Gesetzes- und richtlinienkonformes Verhalten

Um rechtswidriges Verhalten und Korruption zu verhindern, hat die IHK Berlin verschiedene Standards und Prozesse eingeführt, die im Folgenden erläutert werden. Darüber hinausgehende Zielsetzungen im Bereich Compliance bestehen nicht. Sie sind nicht notwendig, da unser Hauptaugenmerk auf der Gewährleistung der Einhaltung dieser Anforderungen liegt.

Verantwortungsvolles Verhalten ist das Fundament für langfristigen Erfolg. Es schafft Vertrauen und Akzeptanz. Das gesamte Handeln der IHK Berlin folgt dieser Maxime. Bei der Gesamtinteressenvertretung arbeiten wir ebenso wie bei den hoheitlichen und den Serviceaufgaben objektiv, neutral und fair. Diese Grundsätze sind fest im Compliance- Kodex der IHK Berlin verankert. Er bildet die Grundlagen des Vertrauens, das wir bei der Wahrnehmung unserer Aufgaben von Unternehmen, Verwaltung, Politik und Öffentlichkeit erhalten. Das Bekenntnis zu diesen Grundsätzen und die Verpflichtung zu deren Einhaltung bindet die Ehrenamtsträger und die Mitarbeitenden der IHK Berlin gleichermaßen. Zusammen tragen sie die Verantwortung für das Ansehen der IHK Berlin und ihrer Mitgliedsunternehmen.

Compliance bedeutet für die IHK Berlin, dass alle gesetzlichen Verpflichtungen, einschließlich des Satzungsrechts und interner Regelungen, eingehalten und Anstand und Sitte der „Ehrbaren Kaufleute“ gewahrt werden. Dies bildet die Grundlage für alle Handlungen der IHK Berlin, unabhängig davon, ob sie als Hoheitsträgerin oder als Vertreterin des wirtschaftlichen Gesamtinteresses, zur Förderung der Wirtschaft, als Arbeitgeberin oder als Geschäftspartnerin tätig wird. Präsident, Präsidium, Vollversammlung, Hauptgeschäftsführer und die Führungskräfte der IHK Berlin tragen Verantwortung dafür, dass die Grundsätze in ihren Verantwortungsbereichen eingehalten werden. Verstöße hiergegen werden nicht toleriert und – soweit erforderlich – sanktioniert. Dies nimmt Bezug auf die wesentlichen Risiken hinsichtlich der Bekämpfung von Korruption und Bestechung: Interessenkonflikte und sachwidrige Einflussnahme.

Mit unserem Risiko- und Compliance-Management-System (RCMS) werden Prozesse und Strukturen geschaffen, mittels derer vielfältige Unternehmensrisiken überwacht und gesteuert werden. Diese beschränken sich nicht nur auf die Einhaltung von Regeln und Gesetzen, sondern gehen darüber hinaus. Ohne die aufmerksame und gewissenhafte Unterstützung jedes einzelnen Mitarbeiters ist jedoch das beste Instrument nutzlos. Die organisatorische Rahmengebung unseres RCMS obliegt dem RCMS-Team bestehend aus dem Leiter des Bereiches Justiziariat & Logistik und unserem Controller. Verantwortlich für die regelmäßige Evaluation von Risiken und die Einleitung entsprechender Maßnahmen sind die im RCMS dem jeweiligen Risiko zugeordneten Mitarbeitenden aus dem Personenkreis der Führungskräfte, der Arbeitssicherheitsbeauftragten, dem Informationssicherheitsbeauftragten, der Datenschutzbeauftragten, dem Qualitätsmanagementbeauftragten,

dem zentralen Beschaffer und des VV-Wahlleiters. Verantwortlich für die Einhaltung und Umsetzung von Risikomaßnahmen sind alle Führungskräfte.

Die IHK Berlin steht als Körperschaft des öffentlichen Rechts im besonderen Blickpunkt der Unternehmen, der Politik und der Öffentlichkeit. Die Mitarbeitenden der IHK Berlin erfüllen ihre Aufgaben nach den gesetzlichen Vorschriften im Interesse der Berliner Unternehmen. Besonders in den Bereichen der Interessenvertretung und der Wahrnehmung hoheitlicher Aufgaben sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum eigenen Schutz und zum Schutz des Ansehens der IHK Berlin gehalten, in ihrem Status und in Wahrnehmung ihrer Aufgaben jeglichen Anflug von Bestechlichkeit, Vorteilsnahme, Beeinflussung und Parteilichkeit strikt zu vermeiden. Unsere Geschenkerichtlinie soll der Belegschaft der IHK Berlin helfen, mit Belohnungen, Geschenkangeboten und sonstigen Vorteilen richtig umzugehen, eine einheitliche Handhabung gewährleisten und für Transparenz sorgen.

Einmal jährlich lässt die IHK Berlin ihr internes Managementsystem extern nach ISO 9001 prüfen. Untersucht werden unternehmensinterne Prozesse, Fähigkeiten zur Weiterentwicklung unserer Organisation und die Kundenorientierung. Neben dem ISO-Audit unterzieht sich die IHK Berlin noch weiteren Audits zur Überprüfung der Rechts-, Produkt- und Prozesskonformität sowie zur Identifikation von Optimierungspotentialen, z. B. interne Audits zum Qualitätsmanagement (QM-Audits) sowie zum Risiko- und Compliancemanagement. Darüber hinaus findet jährlich eine Sonderprüfung des rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystems der IHK Berlin statt. Sie wird durch die Rechnungsprüfungsstelle für die IHKs vorgenommen. Im Vordergrund der Prüfungshandlungen stehen jährlich wechselnde Schwerpunkte (u. a. Bewirtschaftung des IHK-Gebäudes, Beschaffungswesen, Projektmanagement, Risiko- und Compliancemanagement, Informationstechnologie und Vertragsmanagement). In diesen Bereichen werden Aufbau- und Systemprüfungen und z. T. auch Funktionsprüfungen durchgeführt. Optimierungspotenziale, die sich aus den Audits ergeben, werden durch die zuständigen Fachbereiche in Koordination mit dem Prozessmanager bearbeitet.