Neues zur Telefonwerbung - Was ist bei Werbeanrufen zu dokumentieren?
Unternehmen benötigen vor einem Werbeanruf die Einwilligung des angerufenen Verbrauchers, diese Einwilligung muss in angemessener Form dokumentiert und fünf Jahre aufbewahrt werden. Bei einem Verstoß droht ein Bußgeld von bis zu 50.000 Euro. Die Bundesnetzagentur hat zu dieser Einwilligungsdokumentation des § 7a UWG Auslegungshinweise veröffentlicht, die die entsprechenden Pflichten bei Telefonwerbung konkretisieren.
Die Pflicht zur Dokumentation und Aufbewahrung trifft „werbende Unternehmen“, sie bezieht sich damit sowohl auf Personen oder Unternehmen, die Werbeanrufe gegenüber Verbrauchern durchführen (gegebenenfalls „Callcenter“) als auch die Unternehmen, welche diese Anrufe in Auftrag geben und deren Produkte oder Leistungen dabei beworben werden. Für den Auftraggeber wandelt sich die Pflicht in eine Prüfpflicht dahingehend, ob die Einwilligung ordnungsgemäß dokumentiert wurde.
Umfang der Dokumentationspflicht
Um die gesetzlich geforderte Wirksamkeit der Einwilligung zu belegen, ist die Dokumentation entsprechender Informationen zu den Beteiligten am Einwilligungsprozess (Vor- und Zuname, Wohnanschrift des Einwilligenden sowie Firma und Firmensitz nebst ladungsfähiger Anschrift des Unternehmens und Benennung des Erklärungsempfängers in pseudonymisierter Form, z.B. internes Kürzel) und zum Inhalt und der Reichweite der Einwilligung notwendig. Zudem müssen der Zeitpunkt (Datum, im Falle der elektronischen Einholung die genaue Uhrzeit) sowie die Art und Weise ihrer Erteilung dokumentiert werden.
Wichtig ist, dass der durch die Dokumentation erlangte Nachweis authentisch ist und nach dem neusten Stand der Technik gegen Manipulation geschützt ist.
Die Einwilligung in die Telefonwerbung kann jederzeit formlos (teilweise) widerrufen werden, ein Widerruf oder sonstige Änderungen der Einwilligung sind in gleichem Umfang zu dokumentieren und aufzubewahren.
Zudem ist die letzte Verwendung der Einwilligung zu dokumentieren, da die fünfjährige Aufbewahrungsfrist ab Erteilung nach jeder Verwendung von neuem beginnt. Eine Verwendung der Einwilligung liegt vor, wenn ein Werbeanruf auf Grundlage der Einwilligung getätigt wird. Nicht jedoch bei bloßen Anrufversuchen oder wenn der Verbraucher selbst nach einem entgangenen Anruf zurückruft.
Form der Werbeeinwilligung
Die Form der Werbeeinwilligung bleibt den Unternehmen selbst überlassen. In der Praxis wird die Einwilligung regelmäßig fernmündlich, schriftlich, textlich oder per Anklicken eines Auswahlfeldes auf einer Website bzw. in einer App erteilt. Je nach gewählter Form unterscheidet sich die Dokumentationspflicht.
Für textliche oder in sonstiger Form elektronisch erteilte Einwilligungen nennt die Bundesnetzagentur als Beispiel für technische Methoden unter anderem die qualifizierte elektronisch signierte E-Mail, digitale Personalausweisfunktionen und Authentifizierungs-SMS. Das Double-Opt-In-Verfahren stellt jedoch keine geeignete Möglichkeit dar, da hierbei die tatsächliche Zuordnung der angegebenen Telefonnummer zu dem Inhaber einer bestimmten E-Mail-Adresse nicht belegbar ist.
Bei einer fernmündlich erteilten Einwilligung bedarf es der Aufzeichnung des gesamten zusammenhängenden Gesprächsabschnitts (Voicefile), wobei stets auf die rechtlichen Anforderungen einer Gesprächsaufnahme zu achten ist.
Wurde die Werbeeinwilligung schriftlich erteilt, so ist bei einem eigenständigen Einwilligungsdokument lediglich dieses zu dokumentieren und aufzubewahren. Ist die Einwilligungsklausel Bestandteil eines Dokumentes, das zugleich andere Willenserklärungen des Verbrauchers enthält, wie beispielsweise eines Vertrages, so sind die Vertragsbestandteile, die in inhaltlichem Zusammenhang mit der Einwilligung stehen ebenfalls zu dokumentieren.
Vorlagepflicht
Auf Verlangen der Bundesnetzagentur haben die werbenden Unternehmen den Nachweis unverzüglich vorzulegen. Die Bundesnetzagentur kann die Vorlage insbesondere auch in ihrer Funktion als zuständige Bußgeldbehörde verlangen.
Die Vorlagepflicht ist erfüllt, wenn die Dokumentation der Bundesnetzagentur in vollem Umfang durch Übersendung zugänglich gemacht wird. Hierzu genügt in der Regel die Übersendung einer gegen Veränderung in geeigneter Form gesicherten Kopie in einem gängigen Datenformat aus.
Die Auslegungshinweise sind auf der Internetseite der Bundesnetzagentur in der Rubrik Fachthemen - Telekommunikation unter Unternehmenspflichten zu finden.