Informationspflichten zum Datenschutz

Datenschutzhinweise gegenüber Teilnehmern und Dozenten

Datenschutzhinweise gegenüber Teilnehmern und Dozenten von Weiterbildungs-Lehrgängen und -Seminaren sowie Workshops und Veranstaltungen gemäß Art. 13 DSGVO (Erhebung von Daten bei der betroffenen Person) und nach Art. 14 DSGVO (Anmeldung durch Dritte)

Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung zu einem Lehrgang, Seminar, Workshop oder einer Veranstaltung der IHK Aschaffenburg.  
Die IHK Aschaffenburg verarbeitet Ihre Daten, um den Lehrgang, Workshop, das Seminar oder die Veranstaltung organisieren und durchführen zu können. 
Die IHK Aschaffenburg behält sich eine virtuelle Durchführung vor. 
Ferner verarbeitet die IHK Aschaffenburg Ihre Daten, um Ihnen gegebenenfalls ein Zertifikat oder eine Teilnahmebescheinigung oder eine Zweitschrift hiervon ausstellen zu können. 

Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

IHK Aschaffenburg
Kerschensteinerstr. 9
63741 Aschaffenburg
Telefon: 06021/880-0
Fax: 06021/880-22000
E-Mail: info@aschaffenburg.ihk.de 

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

IHK Aschaffenburg
Datenschutzbeauftragter
Kerschensteinerstr. 9
63741 Aschaffenburg
Telefon: 06021/880-151
Fax: 06021/880-22151
E-Mail: datenschutz@aschaffenburg.ihk.de 

Quelle der Daten

Ihre Daten haben wir ggf. von Ihrem Arbeitskollegen oder Arbeitgeber oder einem Bildungsträger erhalten.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Ihre Daten werden zur Organisation und Durchführung des Lehrgangs, Seminars, Workshops oder der Veranstaltung, eventuell auch in digitaler Form, verarbeitet. Dies beinhaltet eventuell auch das Zeigen und gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten/ Präsentationen. Ferner erfolgt die Verarbeitung für eine statistische Auswertung und Aufbereitung des Lehrgangs, Seminars, Workshops oder der Veranstaltung sowie ggf. zur Ausstellung von Teilnahmebescheinigungen, Zertifikaten sowie Erteilung von Zweitschriften. Ferner findet eine anonyme Verarbeitung Ihrer Daten zur Messung der Kundenzufriedenheit und eine statistische Aufbereitung der IHK-Angebote statt.
Rechtsgrundlage ist der Vertrag bzw. Vorvertrag über die Teilnahme an einer Veranstaltung der oben genannten Arten, Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO (Vertragserfüllung) oder die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung der IHK Aschaffenburg nach Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO i.V.m. Art. 6 Abs. 3 Satz 1 lit b) DSGVO i.V.m. § 1 IHKG. Organisationsuntersuchungen und Geschäftsstatistiken erfolgen gemäß Art. 6 Abs. lit. 1 e) i.V.m. Art. 6 Abs. 3 Satz 1 lit. a) DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 i.V.m. Art. 6 Abs. 1 BayDSG.
Die Funktion Audio- oder Videoaufzeichnung sowie der Einsatz von Funktionen, die für eine Sitzung nicht notwendig sind, verwenden wir nur auf der Rechtsgrundlage einer Einwilligung der Betroffenen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Die Einwilligung wird im Vorfeld eingeholt. 

Kategorien der personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden

a) Die IHK Aschaffenburg verarbeitet folgende Daten:

Vor- und Nachname
Anschrift
Geburtsdatum
Telefonnummer (privat und/ oder betrieblich)
E-Mailadresse (privat und/ oder betrieblich)
Ggf. Ihre Bankdaten (bei Kostenpflicht)
Ggf. Lebenslauf

b) Von Teilnehmern werden bei Weiterbildungs- Lehrgängen, -Seminaren oder Workshops außerdem folgende Daten verarbeitet:

Arbeitgeber einschließlich Anschrift
Arbeitsbescheinigung
Zulassungsantrag zur Fortbildungsprüfung
Unterrichtsfach
Prüfungszeugnis

c) Von Dozenten werden bei Organisation und Durchführung der Weiterbildungs- Lehrgänge, -Seminare oder Workshops außerdem folgende Daten verarbeitet:

Lebenslauf
Evaluierungsbögen der jeweiligen Veranstaltung

d) Bei der Nutzung eines virtuellen Systems zur Teilnahme werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme daran angeben.

Folgende personenbezogene Daten können Gegenstand der Verarbeitung sein:
Angaben zum Benutzer: 
Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird) sowie optional: Telefon, Profilbild, Abteilung
Metadaten: Thema, Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/ Hardware-Informationen, optional: Beschreibung
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.
Bei telefonischer Einwahl: Angaben zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer der Veranstaltung die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über das eingesetzte System bzw. Endgerät abschalten bzw. stummstellen.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Ihre Daten werden weitergegeben an:
  • Vor- und Nachnamen des Dozenten zur Veröffentlichung im Weiterbildungskatalog, der auch online abrufbar ist sowie auf der Homepage der IHK Aschaffenburg
  • Empfänger innerhalb der IHK Aschaffenburg, z.B. an die Buchhaltung bei kostenpflichtigen Veranstaltungen
  • An den mit der Organisation und Durchführung betraute Dozent, damit dieser Sie z.B. zum (virtuellen) Lehrgang, Seminar, Workshop oder zur (virtuellen) Veranstaltung einladen kann oder Ihre Teilnahme kontrollieren kann (die Übermittlung betrifft Vor- und Nachnamen sowie E-Mailadresse), sowie sonstige an der Organisation und Durchführung mitwirkende Partner/ Mitveranstalter oder mit deren statistischer Auswertung beauftragte Dienstleister, Scandienstleister, Hoster und sonstige IT-Dienstleister sowie externe Administratoren, Wartung und Fernwartung, Entsorger von Akten/ Datenträgern (Auftragsverarbeiter); hierunter fällt auch der mit der Durchführung des Lehrgangs, Seminars oder Workshops oder der Veranstaltung, auch in virtueller Form, betraute Dienstleister und dessen Subunternehmer. Auf eine dort stattfindende Verarbeitung von personenbezogener Daten der Teilnehmer haben wir keinen Einfluss.
  • Ferner sofern wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind oder Sie in die Datenübermittlung vorab Ihre Einwilligung erteilt haben
  • Ggf. Behörden bei Fördermittel

Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Je nach eingesetztem Dienstleister für die virtuelle Durchführung können unsererseits personenbezogene Daten an einen Subunternehmer des Auftragsverarbeiters mit Sitz in einem Drittland übermittelt werden. Die Übermittlung wird auf EU-Standarddatenschutzklauseln als geeignete Garantien gestützt. Darüber hinaus ist nicht geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland/ eine internationale Organisation zu übermitteln.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die Datenlöschung erfolgt unter ‎Beachtung der gesetzlichen ‎Aufbewahrungsfristen, bezogen auf den ‎Schriftwechsel nach sechs Jahren und auf die ‎Rechnungsstellung ‎nach zehn Jahren.

a) Teilnehmer

Die für die Erstellung einer Zweitschrift erforderlichen Unterlagen werden bei Lehrgängen 50 Jahre, bei Zertifikatslehrgängen 20 Jahre und bei Seminaren zehn Jahre gespeichert. 
Geben Teilnehmer uns eine Einwilligung zur Weiterverwendung von Daten für Marketing oder z. B. zum Bezug von E-Mail-Newslettern, so erfolgt in diesem Fall mit Widerruf der Einwilligung die Datenlöschung.

b) Dozenten

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich für die Zeit der Dozententätigkeit gespeichert. Hiervon ausgenommen sind die Bewerbungsunterlagen, die auch bei fortwährender Zusammenarbeit nach einem Zeitraum von zehn Jahren gelöscht werden. Endet die Zusammenarbeit, so werden die jeweiligen Dozentenvereinbarungen beginnend mit dem folgenden Jahresende noch für einen Zeitraum weiterer drei Jahre aufbewahrt. 

Rechte der Betroffenen

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige  bzw. unvollständige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung bzw. Vervollständigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK Aschaffenburg, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die/ den Datenschutzbeauftragten der IHK Aschaffenburg.
Die in Zusammenhang mit der Ausübung Ihrer Rechte stehenden Unterlagen werden wir für einen Zeitraum von drei Jahren speichern, um den Nachweis einer ordnungsgemäßen Bearbeitung Ihres Anliegens führen zu können.
Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz, Wagmüllerstraße 18, 80538 München, Tel. 089 212672-0, Fax 089 212672-50, E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de. 

Widerrufsrecht bei Einwilligung

Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft und ohne Angabe von Gründen gegenüber der IHK Aschaffenburg per E-Mail an datenschutz@aschaffenburg.ihk.de, telefonisch (06021/880-0) oder schriftlich widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Automatisierte Entscheidungsfindung, Profiling

Die IHK Aschaffenburg setzt keine Tools ein, die eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO ermöglichen. 

Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Wenn Sie oder ein Dritter (z.B. Ihr Arbeitskollege, Arbeitgeber, Bildungsträger), der die Anmeldung für Sie vornimmt, bei der Anmeldung die erforderlichen Angaben nicht machen, können Sie sich nicht für einen Lehrgang, Seminar, Workshop oder eine Veranstaltung anmelden bzw. angemeldet werden.