Einfach und schnell Ursprungszeugnisse online beantragen

Elektronisches Ursprungszeugnis (eUZ)

Stellen Sie auf elektronische Ursprungszeugnisse und Bescheinigungen um! Die IHK Ulm empfiehlt dies wegen der Corona-Pandemie dringend. Um das Infektionsrisiko einzugrenzen, erfolgt die Bearbeitung von Papierdokumenten nur vormittags. Die Bearbeitung von elektronischen Dokumenten und von Unterlagen, die per Post eingehen, ist nicht eingeschränkt. 

Ursprungszeugnisse online beantragen

Ursprungszeugnisse (UZ) und andere Außenwirtschaftsdokumente – zum Beispiel Handelsrechnungen – werden überwiegend online beantragt. Die Dokumente werden durch die IHK im Normalfall am selben Tag bearbeitet. Anschließend können sie im Unternehmen mit IHK-Siegel ausgedruckt und sofort weiterverwendet werden. Die IHK-Web-Anwendung wurde 2019 von Grund auf erneuert. An dieser Entwicklung waren von Beginn an Unternehmen und IHKs beteiligt, um eine konsequente Ausrichtung an die Bedürfnisse beider zu erreichen. Bereits vor der Corona-Pandemie wurden bundesweit fast 50 Prozent der Ursprungszeugnisse elektronisch erstellt. Der Anteil ist seither sprunghaft angestiegen.

Vorteile des Online-Verfahrens

Es gibt viele gute Gründe Ursprungszeugnisse und sonstige dem Wirtschaftsverkehr dienende Bescheinigungen online zu beantragen.
Die wichtigsten Vorteile sind:
Innerhalb eines Tages: Beantragung, Bewilligung und Versand an Kunden (bei Eingang bis 30 Minuten vor Ende der Servicezeiten)
  • Notwendige Änderungen werden direkt elektronisch vorgenommen
  • Postwege oder Botengänge werden eingespart
  • Im Benutzerprofil können Vorlagendateien erstellt werden
  • Keine höhere Ausstellungsgebühr
  • Wahl zwischen Signaturkarte und Nutzerkennung
  • Hohe Datensicherheit
  • Transparentes Verfahren: Die Historie der Antragsbearbeitung ist mit Angabe von Datum und Bearbeiter innerhalb der eUZ-Anwendung nachvollziehbar.

Welche Neuheiten bietet die e-UZ Anwendung? 

  • Schnelle Übertragung und kürzere Ladezeiten, da die neue eUZ-Anwendung eine Webanwendung ist.
  • Eine Signaturkarte ist nicht mehr zwingend notwendig, kann jedoch als Verfahren zur Antragstellung weiterhin genutzt werden. Seit September 2019 steht als Alternative das passwortgestützte Berechtigungsverfahren (Nutzerkennung) zur Verfügung. Das bedeutet, dass für die Registrierung nur Zugangsdaten benötigt werden.
  • Weniger PIN-Eingaben und dadurch deutliche Beschleunigung der Antragsprozesse.
  • Eigenständiges Anlegen der Nutzer. Lediglich eine Person („Admin“) des Unternehmens muss vorher durch die IHK angelegt werden.
  • Benachrichtigungen per E-Mail bei Statusänderung des Antrags ein- oder ausschalten.
  • Bearbeitung des Antrags durch mehrere Mitarbeiter („Vier-Augen-Prinzip“) möglich – somit können Sie Ihren internen Compliance-Anforderungen gerecht werden und durch Arbeitsteilung flexiblere Arbeitsprozesse im Unternehmen einführen.
  • Erstellen Sie ein Vorschau-PDF für nötige Rücksprachen mit Ihren Kunden oder Banken, noch bevor Sie das Ursprungszeugnis bei der IHK einreichen. Das spart viel Zeit bei eventuell notwendigen Änderungen.
  • Wird ein UZ sowohl für Produkte mit Eigenherstellung als auch Fremdherstellung beantragt, gibt es ein Referenzfeld für die Produkte mit Fremdherstellung. Somit können diese übersichtlicher dargestellt werden.
  • Mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen, als Nachweise oder zum Bescheinigen.‎ Mit einem Klick erhalten Sie eine Vorschau auf die Dokumente
  • Der Antrag kann zurückgezogen und bearbeitet werden, falls die IHK den Antrag noch nicht bearbeitet hat.

Der Weg zum und Ablauf beim eUZ

Sie interessieren sich für das eUZ? Nehmen Sie Kontakt mit der für Sie örtlich zuständigen IHK auf, die Ihren Betrieb zur Teilnahme an dem eUZ-Verfahren freischalten kann. Die Teilnahme am elektronischen Verfahren ist freiwillig. Es ist möglich, parallel Dokumente in Papierform und elektronisch zu beantragen. Natürlich muss sichergestellt sein, dass für eine Ware nur einmal ein Ursprungszeugnis oder eine Bescheinigung beantragt wird. Bitte beachten Sie, dass für das elektronische Verfahren Formulare ohne eingedruckte Nummer zu verwenden sind. Bitte nehmen Sie für weitere Informationen Kontakt zu Ihrer örtlichen IHK auf oder geben Sie bei einer Bestellung über den Onlineshop der IHK an, dass Sie Formulare für die Nutzung des eUZ benötigen.
Den Ablauf von der Beantragung eines UZ bis zum Ausdruck im Unternehmen haben wir für Sie als Grafik aufbereitet. (PDF-Datei · 150 KB)Das Verfahren bildet die Beantragung mit der Signaturkarte ab (ist aber auch ohne Signaturkarte möglich).
Zusätzlich finden Sie im eUZweb-Onboard Quickguide der IHK-GfI eine Kurzübersicht über die wichtigsten Funktionen und Einstellungen.
Darüber hinaus können Sie auf der Webseite der IHK-GfI mbH die Videoanleitungen nutzen.

Verifizierungsportal

Mit dem IHK-Verifizierungsportal können ausländische Empfänger für jedes elektronisch ausgestellte Ursprungszeugnis überprüfen, ob es auch wirklich echt ist und die angegebene IHK dafür die Verantwortung übernimmt.
Im Feld 8 des Ursprungszeugnisses ist pro Ursprungszeugnis ein individueller Verifizierungscode angegeben. Diesen Code kann man zusammen mit der Ursprungszeugnisnummer auf der Internetseite cert.ihk.de eingeben und erhält dann die Auskunft, ob die angegebene IHK das Ursprungszeugnis mit diesem Code wirklich ausgegeben hat und dafür verantwortlich ist.
Eine Erweiterung dieses Features bietet sich in Form der neu eingeführten QR-Codes an, die gewohntermaßen ein Hochladen und Abrufen der Daten mittels Scans ermöglichen. Ebenfalls neu ist, dass die Vorderseite des Ursprungszeugnisses abgebildet wird, was mehr Sicherheit für den Empfänger bietet.

Hinweise und Zusammenfassung

  • Elektronisch ausgestellte UZ und digital bescheinigte Dokumente werden zum neuen Standard und sind im Ausland anerkannt. Eine Überprüfung mit dem Verifizierungsportal ist für UZ möglich.
  • In einzelnen Ländern, beispielsweise in Ägypten oder Katar, wurde in der Vergangenheit in Einzelfällen auf ein konventionell erstelltes Ursprungszeugnis bestanden. Das hat sich geändert. Im Zweifelsfall empfiehlt sich die Rücksprache mit dem Kunden.
  • Das Bundesverwaltungsamt muss bei Bedarf eingeschaltet werden und besteht dann auf von der IHK im Original unterschriebenen Dokumenten.
  • Durch die Corona-Pandemiewurden viele Papierprozeduren zumindest vorübergehend abgeschafft, auch dies fördert elektronische Ursprungszeugnisse.
  • Wenn Unternehmen die eUZ-Anwendung nutzen, haben Sie auch weiterhin die Möglichkeit, Ursprungszeugnisse und Handelsdokumente in Papierform zu beantragen.
  • Zu bescheinigende Dokumente müssen im PDF-Format hochgeladen werden. Auch bei den Nachweisen empfiehlt es sich, das PDF-Format zu nutzen, denn PDF-Formate können deutlich schneller bearbeitet werden. Maximale Datei-Uploadgröße: 10 MB
  • Beim eUZ werden UZ-Formulare ohne eingedruckte Nummer verwendet, diese können beim Formularverlagen oder bei der IHK Ulm bestellt werden.
  • Wenn auf der Rückseite des UZs vom Zielland vorgeschriebene Texte stehen, beachten Sie bitte, dass diese nach dem Ausdruck im Unternehmen handschriftlich um das Datum und die Unterschrift ergänzt werden müssen. Andernfalls kann das UZ von den Zollbehörden im Zielland abgewiesen werden.
  • Nutzer der eUZ-Anwendung erhalten einen monatlichen Gebührenbescheid. Eine detaillierte Übersicht kann sich der Nutzer über den Statistik-Bereich im eUZ ansehen.

Technische Voraussetzungen und Service-Portal der IHK-GfI für Störungsmeldungen

Die technischen Voraussetzungen der neuen eUZ-Webanwendung finden Sie auf der Homepage der IHK Gesellschaft für Informationsverarbeitung mbH (GfI).
Sollte einmal eine Störung am elektronischen Ursprungszeugnis auftreten, kann der IT-Dienstleister der IHKs, die IHK-GfI, Sie seit März 2019 direkt darüber informieren.
Dazu ist es notwendig, dass Sie sich einmalig bei dem neuen Service-Portal der IHK-GfI anmelden.
Nach der Anmeldung können Sie das Abonnement der eUZ-Störungsinformationen selbst beginnen, verwalten und auch beenden.
Stand: 29.06.2022