Digital, schnell, transparent: Das neue ASTA- und Azubi-Infocenter der IHK Cottbus

Die Digitalisierung verändert die Arbeitswelt in nahezu allen Bereichen – auch in der beruflichen Bildung. Während digitale Lernmethoden längst zum Alltag vieler Auszubildender gehören, war der administrative Teil der Ausbildung bisher häufig noch von Papierformularen, postalischem Informationsaustausch und telefonischen Rückfragen geprägt. Wir gehen nun einen entscheidenden Schritt in Richtung digitale Normalität und stellen mit dem neuen Asta-Infocenter für Betriebe und Ausbilder sowie dem Azubi-Infocenter für Auszubildende moderne Online-Plattformen zur Verfügung, die die Ausbildungsorganisation erheblich erleichtern und transparenter gestalten.
Beide Systeme sind Teil des sogenannten Webfachverfahrens Azubi, einer bundesweit eingeführten Lösung, die die Kommunikation und Datenverarbeitung zwischen Unternehmen, Auszubildenden und der IHK digital unterstützt. Ziel ist es, künftig alle wichtigen Informationen rund um die Ausbildung zentral und jederzeit verfügbar abzubilden – sowohl am Schreibtisch als auch auf dem Smartphone. Für die Region ist dies ein wichtiger Meilenstein hin zu einer modernen, serviceorientierten und zugleich effizienteren Ausbildungsverwaltung.
Im Mittelpunkt steht das Anliegen, den Betrieben und deren Ausbilderinnen und Ausbildern ein Werkzeug an die Hand zu geben, das den Ausbildungsalltag strukturiert und entlastet. Über das neue Asta-Infocenter können Unternehmen ihre Betriebsstätten sowie die bei ihnen beschäftigten Ausbilderinnen und Ausbilder auf einen Blick einsehen und verwalten. Auch Informationen zu den eigenen Auszubildenden sind künftig jederzeit digital verfügbar. Besonders relevant ist dies im Hinblick auf laufende Prüfungsprozesse: Der Bearbeitungsstand von Prüfungsanmeldungen, anstehende Termine oder Rückmeldungen der IHK lassen sich schnell abrufen, ohne dass zusätzliche Rückfragen nötig sind. Der Zugang funktioniert einfach und sicher über einen persönlichen Registrierungsprozess, nach einmaliger Aktivierung stehen alle Funktionen sofort bereit.

Vorteil für Betriebe und Ausbildungsverantwortliche

Mit dem ASTA-Infocenter erhalten Unternehmen und Ausbilder:
  • Überblick über alle Auszubildenden und eingetragenen Ausbilder
  • Einsicht in Prüfungstermine & Bearbeitungsstände
  • Verwaltung von Betriebsstätten & Zugriffsberechtigungen
  • Aktivierung für die digitale Prüfungsanmeldung
  • Direkte digitale Kommunikation mit der IHK

Alle Daten auf einen Blick

Parallel dazu wurde mit dem Azubi-Infocenter eine Plattform geschaffen, die speziell auf die Bedürfnisse junger Menschen ausgerichtet ist – intuitiv, mobilgeeignet und klar strukturiert. Auszubildende erhalten dort Einsicht in sämtliche wichtigen Daten rund um ihre Ausbildung. Dazu gehören unter anderem bestehende Ausbildungsdaten, zukünftige Prüfungstermine, Kontaktinformationen zu den verantwortlichen Ansprechpersonen sowie ein digitaler Zugang zu ihren Prüfungsergebnissen. Besonders erwähnenswert ist, dass die vorläufigen Prüfungsergebnisse zukünftig ausschließlich über das Azubi-Infocenter bereitgestellt werden. Damit entfällt der postalische Versand dieser Informationen und die Azubis erhalten ihre Ergebnisse wesentlich schneller und sicherer als bisher.
Das Azubi-Infocenter bietet den Auszubildenden:
  • Aktuelle Ausbildungsdaten & Termine
  • Ansprechpartner in der IHK
  • Digitale Prüfungsinformationen & Prüfungsergebnisse
Auch für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Bildungsbereich der IHK bringt das neue System wesentliche Vorteile. Automatisierte Abläufe, digitale Formularbearbeitung und die Möglichkeit, Dokumente direkt online zu übermitteln – schneller, optimierter, transparent und nah am Mitglied. Wo früher Rückfragen per Telefon oder E-Mail notwendig waren, bietet das System nun einen direkten Überblick über den aktuellen Stand eines Vorgangs. Die Zeit, die auf administrative Abstimmungen entfällt, wird verringert – und kann stattdessen gezielt in Beratung und Unterstützung der Unternehmen und Auszubildenden investiert werden.
Durch die Kombination aus digitalem Self-Service und weiterhin persönlicher Betreuung entsteht ein modernes Serviceangebot, das den heutigen Erwartungen von Betrieben und jungen Menschen gerecht wird. Für viele Auszubildende ist es selbstverständlich, Termine und Informationen online abzurufen.
Ein zentraler Bereich, der nun digitalisiert wird, ist die Prüfungsanmeldung. Anstatt Formulare auszudrucken, zu unterschreiben und postalisch zu versenden, können künftig online Daten eingetragen, Nachweise hochgeladen und der gesamte Prozess digital abgeschlossen werden.
Die Rückmeldungen aus den ersten Anwendungserfahrungen sind sehr positiv. Betriebe schätzen die einfache Handhabung, und viele Auszubildende äußern sich begeistert darüber, dass sie alle Informationen rund um ihre Ausbildung nun jederzeit griffbereit haben. Die digitale Bereitstellung der Prüfungsergebnisse wird als besonders wertvoll wahrgenommen, da sie den Prozess beschleunigt und gleichzeitig die Vertraulichkeit wahrt.
Mit der Einführung der beiden Infocenter gehen wir einen weiteren Schritt in Richtung digitale Zukunft. Das Ziel ist klar: Die Ausbildungsverwaltung soll nicht nur moderner, sondern auch effizienter, transparenter und serviceorientierter werden. Gleichzeitig wird die regionale Wirtschaft unterstützt, indem Betriebe entlastet und die Ausbildungsverwaltung zeitgemäß gestaltet werden.
Die IHK Cottbus lädt alle Betriebe sowie ihre Auszubildenden ein, die neuen Möglichkeiten zu nutzen und gemeinsam den nächsten Schritt in Richtung digitaler Bildungs- und Verwaltungsprozesse zu gehen. Für Fragen zur Registrierung oder Nutzung stehen die Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner der Kammer gerne zur Verfügung, in den nächsten Wochen und Monaten werden begleitende Schulungs- und Informationsveranstaltungen angeboten.