Im Ausland arbeiten

Einreise-, Aufenthalts- und Zollbestimmungen

Informieren Sie sich über die Einreise-, Aufenthalts- und Zollbestimmungen sowie über arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Regelungen beim Bundesverwaltungsamt.

Entsendungen ins Ausland

International tätige Unternehmen beauftragen oft eigenes Personal, bestimmte Dienstleistungen im Ausland zu erbringen. Beispielsweise um
  • im Auftrag eines Kunden Maschinen und Anlagen zu installieren oder zu warten,
  • in ihren Niederlassungen oder Tochterfirmen Schulungen und Meetings zu halten,
  • Messestände zu betreuen.
Wenn das zeitlich befristet geschieht, spricht man von Entsendung.
Auch wenn Sie Arbeitnehmer in Ihrem Unternehmen eigens für eine befristete Tätigkeit im Ausland einstellen, entsenden Sie diese in das Zielland. Leben diese Arbeitnehmer jedoch schon vor Ort und arbeiten dort in Ihrem Auftrag, dann gelten sie als Ortskräfte.
Eine Entsendung kann wenige Tage, mehrere Wochen, Monate oder Jahre dauern. Kürzere Entsendungen können mit einem Dienstreiseauftrag erfolgen, bei längerfristigen Aufenthalten auch als Abordnung oder über mehrere Jahre als Versetzung.
Bei jeder Entsendung müssen Sie arbeits-, sozialversicherungs-, steuerrechtliche und teilweise auch aufenthaltsrechtliche Bestimmungen beachten. Deshalb sollten Sie Mitarbeiterentsendungen längerfristig und unter Einbeziehung der betreffenden Mitarbeiter vorbereiten.

Entsendungen in die EU

Für Entsendung von Mitarbeitern in EU-Mitgliedstaaten gelten zudem die Regelungen der EU-Entsenderichtlinie (96/71/EG), der Richtlinie 2014/67/EU sowie der reformierten Entsenderichtlinie (EU) 2018/957. Diese Richtlinien beinhalten unter anderem die Pflicht, bestimmte arbeitsrechtlich Mindeststandards des Ziellandes einzuhalten.
Im Rahmen dieser Richtlinie erlässt das jeweilige EU-Mitgliedsland entsprechende nationale Vorschriften zur Umsetzung. Diese betreffen unter anderem
  • Meldepflichten,
  • Dokumente, die vor Ort mitzuführen sind,
  • Einhaltung von Mindestlöhnen, Gültigkeit von Tarifverträgen,
  • Arbeitszeiten,
  • Regelungen zum Gesundheits- und Arbeitsschutz.
Die Entsendevorschriften sind in allen EU-Mitgliedstaaten, aber auch in EWR-Staaten sowie der Schweiz, unterschiedlich. Bei Verstößen drohen empfindliche Bußgelder. Deshalb: Rechtzeitige Vorbereitung hilft Ärger vermeiden.
  • Alles Wichtige zum Thema Mitarbeiterentsendung finden Sie in diesem Entsende-Merkblatt.
  • Grundlegende Informationen zur Entsendung von Mitarbeitern in 14 EU-Staaten und die Schweiz sowie aktuelle bayerische Veranstaltungen zum Thema finden Sie im Dienstleistungskompass.
  • Weitere allgemeine Hinweise für die EU enthält das Informationsportal youreurope.
  • Das Netzwerk der deutschen Auslandshandelskammern bietet Ihnen einige Dienstleistungen an, um Ihre Mitarbeiterentsendung ins Ausland rechtssicher zu gestalten.

A1-Bescheinigung nicht vergessen

Auch für kurzfristige Dienstreisen und Entsendungen in die EU, den EWR und die Schweiz wird ein Sozialversicherungsnachweis, die A1-Bescheinigung, benötigt. Das gilt sowohl für Arbeitnehmer als auch für Selbständige. Die A1-Bescheinigung muss vor Beginn der Entsendung oder der Dienstreise online bei der zuständigen Krankenkasse oder dem jeweiligen Rentenversicherungsträger beantragt werden. Arbeitgeber können dafür ein geprüftes Lohnabrechnungssystem nutzen. Steht ein solches nicht zur Verfügung, kann eine maschinelle Ausfüllhilfe der GKV genutzt werden.
DIe A1-Bescheinigung muss während der Dienstreise oder Entsendung mitgeführt werden. Bei Kontrollen vor Ort ist diese vorzuweisen, sonst können die zuständigen nationalen Behörden Bußgelder verhängen.
Weitere Informationen zur A1-Bescheinigung sowie zu Entsendungen ins Ausland bietet Ihnen die Webseite der deutschen Verbindungsstelle Krankenversicherung Ausland (DVKA).
IHK-Ansprechpartner:
  • Für Basisinformationen zur Entsendung von Mitarbeitern in EU- und EWR-Staaten sowie für allgemeine Informationen rund um Ihre Geschäftsreise ins Ausland; d.h. Aufenthaltsrecht, Zollbestimmungen, Reisesicherheit und mehr:
    Stefanie Hader
  • Für arbeitsrechtliche Fragen:
    Sandra Nützel
  • Für steuerrechtliche Fragen:
    Andreas Wandner

Visa-Einladungen für Geschäftsreisende

1. Einladungsschreiben für ausländische Geschäftsreisende

Deutsche Botschaften in Drittländern verlangen bei der Bearbeitung von Visa-Anträgen ein Einladungsschreiben des in Deutschland ansässigen Geschäftspartners. Um sicherzustellen, dass das einladende deutsche Unternehmen tatsächlich existiert, wird in einigen Fällen eine Bescheinigung dieses Einladungsschreibens durch die zuständige deutsche IHK verlangt.
Das Einladungsschreiben des deutschen Unternehmens soll folgende Mindestangaben enthalten:
  • Betreff: Visa-Erteilung
  • Name des Unternehmens im Partnerland
  • Erklärung, dass es sich bei diesem Betrieb um einen Geschäftspartner handelt
  • Möglichst genaue und plausible Begründung des Reisezwecks
  • Name des Mitarbeiters, für den das Visum ausgestellt werden soll
  • Geburtsdatum und Passnummer der eingeladenen Person
  • Dauer des Besuches mit Datum der Ein- und Ausreise
  • Hinweis auf die §§ 66 - 68 Aufenthaltsgesetz, wonach entstehende Kosten, Versicherung etc. von dem deutschen Unternehmen getragen werden
  • Unterschrift des Geschäftsführers oder -inhabers
Hinweis: Für die Bescheinigung von Einladungsschreiben von IHK-fremden Personen und Institutionen, z.B. Anwälte, kirchliche Vereinigungen, Sportverbände, Schulen, ist die IHK nicht zuständig.

2. Visaanträge bei ausländischen Botschaften für deutsche Geschäftsreisende

Für Geschäftsreisen oder Montagetätigkeiten müssen häufig Visa für das Ausland beantragt werden. Bei einigen Ländern ist die IHK in diesen Prozess eingebunden. Dies sind insbesondere:
  • Saudi-Arabien; Hinweis: Original-Einladung aus Saudi-Arabien muss beim Konsulat vorgelegt werden
  • Indien
  • Bangladesh
  • Argentinien
  • Brasilien
In diesen Fällen legen Sie der IHK das Antragsschreiben des Unternehmens an die ausländische Botschaft vor.
Das Schreiben des Unternehmens sollte folgendes beinhalten:
  • Reisender: Vollständiger Name, Adresse, Passnummer
  • Gastgeber/Einladender/Geschäftspartner
  • Reisezweck: Messe, Montage, Geschäftsreise etc.
  • Dauer bzw. Anzahl der Einreise/n

3. Beantragung eines Geschäftsreise-Visums

Einzelheiten über Unterlagen zur Visabeantragung kann der Antragsteller in vielen Fällen auf der Webseite der zuständigen deutschen Auslandsvertretung oder bei den Vertretungen fremder Staaten erfahren. Das Visum muss grundsätzlich der Antragsteller, d.h. der Reisende, persönlich beantragen.