Beschleunigte Handelsregistereintragung

Die Frage wird der IHK oft gestellt. Eine verbindliche Antwort ist aber schwierig, da die Eintragung durch viele Faktoren verzögert werden kann. Das Registergericht kann eine GmbH regelmäßig in 5 - 8 Arbeitstagen ab Eingang der Anmeldung eintragen, sofern keine Eintragungsmängel vorliegen oder weitere Korrespondenz mit den Verfahrensbeteiligten erforderlich ist.

Dabei können Unternehmer oft mit einfachen Mitteln zur Beschleunigung der Eintragung beitragen:

Viele Firmengründer versäumen es, einen Briefkasten mit dem Firmennamen zu beschriften. Wenn dann Anschreiben des Registergerichts mit dem Postvermerk „Empfänger nicht zu ermitteln“ zurück geschickt werden, verursacht dies umständliche Recherchen. Die fehlende postalische Erreichbarkeit lässt außerdem vermuten, dass der Sitz der Gesellschaft nicht ordnungsgemäß begründet wurde. Das Registergericht kann dann die IHK beauftragen zu prüfen, ob der Sitz tatsächlich errichtet wurde. Es ist daher empfehlenswert, spätestens nach der Beurkundung beziehungsweise Anmeldung durch den Notar die postalische Erreichbarkeit der Firma zu gewährleisten.

Eintragungen mit konstitutiver Wirkung erfolgen nur gegen einen Kostenvorschuss. Gemeint sind die Fälle, in denen mit der Eintragung ein Recht entsteht, beispielsweise entsteht eine Kapitalgesellschaft erst im Augenblick ihrer Eintragung im Handelsregister. Soll die Eintragung schnell erfolgen, sollte der Vorschuss nicht an die Landesoberkasse überwiesen werden. Das Registergericht muss nämlich die Mitteilung der Zahlung durch die Landesoberkasse abwarten - das dauert mindestens eine Woche. Das Verfahren kann deshalb deutlich beschleunigt werden, wenn der Notar gegenüber dem Registergericht für die Übernahme der Kosten einsteht. Der Vorschuss kann auch persönlich bei der Gerichtszahlstelle des Amtsgerichts eingezahlt und die Gebührenquittung unmittelbar bei der Publikumseinsicht des Registergerichts abgegeben werden.

Oft scheitert eine schnelle Eintragung an der gewählten Firma, weil diese irreführend oder nicht Kennzeichnungs- und Unterscheidungskräftig ist. Im Zweifel holt das Gericht ein Gutachten der IHK zur Eintragungsfähigkeit der Firma ein. Um hier Komplikationen zu vermeiden, bietet die IHK Bodensee-Oberschwaben ihren Mitgliedsunternehmen schon vor der notariellen Beurkundung die kostenlose rechtliche Prüfung der Firma und eine schriftliche Stellungnahme über ein Online-Formular an. Wenn die Stellungnahme der IHK vom Notar zusammen mit der Anmeldung beim Registergericht eingereicht wird, können Rückfragen des Gerichts bei der IHK sowie beurkundungspflichtige Änderungen der Satzung vermieden werden.

Bei Kapitalgesellschaften werden hohe Anforderungen an die Formulierung des Unternehmensgegenstandes in der Satzung gestellt, dort müssen nämlich der Schwerpunkt der Geschäftstätigkeit und die konkrete Branchenausrichtung erkennbar werden. Pauschale Formulierungen wie zum Beispiel „Handel mit Waren aller Art“ oder „Dienstleistungen“ sind daher unzulässig. Die Geschäftstätigkeit muss daher möglichst exakt umschrieben werden und beispielsweise auch erkennen lassen, ob eine genehmigungsbedürftige Tätigkeit ausgeübt wird. Eine Rücksprache mit der IHK schon vor Beurkundung und Anmeldung kann hier wiederum spätere Komplikationen vermeiden.