Meldepflicht für elektronische Kassensysteme

Fristen und Verpflichtungen

Seit dem 1. Januar 2025 können Unternehmen alle in einer Betriebsstätte eingesetzten Kassensysteme – egal ob gekauft, gemietet oder gepachtet – zentral bei der Finanzverwaltung anmelden.
  • Geräte bis 30. Juni 2025 angeschafft: Meldung bis spätestens 31. Juli 2025 erforderlich.
  • Geräte ab 1. Juli 2025 erworben: Anmeldung muss innerhalb eines Monats nach Anschaffung erfolgen.
  • Außerbetriebnahme: Auch die Stilllegung eines Kassensystems ist innerhalb eines Monats mitzuteilen.
Nach Einschätzung der DIHK haben bislang rund 50 % der Unternehmen ihre Systeme noch nicht gemeldet. Für diese Betriebe besteht daher akuter Handlungsbedarf.

Übermittlung der Meldung

Die Meldung ist ausschließlich elektronisch möglich – entweder über das Finanzamtsportal „Mein ELSTER“ oder über eine Software mit ERiC-Schnittstelle.
Folgende Angaben sind zwingend erforderlich:
  • Art des Kassensystems
  • Seriennummer
  • Anschaffungs- oder Inbetriebnahmedatum
  • Art der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
  • Zuordnung zur jeweiligen Betriebsstätte
Empfehlung
Da die Einrichtung der Meldemöglichkeit aufgrund technischer Vorbereitungen verzögert wurde, gerät diese Pflicht im Alltag leicht in Vergessenheit. Unternehmen sollten daher zeitnah prüfen, ob alle erforderlichen Meldungen abgegeben wurden.
Wer jetzt handelt, vermeidet mögliche Sanktionen durch die Finanzverwaltung.
Bei Fragen wenden Sie sich am besten an Ihren Steuerberater oder an Ihren Kassendienstleister.

Änderungen seit 2020

Seit dem 1. Januar 2020 gelten weitere neue gesetzliche Vorgaben. Dies sind insbesondere:
  • Meldepflicht des Steuerpflichtigen bezüglich der Nutzung elektronischer Kassensysteme
    Seit dem 1. Januar 2020 haben Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Zurzeit unterliegt diese Meldevorgabe noch besonderen zeitlichen Umsetzungsvorgaben seitens des BMF (Stand: September 2024; siehe Unterpunkt: Zukünftige Änderungen ab 2025).
  • Belegausgabepflicht bei Nutzung einer elektronischen Kasse
    Weiterhin ist seit dem 1. Januar 2020 die verpflichtende elektronische Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssystemen vorgesehen. Danach muss für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten ein Beleg erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Mit der Belegausgabepflicht entsteht für den am Geschäftsvorfall Beteiligten aber keine Pflicht zur Mitnahme des Belegs. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität besteht gegebenenfalls die Möglichkeit einer Befreiung von der Belegausgabepflicht.

Downloads

Schreiben des BMF vom 28. Juni 2024
Beginn der Mitteilungsverpflichtung nach § 146a Absatz 4 Abgabenordnung (AO) (bundesfinanzministerium.de)
Schreiben des BMF vom 13. Oktober 2023
Nichtbeanstandungsregelung bei Verwendung von EU-Taxametern und Wegstreckenzählern ohne zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung nach dem 31. Dezember 2023 (bundesfinanzministerium.de)
Stand: September 2025