Neue Regelung für Registrierkassen

Seit Jahresbeginn 2020 besteht die Pflicht, elektronische Registrierkassen beziehungsweise Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu versehen. Rechtsgrundlage ist das “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ aus dem Jahre 2016. Ab dem 31. März 2021 müssen insofern sämtliche verwendeten Kassensysteme grundsätzlich über eine TSE-Einrichtung verfügen.
Mittlerweile sind Hardware-basierte TSE-Module ausreichend am Markt vorhanden, so dass eine flächendeckende Versorgung und die Möglichkeit einer problemlosen Umrüstung bestehender Systeme sichergestellt werden kann.

Muss nun eine Umstellung auf eine Hardware-basierte TSE-Lösung erfolgen?

Unternehmen können frei zwischen hardwarebasierter oder softwarebasierter Sicherheitszertifizierung wählen. Zunächst sollten Unternehmen, die eine Cloud-TSE zur Absicherung ihrer Kassensysteme verwenden möchten, umgehend Kontakt mit ihrem Kassen-/TSE-Hersteller aufnehmen, um die konkreten Details beziehungsweise einen Zeitrahmen für die Implementierung abzusprechen.
Überlegen Sie, stattdessen auf eine Hardware-basierte TSE-Lösung auszuweichen, sollten vorab die vereinbarten Vertragsbedingungen mit dem Cloud TSE-Hersteller geprüft werden, insbesondere bezüglich Rücktrittsmöglichkeiten vom Vertrag, Schadensersatz und eventuell eingreifenden Vertragsstrafen.
Bei der Auswahl eines für Sie geeigneten Systems sollten Sie in jedem Fall darauf achten, dass dieses von dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik als zuständige Zertifizierungsstelle als zulässiges Kontrollsystem ausgewiesen wurde. Eine Auflistung der zurzeit zugelassenen Systeme finden Sie hier:
BSI - Technische Sicherheitseinrichtungen für elektronische Aufzeichnungssysteme (bund.de)

Wann wird das Fehlen einer Sicherheitseinrichtung nicht beanstandet?

Das Fehlen einer technischen Sicherheitseinrichtung kann nur in den absoluten Ausnahmefällen nicht beanstandet werden, wenn
  • der Unternehmer eine Umrüstung beziehungsweise den Einbau bei einem Dienstleister oder beim Kassenhersteller vor dem 30. September 2020 beauftragt hat. Die Beauftragung ist durch geeignete Unterlagen (zum Beispiel Bestellnachweis) zu belegen
    oder
  • die benötigte cloudbasierte Einrichtung nicht verfügbar ist. Das ist durch geeignete Unterlagen des Dienstleisters oder des Kassenherstellers (zum Beispiel Zertifizierungsantrag, Mitteilungen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik) nachzuweisen.
Die genannten Nachweise sind der Verfahrensdokumentation zur Kassenführung beizufügen und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht vorzuhalten. Ein gesonderter Antrag beim zuständigen Finanzamt ist nicht zu stellen.

Was ist für Unternehmer zu tun?

Um prüfen zu können, welche zertifizierte technische Sicherheitseirichtung geeignet ist, empfiehlt die IHK Aachen, sich zeitnah an den Kassenhersteller oder -händler zu wenden. Mit diesem ist zu besprechen, welche Lösung für die entsprechende Kasse und das Unternehmen gewählt werden sollte.
Sowohl hardware- als auch cloudbasierte Sicherheitseinrichtungen können bereits seit längerem erworben werden, sodass Unternehmen von einer angemessenen und zielführenden Beratung seitens der jeweiligen Anbieter vertrauen können.

Adressat der Änderungen und Regulatorik bestehende Regulatorik seit dem Jahr 2017

Betroffen sind im weiteren Sinne alle Gewerbetreibenden, die Bücher führen, und im engeren Sinne alle, die eine elektronische Registrierkasse, PC-Kasse oder ähnliches einsetzen. Es besteht jedoch weiterhin keine Pflicht zur Anschaffung einer Registrierkasse. Der Unternehmer kann also frei entscheiden, ob er eine offene Ladenkasse oder eine Registrierkasse verwenden möchte.
Kaufleute sind zur Buchführung verpflichtet. Sie müssen also unter anderem Aufzeichnungen führen, die auch die täglichen Aufzeichnungen der Kasseneinnahmen und -ausgaben umfassen.
Kleingewerbetreibende, die per Einnahmen-Überschuss-Rechnung abrechnen, müssen grundsätzlich keine Handelsbücher führen. Erforderlich ist jedoch eine Einzelaufzeichnung und bei offener Ladenkasse ein Kassenbericht, der die sogenannte Kassensturzfähigkeit sicherstellt. Führt der Unternehmer auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch, so muss auch dieses den gesetzlichen Anforderungen genügen.
Registrierkassen werden verwendet, um bei Bargeschäften die Einnahmen zu verbuchen. Die Belege, die von Registrierkassen ausgegeben werden, zählen als Unterlagen der Kassenführung und unterliegen somit den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung. Sie zählen zu den Kassenbüchern. Somit sind an Registrierkassen und deren Belege besondere Anforderungen zu stellen.

Warum gibt es die Pflicht zur Kassenführung?

Zunächst besteht für Kaufleute und für Kleingewerbetreibende, die Geschäftsvorfälle ähnlich wie Kaufleute aufzeichnen, die Pflicht, Kassenbücher ordnungsgemäß zu führen. Dabei sind elektronische Systeme heutzutage aus der Buchführung nicht mehr wegzudenken.
Sobald nun elektronische Systeme wie beispielsweise Buchhaltungssoftware zur Führung der Kassenbücher oder anderer kaufmännischer Bücher (beispielsweise Lohnbuchhaltung) verwendet werden, gelten für diese elektronisch geführten Bücher Regelungen, die über solche für rein auf Papier geführte Bücher hinausgehen. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat hinsichtlich der korrekten Führung von EDV-gestützten Kassenbüchern und anderen elektronischen Handelsbüchern die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" aufgestellt.
Von diesen GoBD ist auch die Benutzung von Registrierkassen bei Bargeschäften erfasst, wenn diese Registrierkassen Daten in elektronischer Form speichern. Bei Fragen dazu sollten sich Unternehmen mit ihrem Steuerberater in Verbindung setzen.

Warum und inwiefern gilt das auch für Registrierkassen?

Für Registrierkassen gelten zusätzlich noch einmal besondere Vorgaben. Seit dem 1. Januar 2017 müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich der mit der Registrierkasse erzeugten Rechnung unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden.
Die Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, so dass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können. Die gesetzliche Vorgabe des § 146a I AO lässt sich dahingehend verstehen, dass alle für eine Besteuerung relevanten Vorgänge so detailliert zu protokollieren sind, dass das zuständige Finanzamt bei einer Außenprüfung die Details des geschäftlichen Vorgangs unmissverständlich nachvollziehen kann. Erfasst sind davon insbesondere Ein- und Ausgangsumsätze, Privateinlagen und -entnahmen, das Einlösen von Gutscheinen und die Stornierung von Umsätzen.
Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung, wobei diese nur bei der Verwendung von offenen Ladenkassen gilt und somit gerade nicht bei TSE-gesicherten Kassensystemen greift.
Eine Verdichtung der Daten ist ebenso unzulässig wie eine Aufbewahrung ausschließlich in gedruckter Form. Registrierkassen müssen damit in der Lage sein, direkt digitale Unterlagen für die Buchhaltung zu erstellen.
Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten – innerhalb des Geräts nicht oder nicht dauerhaft möglich, müssen diese Daten unveränderbar maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. "Unveränderbar" bedeutet dabei, dass die verwendete Software revisionssicher sein muss. Eine einfache Excel-Tabelle wäre damit nicht ausreichend.

Was bedeutet die Aufbewahrungspflicht?

Unterlagen, die mittels elektronischer Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzähler erstellt worden sind, müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Die Daten müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden (entweder intern oder mit Speichererweiterung extern) und dürfen nicht veränderbar sein. Ein Löschen der Einzel-Bons zugunsten des Tagesendsummen-Bons ist unzulässig. Auch die alleinige Aufbewahrung der Endsummenbons (sogenannte Z-Bons) auf Papier ist dann nicht mehr ausreichend. Neu ist, dass ein Abgleich barer und unbarer Geschäftsvorfälle und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- und Aufzeichnungswerk gewährleistet werden muss. Zuwiderhandlungen gegen diese Vorgaben können mit empfindlichen Bußgeldern oder umfassenden Steuernachforderungen geahndet werden.

Änderungen seit 2020

Seit dem 1. Januar 2020 gelten weitere neue gesetzliche Vorgaben. Dies sind insbesondere:
  • Meldepflicht des Steuerpflichtigen bezüglich der Nutzung elektronischer Kassensysteme
    Seit dem 1. Januar 2020 haben Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Zurzeit unterliegt diese Meldevorgabe noch besonderen zeitlichen Umsetzungsvorgaben seitens des BMF (Stand: September 2024; siehe Unterpunkt: Zukünftige Änderungen ab 2025).
  • Belegausgabepflicht bei Nutzung einer elektronischen Kasse
    Weiterhin ist seit dem 1. Januar 2020 die verpflichtende elektronische Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssystemen vorgesehen. Danach muss für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten ein Beleg erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Mit der Belegausgabepflicht entsteht für den am Geschäftsvorfall Beteiligten aber keine Pflicht zur Mitnahme des Belegs. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität besteht gegebenenfalls die Möglichkeit einer Befreiung von der Belegausgabepflicht.

Handlungsempfehlung

Pflicht zur Implementierung von Sicherheitseinrichtungen

Unternehmen sind nun grundsätzlich verpflichtet, TSE-Lösungen in ihren Betriebsalltag zu integrieren. Mittlerweile hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) für hardwarebasierte TSE-Lösungen mehrerer Anbieter die notwendigen Zertifikate erteilt, so dass erforderliche Aufrüstungen und neue Kassensysteme in breiter Masse am Markt verfügbar sind. Daher sollten Unternehmer vor Erwerb eines Kassensystems die Zeit nutzen, gegebenenfalls zusammen mit dem jeweiligen Kassenhersteller die passenden Sicherheitseinrichtungen auszuwählen und zu implementieren. Bei den Planungen sollte berücksichtigt werden, dass eine Unterstützung seitens der Systemanbieter sich aufgrund der nur begrenzten Kapazitäten dieser zunehmend schwieriger gestalten dürfte, je näher eine Aufhebung etwaiger Sonderregelungen rückt. Auch der technische Support der Kassenhersteller, der für die Umsetzung vor Ort oder Abhilfe bei Meldeproblematiken sorgt, kann in der Regel nur auf eine begrenzte Anzahl an qualifizierten Beschäftigten zugreifen.

Planungsschritte dokumentieren

Zudem ist es sehr empfehlenswert, Umsetzungsschritte und Planungen bereits im Vorfeld der Nutzung einer Kasse mit TSE-System nachvollziehbar zu dokumentieren. Insbesondere folgende Fragen sollten im Hinblick auf die Anzeigepflicht geklärt werden:
  • Welche TSE-Lösungen sollen im Unternehmen eingesetzt werden?
  • Ist bereits eine Bestellung erfolgt und ein voraussichtlicher Liefertermin vereinbart worden?
  • Wie ist der aktuelle Stand bei der Einrichtung einer TSE im Unternehmen?
  • Welche Schritte müssen als nächstes unternommen werden?
  • Wann wird die Einrichtung der TSE voraussichtlich abgeschlossen sein?
  • Wann ist, unter Beachtung dieser Daten, eine erstmalige Meldung an die Finanzbehörden erforderlich? An welche Behörde hat diese zu erfolgen?
Die zertifizierte Sicherheitseinrichtung besteht aus den folgenden drei Bestandteilen:
  1. einem Sicherheitsmodul,
  2. einem Speichermedium und
  3. einer digitalen Schnittstelle.

Das Sicherheitsmodul

Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.

Das Speichermedium

Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.

Die Digitale Schnittstelle

Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung, zum Beispiel für Prüfungszwecke. Welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen, wird unter anderem durch eine Rechtsverordnung festgelegt.
Auf der Website des Bundesministerium der Finanzen erhalten Sie weitere Informationen zum sogenannten “Kassengesetz“.
Die IHK Aachen rät Gewerbetreibenden dazu, die rechtskonforme Speicherung von unbaren Geschäftsvorfällen mit Ihrem Steuerberater zu besprechen.

Downloads

Schreiben des BMF vom 28. Juni 2024
Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Absatz 4 Abgabenordnung (AO) (bundesfinanzministerium.de)
Schreiben des BMF vom 13. Oktober 2023
Nichtbeanstandungsregelung bei Verwendung von EU-Taxametern und Wegstreckenzählern ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nach dem 31. Dezember 2023 (bundesfinanzministerium.de)
Stand: September 2024