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Wie erhalte ich als Ausbildungsbetrieb Zugangsdaten?
Sollte ein Ausbildungsbetrieb keine Zugangsdaten besitzen, so werden diese beim Eintrag des nächsten Ausbildungsvertrages von der IHK Aachen per Post zugesendet.
Die Anmeldemaske für Ausbildungsbetriebe ist unter dem gleichnamigen Menüpunkt zu finden. Die Anmeldung erfolgt über die Eingabe des von der IHK übermittelten Benutzernamens (101#...) und Passworts.
Wie kann ich als Ausbildungsbetrieb ein neues Passwort anfordern?
Neben der Login-Maske “Ausbildungsbetrieb" wird dazu der Button "Passwort vergessen" angeboten. Klickt man diesen an, so öffnet sich eine Seite, auf der man seinen Benutzernamen eingeben muss. Über den Button “Weiter” wird die Anfrage ausgelöst – in einer E-Mail erhält man dann einen Internet-Link, über den ein neues Passwort gewählt werden kann. Diese Funktion steht nur dann zur Verfügung, wenn in diesem Konto bereits eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Wie ändere ich als Ausbildungsbetrieb die aktuelle E-Mail Adresse?
Unter dem Menüpunkt “Profil -> Zugangsdaten“ besteht die Möglichkeit, die E-Mail-Adresse für das Konto des Ausbildungsbetriebes zu ändern.
Wie ändere ich als Ausbildungsbetrieb das aktuelle Passwort?
Unter dem Menüpunkt "Profil -> Zugangsdaten" besteht die Möglichkeit, das Passwort für das Konto des Ausbildungsbetriebes zu ändern.
Wie ändere ich als Ausbildungsbetrieb die Anschrift des Betriebes oder des Auszubildenden?
Bitte wenden Sie sich in diesem Fällen an Frau Schuster unter 0241 4460-252 (für Betriebe) oder an Frau Saß unter 0241 4460-247 (für Auszubildende).
Wie lösche ich als Ausbildungsbetrieb einen Ausbilder oder füge einen neuen hinzu?
Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an Frau Schuster unter 0241 4460-252.
Wie lege ich als Ausbildungsbetrieb einen Account für die Ausbilder an?
Nach Anmeldung als Ausbildungsbetrieb können unter dem Menüpunkt "Ausbilder/-in" alle im Unternehmen tätigen Ausbilder aufgerufen werden. Über die Funktion "Account anlegen" können die Konten der Ausbilder freigeschaltet werden (durch die Eingabe der E-Mail-Adresse des entsprechenden Ausbilders).
Wie lege ich als Ausbildungsbetrieb einen Account für Auszubildende an?
Nach Anmeldung als Ausbildungsbetriebes können unter dem Menüpunkt "Ausbildungsverhältnisse" alle im Unternehmen tätigen Auszubildenden aufgerufen werden. Über die Funktion "Account anlegen" können die Konten der Auszubildenden freigeschaltet werden (durch die Eingabe der E-Mail-Adresse des entsprechenden Azubis).
Wer kann Ausbildungsnachweise einsehen und kontrollieren?
Ausbildungsbetrieb und verantwortliche Ausbilder können die Ausbildungsnachweise entsprechender Auszubildender einsehen.
Wo sehe ich als Ausbildungsbetrieb Detailinformationen und die Ausbildungsnachweise unserer Auszubildenden?
Unter dem Menüpunkt Ausbildungsverhältnisse werden alle eingetragenen Ausbildungsverhältnisse des Unternehmens aufgelistet. Beim Anklicken des Namens eines Auszubildenden (”Martina Mustermann (0000 1234)”) öffnet sich eine Seite mit Detailinformationen.
Sofern Auszubildende ihre Ausbildungsnachweise im Portal AzubiOnline führen, können diese über den Button “Ausbildungsnachweise" (unterhalb der Detailinformationen) aufgerufen werden. Hier besteht auch die Möglichkeit für das Unternehmen, Ausbildungsnachweise freizugeben oder abzulehnen.
Wie werden die Ausbildungsnachweise der Azubis grundsätzlich genehmigt?
Bei der Erstellung eines Ausbildungsnachweises gibt der Auszubildende die E-Mail-Adresse der Person ein, die den Ausbildungsnachweis prüfen und genehmigen soll – dies kann der verantwortlicher Ausbilder sein, aber auch ein dazu im Unternehmen oder bei einem Kooperationspartner benannter Mitarbeiter (der sogenannte “Betreuer” oder “Genehmiger”).
Ausbilder
Wer legt den Account für den Ausbilder an?
Unter dem Menüpunkt "Ausbilder/-in" kann der Ausbildungsbetrieb die Konten von Ausbildern freischalten.
Wie erhalte ich als Ausbilder meine Zugangsdaten?
Nach der Freischaltung durch den Ausbildungsbetrieb erhält der Ausbilder eine E-Mail, um die Erstellung des Kontos abzuschließen.
Die Anmeldemaske für Ausbilder ist unter dem gleichnamigen Menüpunkt zu finden. Die Anmeldung erfolgt über die Eingabe des von der IHK übermittelten Benutzernamens (101#...) und Passworts.
Wie kann ich als Ausbilder ein neues Passwort anfordern?
Neben der Login-Maske “Ausbilder" wird dazu der Button "Passwort vergessen" angeboten. Klickt man diesen an, so öffnet sich eine Seite, auf der man seinen Benutzernamen eingeben muss. Über den Button “Weiter” wird die Anfrage ausgelöst – in einer E-Mail erhält man dann einen Internet-Link, über den ein neues Passwort gewählt werden kann. Diese Funktion steht nur dann zur Verfügung, wenn in diesem Konto bereits eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Wie ändere ich als Ausbilder meine aktuelle E-Mail Adresse?
Unter dem Menüpunkt “Profil -> Zugangsdaten“ haben Sie die Möglichkeit, die E-Mail-Adresse für das Ausbilderkonto zu ändern.
Wie ändere ich als Ausbilder das aktuelle Passwort?
Unter dem Menüpunkt "Profil -> Zugangsdaten" haben Sie die Möglichkeit, das Passwort für das Ausbilderkonto zu ändern.
Welche Auszubildende sehe ich im Portal?
Ausbilder sehen die Ihnen über die entsprechenden Ausbildungsverträge zugeordneten Auszubildenden. Diese werden unter dem Menüpunkt "Ihr/e Auszubildende/r" angezeigt.
Wo sehe ich als Ausbilder Detailinformationen und die Ausbildungsnachweise meiner Auszubildenden?
Unter dem Menüpunkt "Ihr/e Auszubildende/r" werden alle dem Ausbilder zugeordneten Auszubildenden aufgelistet. Beim Anklicken des Namens eines Auszubildenden öffnet sich eine Seite mit Detailinformationen zum Auszubildenden. Durch Anklicken des Menüpunktes "Ausbildungsnachweise" werden alle vom Auszubildenden erstellten Ausbildungsnachweise angezeigt.
Wo melde ich mich zur Genehmigung von Ausbildungsnachweisen als Ausbilder an?
Als Ausbilder melden Sie sich ausschließlich in der Anmeldemaske "Ausbilder" an.
Was ist der Unterschied zwischen der Anmeldung als Ausbilder und der Anmeldung in der Rubrik "Genehmigung Ausbildungsnachweise"?
"Genehmiger" sind im Unternehmen oder bei einem Kooperationspartner benannte Mitarbeiter, die Ausbildungsnachweise zur Prüfung vorgelegt bekommen. Diese sind aber nicht als verantwortlicher Ausbilder dem Auszubildenden zugeordnet.
Wie werde ich über zu genehmigende Ausbildungsnachweise informiert?
Über zu genehmigende Ausbildungsnachweise werden Ausbilder per E-Mail informiert.
Wo sehe ich als Ausbilder die mir zur Genehmigung vorgelegten Ausbildungsnachweise?
Unter dem Menüpunkt Ausbildungsnachweise werden alle dem Ausbilder zur Genehmigung vorgelegten Ausbildungsnachweise angezeigt.
Wie kann ich als Ausbilder einen Ausbildungsnachweis genehmigen?
Nach Aufruf der Rubrik "Ausbildungsnachweise" können Detailinformationen zu einem Ausbildungsnachweis über "mehr" aufgerufen werden. Dort kann der Nachweis eingesehen werden – als reiner Text oder als hinterlegte PDF-Datei. Über die Buttons "Genehmigen" oder "Ablehnen" kann ein Ausbildungsnachweis freigegeben oder zurückgewiesen werden. Bei einer Ablehnung ist eine Bemerkung durch den Ausbilder notwendig.
Wie kann ich als Ausbilder die Genehmigung eines Ausbildungsnachweises zurücknehmen?
In der Rubrik "Ihr/e Auszubildende/r" werden die Nachweise des entsprechenden Auszubildenden über den Button "Ausbildungsnachweis" aufgerufen. In der darauf folgenden Auflistung wird der entsprechende Nachweis über "mehr" ausgewählt. Über den Button "Ablehnen" kann der bereits genehmigte Nachweis im Nachhinein zurückgewiesen werden.
Auszubildende
Wie erhalte ich als Auszubildender meine Zugangsdaten für das Portal?
Unter dem Menüpunkt "Ausbildungsverhältnisse" kann der Ausbildungsbetrieb die Konten von Auszubildenden freischalten. Nach der Freischaltung durch den Ausbildungsbetrieb erhält der Auszubildende eine E-Mail, um die Erstellung des Kontos abzuschließen.
Die Anmeldemaske für Auszubildende ist unter dem gleichnamigen Menüpunkt unter zu finden. Die Anmeldung erfolgt über die Eingabe des von der IHK übermittelten Benutzernamens (Azubinummer) und Passworts.
Wie kann ich als Auszubildender ein neues Passwort anfordern?
Neben der Login-Maske “Auszubildende" wird dazu der Button "Passwort vergessen" angeboten. Klickt man diesen an, so öffnet sich eine Seite, auf der man seinen Benutzernamen eingeben muss. Über den Button “Weiter” wird die Anfrage ausgelöst – in einer E-Mail erhält man dann einen Internet-Link, über den ein neues Passwort gewählt werden kann. Diese Funktion steht nur dann zur Verfügung, wenn in diesem Konto bereits eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Wie ändere ich als Auszubildender meine aktuelle E-Mail Adresse?
Unter dem Menüpunkt "Profil" haben Sie die Möglichkeit, die E-Mail-Adresse für Ihr Konto zu ändern.
Wie ändere ich als Auszubildender das aktuelle Passwort?
Unter dem Menüpunkt "Profil" haben Sie die Möglichkeit, das Passwort für Ihr Konto zu ändern.
Wie ändere ich meine private Anschrift?
Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an Frau Saß unter 0241 4460-247.
Wie erstelle ich einen Ausbildungsnachweis?
Im Video erhalten Sie einen Überblick über das Vorgehen. Die einzelnen Schritte werden im Folgenden zudem ausführlich erläutert.
Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Die Form des Ausbildungsnachweises bestimmt der Ausbildungsbetrieb oder verantwortliche Ausbilder.
Ausbildungsnachweis: Häufigkeit
Pro Monat ist mindestens ein Ausbildungsnachweis einzustellen. Sie müssen klären, ob im Ausbildungsbetrieb zum Beispiel wöchentliche oder monatliche Ausbildungsnachweise gewünscht sind.
Ausbildungsnachweis: Erstellung
Nach Auswahl des Menüpunktes "Ausbildungsnachweise" kann die Eingabemaske für einen neuen Ausbildungsnachweis über den Button "Neuer Eintrag" aufgerufen werden.
Ausbildungsnachweis: Festlegung des Zeitraums
Beim allerersten Ausbildungsnachweis entspricht das “von-Datum” dem Beginn Ihres Ausbildungsvertrages. Das “bis-Datum” bestimmen Sie in Absprache mit Ihrem Ausbildungsbetrieb. Der nächste Ausbildungsnachweis beginnt automatisch mit dem Enddatum des vorherigen Nachweises plus ein Tag. Wenn der letzte Nachweis das bis-Datum 30. September besitzt, so beginnt der darauf folgende Nachweis automatisch am 1. Oktober. Das bis-Datum für diesen Nachweis bestimmen wiederum Sie.
Ausbildungsnachweis: Ausbildungsabschnitt
Das Feld "Ausbildungsabschnitt" wird mit individuellen Informationen gefüllt, die den Ausbildungsnachweis inhaltlich kurz beschreiben. Das kann zum Beispiel so etwas sein wie "1. Ausbildungsjahr/1. Monat – Abteilung Buchhaltung". Dieser Eintrag erscheint auch später in der tabellarischen Übersicht Ihrer Ausbildungsnachweise.
Ausbildungsnachweis: E-Mail des Betreuers
Im Feld "E-Mail des Betreuers" muss die E-Mail-Adresse der Person hinterlegt werden, die später Ihren Ausbildungsnachweis prüfen und genehmigen soll. Das kann Ihr Ausbilder sein, aber auch ein im Unternehmen oder bei einem Kooperationspartner benannter Mitarbeiter. Wichtig ist die korrekte Eingabe der entsprechenden E-Mail-Adresse; bei einer fehlerhaften E-Mail-Adresse erhält die benannte Person definitiv keine Benachrichtigung über den zu prüfenden Ausbildungsnachweis.
Ausbildungsnachweis: Falsche oder fehlerhafte E-Mail des Betreuers korrigieren
Manchmal passiert es, dass man eine fehlerhafte E-Mail-Adresse der Person eingibt, die später den Ausbildungsnachweis prüfen und genehmigen soll. Möglicherweise ist auch diese Person mittelfristig nicht im Unternehmen und kann die Nachweise nicht einsehen.Es ist möglich, auch bei einem Nachweis der bereits abgesendet ist (Status “Warten auf Genehmigung”) die Empfänger-E-Mail zu ändern. In diesem Fall ruft Ihr den Nachweis, bei dem die E-Mail geändert werden soll, in der Liste der Ausbildungsnachweise über das Lupensymbol auf. Im Feld “E-Mail des Betreuers” gebt Ihr die aktuelle bzw. korrekte E-Mail-Adresse ein und bestätigt die E-Mail-Adresse mit “Ändern”. Damit geht der Ausbildungsnachweis an den neuen Empfänger.
Ausbildungsnachweis: Inhalte
Im Feld "Ausbildungsinhalte als Text" haben Sie die Möglichkeit, den Ausbildungsnachweis direkt in das Portal AzubiOnline einzugeben. Hier besteht allerdings keine Möglichkeit einer umfangreichen Textformatierung.
Eine weitere Möglichkeit ist, Ihren Nachweis in der vorhandenen EDV-Umgebung im Ausbildungsbetrieb zum Beispiel in Word zu erstellen. Hier können dann auch vorhandene Mustervorlagen des Ausbildungsbetriebes genutzt werden. Ein von Ihnen in Word erstellter Ausbildungsnachweis muss dann nur noch in ein PDF-Dokument umgewandelt werden und kann über den Menüpunkt "Ausbildungsinhalte als PDF" hochgeladen werden.
Die entsprechenden Eingaben werden über den Button "speichern" im Portal abgelegt. Der Ausbildungsnachweis ist zunächst gespeichert und kann weiterhin bearbeitet werden (Symbol "Stift").
Ausbildungsnachweis: Absenden zur Prüfung und Genehmigung
Nach Auswahl des Menüpunktes "Ausbildungsnachweise" erscheint eine Übersicht aller erstellten Ausbildungsnachweise. Über das Symbol "Papierflieger" wird der entsprechende Ausbildungsnachweis nochmals angezeigt und kann über den Button "Senden" zur Prüfung und Genehmigung vorgelegt werden. Nach der Absendung ist die Bearbeitung des Ausbildungsnachweises nicht mehr möglich. Nach der Absendung erhält der benannte Betreuer eine E-Mail mit der Bitte, den Ausbildungsnachweis zu prüfen.
Die E-Mail-Adresse des Betreuers kann geändert werden, sofern sich der Ausbildungsnachweis noch in Bearbeitung befindet oder mit dem Hinweis „Warten auf Genehmigung“ versehen ist.
Ausbildungsnachweis: Genehmigung/Ablehnung
In beiden Fällen werden Sie per E-Mail über Ablehnung oder Genehmigung informiert. Bei einer Ablehnung ist der betroffene Ausbildungsnachweis für Sie wieder bearbeitbar.
Wie kann ich einen bereits genehmigten Bericht ändern?
In diesem Fall muss Ihr Ausbildungsbetrieb oder Ausbilder den betroffenen Ausbildungsnachweis im Nachhinein ablehnen. Damit ist er für Sie wieder bearbeitbar.
Betreuer/Genehmiger
Wie erhalte ich als Betreuer/Genehmiger meine Zugangsdaten?
Sobald Sie zum ersten Mal von einem Auszubildenden mit der Prüfung eines Ausbildungsnachweises betraut werden, erhalten Sie automatisch Zugangsdaten (gilt nicht für Ausbilder)
Betreuer/Genehmiger können ihnen vorgelegte Ausbildungsnachweise einsehen und genehmigen oder gegebenenfalls ablehnen. Weitere Funktionen sind mit diesem Konto nicht verknüpft.
