Pflicht zur E-Rechnung ab 2025: Was Unternehmer jetzt wissen müssen.
Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes am 27. März 2024 hat der Bundesrat den Weg für die verpflichtende Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich frei gemacht. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und GoBD-konform zu verarbeiten.
Bis Ende 2027 wird dann die Ausstellung von E-Rechnungen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen schrittweise verpflichtend. Ab 2025 wird daher eine Rechnung im PDF-Format per E-Mail nicht mehr als elektronische Rechnung anerkannt.
Definition elektronische Rechnung
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist zukünftig eine Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht – eine Rechnung im PDF-Format sowie andere nicht nach der o.g. Norm strukturierte Formate wie beispielsweise .tif, .jpeg, .docx eignen sich zwar für eine digitale, bildhafte Darstellung der Rechnung, erfüllen aber nicht die Anforderungen an die Weiterverarbeitung.
Das strukturierte elektronische Daten-Format muss also verbindlich der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen entsprechen (CEN-Norm EN 16931). Erfüllt werden die Formatanforderungen aktuell zum Beispiel von der XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits zum Einsatz kommt, oder dem hybriden ZUGFeRD-Format, einer Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei. Gleichwohl sind weitere Formate, wie beispielsweise die „französische“ Factur-X – zulässig, wenn sie die technischen Anforderungen der CEN-Norm EN 16931 umsetzen.
Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft nur steuerbare Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Und, spätestens ab 2028 müssen auch Kleinunternehmer (Umsatzsteuer) E-Rechnungen (B2B) stellen. Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.
Hinweis: Umsätze an private Endverbraucher (B2C) und nicht innerdeutsche B2B-Umsätze sind aktuell ebenfalls nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen.
Ab wann gilt die Verpflichtung zur E-Rechnung?
Für im Inland steuerbare Umsätze ist der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr bereits ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen – ohne vorherige Zustimmung des Empfängers.
Seit 1. Januar 2025 ist jedes Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Finanzverwaltung hat ein Tool zur Verfügung gestellt, mit dem Unternehmen diese E-Rechnungen lesbar machen können. Dabei wird lediglich die Rechnung im xml-Format in das Tool hochgeladen. Wichtig: Um die Aufbewahrungsfristen einzuhalten, müssen Unternehmen die elektronischen Rechnungen im xml-Format speichern. Es reicht nicht, die lesbar gemachten Dateien (pdf-Format) abzulegen.
Die grundsätzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung gilt ebenfalls ab 1. Januar 2025. Angesichts des zu erwartenden hohen Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 für Rechnungsaussteller vorgesehen.
Das Bundesfinanzministerium geht auf Fragen zur Rechtsanwendung ein:
Übergangsfristen für die Ausstellung von Rechnungen:
- Bis Ende des Jahrs 2026 ist es gestattet, statt E-Rechnungen weiterhin Papierrechnungen für B2B-Umsätze auszustellen. Ebenso ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen erlaubt, auch wenn sie nicht dem neuen Format entsprechen (z.B. PDF-Dateien); allerdings ist dann nach wie vor die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
- Für Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis zu 800.000 EUR verlängert sich die Übergangsfrist für die Ausstellung von Rechnungen in Papierform oder in einem sonstigen elektronischen Format (z.B. PDF-Dateien) um ein weiteres Jahr, das heißt bis Ende 2027. Hierdurch sollen die Belange kleinerer Unternehmen berücksichtigt werden.
- Ebenfalls bis Ende 2027 ist es gestattet, statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format auszustellen, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch übermittelt wird (nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches, ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98, sogenanntes EDI-Verfahren). Dies erfordert die Zustimmung des Empfängers.
Ab dem Jahr 2028 müssen die neuen Anforderungen bezüglich E-Rechnungen und deren Übermittlung zwingend eingehalten werden.
Hinweis: Für die Entgegennahme von Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist. Alle inländischen Unternehmen müssen bereits ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. In diesen Fällen ist keine Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr erforderlich, es sei denn, die elektronische Rechnung entspricht nicht den neuen Vorgaben oder es besteht keine E-Rechnungspflicht (z. B. bei bestimmten steuerbefreiten Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).
Für Rechnungen an Endverbraucher (B2C) ist nach wie vor deren Zustimmung für die elektronische Rechnungstellung erforderlich.
Viewer für E-Rechnungen in ELSTER verfügbar
Seit 1. Januar 2025 ist jedes Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen. Die Finanzverwaltung hat ein Tool zur Verfügung gestellt, mit dem Unternehmen diese E-Rechnungen lesbar machen können. Dabei wird lediglich die Rechnung im xml-Format in das Tool hochgeladen. Wichtig: Um die Aufbewahrungsfristen einzuhalten, müssen Unternehmen die elektronischen Rechnungen im xml-Format speichern. Es reicht nicht, die lesbar gemachten Dateien (pdf-Format) abzulegen.
Weitere Informationen
Sie wollen mehr wissen? Dann empfehlen wird das aufgezeichnete Seminar E-Rechnungspflicht im Geschäftsverkehr ab 2025 auf unserer Internetseite IHK Praxiswissen kompakt.
Hinweis
Die Veröffentlichung von Informationen zu Verordnungen und Richtlinien ist ein Service der IHK Halle-Dessau für ihre Mitgliedsunternehmen. Es handelt sich dabei um eine zusammenfassende Darstellung der fachlichen Grundlagen, die nur erste Hinweise enthält und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt. Obwohl diese Informationen mit größter Sorgfalt zusammengetragen wurden, kann keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernommen werden.
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