Letzte Frist: Jetzt unbedingt die Kasse nachrüsten

Seit dem 1. Januar 2020 gelten höhere Anforderungen an die Kassenführung. Betriebe, welche Registrierkassen bzw. Kassensysteme einschließlich Tablets oder Softwarelösungen mit Kassenfunktion nutzen, sind gesetzlich verpflichtet, diese mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (sog. TSE) gegen Manipulationen abzusichern. Mit den manipulationssicheren Systemen will der Staat eine gleichmäßigere Besteuerung sicherstellen.

Aktueller Stand
Da die erforderlichen Zertifizierungsverfahren kurz vor Inkrafttreten des Gesetzes noch nicht abgeschlossen waren, hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) im November 2019 eine „Nichtbeanstandungsregelung“ erlassen. Das bedeutet: Bis zum 30. September 2020 wird es durch die Finanzämter nicht beanstandet, wenn die Kassen nicht nachgerüstet sind. Die IHK-Organisationen haben im vergangenen Jahr massiv für eine solche Regelung geworben. Die zusätzliche Frist sollten betroffene Unternehmen aber keinesfalls dazu nutzen, um die erforderlichen Nachrüstungen oder Neuanschaffungen von Kassensystemen auf die lange Bank zu schieben. Denn auf eine weitere Verlängerung der „Nichtbeanstandungsregelung“ sollte kein Unternehmen hoffen.
Nachdem das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) für Hardware-basierte TSE-Lösungen mehrerer Anbieter die notwendigen Zertifikate erteilt hat, sind erforderliche Aufrüstungen und neue Kassensysteme nunmehr am Markt verfügbar. Damit läuft der Countdown für die technische Nachrüstung in den Betrieben. Spätestens ab dem 30. September 2020 werden die Prüfer des Fiskus danach fragen.

Was müssen betroffene Unternehmen jetzt tun?
TSEs können in unterschiedlichen Varianten in die Kasseninfrastruktur eingebunden werden und ermöglichen so eine passgenaue technologieoffene Umsetzung der neuen Anforderungen. Betroffene Unternehmen können zwischen mehreren Möglichkeiten wählen:
  • Für Betriebe, die nur eine oder wenige Kassen verwenden, kommt eine „Einfach-TSE“ in Betracht – in der Regel ein Speichermedium mit eingebautem Sicherheitschip.
  • Wenn Daten einer größeren Anzahl Kassen gesichert werden müssen, kann dies mit Hilfe einer „Mehrplatz-TSE“ entweder durch die Einbindung eines Servers oder einer Cloud erfolgen. Im Fall einer Cloud-basierten TSE-Lösung werden die erforderlichen Zertifizierungsverfahren aber wohl erst im 2. Quartal 2020 abgeschlossen.
  • Je näher der Fristablauf rückt, desto höher dürfte die Wahrscheinlichkeit sein, dass Lieferengpässe eintreten. Die Betriebe sollten also rechtzeitig handeln.
  • Auch die „Manpower“ des technischen Supports der Kassenhersteller, die für eine Umsetzung vor Ort in die Unternehmen sorgen, ist begrenzt. Betriebe sollten daher einen entsprechenden Vorlauf in ihrer Planung berücksichtigen.
Gegenwärtig ist nicht absehbar, dass es eine allgemeine Verlängerung der Frist durch die Finanzverwaltung über den 30. September 2020 hinaus geben wird! Daher sind die Betriebe aufgerufen, frühzeitig die Aufrüstung oder die Neuanschaffung einer TSE in die Wege zu leiten. Es ist auch sehr empfehlenswert, Umsetzungsschritte und Planungen nachvollziehbar zu dokumentieren.
Folgende Fragen gilt es dabei zu klären:
  • Welche TSE-Lösungen sollen im Unternehmen eingesetzt werden?
  • Ist bereits eine Bestellung ausgelöst und ein voraussichtlicher Liefertermin avisiert worden?
  • Wie ist der aktuelle Stand bei der Einrichtung einer TSE im Betrieb? Was sind die nächsten Schritte?
  • Wann ist die Einrichtung der TSE voraussichtlich abgeschlossen?
Wenn Betriebe diese Fragen für Ihre Planung nutzen, wappnen sie sich auch für kritische Nachfragen der Betriebsprüfer, falls sie die Frist zum 30. September 2020 wegen unvorhersehbarer Verzögerungen ohne eigenes Verschulden doch nicht einhalten können.

Kosten
Die Spitzenverbände der deutschen gewerblichen Wirtschaft hatten bereits zu Beginn des Gesetzgebungsverfahrens davor gewarnt, dass die tatsächlichen Bürokratiekosten die vom Gesetzgeber veranschlagten Kosten bei Weitem übersteigen werden. Es hat sich leider gezeigt, dass diese Warnung berechtigt war, denn allein die Kosten für die Hardware-basierten TSEs betragen nach den aktuellen Marktangeboten ca. das 30ig-fache der im Gesetz genannten voraussichtlichen Kosten. Bei den Planungen sollten die Betriebe daher berücksichtigen, dass sich die Kosten für eine TSE zum einen an der Laufzeit des Zertifikats bemessen (z. B. drei, fünf oder sieben Jahre) und zum anderen daran, wie viele Geschäftsvorfälle mit der konkreten TSE gesichert werden können.
(Quelle: DIHK Berlin, Guido Vogt)

Bayern will die Kassenbon-Pflicht lockern
Bereits seit dem 1. Januar 2020 gilt allerdings die „Belegausgabepflicht“, besser bekannt als „Bon-Pflicht“. Die IHK-Organisation setzt sich weiterhin für sachgerechte und praxistaugliche Möglichkeiten zur Reduzierung der damit verbundenen Bürokratie und Papierverschwendung ein.
Hierauf hat das bayerische Kabinett bereits reagiert und eine Initiative zur Lockerung der Bon-Pflicht über den Bundesrat beschlossen. Kleinbeträge von bis zu 15 Euro sollen von der Bon-Pflicht ausgenommen werden. Zudem soll die Belegausgabepflicht bei bargeldlos abgewickelten Bezahlvorgängen entfallen, zum Beispiel bei Zahlungen mit EC- oder Kreditkarte. Die Belegausgabepflicht gehe in der jetzigen Form zu weit, hieß es zur Begründung. Bislang sieht das Gesetz die Möglichkeit zu Ausnahmen nur in Härtefällen vor.
Da die Bon-Pflicht derzeit uneingeschränkt gilt, ist jede Lockerung natürlich zu begrüßen. Aus Sicht der IHK für Oberfranken Bayreuth sollte zur spürbaren Entlastung für die Unternehmen jedoch darüber nachgedacht werden, komplette Befreiungen von der Bon-Pflicht leichter zu ermöglichen und diese nicht nur bei Härtefällen zuzulassen.

Stand: März 2020