Einstellung von Mitarbeitern

Die Personalfrage sollte gründlich durchdacht und frühzeitig geplant werden. Vor einer Einstellung ist es ratsam, zunächst Alternativen wie die Beauftragung von Dienstleistungsbetrieben bei Spitzenbelastungen zu prüfen. Auch kann der Einsatz von Leiharbeitnehmern für einen vorübergehenden Zeitraum  eine sinnvolle Lösung sein. In diesem Fall muss man sich aber unbedingt vom Verleiher die Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit vorlegen lassen, um der Gefahr einer Haftung für entgangene Sozialversicherungsbeiträge vorzubeugen. Im Baugewerbe ist die Arbeitnehmerüberlassung grundsätzlich nicht erlaubt.

Personalplanung

Die Personalplanung beginnt meist mit der Aufstellung eines Stellenprofils, in dem die erwarteten Anforderungen niedergelegt werden. Es sollte auch festgelegt werden, ob eine Voll-, Teilzeitkraft oder eine Aushilfe benötigt wird. Bei der Suche kann man Stellenausschreibungen in örtlichen oder überregionalen Tageszeitungen, Stellenportalen im Internet oder Fachblättern (auch online) veröffentlichen. Die letztere Methode hat den Vorteil, dass der Arbeitnehmer profilgenau bestimmt werden kann. Kostengünstiger ist die Nachfrage bei der zuständigen Arbeitsagentur oder die Nutzung von einschlägigen Internetportalen. Daneben können auch gewerbliche Arbeitsvermittler eingeschaltet werden, die aber für die Vermittlung regelmäßig eine Provision erhalten.

Achtung: Stellenausschreibungen dürfen nicht diskriminierend formuliert sein, insbesondere sind die Vorgaben des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes zu berücksichtigen. Arbeitsplätze müssen auch als Teilzeitarbeitsplatz ausgeschrieben werden, wenn sie sich dafür eignen.

Vorbereitung der Einstellung

Nach einer gründlichen Sichtung der Bewerbungsunterlagen – insbesondere Lebenslauf, Ausbildung, Zeugnisse früherer Arbeitgeber, Abschlüsse und sonstige Qualifikationen – sollte mit den Bewerbern, denen die Bewältigung der gestellten Aufgaben zugetraut wird, ein Einstellungsgespräch geführt werden. In diesem Gespräch dürfen alle arbeitsplatzbezogenen Fragen gestellt werden, die die Bewerber wahrheitsgemäß beantworten müssen. Regelmäßig nicht erlaubt ist die Erkundigung nach einer Schwerbehinderung. Unzulässig ist auch die Frage an eine weibliche Kandidatin nach einer Schwangerschaft.

Besteht bei Betrieben mit mindestens 5 Mitarbeiter/-innen ein Betriebsrat, ist dieser vor einer Einstellung umfassend zu unterrichten und um Zustimmung zu ersuchen. Eine ärztliche Untersuchung der Bewerber ist grundsätzlich zulässig, aber wohl nur bei besonderen Anforderungen empfehlenswert. Bei der Einstellung von ausländischen Arbeitnehmern ist darauf zu achten, dass ein gültiger Aufenthaltstitel vorhanden ist, der zur Ausübung einer unselbständigen Erwerbstätigkeit berechtigt. Jugendliche bedürfen zum Abschluss eines Arbeitsvertrages der Zustimmung ihrer Erziehungsberechtigten; außerdem gelten für sie besondere Schutzvorschriften (JArbSchG).

Wenn der Bewerber noch in einem anderen Unternehmen beschäftigt ist, sollte darauf geachtet werden, dass dieses Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß beendet wird. Zwar ist es niemandem verboten, den Arbeitgeber zu wechseln. Unzulässig ist es aber, Arbeitnehmer zu verleiten, bestehende Arbeitsverträge zu brechen, insbesondere, wenn sie bei einem Konkurrenten arbeiten. Die wettbewerbswidrige Abwerbung kann zu Schadensersatzansprüchen führen.

Abschluss eines Arbeitsvertrages

Die Einstellung erfolgt dann schließlich durch Abschluss eines Arbeitsvertrages. Dafür ist grundsätzlich keine besondere Form vorgeschrieben. Allerdings ist die Schriftform zu empfehlen, um den Inhalt für beide Seiten verbindlich festzulegen. Musterarbeitsverträge sind im Buch- und Schreibwarenhandel sowie bei den Arbeitgeberorganisationen zu erhalten. Dies führt zu mehr Rechtssicherheit und erleichtert in der Regel die alltägliche Zusammenarbeit. Zu beachten ist das Nachweisgesetz, wonach der Arbeitgeber – außer bei vorübergehenden Aushilfen und gelegentlichen Tätigkeiten – die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen hat. Hier hat es zum 01.08.2022 wichtige Änderungen und Erweiterungen gegeben. Die Erweiterung des Nachweiskatalogs aus § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG umfasst folgende Punkte:

Für die weiteren Einzelheiten wird auf unser Merkblatt “Änderungen im Nachweisgesetz ab dem 01.08.2022” verwiesen.

Inhalt des Arbeitsvertrags

Wer zum ersten Mal einen Arbeitnehmer beschäftigt, stellt sich häufig die Frage, wie er den Vertrag inhaltlich ausgestalten kann. Zwar gilt auch für den Arbeitsvertrag grundsätzlich das Prinzip der Vertragsfreiheit, so dass viele Bestimmungen von den Parteien frei ausgehandelt werden können. In einigen Punkten gibt es jedoch zwingende gesetzliche Regelungen. Tarifverträge gelten dagegen in der Regel nur zwischen den Tarifvertragsparteien, das heißt zwischen Arbeitgebern, die dem Arbeitgeberverband angeschlossen sind, und Arbeitnehmern, die der betreffenden Gewerkschaft angehören. Tarifliche Regelungen gelten aber auch für nicht organisierte Betriebe,

Nachfolgend noch einige Hinweise zu den wichtigsten arbeitsvertraglichen Bestimmungen:

Arbeitszeit

Die gesetzlichen Arbeitszeitbestimmungen (insbesondere das Arbeitszeitgesetz) legen nur Höchstgrenzen fest. Danach darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten, sie kann aber bis auf zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen ein Ausgleich erfolgt. Sonderbestimmungen gibt es für Jugendliche (JArbSchG), werdende Mütter (MuSchG) und in bestimmten Branchen. Zu beachten sind daneben Vorschriften über die Gewährung von Pausen sowie die Sonn- und Feiertagsruhe. In Betrieben mit regelmäßig mehr als 15 Beschäftigten kann ein Arbeitnehmer, dessen Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat, verlangen, dass seine Arbeitszeit verringert wird. Der Arbeitgeber muss diesem Wunsch zustimmen, soweit betriebliche Gründe nicht entgegenstehen. Ein solcher Grund kann beispielsweise vorliegen, wenn die Verringerung der Arbeitszeit die Organisation, den Arbeitsablauf oder die Sicherheit im Betrieb wesentlich beeinträchtigt oder unverhältnismäßige Kosten verursacht.

Arbeitsentgelt

Grundsätzlich gilt ab dem 01.01.2015 aufgrund des „Gesetzes zur Stärkung der Tarifautonomie“ und des darin enthaltenen Mindestlohngesetzes (MiLoG) für alle Arbeitnehmer in Deutschland ein Mindestlohn. Seit dem 1. Oktober 2022 liegt der gesetzliche Mindestlohn in Deutschland bei 12 Euro brutto pro Zeitstunde. Am 26. Juni 2023 hat die Mindestlohnkommission beschlossen, den Mindestlohn zum 1. Januar 2024 auf 12,41 Euro und zum 1. Januar 2025 auf  12,82 Euro zu erhöhen (s. auch www.mindestlohn-kommission.de). 

Regelungen zur Lohnhöhe im Arbeitnehmer-Entsendegesetz, im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und in auf ihrer Grundlage erlassenen Rechtsverordnungen sowie in für allgemeinverbindlich erklärten Tarifverträgen gehen den Regelungen des MiLoG vor, soweit die Höhe der auf ihrer Grundlage festgesetzten Branchenmindestlöhne die Höhe des Mindestlohns nicht unterschreitet.

Branchenmindestlöhne gelten für alle Betriebe der Branche – auch für die, die nicht tarifgebunden sind. Aktuelle Branchenmindestlöhne im Überblick (Stand: April 2023):

Auch nach dem Arbeitnehmerüberlassungsgesetz gibt es Lohnuntergrenzen, die über dem gesetzlichen Mindestlohn liegen.

Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld

Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld und andere Gratifikationen sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Häufig finden sich entsprechende Bestimmungen in Tarifverträgen. Wer seinen Arbeitnehmern Sonderzuwendungen zukommen lassen will, sollte wissen, dass eine regelmäßige und vorbehaltslose Zahlung zu einer sog. betrieblichen Übung führen kann, auf die die Arbeitnehmer dann einen vertraglichen Anspruch erwerben. Um das Entstehen einer solchen betrieblichen Übung zu vermeiden sollte daher eine entsprechende Klausel in den Arbeitsvertrag aufgenommen werden.

Urlaub

Das Bundesurlaubsgesetz räumt jedem Arbeitnehmer einen Mindesturlaub von 24 Werktagen (bei einer Sechs-Tage-Woche) pro Jahr ein, das entspricht regelmäßig vier Wochen. Als Werktage gelten alle Tage außer Sonn- und Feiertagen; wird also beispielsweise nur an fünf Tagen in der Woche gearbeitet, beträgt der Urlaubsanspruch noch 20 Arbeitstage jährlich. Schwerbehinderte erhalten eine zusätzliche Urlaubswoche. Jugendliche haben altersabhängig Anspruch auf 25 bis 30 Arbeitstage Urlaub pro Jahr. Tarifverträge sehen häufig längere Urlaubszeiten vor.

Kündigungsfristen

Die Kündigungsfristen sind in § 622 BGB gesetzlich geregelt. Abweichungen davon sind zudem in Tarifverträgen zu finden und können in bestimmten Fällen (Abs. 5 und Abs. 6) einzelvertraglich vereinbart werden.

Probezeit

Zweckmäßig ist die Vereinbarung einer Probezeit. Üblicherweise wird eine Probezeit bis zu sechs Monate (kürzer, aber nicht länger möglich) dem von vornherein unbefristeten Arbeitsvertrag vorgeschaltet. Innerhalb dieser Zeit kann jede Seite das Arbeitsverhältnis ohne nähere Begründung wieder lösen; die dafür einzuhaltende Kündigungsfrist beträgt lediglich zwei Wochen. Tarifverträge können auch hier abweichende Regelungen enthalten.

Zum 01.08.2022 wurde im Rahmen der Reform des Nachweisgesetzes auch das Teilzeit- und Befristungsgesetz geändert. Nach § 15 Abs. 3 des Teilzeit- und Befristungsgesetzes neue Fassung ist es bei einem befristeten Arbeitsvertrag seit dem 1. August 2022 erforderlich, dass eine vereinbarte Probezeit im Verhältnis zur Dauer der Befristung und der Art der Tätigkeit steht. 

Leider enthalten weder das Gesetz noch die Gesetzesbegründung Vorgaben oder Maßstäbe dazu. Aus den Erwägungen der EU-Richtlinie lässt sich jedoch entnehmen, dass je einfacher die Tätigkeiten sind, desto kürzer ist die Einarbeitungszeit und je niedriger das Verantwortungslevel ist, desto geringer muss die Probezeit ausfallen.

Befristeter Arbeitsvertrag

Arbeitsverträge werden grundsätzlich unbefristet geschlossen. Die Befristung von Arbeitsverträgen ist aus Gründen des Arbeitnehmerschutzes nur ausnahmsweise zulässig.

Eine Befristung ist zunächst möglich, wenn ein sachlicher Grund hierfür vorliegt. Beispiele hierfür sind ein Arbeitsverhältnis auf Probe, Vertretung für einen anderen Arbeitnehmer, Projektarbeit, kurzfristiger übermäßiger Arbeitsanfall oder dringende Eilaufträge, die mit dem vorhandenen Personal nicht erledigt werden können.

Die Befristung ist durch einen sachlichen Grund gerechtfertigt, etwa bei Mutterschutz, Erziehungsurlaub oder Wehrdienst anderer Arbeitnehmer/innen, bei Saisonarbeit, bei Spitzenbelastungen oder in der Probezeit sowie bei bestimmten hochqualifizierten Tätigkeiten.

Ein zeitbefristeter Arbeitsvertrag kann aber auch dann vereinbart werden, wenn kein sachlicher Grund für die Befristung vorliegt. Ohne sachlichen Grund ist die Befristung eines Arbeitsverhältnisses jedoch nur bei einer Neueinstellung zulässig, also nicht, wenn zu einem früheren Zeitpunkt mit demselben Arbeitgeber schon einmal ein unbefristetes oder ein (mit oder ohne Grund) befristetes Arbeitsverhältnis bestanden hat. Die Höchstdauer der sachgrundlosen Befristung beträgt bis zu zwei Jahre. Bis zu dieser Gesamtdauer ist auch die höchstens dreimalige Verlängerung eines befristeten Vertrages möglich. 

Achtung: Befristete Arbeitsverträge (genau genommen nur die Befristungsabrede) müssen gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG vor Arbeitsaufnahme schriftlich abgeschlossen werden.

Weitere Einzelheiten zur Befristung von Arbeitsverträgen finden Sie unter dem entsprechenden Merkblatt.

Arbeitspapiere und Anmeldungen

Nach der Einstellung sollte sich der Arbeitgeber folgende Unterlagen aushändigen beziehungsweise vorlegen lassen:

- Steuer-Identifikationsnummer zum Abruf der Elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) beim Bundeszentralamt für Steuern

- Sozialversicherungsausweis zeigen lassen und Nummer notieren

- bei ausländischen Arbeitnehmern: Aufenthaltstitel (siehe oben)

- gegebenenfalls Führerschein (wenn arbeitsvertraglich erforderlich)

- Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers

- Mitteilung darüber, in welcher Krankenkasse der Arbeitnehmer versichert ist

Außerdem Informationen über

- die Bankverbindung

- das Vorliegen einer Schwerbehinderung (wichtig für die Berechnung der Urlaubstage)

- die Steuerklasse

- die Anzahl der Kinder (weil Kinderlose in der Pflegeversicherung einen Zuschlag zahlen)

- die Konfession

- Freibeträge (falls die ELStAM-Anmeldung nicht rechtzeitig vor dem Gehaltsendlauf vorliegt)

- bei Werkstudenten: eine Immatrikulationsbescheinigung

Werden dem Arbeitnehmer bei Beginn der Tätigkeit (oder auch später) Arbeitsmaterialien wie Werkzeuge, Bekleidung, Fahrzeug zur dauernden Verwendung ausgehändigt, sollte er dem Arbeitgeber den Erhalt in einer Empfangsbestätigung quittieren.

Mit der ersten Lohn- oder Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung, ist der neue Arbeitnehmer in elektronischer Form bei der Krankenkasse anzumelden. Informationen zum Anmeldeverfahren finden Sie auf der Internetseite der Deutschen Rentenversicherung (www.deutsche-rentenversicherung.de). In folgenden Branchen muss die Anmeldung sofort, das heißt spätestens am Tag der Beschäftigungsaufnahme, erfolgen:

Wichtig: Für Zeitarbeitsunternehmen gilt keine Sofortmeldepflicht.

Darüber hinaus ist die Berufsgenossenschaft einmal jährlich zu informieren. Formulare für diese Anmeldung sind bei der zuständigen Berufsgenossenschaft erhältlich (Formulare und Informationen zur Berufsgenossenschaft: www.dguv.de). Bei der ersten Einstellung eines Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber außerdem beim Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer zu beantragen.

Die Sozialversicherungsbeiträge (für Arbeitslosen-, Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung) sind unter der vom Betriebsnummern-Service erteilten Betriebsnummer an die Krankenkasse abzuführen, bei der der Arbeitnehmer versichert ist.

Geringfügige Beschäftigungsverhältnisse

Die Besonderheiten bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen und zur Beschäftigung im Übergang sind auf der Internetseite des BMAS anschaulich dargestellt.