Steuerrecht

Zusammenfassende Meldung (ZM)

Was ist der Hintergrund der Regelung?

Die Zusammenfassende Meldung ist ein Kernstück des Umsatzsteuer-Kontrollverfahrens innerhalb der Europäischen Union, das eingeführt wurde, um nach dem Wegfall der Binnengrenzen der EU und der Abschaffung der Einfuhrumsatzsteuer innerhalb der EU das Steueraufkommen der einzelnen Mitgliedstaaten zu sichern. Das Kontrollverfahren beruht auf einem rechnergestützten EU-weiten Informationsaustausch bestimmter Daten, die in Deutschland gespeichert sind beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Grundlage der Datenerfassung und damit auch Voraussetzung für die Teilnahme am EU-Binnenmarkt ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.), die in Deutschland vom BZSt an Unternehmer auf Antrag vergeben wird. Wer sie besitzt, kann steuerfrei in einen anderen EU-Mitgliedstaat liefern, sofern auch der Erwerber eine gültige USt-IdNr. besitzt. Unternehmer können sich beim Bundeszentralamt für Steuern die USt-IdNrn. ausländischer Unternehmer bestätigen lassen. Umgekehrt können sich ausländische Unternehmer bei ihrer zentralen Behörde deutsche USt-IdNrn. bestätigen lassen.
Nach  § 18 a Umsatzsteuergesetz (UStG) hat jeder Unternehmer mit Ausnahme der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmer in der Zusammenfassenden Meldung seine innergemeinschaftlichen Lieferungen unter Maßgabe der folgenden Erläuterungen an das Bundeszentralamt für Steuern zu melden. Die in der Zusammenfassenden Meldung angegebenen Daten können über ein Automationsverfahren von jeder Finanzbehörde eines EU-Mitgliedstaates für Zwecke ihres Veranlagungsverfahrens bei der jeweils zuständigen Behörde abgefragt werden. Können bestehende Zweifel anhand dieser Daten nicht ausgeräumt werden, hat jede Finanzbehörde das Recht, über ein Einzelauskunftsersuchen bei der jeweils zuständigen Behörde (in der Bundesrepublik Deutschland das Bundeszentralamt für Steuern) weitere Auskünfte einzuholen.
Die ZM ist nicht mit der Meldung Instrastat zu verwechseln. Die Intrastat-Meldung wird beim  Statistischen Bundesamt in Wiesbaden abgegeben.

Wer ist zur Abgabe einer Zusammenfassenden Meldung verpflichtet

Meldepflichtig ist jeder Unternehmer, der während eines Meldezeitraums (in der Regel das Kalendervierteljahr)
  • steuerfreie innergemeinschaftliche Warenlieferungen und/oder
  • Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften (nach § 25 b Abs. 2 UStG) ausgeführt hat.
Ausgenommen von der Meldepflicht sind Kleinunternehmer i. S. d. § 19 Abs. 1 UStG (Umsatz i. S. d. § 19 Abs. 1 Satz 2 UStG im vorangegangenen Geschäftsjahr kleiner 17.500,- EUR und im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich kleiner 50.000,- EUR).
Die Meldepflicht trifft auch ausländische Unternehmen, die umsatzsteuerlich relevante Umsätze im Inland ausführen. Hier besteht allerdings seit 1997 die Möglichkeit der Fiskalvertretung, wenn es sich ausschließlich um steuerfreie Umsätze handelt und Vorsteuerbeträge nicht abgezogen werden.
Nichtselbständige juristische Personen i. S. v. § 2 Abs. 2 Nr. 2 UStG (Organgesellschaften) haben neben ihrem Organträger, dem ihre Umsätze umsatzsteuerrechtlich zuzurechnen sind, eine eigene ZM abzugeben und benötigen dazu auch eine eigene USt-IdNr.
Die Pflicht zur Abgabe einer ZM erstreckt sich auch auf pauschalierende Land- und Forstwirte.

Was ist zu melden (meldepflichtige Umsätze)?

a) Innergemeinschaftliche Warenlieferungen (§ 18 a Abs. 2 UStG)

Unter den Begriff der innergemeinschaftlichen Warenlieferungen fallen vor allem die innergemeinschaftlichen Lieferungen i. S. d. § 6a Abs. 1 UStG mit Ausnahme der Lieferungen neuer Fahrzeuge an Abnehmer ohne USt-IdNr. Eine innergemeinschaftliche Lieferung liegt nach dieser Vorschrift vor, wenn
  • der Unternehmer oder der Abnehmer den Liefergegenstand in das übrige Gemeinschaftsgebiet befördert oder versendet,
  • der Abnehmer entweder ein Unternehmer ist, der den Liefergegenstand für sein Unternehmen erworben hat, oder der Abnehmer eine juristische Person ist, selbst wenn diese nicht Unternehmer ist oder den Liefergegenstand nicht für ihr Unternehmen erworben hat, und
  • der Erwerb des Liefergegenstandes beim Abnehmer in einem anderen Mitgliedstaat den Vorschriften der Umsatzbesteuerung unterliegt.
Den innergemeinschaftlichen Lieferungen gemäß  § 6a Abs. 2 UStG gleichgestellt sind Verbringungen i. S. d. § 3 Abs. 1a UStG, also das Verbringen eines Gegenstandes des Unternehmens aus dem Inland in das übrige Gemeinschaftsgebiet durch einen Unternehmer zu seiner Verfügung. Diese "internen Lieferungen" sind somit ebenfalls von der Meldepflicht erfasst.
Maßgebend für die Einordnung als meldepflichtige Lieferung ist allein die umsatzsteuerliche Beurteilung des Vorgangs.
Warenbezüge (Erwerbe) aus anderen Mitgliedstaaten sind nicht zu melden. Die ZM ist unabhängig von einer Wertgrenze abzugeben. Sogenannte Nullmeldungen sind aber nicht abzugeben. Der ZM sind keine Begleitschreiben beizufügen.

b) Lieferungen im Rahmen von innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäften

Ein innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft liegt vor, wenn
  • drei in verschiedenen EG-Mitgliedsstaaten für Zwecke der Umsatzsteuer erfasste Unternehmer (Erstlieferer, Erstabnehmer und Letzabnehmer) über einen Gegenstand ein Umsatzgeschäft abschließen,
  • eine direkte Beförderung oder Versendung des Gegenstandes unmittelbar vom Ort der Lieferung des Erstlieferers an den Letzabnehmer erfolgt,
  • der Liefergegenstand von dem Gebiet eines Mitgliedstaates in das Gebiet eines anderen Mitgliedsstaates gelangt, und
  • der Liefergegenstand durch den Erstlieferer oder den Erstabnehmer befördert oder versendet wird.
Bei einem derartigen innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäft hat der Erstlieferer in der ZM – insoweit ohne jede Besonderheit - eine innergemeinschaftliche Warenlieferung an den Erstabnehmer zu melden. Der Erstabnehmer bewirkt indes nicht nur eine einfache innergemeinschaftliche Lieferung, sondern regelmäßig eine Dreieckslieferung i. S. d. § 25b Abs. 2 UStG. Er hat deshalb bereits in der Rechnung auf das Vorliegen eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäftes und die Steuerschuld des letzten Abnehmers hinzuweisen und zudem neben seiner eigenen USt-IdNr. auch diejenige des Leistungsempfängers anzuführen ( § 14 a Abs. 1a und 2 UStG). Darüber hinaus hat er in der ZM auf das Dreiecksgeschäft hinzuweisen, indem er bei Meldung seiner innergemeinschaftlichen Lieferung in Spalte 3 des ZM-Vordrucks eine "1" einsetzt.

Welche Fristen sind bei der Abgabe der ZM einzuhalten?

Meldezeitraum ist das Kalendervierteljahr oder im Ausnahmefall das Kalenderjahr.
Die ZM ist grundsätzlich bis zum 10. Tage nach Ablauf jedes Meldezeitraums (Kalendervierteljahr) beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), Dienstsitz Saarlouis, abzugeben ( § 18a Abs. 1 Satz 1 UStG). Für Unternehmer, denen Dauerfristverlängerung um einen Monat beim zuständigen Finanzamt für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung gewährt ist, gilt diese Fristverlängerung für die Abgabe der ZM entsprechend ( § 18 a Abs. 1 Satz 3 UStG). Ein gesonderter Antrag beim BZSt ist in diesen Fällen nicht erforderlich.
Die ZM hat den Charakter einer Steuererklärung. Eine Jahresmeldung ist jedoch nicht erforderlich, wenn der Unternehmer zur vierteljährlichen Abgabe verpflichtet ist.
Hat das Finanzamt einen Unternehmer von der Verpflichtung zur Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen und der Entrichtung der Vorauszahlung befreit (sogenannte "Jahreszahler" nach § 18 Abs. 2 UStG), kann der Unternehmer – abweichend von den Abgabefristen für USt-Jahreserklärungen - die ZM gemäß § 18 a Abs. 6 UStG bis zum 10. Tag nach Ablauf des Kalenderjahres abgeben, wenn
  • die Summe aller seiner Lieferungen und sonstigen Leistungen im vorangegangenen Kalenderjahr 200.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht übersteigen wird,
  • die Summe seiner innergemeinschaftlichen Warenlieferungen im vorangegangenen Kalenderjahr 15.000 Euro nicht überstiegen hat und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich nicht übersteigen wird, und
  • es sich bei den in Nummer 2 bezeichneten Warenlieferungen nicht um Lieferungen neuer Fahrzeuge (§ 1b Abs. 2 und 3 UStG) an Abnehmer mit ausländischer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer handelt.
Auf Antrag kann das BZSt Einzelfristverlängerung gewähren.

Wie sind die Lieferungen den Meldungen zeitlich zuzuordnen?

Meldezeitraum ist das Kalendervierteljahr oder im Ausnahmefall  das Kalenderjahr.
Innergemeinschaftliche Warenlieferungen, die in den ersten beiden Monaten des Meldezeitraums ausgeführt wurden, sind in der ZM für diesen Zeitraum zu melden, unabhängig vom Zeitpunkt der Rechnungsausstellung.
Nur bei innergemeinschaftlichen Warenlieferungen, die im letzten Monat eines Kalendervierteljahres ausgeführt werden, ist auf den Zeitpunkt der Ausstellung der Rechnung abzustellen. Wird die Rechnung für diese Lieferung noch im laufenden Kalendervierteljahr ausgestellt, so ist die Meldung in diesem Kalendervierteljahr vorzunehmen; wird die Rechnung für diese Lieferung erst nach Ablauf des Kalendervierteljahres ausgestellt, so hat die Meldung im nächsten Kalendervierteljahr zu erfolgen. Im Falle der Lieferungen i. S. d. § 25b Abs. 2 UStG sind die Angaben für denjenigen Meldezeitraum zu machen, in dem diese Lieferungen ausgeführt worden sind.

Was sind die Folgen einer verspäteten Abgabe oder einer Nichtabgabe?

Die Abgabe der ZM kann gemäß  § 18a Abs. 8 Satz 1 UStG i. V. m. §§ 328 ff. Abgabenordnung (AO) erzwungen werden. Dabei können Zwangsgelder bis zu einer Höhe von jeweils 25.000 Euro festgesetzt werden.
Bei verspäteter Abgabe der ZM kann ein Verspätungszuschlag festgesetzt werden, der bis zu 1 Prozent der Summe aller in der ZM zu meldenden Bemessungsgrundlagen, höchstens jedoch 2.500,- Euro betragen kann ( § 18 a Abs. 8 Satz 2 UStG i. V. m. § 152 AO).
Wird eine ZM vorsätzlich oder leichtfertig nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig abgegeben, so kann dies zusätzlich als Ordnungswidrigkeit mit einer Geldbuße bis zu 5.000,- Euro geahndet werden ( § 26 a UStG).

In welcher Form muss die Zusammenfassende Meldung erfolgen und wie funktioniert die Abgabe?

Nach dem Gesetz muss die ZM nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck auf elektronischem Wege übermittelt werden. Für die elektronische Abgabe der ZM stehen verschiedene Verfahren zur Verfügung, die sich je nach verwendeten Buchführungs-/Datenformaten eignen. Eine Übersicht über die verschienen elektronischen Verfahren gibt das Bundszentralamt in einer Kurzbeschreibung zu ZM online. Demnach ist die Abgabe der zusammenfassenden Meldungen (ZM) elektronisch möglich über
Ein Import von ZM-Daten aus Buchhaltungsprogrammen ist ebenfalls möglich.

Wie ist bei Abgabe der ZM in Papierform zu verfahren?

Zur Vermeidung von unbilligen Härten kann das Finanzamt auf Antrag eine Ausnahme von der elektronischen Übermittlung gestatten ( § 18a Abs. 1 Satz 3 UStG). Soweit das Finanzamt nach § 18 Abs. 1 Satz 1 UStG auf eine elektronische Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung verzichtet hat, gilt dies auch für die ZM. Grundsätzlich hat der Unternehmer gemäß  § 18 a Abs. 1 Satz 1 UStG bei der Abgabe der ZM den amtlich vorgeschriebenen Vordruck zu verwenden. Zusammenfassende Meldungen in Papierform sind im Original an das Bundeszentralamt für Steuern zu übermitteln (nicht per Fax oder E-Mail).
Der Vordruck für die Abgabe der ZM steht auf der Website des Bundeszentralamtes für Steuern zum Download bereit. Das Formular kann mit umfangreichen Komfortfunktionen am PC ausgefüllt werden.
Auf der Internetseite des BZSt finden sich auch umfangreiche Informationen rund um das Umsatzsteuer-Kontrollverfahren innerhalb der Europäischen Union. ZM-Vordrucke werden nicht mehr versandt.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das

Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Saarlouis
66738 Saarlouis
E-Mail: poststelle-saarlouis@bzst.bund.de
Tel. 0228 40 6-0