Home Office

Grundsätzlich ist ein Home-Office-Arbeitsverhältnis ein ganz normales Arbeitsverhältnis mit der Besonderheit, dass der Arbeitnehmer von einem festen Arbeitsplatz zu Hause aus arbeiten kann. Daher gelten auch die allgemeinen arbeitsrechtlichen Regelungen.
Die Vereinbarungen zum Home Office sollten schriftlich getroffen werden, damit der Inhalt nachweisbar ist, z.B. als Zusatz zu einem bestehenden Arbeitsvertrag.
Ein gesetzlicher Rechtsanspruch auf Einrichtung eines Home-Office-Platzes besteht weder von Arbeitnehmer- noch von Arbeitgeberseite.

Mögliche Vereinbarungen:
  • Arbeitszeit
Für Arbeitnehmer im Home Office gelten dieselben
  • Arbeitszeitenregelungen wie für Mitarbeiter mit Arbeitsplatz am Betriebsort (Höchstgrenzen, Pausen, Ruhezeiten).
  • Aufgrund der eingeschränkten Kontrollmöglichkeit kann der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer verpflichten, seine Arbeits und Pausenzeiten zu dokumentieren.
  • Dabei ist es sinnvoll, auch die Zeiten für eine telefonische oder sonstige Erreichbarkeit festzulegen.
  • Außerdem sollte der Arbeitgeber sich – auch bei einem ausschließlichen Home-Office-Arbeitsplatz - überlegen, ob die Anwesenheit des Mitarbeiters ggf. für Meetings, Veranstaltungen oder Sitzungen erforderlich sein könnte, so dass man Absprachen für Anwesenheitszeiten festlegt.

  • Arbeitsplatz
Auch bei der Arbeitsplatzgestaltung sind die üblichen Regeln zu beachten. Je nach Home-Office-Vereinbarung sollte daher z.B. geklärt werden,
  • ob die Anforderungen an die Gestaltung der Bildschirmarbeit eingehalten werden, also
  • ob der Arbeitsplatz (siehe auch Überblick) über passende Arbeitsmittel (Tisch, Stuhl, PC, WLAN usw.) verfügt,
  • ob PC und sonstige Ausstattung gestellt werden, (Achtung: bei Nutzung von privater EDV-Ausstattung erhöht sich das Datenschutzrisiko),
  • wie die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen eingehalten werden – siehe Datenschutzmaßnahmen,
  • ob das Arbeitszimmer abschließbar sein muss oder abschließbare Schränke genutzt werden müssen,
  • in Einzelfällen auch ob der Vermieter einverstanden ist.
  • Aus datenschutz- und arbeitsschutzrechtlichen Gründen ist ein Zugangsrechts des Arbeitgebers und eine Einwilligung des Arbeitnehmers zu vereinbaren.

  • Kosten
Es bietet sich an, eventuelle Fälle der Kostenverteilung vorab festzulegen.
  • Bei wechselnder Tätigkeit (Home-Office – Betriebsanwesenheit) sind normalerweise zwei Arbeitsorte vereinbart und der Arbeitnehmer hat in diesen Fällen die Fahrtkosten selbst zu tragen.
  • Klarstellung, ob eine Pauschale für die Arbeitsmittel und/oder anteilige Strom und Heizkosten gezahlt wird (wenn der Arbeitnehmer alternativ  Betriebsräumen nutzen könnte oder wenn nur in geringem Umfang im Home Office gearbeitet wird – fällt eher keine Pauschale an), andererseits fallen für den Arbeitnehmer z.B. weniger Fahrtkosten an, die Fahrtzeit entfällt usw.

  • Sonderfall Corona
Wird in der Corona-Krise für einen begrenzten Zeitraum die Möglichkeit eröffnet, im Home Office zu arbeiten, so wird dies seitens der Deutschen gesetzlichen Unfallversicherung aus Arbeitsschutzsicht als mobiles Arbeiten definiert. Das bedeutet, dass die ArbeitsstättenVO nicht anzuwenden ist. In dieser Ausnahmesituation kann mobiles Arbeiten auch über einen längeren Zeitraum durchgeführt werden. Bleibt es nach der Corona-Krise allerdings beim Home Office, ist die Situation neu zu bewerten. (Wann der „längere Zeitraum“ endet, ist bisher noch nicht geklärt.)

  • Arbeitssicherheit und Arbeitsschutz
Der Arbeitgeber wird in Bezug auf die Arbeitssicherheit und den Arbeitsschutz von Mitarbeitern im Home Office gleichermaßen in die Pflicht genommen wie bei Mitarbeitern am Betriebsort.
D.h. er muss auch eine Gefährdungsbeurteilung nach § 3 ArbStättV bei der Einrichtung des Home Offices durchführen und die Arbeitnehmer entsprechend nach § 6 ArbStättV unterweisen.
Hierfür kann der Arbeitgeber den Arbeitsplatz entweder selbst in Augenschein nehmen oder er könnte die erforderlichen Informationen beim Arbeitnehmer abfragen und mit Fotos  dokumentieren lassen. Der Arbeitnehmer hat hierbei eine Mitwirkungspflicht.

  • Wichtig: Datenschutzmaßnahmen
Der Arbeitnehmer muss verpflichtet werden, alle notwendigen Maßnahmen zu ergreifen,  die geeignet sind, um  einen Zugriff  Dritter, wie Familienangehörige und Mitbewohnern, auf Daten und Informationen des Arbeitgebers zu verhindern. Folgendes muss z.B. sichergestellt werden:
  • Sensibilisierung des Mitarbeiters,
  • Gesicherter Zugang zum Datennetzwerk,
  • Verschlüsselung tragbarer ITSysteme und der Datenträger,
  • Sichere Datenübertragung, VPNZugang,
  • Sicherstellung des ITSupports,
  • Sicherstellung von Backups, Datensicherung beim Arbeitgeber für den Fall des Verlustes oder des Diebstahls des Datenträgers,
  • Passwortsicherung (die Passwörter dürfen Dritten nicht zugänglich sein),
  • Dokumente unter Verschluss,
  • Datensichere/r Aufbewahrung/Transport und Entsorgung von UnternehmensIT oder Printdokumenten,
  • keine Einsichtmöglichkeit von Dritten in die Arbeitsmaterialien oder in den Bildschirm;
  • keine dienstlichen Daten auf privaten Datenträgern, (wenn doch besteht ein erhöhtes Datenschutzrisiko zusätzliche Nutzungsbedingungen abklären!),
  • Klarstellung, welche Informationen außerhalb des Unternehmens transportiert und im Home Office bearbeitet werden, ggf. Verbot sensible Daten mit ins Home Office zu nehmen.
  • Der Arbeitgeber muss alle Maßnahmen berücksichtigen, die die Vertraulichkeit bei personenbezogenen Daten (in Print oder elektronischer Version) betreffen, insbesondere auch die technischen und organisatorischen Maßnahmen sicherstellen und dokumentieren.
  • Datensichere Löschung der Daten,
  • Unverzügliche Meldung von Datenpannen und Erledigung innerhalb von 72 Stunden,
  • Zugangsrechte des Arbeitgebers aus datenschutzrechtlichen Gründen
Weitere Hinweise bietet auch das BSI.

  • Gesetzliche Unfallversicherung 
Der Arbeitnehmer ist zwar grundsätzlich auch im Home Office unfallversichert.
Aber Achtung: Der Versicherungsschutz gilt dabei nur sehr eng begrenzt für „dem Betrieb dienende Tätigkeiten“. Schon das Verlassen des Arbeitsplatzes, um z.B. Trinkwasser zu besorgen oder für den Gang zur Toilette wird i.d.R. als private Tätigkeit angesehen und fällt nicht mehr unter den Unfallversicherungsschutz.
Ein Hinweis auf die unfallversicherungsrechtliche Problematik und die Möglichkeit privater Unfallversicherung kann daher sinnvoll sein.

  • Beendigung – Widerruf der Home Office-Tätigkeit
Ein Widerruf ist grundsätzlich nur möglich, wenn ein Widerrufsvorbehalt vertraglich vereinbart wurde.
Wird ein Widerrufsvorbehalt vereinbart, so müssen die Widerrufsgründe konkret und transparent gestaltet sein. Soll ein Widerruf z.B. wegen konkreter betrieblicher Gründe erfolgen, müssen diese genannt und Arbeitgeber- und Arbeitnehmerinteressen vorab abgewogen werden.  Außerdem bedarf es einer angemessenen Widerrufsfrist. 
Ohne Widerruf oder sonstige Einigung wäre an die Änderungskündigung zu denken.