Die E-Rechnung kommt
Ab dem 27. November 2020 sind Lieferanten, die als Auftragnehmer für den Bund und seine Behörden tätig sind, bis auf wenige Ausnahmen zum Versand elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) verpflichtet. Das sieht die E-Rechnungsverordnung des Bundes (ERechV) vom 6. September 2017 vor. Doch was ist überhaupt eine E-Rechnung, und wie wirkt sich die Verpflichtung konkret aus?
Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein.
Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt (Europäische Norm EN 16931). In Deutschland ist nach der ERechV grundsätzlich der Standard XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden (§ 4 Absatz 1 ERechV). Dabei handelt sich um einen offenen, unentgeltlichen und zukunftssicheren Datenstandard. XRechnung soll den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlichen. Die öffentliche Verwaltung akzeptiert XRechnungen sowie andere, der europäischen Norm EN 16931 entsprechende elektronische Rechnungen. Zusätzlich müssen E-Rechnungen die Anforderungen der ERechV sowie die Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform erfüllen.
Der Gesetzgeber verpflichtet öffentliche Auftraggeber und Lieferanten auf die E-Rechnung.
Die Annahme und Weiterverarbeitung von E-Rechnungen ist seit 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes und ab dem 27. November 2019 für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung Pflicht. Darüber hinaus sind ab dem 27. November 2020 auch Rechnungssteller in der Pflicht, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu übermitteln. Ausgenommen von dieser Verpflichtung sind insbesondere Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 € (s. a. § 3 Absatz 3 ERechV).
E-Rechnungen an die Bundesverwaltung können über ein Verwaltungsportal des Bundes im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG) eingereicht werden. Für Bundesministerien und für Verfassungsorgane wie den Bundesrat sowie für Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung ist dies die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Die ZRE stellt das Bindeglied zwischen Rechnungsstellern und diesen Einrichtungen der Bundesverwaltung dar. Für die Nutzung der Plattform ist eine einmalige Registrierung des Rechnungsstellers erforderlich. Die ZRE ist unter https://xrechnung.bund.de online.
Viele Wege führen zur Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes.
Lieferanten können E-Rechnungen auf mehreren Wegen über die ZRE an ihre Auftraggeber übermitteln: Am einfachsten ist für Lieferanten der Versand von E-Rechnungen direkt aus dem eigenen IT-System. Hierfür kann es notwendig sein, die im Lieferanten eingesetzte Software fit für die E-Rechnung zu machen, um die elektronische Übertragung mit E-Mail oder De-Mail sowie per Webservice optimal nutzen zu können.
Der manuelle Upload einer vorab erstellten E-Rechnung auf der Seite der ZRE bietet sich für diejenigen Lieferanten an, die mit ihrer Software eine XRechnung oder eine andere der europäischen Norm EN 16931 entsprechende elektronische Rechnung erstellen, diese jedoch nicht über die angebotenen Übertragungskanäle (De-Mail, E-Mail oder Webservice) versenden können oder wollen. Dabei ist zu beachten, dass die zum Upload vorgesehenen E-Rechnungen neben der europäischen Norm EN 16931 auch der ERechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform entsprechen.
Die Weberfassung bietet sich insbesondere für Rechnungssteller mit einem geringen Rechnungsvolumen an, die keine Software im Rechnungsausgang verwenden oder deren im Einsatz befindliche Software keinen – den oben genannten Anforderungen entsprechenden – Standard unterstützt. Konkret: Der Rechnungssteller gibt die Rechnungsdaten Feld für Feld manuell in eine Eingabemaske der ZRE ein. Die ZRE erzeugt daraus eine XRechnung, die nach dem Versand von der ZRE heruntergeladen werden kann. Die Plattform stellt jedoch kein revisionssicheres Archiv für den Rechnungssteller bereit.
Wirtschaftlich, ökologisch und digital: Die E-Rechnung bietet viele Vorteile.
So oder so – die Vorteile der E-Rechnungen liegen für Lieferanten auf der Hand: Nach einmaliger Registrierung können Rechnungen über die Plattform an sämtliche Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung elektronisch übermittelt werden, sodass spürbare Einsparungen durch den Entfall des Ausdruckens und des postalischen Versands einer Rechnung erzielt werden können.
Zudem ergeben sich Chancen, mit der Umstellung auf E-Rechnung auch weitere Prozesse im Rechnungswesen zu digitalisieren. Und schließlich ist mit Blick auf die Rechnungsbearbeitung zu erwarten, dass durch die Minimierung der Transportzeiten sowie den Wegfall ganzer Arbeitsschritte eine Verkürzung der Durchlaufzeit einer Rechnung erreicht wird.
Denken Sie rechtzeitig daran, sich fit für die E-Rechnung zu machen, um von allen Vorteilen frühzeitig zu profitieren. Machen Sie die Pflicht zur E-Rechnung zu Ihrem wirtschaftlichen Vorteil.
(Quelle: Bundesministerium des Inneren)
Stand: Juli 2019