Whistleblowing - Hinweisgebermeldesystem in Unternehmen

Das neue Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist seit 2. Juli 2023 in Kraft. Das Gesetz ist die deutsche Umsetzung der sog. EU-Whistleblower-Richtlinie und verpflichtet Unternehmen ab 50 Beschäftigten dazu, eine interne Meldestelle einzurichten, um Hinweisgebern eine vertrauliche Meldung von Regelverletzungen und Gesetzesverstößen zu ermöglichen und sie vor Repressalien zu schützen. Geschützt werden nur gutgläubige Hinweisgeber.

Unternehmen mit mindestens 250 Beschäftigten und Unternehmen im Finanzdienstleistungsbereich unabhängig von der Mitarbeiterzahl sind bereits seit dem Inkrafttreten des HinSchG dazu verpflichtet, interne Meldestellen einzurichten. Für 6 Monate nach dem Inkrafttreten wird eine fehlende Einrichtung jedoch nicht sanktioniert, Bußgelder können erst ab dem 01.12.2023 verhängt werden. Für Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern gilt eine verlängerte Umsetzungsfrist bis zum 17.12.2023.

Für Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten besteht keine Verpflichtung zur Einrichtung einer internen Meldestelle.

Für die Beschäftigtenanzahl ist die reine "Kopfzahl" maßgeblich. Teilzeitbeschäftigte (auch Minijobber) werden also nicht nur anteilig berücksichtig, sondern jeweils voll gezählt.

Unterschieden werden muss zwischen internen und externen Meldestellen.

Interne Meldestellen können im eigenen Unternehmen eingerichtet werden oder es kann ein externer Dritter beauftragt werden. Sichergestellt werden muss ein vertraulicher Umgang mit der Meldung sowie die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen und die Datensicherheit. Zudem muss bei der Ausgestaltung des Hinweisgebersystems auch auf Beteiligungsrechte der Arbeitnehmervertretung geachtet werden.

Unternehmen bis 249 Mitarbeitern haben die Möglichkeit, mit anderen Unternehmen eine gemeinsame Meldestelle zu betreiben.

Externe Meldestellen müssen von der öffentlichen Hand eingerichtet werden, die zentrale externe Meldestelle wird beim Bundesamt für Justiz eingerichtet.

Über die Möglichkeit der Meldung an die externen Meldestellen müssen die Unternehmen ihre Mitarbeiter umfassend informieren. Die Informationen müssen leicht verständlich und zugänglich sein, beispielsweise auf der Unternehmens-Website, im Intranet oder am Schwarzen Brett.

Hinweisgeber sollten nach dem HinSchG in den Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und sie keine Repressalien befürchten, die Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen.

Mit den Aufgaben einer internen Meldestelle kann ein Mitarbeiter oder eine Arbeitseinheit betraut werden. Der Beschäftigungsgeber hat dafür Sorge zu tragen, dass die Person(en) über die notwendige Fachkunde verfügen, dies kann durch entsprechende Schulungen sichergestellt werden.

In der Funktion als Meldestellenverantwortlicher muss die Person unabhängig sein und es darf zu keinen Interessenkonflikten mit der sonstigen Tätigkeit im Unternehmen kommen. Konkrete Vorgaben hinsichtlich geeigneter Personen sieht das Gesetz nicht vor, das ist abhängig von der Größe des Unternehmens, der Organisationsstruktur, der Art der Tätigkeit.

Der Meldekanal kann mündlich oder schriftlich eingerichtet werden, es können auch mehrere Kanäle zur Verfügung gestellt werden.

Mündliche Meldekanäle sind beispielsweise eine Whistleblower-Hotline oder ein Anrufbeantwortersystem.

Meldekanäle in Textform können eine für die Entgegennahme von Meldungen eingerichtete E-Mail-Adresse oder eine Plattform im Internet oder Intranet sein.

Darüber hinaus sollte auf Wunsch des Hinweisgebers ein persönliches Treffen, auch in Form einer Videokonferenz, zur Besprechung möglich sein.

Es ist nicht verpflichtend, die Meldekanäle so einzurichten, dass auch anonyme Meldungen abgegeben werden können, jedoch sollten nach dem Wortlaut des Gesetzes auch solche Meldungen bearbeitet werden.

Wichtig ist, dass die Meldekanäle die Vertraulichkeit der Integrität des Hinweisgebers und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden, gewährleisten und nur befugte Mitarbeiter Zugriff darauf haben.

Tipp: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig über die Einrichtung der internen Meldestelle, um Meldungen an eine externe Stelle vorzubeugen!

Beauftragung eines Dritten

Mit der Entgegennahme von Hinweisen (intern) kann auch ein Dritter beauftragt werden, ein externer Anbieter von Meldeplattformen bzw. eine Ombudsperson (beispielsweise ein Rechtsanwalt).

Wichtig ist, dass die Unabhängigkeit und Vertraulichkeit sowie die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen gewährleistet werden.

Ein Vorteil der Beauftragung eines Dritten ist die Vermeidung von Interessenkonflikten, die innerhalb eines Unternehmens entstehen können. Zudem haben Ombudspersonen wie Rechtsanwälte eine berufsrechtliche Verschwiegenheitspflicht.

Datenschutz

Da bei dem Meldeverfahren personenbezogene Daten verarbeitet werden, müssen die rechtlichen Anforderungen des Datenschutzes eingehalten werden. Alle personenbezogenen Daten, sowohl die des Hinweisgebers als auch etwaiger beschuldigter Personen, müssen im Einklang mit der EU-Datenschutzgrundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz verarbeitet werden.

Vor der Einrichtung eines Hinweisgebersystems muss zunächst eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchgeführt werden. Zudem müssen die datenschutzrechtlichen Informationspflichten beachtet werden. Eine sichere Datenverarbeitung verlangt darüber hinaus geeignete technische und organisatorische Maßnahmen. So ist z.B. bei der Einrichtung einer E-Mail-Adresse als interner Meldekanal zu beachten, dass die IT-Abteilung des Unternehmens in der Regel Zugriff auf das Postfach haben wird. Die Abgabe einer entsprechenden Vertraulichkeitserklärung ist daher ratsam. Der Prozess über den internen Meldekanal muss des Weiteren im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufgenommen werden und es müssen Aufbewahrungs- und Löschfristen festgelegt werden.

Bei Beauftragung eines externen Dienstleisters kann der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags erforderlich sein.

Ansprechpartnerin zum Datenschutz: Susanne Göller, 0921 886-218, goeller@bayreuth.ihk.de

Beteiligung des Betriebsrats

Nach § 80 Abs. 2 Betriebsverfassungsgesetz haben Betriebsräte einen Anspruch auf Unterrichtung der geplanten Einrichtung eines Hinweisgebersystems.

Bei der Frage der Ausgestaltung des Meldekanäle können Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats ausgelöst werden. Insbesondere im Falle der Einrichtung und Anwendung technischer Einrichtungen, sofern die Identifikation des Hinweisgebers möglich ist, § 87 Abs.1 Nr.6 BetrVG. Hinsichtlich Schulungsmaßnahmen für die Meldestellenverantwortlichen ergibt sich ein Beteiligungsrecht aus §§ 96 ff BetrVG.

Hinweisgeber können Beschäftigte sein sowie alle natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße aus dem beruflichen Umfeld erlangt haben.

Insbesondere:

Die internen Meldekanäle müssen nur für die eigenen Beschäftigten und überlassenen Leiharbeitnehmer offenstehen. Ob die Kanäle darüber hinaus auch von außenstehenden Personen genutzt werden können, können die Unternehmen selbst entscheiden.

Der Schutzbereich ist in § 2 HinSchG geregelt. Gemeldet werden können danach Verstöße gegen europarechtliche Vorgaben sowie gegen deutsche Strafvorschriften und bestimmte Ordnungswidrigkeiten, die bußgeldbewehrt sind und Leben, Leib oder Gesundheit schützen oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dienen.

Der Hinweisgeberschutz umfasst nur Hinweise auf Verstöße aus dem beruflichen Umfeld.

Hier finden Sie eine genaue Auflistung der Verstöße, die gemeldet werden können sowie einen Überblick über die externen Meldestellen:
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/ZustaendigkeitderMeldestellen/ZustaendigkeitderMeldestellen_node.html#AnkerDokument97002

Geht eine Meldung ein, so ist dies stets vertraulich zu behandeln. Dem Hinweisgeber muss innerhalb einer 7-Tage-Frist der Eingang bestätigt werden. Die Meldung muss geprüft werden, unter anderem durch interne Untersuchungen. Bei Stichhaltigkeit müssen entsprechende Folgemaßnahmen in die Wege geleitet werden. Verfahren können auch für weitere Untersuchungen weitergegeben werden, beispielsweise an eine zuständige Behörde. Bei Mangel an Beweisen kann das Verfahren eingestellt werden. Über die ergriffenen oder geplanten Folgemaßnahmen sowie die Gründe hierfür muss der Hinweisgeber innerhalb von 3 Monaten informiert werden.

Meldungen müssen dokumentiert und 3 Jahre aufbewahrt werden. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderung nach dem Hinweisgeberschutzgesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.

Zum Schutz der Hinweisgeber vor Repressalien aufgrund der Meldung gilt bei einer Benachteiligung im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit eine Beweislastumkehr. Der Beschäftigungsgeber muss beweisen, dass die nachteilige Maßnahme in keinem Zusammenhang mit der Meldung des Hinweisgebers steht. Diese Beweislastumkehr kommt nur dann zum Tragen, wenn der Hinweisgeber sie selbst geltend macht.

Es ist daher ratsam, die Durchführung personeller Maßnahmen und die Betreuung der Hinweisgebermeldestelle an verschiedenen Personen zu übertragen, um eine strikte Trennung zu gewährleisten. Im Falle eines Rechtsstreits kann die konsequente Aufgabentrennung bei der Vermutung einer Repressalie zugunsten des Beschäftigungsgebers berücksichtigt werden. Zudem sollten Personalverantwortliche die Gründe für arbeitsrechtliche Maßnahmen sorgfältig dokumentieren.

Mögliche Verstöße sind das Fehlen einer internen Meldestelle, die Behinderung von Meldungen, eine Verletzung der Vertraulichkeit oder das Ergreifen von Repressalien gegenüber dem Hinweisgeber. Je nach Verstoß drohen Bußgelder in Höhe von bis zu 10.000 Euro, 20.000 Euro oder bis zu 50.000 Euro.

Zudem kann dem Hinweisgeber Schadensersatz zustehen.

Hinweis: Diese Informationen sollen Ihnen nur erste Hinweise geben und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.

Stand 10.11.2023