Die neuen Vorschriften zur E-Rechnungsstellung im B2B-Bereich

Auf EU-Ebene werden derzeit Rechtsetzungsvorschläge zur „VAT in the Digital Age (ViDA)“ diskutiert, mit denen unter anderem ein transaktionsbezogenes Meldesystem für EU-Umsätze verbunden mit einer E-Rechnungspflicht eingeführt werden soll. Ab 2028 sollen diese Regelungen EU-weit gelten.
Als ersten Schritt wurde in Deutschland ab dem Jahr 2025 die Einführung einer E-Rechnungspflicht im inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen eingeführt. Ziel ist es, den Umsatzsteuerbetrug weiter einzudämmen. Verpflichtend ist die elektronische Ausstellung von Rechnungen damit für öffentliche Aufträge und im inländischen B2B-Bereich. Grenzüberschreitende Umsätze werden von der deutschen Regelung nicht berührt.
Bei der Rechnungsstellung an Endverbraucher (B2C-Bereich) ändert sich nichts.

Was zählt als E-Rechnung?

Der Begriff der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) ist neu definiert worden. E-Rechnungen sind nur noch Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, das dem europäischen Rechnungsstandard EN16931 entspricht und die elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt werden, sind nun im Umsatzsteuerrecht als „sonstige Rechnungen“ definiert. Darunter fallen dann insbesondere auch beispielsweise reine Word- oder PDF-Formate.

Wer ist betroffen?

Von der E-Rechnungspflicht sind alle Unternehmen betroffen, unabhängig von ihrer Größe und dem Jahresumsatz. Alle Unternehmen müssen die für inländische B2B-Umsätze auf das neue strukturierte elektronische Rechnungsformat umstellen.
Die Verpflichtung zur Verwendung einer E-Rechnung betrifft nur Leistungen zwischen Unternehmen (B2B). Dabei müssen sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger im Inland (oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete) ansässig sein. Die Ansässigkeit im Inland erfordert Sitz, Geschäftsleitung oder eine (am betreffenden Umsatz beteiligte) Betriebsstätte. Liegt kein Sitz vor, reicht auch Wohnsitz oder gewöhnlicher Aufenthalt.
Die genannten Regelungen gelten unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird.

Welche Umsetzungsfrist sieht der Gesetzesentwurf vor?

Grundsätzlich sollen alle Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 für inländische Umsätze im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. Es sind folgende Übergangsregelungen geplant:
  • Bis zum 31.12.2026 dürfen für Umsätze im unternehmerischen Geschäftsverkehr aus den Jahren 2025 und 2026 weiterhin Papierrechnungen oder – mit Zustimmung des Rechnungsempfängers – auch elektronische Rechnungen, die noch nicht dem neuen Format entsprechen.
  • Diese Ausnahmeregelung gilt bis zum 31.12.2027 auch noch für rechnungsstellende Unternehmen, deren Vorjahresumsatz 800.000 € nicht überschritten hat.
Bitte beachten: Die im Entwurf vorgesehene Übergangsregelung betrifft lediglich die Ausstellung von Rechnungen. Wenn der leistende Unternehmer eine E-Rechnung ausstellt, muss der Rechnungsempfänger diese auch elektronisch empfangen können.
Spätestens ab 2028 soll für alle Unternehmen die Verpflichtung zum Ausstellen von E-Rechnungen im B2B-Bereich gelten. Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht soll es nur für bestimmte steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und für Fahrausweise geben.
Anm.: Für Rechnungen an Endverbraucher (B2C) ist nach wie vor deren Zustimmung für die elektronische Rechnungstellung erforderlich.
Überblick: Anwendungsregeln zum Versand der E-Rechnung für B2B-Geschäfte in Deutschland
2025 2026 2027 2028
E-Rechnung (EN 16931), z.B. ZUGFeRD (ab Version 2.0.1)***, XRechnung ja ja ja ja
Papier-Rechnung, Unternehmen mit Vorjahresumsatz größer 800.000 Euro ja ja nein nein
Papier-Rechnung, Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro ja ja ja nein
Rechnung elektronisch als PDF, JPG etc.*, Unternehmen mit Vorjahresumsatz größer 800.000 Euro ja ja nein nein
Rechnung elektronisch als PDF, JPG etc.*, Unternehmen mit Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro ja ja ja nein
Rechnung im EDI-Format* ja ja ja ggf. ja**

* Zustimmung des Empfängers erforderlich.
** Das elektronische Rechnungsformat kann zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart werden, sofern es alle umsatzsteuerrechtlich erforderlichen Angaben in ein EU-konformes oder interoperables Format überführt (§ 14 Abs. 1 S. 6 Nr. 2 UStG n.F.). Erfüllt das Format diese Bedingungen, dürfen etablierte Formate wie z.B. EDIFACT auch nach den Übergangsfristen weiter genutzt werden.
***Ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Achtung: Keine Übergangsregelung für den Rechnungsempfang!

Die neue E-Rechnungspflicht gilt wie dargestellt grundsätzlich ab 1. Januar 2025.
Der Empfang der E-Rechnung ist von allen Unternehmen einzurichten! Das bedeutet: Sofern ein inländisches Unternehmen als Rechnungsaussteller die oben genannten Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische unternehmerische Rechnungsempfänger bereits ab 1. Januar 2025 in der Lage sein, nach den neuen Vorgaben elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können.
Auch Unternehmen mit ausschließlich Privatkunden oder Kleinunternehmer ohne Ausweis der Umsatzsteuer auf der Rechnung sollten dringend sicherstellen, dass zumindest der Empfang der E-Rechnung ermöglicht werden kann – zum Beispiel, weil deren Lieferanten E-Rechnungen versenden möchten.
Anders als bisher ist die Ausstellung der „neuen“ E-Rechnung nicht an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Diese ist nur noch für elektronische Rechnungen erforderlich, die nicht den neuen Vorgaben (beispielsweise PDF-Dateien) entsprechen beziehungsweise in den Fällen, in denen keine E-Rechnungspflicht besteht (zum Beispiel bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).

Wie wird die E-Rechnung zugestellt?

Aktuell enthält die gesetzliche Regelung keine Vorgaben zum elektronischen Übermittlungsweg von elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung dürfte daher zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichen. Darüber hinaus ist die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle oder die Möglichkeit des Downloads über ein (Kunden-)Portal eine gute Variante. Letztendlich bleibt es den Unternehmen vorbehalten, welchen elektronischen Übertragungsweg sie wählen, vorausgesetzt eine elektronische Weiterverarbeitung ist ohne Medienbruch möglich.

Viewer für E-Rechnungen in ELSTER verfügbar

Die Finanzverwaltung hat ein Tool zur Verfügung gestellt, mit dem Unternehmen E-Rechnungen lesbar machen können. Dabei wird lediglich die Rechnung im xml-Format in das Tool hochgeladen. Wichtig: Um die Aufbewahrungsfristen einzuhalten, müssen Unternehmen die elektronischen Rechnungen im xml-Format speichern. Es reicht nicht, die lesbar gemachten Dateien (PDF-Format) abzulegen. Hier kommen Sie zum E-Rechnungstool von ELSTER.
Anm.: Der E-Rechnungsviewer auf ELSTER ermöglich lediglich das Lesbarmachen einer E-Rechnung. Es ist mit dem Tool nicht möglich eine E-Rechnung zu erstellen.
Die wiederholten Hinweise und Anregungen der gesamten IHK-Organisation haben wesentlich zur Entwicklung dieser Lösung beigetragen.

Wie sollen die Vorschriften technisch umgesetzt werden?

Aus Sicht der Finanzverwaltung entsprechen insbesondere sowohl Rechnungen nach dem XStandard (so genannte XRechnung) als auch nach dem ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0.1) grundsätzlich dem geforderten europäischen Format einer eRechnung. Auch weitere Rechnungsformate können die genannten Anforderungen erfüllen.
Die Finanzverwaltung weist darauf hin, dass bei hybriden Formaten, wie dem ZUGFeRD-Format, das aus einer Bilddatei (PDF-Dokument) und einem strukturierten Datensatz (XML-Datei) besteht, künftig der strukturierte Teil maßgebend sein wird. Im Fall einer Abweichung gehen dann die Daten aus dem strukturierten Teil denen aus der Bilddatei vor. Bislang gilt entsprechend Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 4 UStAE die Bilddatei als führender Teil, da auf die Lesbarkeit durch das menschliche Auge abgestellt wird. Mit Einführung der eRechnung wird dieses Verhältnis umgekehrt.
Das EDI-Verfahren soll weiterhin genutzt werden, sofern die für die Umsatzsteuer erforderlichen Informationen so aus dem verwendeten Rechnungsformat richtig und vollständig extrahiert werden können, dass das Ergebnis der CEN-Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr kompatibel ist.

Weitere Informationen

  • BMF-Schreiben zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung für inländische Unternehmer ab dem 1. Januar 2025
  • FAQ der Finanzverwaltung
  • Marktübersicht der IHK München und Oberbayern zu Anbietern und Lösungen für E-Rechnungen und Buchhaltung

Exkurs: Ausblick auf das elektronische Meldesystem

Die aktuellen Überlegungen von Bund und Ländern zum elektronischen Meldesystem stehen in Kontext der weiteren Beratungen auf europäischer Ebene. So sieht man dort die obligatorische eRechnung in unmittelbarem Zusammenhang mit der Einführung eines elektronischen Systems zur transaktionsbezogenen Meldung von B2B-Umsätzen an die Finanzverwaltung.
Der vorliegende EU-Vorschlag sieht für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze ein verpflichtendes, transaktionsbasiertes Reporting in Echtzeit vor. Gleichzeitig sollen die „Zusammenfassenden Meldungen“ zum 1. Januar 2028 abgeschafft werden.

Unsere Einschätzung

Alle Unternehmen sollten sich rechtzeitig mit dem Thema E-Rechnung befassen, um bestehende Rechnungssysteme und Software gegebenenfalls aufzurüsten oder umstellen zu können. Auch wenn derzeit noch Umsetzungsfristen gelten, sollte die Thematik nicht auf die lange Bank geschoben werden.
Wenn Unternehmen ihre betrieblichen Prozesse weitgehend digitalisieren und (in Teilen) automatisieren, können sie hohe Sparpotenziale mobilisieren. Die Nutzung von E-Rechnungen eröffnet hier erhebliche Möglichkeiten für effizientere Strukturen. Wesentlich ist dabei die Nutzung von strukturierten Datensätzen. Praktische Vorteile können vor allem sein:
  • medienbruchfreie Verarbeitung (fehleranfällige manuelle Eingaben werden überflüssig),
  • kürzere Durchlaufzeiten,
  • weniger Papierverbrauch,
  • Wegfall von Portokosten und Transportwegen.
Die IHK-Organisation setzt sich in verschiedenen Stellungnahmen (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 345 KB)für eine praxisnahe und bürokratiearme Umsetzung der vorgesehenen Neuerungen ein.