Rechtsinformation

Neue Regelung für Registrierkassen

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Seit Jahresbeginn 2020 besteht die Pflicht, elektronische Registrierkassen beziehungsweise Kassensysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu versehen. Mittlerweile sind Hardware-basierte TSE-Module ausreichend am Markt vorhanden, so dass eine flächendeckende Versorgung sichergestellt ist.
Jedoch befinden sich die Cloud-TSE-Lösungen weiterhin im Zertifizierungsverfahren. Daher ist zum jetzigen Zeitpunkt davon auszugehen, dass Cloud-basierte TSE-Lösungen bis zum Ende der Nichtbeanstandungsfrist am 31. März 2021 nicht vorhanden sein werden.

Muss nun eine Umstellung auf eine Hardware-basierte TSE-Lösung erfolgen?

Zunächst sollten Unternehmen, die eine Cloud-TSE zur Absicherung ihrer Kassensysteme verwenden möchten, umgehend Kontakt mit ihrem Kassen-/TSE-Hersteller aufnehmen, um die konkreten Details beziehungsweise einen Zeitrahmen für die Implementierung abzusprechen. Zudem sollte mit dem Steuerberater besprochen werden, ob beim Finanzamt ein Antrag auf Fristverlängerung nach § 148 Abgabenordnung gestellt werden sollte. Ziel ist es zu vermeiden, dass die Kassen ohne eine TSE-Absicherung nach dem 31. März 2021 nicht mehr verwendet werden dürfen. Voraussetzung für die Beantragung dieser Fristverlängerung ist eine besondere Härte im konkreten Einzelfall. Daher ist eine individuelle Sachverhaltsdarstellung erforderlich einschließlich detaillierter Beschreibung der besonderen Umstände im Unternehmen.
Für die Antragsstellung nach § 148 Abgabeverordnung hat der DIHK gemeinsam mit anderen Verbänden einen Leitfaden als Praxishilfe erarbeitet, den Unternehmen zur Beantragung einer Fristverlängerung beim Einsatz einer Cloud-TSE gegenüber dem Finanzamt verwenden können. Dieser Leitfaden kann bei Interesse gerne bei uns angefordert werden.
Überlegen Sie, stattdessen auf eine Hardware-basierte TSE-Lösung auszuweichen, sollten vorab die vereinbarten Vertragsbedingungen mit dem Cloud TSE-Hersteller geprüft werden, insbesondere bezüglich Rücktritt, Schadensersatz, Vertragsstrafe. Zugleich sollte ebenfalls beim Finanzamt ein Antrag auf Fristverlängerung nach § 148 Abgabenordnung gestellt werden. Grund hierfür ist die rückwirkende Absicherung des Zeitraums zwischen dem Auslaufen der Nichtbeanstandungsregel für Hardware-basierte TSE-Lösungen am 30. September 2020 und der tatsächlichen Inbetriebnahme der neuen Hardware-TSE.

Nichtaufgriffsregelung zur Sicherheitseinrichtung

Vor dem Hintergrund der Corona-Pandemie und der damit verbundenen finanziellen Belastung der Unternehmen hat das Finanzministerium des Landes Nordrhein-Westfalen die zuständigen Finanzämter gebeten, bei Außenprüfungen und Kassennachschauen nach dem 30. September 2020 nicht zu beanstanden, dass eine technische Sicherheitseinrichtung in der elektronischen Registrierkasse beziehungsweise dem Kassensystem nicht vorhanden ist. Das gilt bis zum 31. März 2021.
Zwar ist nach Auffassung des Bundesministerium der Finanzen dieses Vorgehen unzulässig, jedoch hat die oben beschriebene Landesverfügung nach allgemeiner Ansicht weiterhin Bestand. Die weitere Entwicklung bleibt abzuwarten.

Wann wird das Fehlen einer Sicherheitseinrichtung nicht beanstandet?

Das Fehlen einer technischen Sicherheitseinrichtung kann nur dann nicht beanstandet werden, wenn
  • der Unternehmer eine Umrüstung beziehungsweise den Einbau bei einem Dienstleister oder beim Kassenhersteller vor dem 30. September 2020 beauftragt hat. Die Beauftragung ist durch geeignete Unterlagen (zum Beispiel Bestellnachweis) zu belegen
    oder
  • die benötigte cloudbasierte Einrichtung nicht verfügbar ist. Das ist durch geeignete Unterlagen des Dienstleisters oder des Kassenherstellers (zum Beispiel Zertifizierungsantrag, Mitteilungen des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) nachzuweisen.
Die genannten Nachweise sind der Verfahrensdokumentation zur Kassenführung beizufügen und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht vorzuhalten. Ein gesonderter Antrag beim zuständigen Finanzamt ist nicht zu stellen.

Was ist für Unternehmer zu tun?

Um prüfen zu können, welche zertifizierte technische Sicherheitseirichtung geeignet ist, empfiehlt die IHK Aachen, sich zeitnah an den Kassenhersteller oder -händler zu wenden. Mit diesem ist zu besprechen, welche Lösung für die entsprechende Kasse und das Unternehmen gewählt werden sollte. Technische Sicherheitseinrichtungen können ab sofort erworben werden. Davon ausgenommen sind cloud-basierte Lösungen, da deren Zertifizierungsverfahren noch nicht abgeschlossen sind.

Änderungen seit 2017: Wer ist betroffen und warum?

Betroffen sind im weiteren Sinne alle Gewerbetreibenden, die Bücher führen, und im engeren Sinne alle, die eine elektronische Registrierkasse, PC-Kasse oder ähnliches einsetzen. Es besteht jedoch weiterhin keine Pflicht zur Anschaffung einer Registrierkasse. Der Unternehmer kann also frei entscheiden, ob er eine offene Ladenkasse oder eine Registrierkasse verwenden möchte.
Kaufleute sind zur Buchführung verpflichtet. Sie müssen also unter anderem Aufzeichnungen führen, die auch die täglichen Aufzeichnungen der Kasseneinnahmen und -ausgaben umfassen.
Kleingewerbetreibende, die per Einnahmen-Überschuss-Rechnung abrechnen, müssen grundsätzlich keine Handelsbücher führen. Erforderlich ist jedoch eine Einzelaufzeichnung und bei offener Ladenkasse ein Kassenbericht, der die sogenannte Kassensturzfähigkeit sicherstellt. Führt der Unternehmer auf freiwilliger Basis ein Kassenbuch, so muss auch dieses den gesetzlichen Anforderungen genügen.
Registrierkassen werden verwendet, um bei Bargeschäften die Einnahmen zu verbuchen. Die Belege, die von Registrierkassen ausgegeben werden, zählen als Unterlagen der Kassenführung und unterliegen somit den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung. Sie zählen zu den Kassenbüchern. Somit sind an Registrierkassen und deren Belege besondere Anforderungen zu stellen.

Warum gibt es die Pflicht zur Kassenführung?

Zunächst besteht für Kaufleute und für Kleingewerbetreibende, die Geschäftsvorfälle ähnlich wie Kaufleute aufzeichnen, die Pflicht, Kassenbücher ordnungsgemäß zu führen. Dabei sind elektronische Systeme heutzutage aus der Buchführung nicht mehr wegzudenken.
Sobald nun elektronische Systeme wie beispielsweise Buchhaltungssoftware zur Führung der Kassenbücher oder anderer kaufmännischer Bücher (beispielsweise Lohnbuchhaltung) verwendet werden, gelten für diese elektronisch geführten Bücher Regelungen, die über solche für rein auf Papier geführte Bücher hinausgehen. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat hinsichtlich der korrekten Führung von EDV-gestützten Kassenbüchern und anderen elektronischen Handelsbüchern die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)"  aufgestellt.
Von diesen GoBD ist auch die Benutzung von Registrierkassen bei Bargeschäften erfasst, wenn diese Registrierkassen Daten in elektronischer Form speichern. Bei Fragen dazu sollten sich Unternehmen mit ihrem Steuerberater in Verbindung setzen.

Warum und inwiefern gilt das auch für Registrierkassen?

Für Registrierkassen gelten zusätzlich noch einmal besondere Vorgaben. Spätestens seit dem 1. Januar 2017 müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich der mit der Registrierkasse erzeugten Rechnung unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden.
Die Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, so dass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können. Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungspflicht besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung. Die Ausnahme greift nicht bei Nutzung elektronischer Kassen.
Eine Verdichtung der Daten ist ebenso unzulässig wie eine Aufbewahrung ausschließlich in gedruckter Form. Registrierkassen müssen damit in der Lage sein, direkt digitale Unterlagen für die Buchhaltung zu erstellen.
Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten – innerhalb des Geräts nicht oder nicht dauerhaft möglich, müssen diese Daten unveränderbar maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. "Unveränderbar" bedeutet dabei, dass die verwendete Software revisionssicher sein muss. Eine einfache Excel-Tabelle wäre damit nicht ausreichend.

Was bedeutet die Aufbewahrungspflicht?

Unterlagen, die mittels elektronischer Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzähler erstellt worden sind, müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Die Daten müssen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden (entweder intern oder mit Speichererweiterung extern) und dürfen nicht veränderbar sein. Ein Löschen der Einzel-Bons zugunsten des Tagesendsummen-Bons ist unzulässig. Auch die alleinige Aufbewahrung der Endsummenbons (sogenannte Z-Bons) auf Papier ist dann nicht mehr ausreichend. Neu ist, dass ein Abgleich barer und unbarer Geschäftsvorfälle und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- und Aufzeichnungswerk gewährleistet werden muss.

Änderungen seit 2020

Seit dem 1. Januar 2020 gelten weitere neue gesetzliche Vorgaben. Dies sind insbesondere:
  • Meldepflicht des Steuerpflichtigen bezüglich der Nutzung elektronischer Kassensysteme
    Seit dem 1. Januar 2020 haben Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen. Diejenigen Steuerpflichtigen, die ein elektronisches Aufzeichnungssysteme vor dem 1. Januar 2020 angeschafft haben, haben diese Meldung bis zum 31. Januar 2020 zu erstatten.
  • Belegausgabepflicht bei Nutzung einer elektronischen Kasse
    Weiterhin ist seit dem 1. Januar 2020 die verpflichtende elektronische Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssystemen vorgesehen. Danach muss für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten ein Beleg erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Mit der Belegausgabepflicht entsteht für den am Geschäftsvorfall Beteiligten aber keine Pflicht zur Mitnahme des Belegs. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität besteht gegebenenfalls die Möglichkeit einer Befreiung von der Belegausgabepflicht. Details dazu finden Sie in unserem Merkblatt “Registrierkassen: Belegausgabepflicht ab 2020”.

Handlungsempfehlung

Sicherheitseinrichtung implementieren

Mittlerweile hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie (BSI) für hardwarebasierte TSE-Lösungen mehrerer Anbieter die notwendigen Zertifikate erteilt, so dass erforderliche Aufrüstungen und neue Kassensysteme nun am Markt verfügbar sind. Daher sollten Unternehmer die Zeit nutzen, zusammen mit dem Kassenhersteller die für ihre Kasse passenden Sicherheitseinrichtungen auszuwählen und zu implementieren. Bei den Planungen sollte berücksichtigt werden, dass der Eintritt von Lieferengpässen wahrscheinlicher werden dürfte, je näher der Fristablauf rückt. Auch der technische Support der Kassenhersteller, der für die Umsetzung vor Ort sorgt, kann in der Regel nur auf eine begrenzte Anzahl an qualifizierten Beschäftigten zugreifen.

Planungsschritte dokumentieren

Zudem ist es sehr empfehlenswert, Umsetzungsschritte und Planungen nachvollziehbar zu dokumentieren. Insbesondere folgende Fragen sollten geklärt werden:
  • Welche TSE-Lösungen sollen im Unternehmen eingesetzt werden?
  • Ist bereits eine Bestellung erfolgt und ein voraussichtlicher Liefertermin vereinbart worden?
  • Wie ist der aktuelle Stand bei der Einrichtung einer TSE im Unternehmen?
  • Welche Schritte müssen als nächstes unternommen werden?
  • Wann wird die Einrichtung der TSE voraussichtlich abgeschlossen sein?
Die zukünftig erforderliche zertifizierte Sicherheitseinrichtung besteht aus den folgenden drei Bestandteilen:
  1. einem Sicherheitsmodul,
  2. einem Speichermedium und
  3. einer digitalen Schnittstelle.

Das Sicherheitsmodul

Das Sicherheitsmodul gewährleistet, dass Kasseneingaben mit Beginn des Aufzeichnungsvorgangs protokolliert und später nicht mehr unerkannt verändert werden können.

Das Speichermedium

Auf dem Speichermedium werden die Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gespeichert.

Die Digitale Schnittstelle

Die digitale Schnittstelle gewährleistet eine reibungslose Datenübertragung, zum Beispiel für Prüfungszwecke. Welche elektronischen Aufzeichnungssysteme über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen, wird unter anderem durch eine Rechtsverordnung festgelegt.
Auf der Website des Bundesministerium der Finanzen erhalten Sie weitere Informationen zum sogenannten “Kassengesetz“.
Die IHK Aachen rät Gewerbetreibenden dazu, die rechtskonforme Speicherung von unbaren Geschäftsvorfällen mit Ihrem Steuerberater zu besprechen.