Checkliste für Betriebsprüfungen

Eine gute Vorbereitung und transparente betriebliche Prozesse helfen, Probleme und unliebsame Überraschungen bei einer steuerlichen Betriebsprüfung zu vermeiden. Betriebsprüfungen werden in der Regel angekündigt, außer bei bestimmten Arten wie der Umsatzsteuer- oder Lohnsteuer-Nachschau sowie der Kassen-Nachschau nach Paragraph 146 b Abgabenordnung (AO), die unangekündigt erfolgen dürfen. In jedem Fall besteht eine Mitwirkungspflicht des Unternehmens: Es müssen alle erforderlichen Unterlagen vorgelegt werden, wobei die Finanzverwaltung seit Einführung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) auch einen digitalen Datenzugriff verlangen kann (Paragraph 147 Abs. 6 AO).

Was ist eine steuerliche Betriebsprüfung?

Betriebsprüfungen dienen der Kontrolle, ob Unternehmen ihre Steuern für einen bestimmten Zeitraum ordnungsgemäß und in korrekter Höhe gezahlt haben. Die häufigste Form ist die Außenprüfung nach Paragraph 193 AO, bei der das Finanzamt alle steuerlich relevanten Sachverhalte eines Unternehmens prüft. Sonderprüfungen, etwa zur Umsatzsteuer oder Lohnsteuer, konzentrieren sich auf einzelne Steuerarten. Die Nachschau, insbesondere die Kassen-Nachschau (Paragraph 146b AO), ist ein eigenständiges Verfahren, das den aktuellen Status prüft und unangekündigt erfolgen kann.

Wer wird geprüft und wie oft?

Die Auswahl und Häufigkeit von Betriebsprüfungen richten sich nach der Betriebsprüfungsordnung und internen Verwaltungsvorgaben. Großbetriebe werden regelmäßig, aber nicht zwingend jährlich, geprüft. Mittel- und Kleinbetriebe eher anlassbezogen oder stichprobenartig. Die Einteilung erfolgt nach Umsatz und Gewinn. Die Ankündigungsfrist beträgt mindestens zwei Wochen. Bei Großbetrieben kann sie länger sein, ist aber nicht gesetzlich auf vier Wochen festgelegt. Bei Nachschauen ist keine Ankündigung erforderlich.

Mitwirkungspflichten und Ablauf

Unternehmen müssen alle steuerlich relevanten Unterlagen und Daten vorlegen, auch in digitaler Form, sofern diese nach den GoBD geführt werden. Während der Prüfung ist ein kooperatives Verhalten ratsam. Informationen sollten zeitnah bereitgestellt und strittige Sachverhalte offen angesprochen werden. Am Ende der Prüfung findet regelmäßig eine Schlussbesprechung statt, bei der Ergebnisse diskutiert werden können. Bei Verdacht auf Steuerstraftaten endet die Mitwirkungspflicht nach Belehrung (Paragraph 393 Abs. 1 AO).

Gründe für Betriebsprüfungen

Typische Gründe sind Lücken oder Auffälligkeiten in der Steuererklärung, verspätete Steuerzahlungen, starke Schwankungen bei Umsätzen oder Gewinnen, hohe Steuernachzahlungen, häufig verspätete Einreichung von Steuererklärungen, Abweichungen von Vorjahreswerten oder Branchenrichtwerten sowie Auffälligkeiten nach Beendigung des Unternehmens.

Besonderheiten für Selbständige, Freiberufler und Kleinunternehmer

Auch Selbstständige und Freiberufler können geprüft werden, teils auch in den Räumen des Finanzamts. Kleinunternehmen werden meist anlassbezogen oder nach Zufallsprinzip geprüft; ein fester Prozentsatz existiert nicht.
Quelle: IHK Koblenz, Stand Juli 2026

Checkliste

Prüfungsanordnung (PA)
  • Die Betriebsprüfung wird durch eine Prüfungsanordnung (Paragraph 197 AO) angekündigt.
  • Die PA enthält insbesondere:
    • Prüfungsbeginn
    • Namen der Prüfer
    • Prüfungszeitraum
  • Die Bekanntgabe erfolgt in der Regel zwei bis vier Wochen vor Beginn, bei Großbetrieben sollen vier Wochen eingehalten werden.
  • Hinweis: Mit wirksamer Bekanntgabe der PA ist keine strafbefreiende Selbstanzeige mehr möglich.
Interne Vorbereitung
  • Prüfungsort klären (Unternehmen, Finanzamt oder Steuerberater) => Prüfung von Ort wird durch Prüfer oft bevorzugt, da so besserer Austausch, Prüfung beim Steuerberater eher als Ausnahme
  • Verantwortliche Ansprechpartner im Unternehmen festlegen (fachlich, organisatorisch, IT).
  • Interne Kommunikationsregeln definieren (wer gibt Auskunft?)
  • Digitale Buchhaltung GoBD‑konform bereitstellen
  • Frühzeitige Abstimmung mit dem Steuerberater empfehlenswert.
Unterlagen zusammenstellen
  • Jahresabschlüsse der Prüfungsjahre
  • Steuererklärungen aller geprüften Jahre
  • Vollständige Buchhaltungsunterlagen
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Verträge (zum Beispiel Miet-, Darlehens-, Arbeitsverträge)
  • Kontoauszüge aller relevanten Konten
  • Kassenberichte und Kassenbücher
  • Verknüpfte Belege aus digitalen Archivsystemen
Digitale Daten vorbereiten
  • Buchhaltungsdaten GoBD-konform bereitstellen
  • Daten in prüfbarer Form exportieren
  • Unveränderbare Archivierung sicherstellen
  • Zugriffsart klären:
    • unmittelbarer Zugriff
    • mittelbarer Zugriff
    • Datenträgerüberlassung
  • Technische Aufbereitung gegebenenfalls mit IT beziehungsweise EDV abstimmen
  • Daten möglichst vor Prüfungsbeginn bereitstellen
Interne Vorprüfung
  • Vollständigkeit der Belege sicherstellen
  • Abstimmung zwischen Buchhaltung und Steuererklärungen prüfen
  • Auffällige oder ungewöhnliche Buchungen identifizieren
  • Kritische Sachverhalte vorab mit dem Steuerberater klären
Beginn der Prüfung
  • Die Prüfung beginnt mit der ersten Prüfungshandlung (zum Beispiel Anforderung von Unterlagen oder digitalen Daten).
  • Vor dem offiziellen Prüfungsbeginn dürfen keine Unterlagen geprüft werden.
Kommunikation während der Prüfung
  • Klare, strukturierte und zeitnahe Kommunikation beschleunigt die Prüfung.
  • Arbeitsplatz für den Prüfer bereitstellen
  • Kommunikation strukturiert und dokumentiert führen
  • Zulässige Kommunikationswege:
    • Telefon, Brief, Fax
    • E‑Mail (nur mit Zustimmung)
    • Steuercloud, ELSTER, Kontaktformulare => Prüfer beim FA Ravensburg präferieren in der Regel die Kommunikation über Steuercloud
Effiziente Prüfungsdurchführung
  • Anfragen zeitnah und vollständig beantworten =>Mit Prüfer abstimmen, wenn es zu Verzögerungen bei Beantwortung kommt, ggf. vereinbarte Zeitschienen nochmals angepasst werden müssen (Krankheit oder anderer Ausfall von verantwortlichen Personen)
  • Fehlende Unterlagen schnell nachreichen
  • Sachverhalte frühzeitig im Dialog klären.
  • Jour‑fix‑Termine zur Abstimmung während der Prüfung können sinnvoll sein.
Wichtige Verhaltensregeln
  • Keine vorschnellen oder unklare Aussagen treffen
  • Keine nachträglichen Änderungen an Daten oder Belegen
  • Gespräche und Anforderungen dokumentieren
  • Bei Unsicherheiten Steuerberater einbeziehen
Rechte und Pflichten
  • Unternehmen haben Mitwirkungspflichten (Paragraphen 90, 200 AO):
    • Vollständige und wahrheitsgemäße Offenlegung steuerlich relevanter Tatsachen
    • Vorlage aller relevanten Unterlagen (siehe oben)
  • Bei Auslandssachverhalten besteht eine erhöhte Mitwirkungspflicht (Paragraphen 90 Abs. 2 AO).
  • Gleichzeitig gilt: verwaltungsökonomisches Vorgehen, keine unangemessene Belastung durch den Prüfer.
Qualifiziertes Mitwirkungsverlangen (Paragraph 200a AO)
  • Kann erfolgen, wenn Mitwirkungspflichten nicht oder nicht ausreichend erfüllt werden.
  • Reduzierbar, indem Anfragen vollständig und fristgerecht beantwortet werden.
  • Mögliche Folgen:
    • Verlängerung der Festsetzungsfrist um mindestens ein Jahr
    • Mitwirkungsverzögerungsgeld (bis zu 11.250  Euro)
    • Zuschläge bis zu 3,75 Mio. Euro in schweren Fällen
Schlussbesprechung
  • Das Unternehmen hat ein Recht auf eine Schlussbesprechung (Paragraph 201 AO).
  • Feststellungen der Prüfer werden erläutert und diskutiert.
  • Der Teilnehmerkreis kann erweitert werden (z. B. Steuerberater).
Prüfungsbericht
  • Ergebnisse werden im Betriebsprüfungsbericht festgehalten.
  • Der Bericht ist kein anfechtbarer Verwaltungsakt.
  • Einsprüche sind nur gegen die geänderten Steuerbescheide möglich.
  • Der Bericht kann vorab zur Stellungnahme übersandt werden.
Steuerbescheide kontrollieren
  • Umsetzung der Prüfungsfeststellungen prüfen
  • Einspruchsfristen beachten
Einspruch prüfen
  • Einspruch nur gegen Steuerbescheide möglich
  • Frist: 1 Monat
  • Begründung mit Steuerberater abstimmen
Berichtigungspflichten
  • Prüfungsfeststellungen können Berichtigungen nach Parapraph 153 AO auslösen.
  • Ab 01.01.2025 gilt:
    • Feststellungen mit Auswirkungen auf andere, noch nicht verjährte Zeiträume müssen berichtigt werden.
    • Unterlassene Berichtigung kann steuerstrafrechtliche Folgen haben.
Interne Nachbereitung
  • Fehlerursachen analysieren
  • Prozesse verbessern (z. B. Buchhaltung, Dokumentation)
  • Mitarbeitende schulen
  • Erkenntnisse für zukünftige Prüfungen nutzen
Stand: Juli 2026