FAQ's zur Beschäftigung von Fachkräften aus dem Ausland

Innerhalb der Europäischen Union (EU) besteht Arbeitnehmerfreizügigkeit. Jeder EU-Bürger kann in Deutschland uneingeschränkt arbeiten. Hier werden deshalb nur Fachkräfte betrachtet, die aus einem Nicht-EU-Land (Drittland) kommen. Berücksichtigt sind die Neuregelungen des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes (FEG), das am 1. März 2020 in Kraft trat.

Wer darf als Fachkraft nach Deutschland einreisen?

  • Als Fachkraft einreisen darf, wer einen in Deutschland anerkannten ausländischen Hochschul- oder Berufsabschluss vorweisen kann. Berufserfahrungen allgemein genügen nicht, es müssen entsprechende Zeugniss/Zertifikate vorliegen, die in Deutschland anerkannt werden müssen (siehe weiter unten bei der Frage “ Was ist das Berunfsanerkennungsverfahren…?”).
  • Einreisen dürfen auch Fachkräfte, die für die volle Anerkennung ihres Abschlusses noch weitere Qualifizierungs- beziehungsweise Anpassungsmaßnahmen absolvieren müssen. Diese Maßnahmen dürfen in Deutschland erfolgen und müssen innerhalb von maximal 2 Jahren abgeschlossen sein (siehe weiter unten bei der Frage “Was muss ich beachten, wenn ich eine ausländische Fachkraft im Rahmen des Berufsanerkennungsverfahrens betrieblich qualifizieren möchte?”).
  • Außerdem dürfen junge Menschen einreisen, um in Deutschland eine qualifizierte Ausbildung zu absolvieren (siehe weiter unten bei der Frage “Was muss ich beachten, wenn ich einen Ausländer in meinem Unternehmen ausbilden möchte?”).
Weitere Voraussetzungen:
  • In der Regel muss ein Arbeits-/Ausbildungsvertrag beziehungsweise eine Arbeitsplatzzusage vorliegen.
  • Es muss sich um einen qualifizierten Beruf handeln, zu dem die Qualifikation der Fachkraft befähigt.
  • Der Lebensunterhalt muss gesichert sein.
  • In vielen Fällen müssen gewisse Deutschkenntnisse vorhanden sein. Das Gesetz macht dann Vorgaben für das erforderliche Sprachniveau nach dem Gemeinsamen Eruopäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER). Anerkannt werden Zertifikate wie Goethe, telc, TestDaF oder ÖSD.
Weitere Informationen zu den rechtlichen Rahmenbedingungen finden Sie in unserem Merkblatt zur Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer, bei Make it in Germany und in der Broschüre Möglichkeiten der Fachkräfteeinwanderung – Was Arbeitgeber wissen müssen (pdf).

Wie komme ich in Kontakt mit internationalen Fachkräften?

Es gibt zahlreiche Möglichkeiten: Sie können Stellenanzeigen in entsprechenden Medien schalten, Jobbörsen nutzen, auf Jobmessen im Ausland gehen, Kontakte zu ausländischen Hochschulen aufbauen und vieles mehr.
Da es nach dem Fachkräfteeinwanderungsgesetz (FEG) Ausländern auch erlaubt ist, unter bestimmten Voraussetzungen für 6 Monate zur Arbeitsplatz- beziehungsweise Ausbildungsplatzsuche nach Deutschland einzureisen, können Sie diese auch im Inland gezielt ansprechen. Darüber hinaus ist es möglich, Ausländer zu beschäftigen, die hier ein Studium oder eine Ausbildung absolviert haben.
Unterstützung gibt es durch die Welcome Center in Baden-Württemberg, den Arbeitgeberservice der Bundesagentur für Arbeit, Personalvermittlungsangebote der deutschen Auslandshandelskammern oder private Vermittler.
Die IHK Region Stuttgart hat Anlaufstellen, Tipps und Infos zusammengestellt.

Wie läuft das reguläre Visumverfahren ab?

Die ausländische Fachkraft muss in ihrem Heimatland persönlich den Antrag auf ein Visum zum Zweck der Erwerbstätigkeit bei der zuständigen deutschen Auslandsvertretung stellen. Visumanträge sowie Hinweise zu eventuell erforderlichen weiteren, herkunftsstaat-spezifischen Nachweisen und zur Visumgebühr sind dort erhältlich. Unterstützung leistet der Visa-Navigator des Auswärtigen Amts.
Die Auslandsvertretung beteiligt in der Regel die Bundesagentur für Arbeit (BA). Diese prüft,
  • ob ein Arbeitsplatzangebot beziehungsweise  -vertrag vorliegt. Das vom Arbeitgeber auszufüllende Formular Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis dient dabei dem Nachweis eines konkreten Arbeitsplatzangebotes,
  • gegebenenfalls eine Berufsausübungserlaubnis notwendig ist (für reglementierte Berufe, zum Beispiel Pflegeberufe, Erzieher),
  • die Qualifikation des Antragstellers zur angebotenen Arbeit befähigt und
  • die Arbeitsbedingungen (Gehalt, Arbeitszeit, Urlaub und so weiter) nicht ungünstiger sind als für vergleichbare inländische Arbeitnehmer.
Nach Zustimmung der Bundesanstalt für Arbeit kann dem Antragsteller das Visum ausgestellt werden, wenn alle ausländerrechtlichen Voraussetzungen für die Visumerteilung erfüllt sind. Außerdem muss die ausländische Fachkraft ihren Hochschul- beziehungsweise Berufsabschluss in Deutschland anerkennen lassen (siehe weiter unten zur Frage “Was ist das Berufsanerkennungsverfahren…? ). Der Anerkennungsbescheid muss für die Visumerteilung bereits vorliegen. Mit dem Visum reist die Fachkraft nach Deutschland ein und muss nun bei der zuständigen Ausländerbehörde einen Aufenthaltstitel beantragen (zum Beispiel Aufenthaltserlaubnis, Blue Card, Niederlassungserlaubnis). Auch hier wird wieder in der Regel die Bundesanstalt für Arbeit beteiligt, bevor der Titel ausgestellt wird.
Weitere Informationen zu den unterschiedlichen Aufenthaltstiteln finden Sie in unserem Merkblatt zur Beschäftigung ausländischer Arbeitnehmer, bei Make it in Germany und in der Broschüre Möglichkeiten der Fachkräfteeinwanderung – Was Arbeitgeber wissen müssen (pdf).

Was ist das Berufsanerkennungsverfahren und wie läuft es ab?

Als Voraussetzung für die Beschäftigung in Deutschland muss die ausländische Fachkraft die Gleichwertigkeit ihres Studien- beziehungsweise Berufsabschlusses mit einem deutschen Abschluss feststellen lassen. Weitere Informationen
  • zur Bewertung ausländischer Hochschulabschlüsse finden Sie im Portal anabin
  • zur Anerkennung ausländischer Berufsqualifikationen im Portal Anerkennung in Deutschland.
Um eine kostenfreie Erstberatung zu erhalten und die zuständige Stelle zu finden, kann sich die ausländische Fachkraft an die Zentrale Servicestelle Berufsanerkennung (ZSBA), recognition@arbeitsagentur.de, Telefon 0911 1786503, wenden. Sie wird dann gebeten, sich bei der ZSBA zu registrieren, und erhält eine Ansprechperson, die sie beim Anerkennungsverfahren unterstützt.
→ Das kostenfreie Beratungsangebot können nur Fachkräfte nutzen, die sich im Ausland befinden. Es darf (noch) kein beschleunigtes Verfahren eingeleitet sein.
Zuständig für IHK-Ausbildungsberufe ist die IHK Foreign Skills Approval (IHK FOSA).
Ergebnis des Berufsanerkennungsverfahrens kann auch eine teilweise Anerkennung des Berufsabschlusses sein. Dann besteht die Möglichkeit, die für die Vollanerkennung notwendigen Qualifizierungs- oder Anpassungsmaßnahmen und gegebenenfalls Prüfungen in Deutschland durchzuführen. Diese können auch (überwiegend) im Betrieb erfolgen, wenn insbesondere Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten in der betrieblichen Praxis fehlen (siehe weiter unten bei der Frage “Was muss ich beachten, wenn ich eine ausländische Fachkraft im Rahemn des Berufserkennungsverfahrens betrieblich qualifizieren möchte”).

Wie kann ich die Verfahren im Unternehmen beschleunigen?

  • Zu einem reibungslosen Verfahren gehört zunächst eine gute Vorbereitung. Alle Unterlagen, die für das Visum- und das Anerkennungsverfahren benötigt werden, sollten vollständig und – wenn erforderlich – sachgerecht ins Deutsche übersetzt vorliegen. Unterstützung für die Übersetzung von Dokumenten finden Sie zum Beispiel in der Datenbank Justiz-Dolmetscher. Informationen zu den Verfahren und den erforderlichen Unterlagen finden Sie auch im Portal Make it in Germany. Das Berufsanerkennungsverfahren kann mehrere Monate benötigen – die Beantragung sollte möglichst frühzeitig erfolgen.
  • Der Arbeitgeber kann in einem so genannten Vorabzustimmungsverfahren bei der BA prüfen lassen, ob die arbeitsmarktrechtlichen Voraussetzungen vorliegen und seine Stelle mit einem ausländischen Arbeitnehmer besetzt werden kann. Benötigt wird eine detaillierte Stellenbeschreibung mit Angaben zu den Arbeitsbedingungen und den Anforderungen an die Qualifikation des Bewerbers sowie das Formular Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis. Ansprechstelle ist der Arbeitgeberservice der BA.
  • Außerdem sieht das Fachkräfteeinwanderungsgesetz (FEG) das so genannte beschleunigte Fachkräfteverfahren vor, welches von Deutschland aus durchgeführt wird. Hierfür schließt der Arbeitgeber eine Vereinbarung mit der zuständigen Ausländerbehörde. Er benötigt hierfür eine Bevollmächtigung durch die ausländische Fachkraft (siehe in der nächsten Frage “Wie funktioniert das beschleunigte Fachkräfteverfahren?”).

Wie funktioniert das beschleunigte Fachkräfteverfahren?

Bei Vorliegen eines konkreten Arbeitsplatzangebotes kann der deutsche Arbeitgeber in Vollmacht des Ausländers gegen Zahlung einer Gebühr bei der Ausländerbehörde einen Antrag auf ein beschleunigtes Fachkräfteverfahren stellen. Beim Bundesinnenministerium finden Sie eine Mustervereinbarung mit einer Übersicht über alle notwendigen Unterlagen im Anhang und eine Mustervollmacht. Das Verfahren ist möglich für Fachkräfte, die zu Beschäftigungs-, Ausbildungs- und Anerkennungszwecken einreisen möchten. Achtung: Es gibt Fälle, für die das beschleunigte Verfahren nicht in Betracht kommt. Bitte lassen Sie sich vorher beraten.
  • Die Ausländerbehörde übernimmt dabei die Beratung des Arbeitgebers über die Einreisevoraussetzungen der Fachkraft (inklusive Familiennachzug), die Prüfung der ausländerrechtlichen Voraussetzungen sowie – soweit erforderlich – das Betreiben des Anerkennungsverfahrens und das Einholen der Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit sowie die Prüfung der ausländerrechtlichen Voraussetzungen und die Vorabzustimmung zum Visium. Sie ist der zentrale Ansprechpartner des Arbeitgebers.
  • Alle beteiligten Behörden sind an enge Fristen gebunden (Anerkennungsverfahren: zwei Monate, Zustimmungsverfahren der Bundesagentur für Arbeit: eine Woche, Visumverfahren: sechs Wochen), so dass die Zeitspanne vom Einreichen der vollständigen Unterlagen für die Anerkennung der ausländischen Berufsqualifikation bis zur Entscheidung über den Visumantrag in der Regel vier Monate nicht übersteigen soll. Die Unterlagen müssen vollständig vorliegen, ansonsten kann sich das Verfahren deutlich verlängern.
  • Das Verfahren kostet 411 Euro je Fachkraft, die der Arbeitgeber zahlt. Hinzu kommt eine Visumgebühr von 75 Euro, Gebühren für die Anerkennung der Qualifikation zwischen 100 und 1.200 Euro sowie Kosten für die Ersterteilung eiens Aufenthaltstitels in Höhe von 100 Euro.
Das beschleunigte Verfahren beinhaltet keine Garantie für die Berufsanerkennung beziehungsweise die Visumerteilung. Diese sind allein von der Erfüllung der Voraussetzungen abhängig.
Bei „Make it in Germany“ finden Sie folgende Materialien:
Eine Kurzübersicht zum beschleunigten Fachkräfteverfahren (pdf) gibt es von „Unternehmen Berufsanerkennung“.

Welche Pflichten habe ich als Arbeitgeber?

  • Bei Beantragung: Vorlage des Arbeitsvertrags beziehungsweise des Angebots zum Abschluss eines Arbeitsvertrages sowie einer Stellenbeschreibung; dabei vergleichbare Arbeitsbedingungen beachten (Gehalt, Arbeitszeit, Urlaub und sonstige Arbeitsbedingungen) – die Vereinbarung des Mindestlohns reicht nicht aus. Einen Anhaltspunkt für die Höhe des Gehalts kann in den Fällen ohne Tarifbindung der Entgeltatlas der BA geben.
    Wir haben eine Übersicht mit Statistiken zu Löhnen und Gehältern erstellt.
  • Vor der Einstellung: Prüfung ob Aufenthaltstitel nötig ist beziehungsweise vorliegt und keine Erwerbsbeschränkung vorliegt; dafür Ausweispapiere, Aufenthaltstitel plus Zusatzblatt zeigen lassen und Kopie für Dauer der Beschäftigung aufbewahren.
  • Nach (vorzeitiger) Beendigung des Arbeitsverhältnisses: Mitteilung an die zuständige Ausländerbehörde innerhalb von vier Wochen ab Kenntnis, dass eine Beschäftigung vorzeitig beendet wurde (keine Form vorgeschrieben). Ansonsten drohen Bußgelder bis zu 30.000 Euro.

Was muss ich beachten, wenn ich eine ausländische Fachkraft im Rahmen eines Berufsanerkennungsverfahrens betrieblich qualifizieren möchte?

Zielgruppe sind Fachkräfte, die das Berufsanerkennungsverfahren bereits durchlaufen haben mit dem Ergebnis  einer teilweisen Anerkennung ihres ausländischen Berufsabschlusses und die für die Vollanerkennung noch betriebliche Qualifizierungsmaßnahmen absolvieren müssen. Diese müssen in maximal 24 Monaten abgeschlossen sein.
Für die betriebliche Qualifizierungsmaßnahme muss ein zeitlich und sachlich gegliederter Weiterbildungsplan vorliegen, der zeigt, wie die wesentlichen Unterschiede zwischen aus- und inländischem Berufsabschluss innerhalb der Aufenthaltszeit ausgeglichen werden sollen. Nach Abschluss der Qualifizierungsmaßnahme muss das Anerkennungsverfahren wieder aufgenommen werden, um die Vollanerkennung zu erlangen. Nur mit dem Bescheid einer vollen Gleichwertigkeit des Berufsabschlusses darf die Fachkraft in Deutschland bleiben und arbeiten.
Folgende Voraussetzungen müssen vorliegen:
Die Fachkraft darf eine – vom angestrebten Beruf unabhängige – Beschäftigung bis zu zehn Stunden je Woche ausüben.
Eine uneingeschränkte Nebenbeschäftigung ist möglich, wenn ein Zusammenhang besteht zu den angestrebten berufsfachlichen Kenntnissen der Nachbeschäftigung. Bei nicht-reglementierten Berufen darf die Fachkraft bereits in ihrem Beruf arbeiten. Dafür müssen Sie als Arbeitgeber ein konkretes Arbeitsplatzangebot beziehungsweise einen Anschlussvertrag für eine spätere Beschäftigung in dem Beruf vorlegen.
Für die betriebliche Qualifizierungsmaßnahme muss ein zeitlich und sachlich gegliederter Weiterbildungsplan vorliegen, der zeigt, wie die wesentlichen Unterschiede zwischen aus- und inländischem Berufsabschluss innerhalb der Aufenthaltszeit ausgeglichen werden sollen.

Was muss ich beachten, wenn ich einen Ausländer in meinem Unternehmen ausbilden möchte?

Zielgruppe sind Ausländer, die eine betriebliche qualifizierte – also mindestens zweijährige –Berufsausbildung absolvieren möchten.
Neben dem Ausbildungsvertrag müssen folgende Voraussetzungen vorliegen:
  • ein Nachweis ausreichender Deutschkenntnisse (in der Regel Sprachniveau B1 nach den gemeinsamen europäischen Referenzrahmen für Sprachen (GER) durch
  • Vorlage von geeigneten Sprachzertifikaten oder
  • eine Anmeldebestätigung für einen (Berufs-)Sprachkurs in Deutschland, der zur Vorbereitung auf die Berufsausbildung besucht werden darf. Beim Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) finden Sie Informationen und Anträge zu den Berufssprachkursen, oder
  • die Bestätigung des Ausbildungsbetriebes, dass die vorliegenden Deutschkenntnisse für die angestrebte Berufsausbildung ausreichend sind. Bitte berücksichtigen Sie dabei auch die Anforderungen der Berufsschule; für die Aufnahme einer qualifizierten Ausbildung empfehlen wir ausdrücklich mindestens das Sprachniveau B2!
  • In der Regel Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit – hier ist zusätzlich zur Prüfung der Arbeitsbedingungen eine Vorrangprüfung notwendig, in der geprüft wird, ob der Ausbildungsplatz auch mit einem inländischen Kandidaten besetzt werden könnte,
  • gesicherter Lebensunterhalt, das heißt monatliche Mittel in Höhe des monatlichen Bedarfs, der nach § 13 und § 13a Absatz 1 BAföG bestimmt wird – derzeit in der Regel 929 Euro brutto pro Monat (Stand:2023). Maßgeblich ist der im Ausbildungsvertrag angegebene Betrag. Der Betrag kann niedriger sein, wenn zum Beispiel Kost und Logis übernommen werden.Es ist dabei auch zu berücksichtigen, dass der Auszubildende
    • eine – von der Berufsausbildung unabhängige – Beschäftigung bis zu 10 Stunden je Woche ausüben und
    • nach dem Ausländerbeschäftigungsförderungsgesetz Berufsausbildungsbeihilfe (BAB) beziehen darf.

Welche Unterstützung erhalte ich bei der Integration ausländischer Fachkräfte in mein Unternehmen?

Unterstützung leisten die Welcome Center in Baden-Württemberg. Für die Region Bodensee-Oberschwaben ist das Welcome Center Bodensee-Oberschwaben zuständig. Sie können sich dort zur Gewinnung und Integration internationaler Fachkräfte sowie Auf- und Ausbau einer Willkommenskultur beraten lassen. Außerdem unterstützt er internationale Fachkräfte bei zahlreichen Themen wie Einreise- und Aufenthaltsbestimmungen, Bewerbungsprozess, Deutschlernen, Wohnungssuche, Kinderbetreuung etc.
Unterstützung und hilfreiche Infos erhalten Ihre ausländische Fachkräfte auch bei Make it in Germany in der Rubrik Leben in Deutschland.

Was kann ich selbst tun, um die Integration zu erleichtern?

Sie erleichtern Ihren ausländischen Fachkräften die Einarbeitung und Integration genauso wie Sie es auch bei neuen Mitarbeitern aus Deutschland tun sollten: durch einen durchdachten Einarbeitungsplan, Orientierungshilfen und gegebenenfalls einen Paten oder Mentoren. Hier erhalten Sie Tipps fürs Onboarding des Kompetenzzentrums Fachkräftesicherung (KOFA). Das Portal „Make it in Germany“ gibt Unternehmen praktische Tipps in der Rubrik Erfolgreich integrieren.
Sorgen Sie für eine offene Willkommenskultur und tragen Sie mit einfachen Maßnahmen dazu bei, dass die Vielfalt in Ihrer Belegschaft zum Pluspunkt für Ihr Unternehmen wird.
Hier finden Sie Informationen und Handreichungen zum Thema Diversity Management und Willkommenskultur.
Die IHK Region Stuttgart hat Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie Ihre ausländischen Fachkräfte beim Deutschlernen unterstützen können.

Wo gibt es weitere Informationen?

Grafisch aufbereitete Kurzübersichten von „Unternehmen Berufsanerkennung“:

Quelle: IHK Region Stuttgart