkeit nicht in den Zuständigkeitsbereich einer anderen Kammer fällt, zum Beispiel der Handwerkskammer. Freiberufler und landwirtschaftliche Betriebe sind in der Regel keine IHK-Mitglieder. Doppelte Mitgliedschaften in zwei Kammern sind bei gemischten Betrieben möglich, etwa bei Handwerk und Handel beziehungsweise Handwerk und Industrie. Die Gewerbeämter informieren die Kammern durch Übermittlung der Gewerbeanmeldung.
Eine zusätzliche Anmeldung durch den Gewerbetreibenden selbst ist nicht erforderlich. Als IHK Dresden unterstützen wir Sie nicht nur bei der Unternehmensgründung, sondern auch bei Fragen und Herausforderungen im weiteren Unternehmensalltag.
Der Mitgliedsbeitrag für die Industrie- und Handelskammer richtet sich nach Art, Umfang und Leistungskraft des Gewerbetreibenden. Die Beiträge setzen sich aus einem Grundbeitrag und einer Umlage zusammen. Unter bestimmten Voraussetzungen kann ein Unternehmen von der Beitragszahlung befreit werden.

Sozialversicherung

Jede Unternehmerin und jeder Unternehmer muss sich selbst bei einer Krankenkasse versichern. Dabei besteht grundsätzlich die Wahl zwischen einer privaten Krankenversicherung und der freiwilligen Mitgliedschaft in einer gesetzlichen Krankenkasse. Ein späterer Wechsel aus der privaten Absicherung ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich.
Jede Einstellung eines sozialversicherungspflichtigen Arbeitnehmers ist ebenfalls der gewählten Krankenkasse mitzuteilen. Der Arbeitnehmer hat dazu die Mitgliedsbescheinigung der von ihm gewählten Krankenkasse dem Arbeitgeber vorzulegen.
Dies gilt nicht für geringfügige Beschäftigungsverhältnisse, also sogenannte Minijobs. Diese sind unverzüglich der Minijob-Zentrale zu melden. Die Versicherungsbeiträge werden an diese Stelle abgeführt.
Empfehlung: Wer eine Firmengründung plant, muss die komplexen Regelungen der Kranken-, Renten-, Unfall-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung gut im Blick haben. In ihrer Publikation Soziale Absicherung informiert die DIHK über den aktuellen Stand.

Tipp

Der Behördenwegweiser der Gründerplattform listet relevante Ämter und Behörden übersichtlich auf und erklärt, welche Aufgaben sie im Gründungsprozess übernehmen.

FAQ zu Gründungsformalitäten

Welche Behörden sind bei einer Unternehmensgründung wichtig?

Bei einer Unternehmensgründung können je nach Vorhaben mehrere Stellen relevant sein. Dazu gehören insbesondere Gewerbeamt, Finanzamt, Berufsgenossenschaft, Sozialversicherung, Agentur für Arbeit beziehungsweise Jobcenter, Ausländerbehörde oder Welcome Center sowie die zuständige Industrie- und Handelskammer.

Muss ich mein Gewerbe anmelden?

Wenn Sie eine gewerbliche Tätigkeit aufnehmen, müssen Sie diese beim zuständigen Gewerbeamt anzeigen. Ob eine Tätigkeit gewerblich oder freiberuflich ist, sollte im Zweifel frühzeitig geklärt werden.

Wer entscheidet, ob ich freiberuflich oder gewerblich tätig bin?

Im Zweifelsfall entscheidet das zuständige Finanzamt über die Einordnung Ihrer Tätigkeit.

Wann ist das Finanzamt bei der Gründung zuständig?

Das Finanzamt ist ein zentraler Ansprechpartner bei jeder Gründung. Dort erfolgt unter anderem die steuerliche Erfassung und die Vergabe der Steuernummer.

Was ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Mit dem Fragebogen zur steuerlichen Erfassung macht das Finanzamt wichtige Angaben zur neuen unternehmerischen Tätigkeit abfragbar. Dazu gehören zum Beispiel Angaben zu Umsätzen, Gewinnen und zur steuerlichen Einordnung.

Wann brauche ich eine Betriebsnummer?

Eine Betriebsnummer benötigen Sie, wenn Sie sozialversicherungspflichtige Mitarbeitende oder Auszubildende beschäftigen.

Was ist die Berufsgenossenschaft?

Die Berufsgenossenschaft ist für die gesetzliche Unfallversicherung zuständig. Sie ist außerdem Ansprechpartnerin für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz im Unternehmen.

Brauche ich für jede Gründung eine Genehmigung?

Nein. Viele gewerbliche Tätigkeiten sind erlaubnisfrei. Für bestimmte Tätigkeiten bestehen jedoch besondere Erlaubnis-, Zulassungs- oder Registrierungspflichten. Die selbstständige Tätigkeit darf erst nach Erteilung der entsprechenden Erlaubnis aufgenommen werden.

Muss ich mich bei der IHK Dresden extra anmelden?

Nein.

Was muss ich bei der Sozialversicherung beachten?

Unternehmerinnen und Unternehmer müssen sich selbst krankenversichern. Wenn Beschäftigte eingestellt werden, sind zusätzlich Meldungen bei den zuständigen Stellen erforderlich.