2020 - Update Kasse

Anforderungen an Kassensysteme

Die „händische“ Kasse befindet sich mittlerweile nur noch sehr eingeschränkt im Einsatz. Weit verbreitet sind die elektronischen Registrierkassen, an denen durch unzulässige Software und nachträgliche Storno-Buchungen Manipulationen möglich sind, durch die die Steuerschuld illegal vermindert werden kann. Unternehmen mit Bargeldverkehr müssen die Umsätze aber vollständig und nachvollziehbar dokumentieren und nachweisen können. Alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme im Einsatz haben, sollen daher verpflichtet werden, diese entsprechend umzurüsten oder neue Systeme anzuschaffen. Dies betrifft vor allem Einzelhändler, aber auch Gastronomen, Kantinenbetreiber oder Taxi- und Busunternehmen.
Was die Finanzverwaltung von den Kassennutzern erwartet und welche Anforderungen zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften gefordert werden, hat die Finanzverwaltung bereits mit dem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 26. November 2010 klargestellt. An den dort niedergelegten Aussagen hat sich auch durch die am 14. November 2014 veröffentlichten „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ des Finanzministeriums nichts geändert. Diese GoBD wurden zwischen den Finanzverwaltungen von Bund und Ländern, und den steuerberatenden Berufen abgestimmt und umfassen praxisgerecht die Anforderungen der Finanzverwaltung an eine IT-gestützte Buchführung. Danach müssen elektronische Registrierkassen unter anderem alle steuerlich relevanten Einzeldaten vollständig und unveränderbar zehn Jahre lang speichern. Ausschließlich Rechnungsendsummen aufzuzeichnen ist unzulässig. Daher müssen diese Daten unveränderbar extern und maschinell auswertbar gespeichert werden. Dabei sind auch Einsatzorte und Einsatzzeiträume einer Kasse zu protokollieren.
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) hat das Bundesministerium für Finanzen (BMF) mit Schreiben vom 11. Juli 2019 neu gefasst. Es tritt damit an die Stelle des BMF-Schreibens vom 14. November 2014. Unter anderem wurde in den GoBD folgendes geändert:
  • Klarstellung zur Nutzung von Cloud-Systemen
  • Neufassung der Definition, wann eine Einzelaufzeichnung nicht zumutbar ist (offene Ladenkasse mit Verweis auf § 146 AO)
  • Neufassung der Ausführungen zu elektronischen Meldungen bzw. Datensätzen
  • Klarstellung zum bildlichen Erfassen von Papierdokumenten
  • Ergänzung beim Datenzugriff
Kassensysteme, die diese technischen Vorgaben nicht erfüllen, mussten bis zum 31. Dezember 2016 ersetzt werden. Jeder Nutzer elektronischer Registrierkassen ist verpflichtet zu prüfen, ob eine Nachrüstung seines Kassensystems beispielsweise durch Software-Updates möglich ist. Erfüllt eine Kasse die Anforderungen seit 1. Januar 2017 nicht, ist diese nicht ordnungsgemäß.
Wegen der besonderen Relevanz der ordnungsgemäßen Kassenbuchführung in der Betriebsprüfung sollten sich alle Betriebe mit den gesetzlichen Anforderungen vertraut machen und auf deren konsequente Befolgung achten. Denn ist die Kassenführung fehlerhaft, kann die Finanzverwaltung die Buchhaltung verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen schätzen.
Zudem sollen elektronische Registrierkassen nach einem Gesetzentwurf der Bundesregierung vom 13. Juli 2016 künftig über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Der Entwurf schreibt keine bestimmte Lösung vor, sondern ist technologieoffen und herstellerunabhängig ausgestaltet. Die Sicherheitseinrichtung soll verpflichtend ab dem 1. Januar 2020 eingesetzt werden.
Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE): 
Seit dem 1. Januar 2020 sind alle Unternehmen, die elektronische Kassen benutzen, verpflichtet, diese mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) auszurüsten. Da die erforderlichen Zertifizierungsverfahren kurz vor Inkrafttreten des Gesetzes noch nicht abgeschlossen waren, hatte das Bundesministerium der Finanzen (BMF) im November 2019 eine „Nichtbeanstandungsregelung“ erlassen. Das bedeutete: Bis zum 30. September 2020 wird es durch die Finanzämter nicht beanstandet, wenn die Kassen nicht nachgerüstet sind. Ein entsprechendes BMF-Schreiben ist am 06.11.2019 veröffentlicht worden. Hinweis: Mit einer derartigen Nichtbeanstandungsregelung kann dem Umstand Rechnung getragen werden, dass eine flächendeckende Ausstattung der Kassen nicht mehr fristgerecht möglich war. Unternehmen bekommen nunmehr Zeit, die für ihre Kassensysteme passenden Sicherheitseinrichtungen auszuwählen und zu implementieren. Jedoch dürfen die Maßnahmen nicht auf die lange Bank geschoben werden, vielmehr sollten die Betriebe rasch auf ihre Kassenhersteller zugehen, um gemeinsam passgenaue Sicherheitslösungen finden. Hierzu empfiehlt es sich, einen Zeitplan für die Umstellung zu erstellen und die vorgenommenen Maßnahmen zu dokumentieren. Mit Blick auf die erforderliche Aufrüstung von elektronischen Kassen(systemen) mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (tSE) haben die Spitzenverbände der gewerblichen Wirtschaft ein gemeinsames Informationspapier für Unternehmen (PDF-Datei · 122 KB)erstellt. Zudem muss gemäß § 146a Abs. 4 AO eine Meldung an die Finanzverwaltung erfolgen. Sowohl die In- als auch die Außerbetriebnahme der elektronischen Kasse muss innerhalb eines Monats beim Finanzamt gemeldet werden.  Eine Orientierungshilfe für die Anwendung des § 146a AO und der KassenSichV finden Sie hier auf der Seite des Bundesfinanzministeriums. Bei der Orientierungshilfe geht es um die Anwendung des § 146a Abgabenordnung (AO) und der Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung - KassenSichV).
Update vom 10.07.2020 zur tSE: NRW gewährt (weiteren) Aufschub:
Die Finanzminister der Bundesländer Nordrhein-Westfalen, Bayern, Hessen, Niedersachsen und Hamburg haben gemeinsam beschlossen, Unternehmen, Händlern und Gastwirten in ihren Ländern in den kommenden Monaten bei der technischen Umstellung der Kassensysteme mehr Zeit zu gewähren. Danach werden die Finanzverwaltungen dieser Länder nach Maßgabe der jeweiligen Ländererlasse Kassensysteme bis zum 31. März 2021 auch weiterhin nicht beanstanden, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind.  Weitere Informationen dazu entnehmen Sie bitte der Pressemitteilung der Landesregierung NRW und dem Schreiben des Ministeriums der Finanzen des Landes Nordrhein-Westfalen vom 10.07.2020.
NEU Update Februar/März 2021: Kassen mit Cloud-TSE: Hilfe zur Beantragung einer Fristverlängerung nach § 148 AO:
Aufgrund verschärfter Anforderungen durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) sind Verzögerungen bei der Markteinführung von Cloud-TSE-Lösungen eingetreten. Unternehmer, die eine Cloud-TSE zur Absicherung ihrer Kassensysteme verwenden möchten, sollten Sie umgehend Kontakt mit ihrem Kassen-/TSE-Hersteller und ihrem Steuerberater aufnehmen und das weitere Vorgehen klären. Die Frist für die Nichtbeanstandungsregelung läuft am 31. März ab. Sie können einen Antrag auf Fristverlängerung gem. § 148 AO beim Finanzamt stellen. Hierfür hat der DIHK einen Leitfaden und Musterformulierungen für Unternehmer erarbeitet.
Unternehmen, die bereits eine neue Kasse gemäß den Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 angeschafft haben und diese bauartbedingt nicht aufrüstbar ist, soll eine längere Umsetzungsfrist, voraussichtlich bis zum 31. Dezember 2022, eingeräumt werden. Eine Einführung einer allgemeinen Registrierkassenpflicht ist allerdings nicht vorgesehen, da dies aus Sicht des Bundesministeriums der Finanzen unverhältnismäßig wäre. Dies gälte insbesondere bei Wochenmärkten, Volks- oder Gemeindefesten oder beispielsweise bei Hofläden.
Zudem schriebt das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen ("Kassengesetz") vom 22. Dezember 2016 die Pflicht zur Ausgabe von Belegen ab 1. Januar 2020 (Belegausgabepflicht) vor. Der Beleg muss dann elektronisch ausgestellt oder in Papierform ausgegeben werden. Weitergehende Informationen dazu finden Sie im FAQ zur Belegausgabepflicht auf den Seiten des Bundesfinanzministeriums.
Ergänzend zu den vorhandenen Instrumenten der Steuerkontrolle kann mit einer sogenannten Kassen-Nachschau seit 1. Januar 2018 die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben sowie des ordnungsmäßigen Einsatzes des zertifizierten Aufzeichnungssystems gemäß § 146b Abgabenordnung ohne vorherige Ankündigung geprüft werden. Die gesetzliche Grundlage bildet das " Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“. Verstöße können mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro geahndet werden.
Weitere Informationen erhalten Sie in den nebenstehenden Downloads.

(04.08.2020/15.03.2021)