Fahrtkosten

Besteuerung von Firmenwagen

Die Abrechnung unterscheidet sich je nachdem, ob die Fahrt mit dem Privatwagen oder dem Firmenwagen abgewickelt wird.

Geschäftsfahrten mit dem Privatwagen

Werden Geschäftsfahrten mit dem Privatwagen des Arbeitnehmers oder des Unternehmers durchgeführt, so sind sämtliche Aufwendungen für den Pkw Betriebsausgaben oder Werbungskosten. Die Finanzverwaltung erkennt für Geschäftsfahrten von selbständig Tätigen und Arbeitnehmern entweder die tatsächlichen Aufwendungen oder ohne Einzelnachweise einen Betrag von 0,30 Euro für den gefahrenen Kilometer an. Beim Privatwagen eines Arbeitnehmers entstehen anrechenbare Werbungskosten jedoch nur insoweit, als der Arbeitgeber keinen Kostenersatz gewährt. Ein Kostenersatz durch den Arbeitgeber ist gemäß § 3 Nr. 13 oder Nr. 16 Einkommensteuergesetz (EStG) steuerfrei. Wird kein (voller) Kostenersatz seitens des Arbeitgebers gewährt, kann der Arbeitnehmer die Differenz zwischen Erstattung und tatsächlichen Kosten beim Finanzamt geltend machen. Dazu hat er die Mehraufwendungen durch lückenlose Belege nachzuweisen.

Nutzung aus Arbeitnehmersicht

  • Geschäftsfahrten mit dem Firmen-Pkw: In diesem Fall haben Arbeitnehmer für die Einkommensteuer nichts zu beachten.
  • Privatfahrten eines Arbeitnehmers mit dem Geschäftswagen
    Für die Einkommensteuer stellt die private Nutzung eines Geschäftswagens eine Sachzuwendung dar, die beim Arbeitnehmer der Lohnsteuer zu unterwerfen ist. Bei der unentgeltlichen Überlassung des Wagens zur privaten Nutzung ist der darin liegende Sachbezug als geldwerter Vorteil bei der Lohnsteuer zu berücksichtigen. Zur Ermittlung des geldwerten Vorteils sind nur die folgenden Methoden zugelassen, wobei man für jedes Kraftfahrzeug pro Kalenderjahr an das gewählte Verfahren gebunden ist. Für die Veranlagung der Einkommensteuer ist der Arbeitnehmer jedoch nicht an das mit seinem Arbeitgeber für die Erhebung der Lohnsteuer vereinbarte Verfahren gebunden (vergleiche Lohnsteuerrichtlinie R 8.1 IX Nr. 3 Satz 4 LStR 2008).
    • 1 Prozent des Listenpreises pro Monat
      Der private Nutzungswert wird pauschal mit monatlich 1 Prozent des inländischen Listenpreises des Kraftfahrzeugs angesetzt. Der Listenpreis ist zuzüglich der Kosten für Sonderausstattung einschließlich der Umsatzsteuer zu ermitteln. Zum Listenpreis und zur Sonderausstattung ist die Umsatzsteuer auch dann hinzuzurechnen, wenn beim tatsächlichen Erwerb keine Umsatzsteuer angefallen ist. Maßgebend ist der Listenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung. Dies gilt auch bei Gebrauchtwagen! Der Listenpreis muss auf volle 100 Euro abgerundet werden. Geleaste oder gemietete Pkw fallen ebenfalls unter die Pauschale (vergleiche BMF-Schreiben vom 21.01.2002, IV A6-S2177/ 02, Bundessteuerblatt (BStBl), Teil I 2002, S. 148, Rz. 1).

      Beispiel:
      Listenpreis eines Geschäfts-Pkw, den der Arbeitnehmer auch für Privatfahrten nutzen kann: 40.900 Euro
      Geldwerter Vorteil für Privatfahrten 1 Prozent pro Monat: 409 Euro pro Monat

      Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit Urteil vom 14.09.2005 (VI R 37/03) zur Abgeltungswirkung der 1-Prozent-Bruttolistenpreisregelung beschlossen, dass folgende Erstattungen des Arbeitgebers nicht zu den "Gesamtkosten des Kraftfahrzeugs" gehören und folglich auch nicht mit dem Anwenden der 1-Prozent-Bruttolistenpreisregelung abgegolten sind:
      • Straßennutzungsgebühren (zum Beispiel private und öffentliche Parkgebühren, Mautgebühren, Straßenvignetten)
      • Aufwendungen für den Transport des Kraftfahrzeugs (zum Beispiel Autoreisezug, Fähren) und
      • Kosten für die ADAC-Plusmitgliedschaft inklusive ADAC-Euro-Schutzbrief.
Erstattet der Arbeitgeber auch bei Firmenwagengestellung die vorgenannten Aufwendungen ganz allgemein oder anlässlich von Privatfahrten, handelt es sich im vollen Umfang um steuerpflichtigen Arbeitslohn, oder anlässlich einer beruflichen Reisetätigkeit des Arbeitnehmers (Dienstreise), handelt es sich bei der Arbeitgebererstattung um steuerfreien Ersatz von Reisenebenkosten (§ 3 Nr. 16 EStG in Verbindung mit R 9.8 III LStR 2008).
  • Einzelnachweis mit Fahrtenbuch
    Abweichend von der 1-Prozent-Methode kann der private Nutzungswert erfasst werden, indem die für das Kraftfahrzeug insgesamt entstehenden Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den übrigen Fahrten durch ein zeitnah und ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch nachgewiesen werden. Dabei sind die dienstlich und privat zurückgelegten Fahrtstrecken gesondert und laufend im Fahrtenbuch nachzuweisen (zu den erforderlichen Angaben siehe unten).

    Beispiel:
    Das Fahrzeug aus Beispiel 1 hat im Jahr 2006 eine Gesamtlaufleistung von 24.000 km, davon sind 3.600 km privat. Die Gesamtaufwendungen (inklusive AfA) belaufen sich für das Fahrzeug in diesem Jahr auf 6.000 Euro. Daraus ergeben sich Gesamtkosten von 0,25 Euro pro Kilometer (6.000 Euro / 24.000 km), also Kosten von 900 Euro (0,25 Euro x 3.600 km) für die Privatnutzung in diesem Jahr. Lohnsteuerlich müssen also 900 Euro dem Jahrseinkommen des Arbeitnehmers hinzugerechnet werden.
     
    • Für dienstliche Fahrten sind mindestens die folgenden Angaben in einem Fahrtenbuch erforderlich:
      • Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit
      • Reiseziel und Route
      • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.
    • Für private Fahrten genügen jeweils Kilometerangaben. Für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt ein kurzer entsprechender Vermerk.
    • Auch elektronische Fahrtenbücher sind grundsätzlich zulässig, wenn sich daraus dieselben Erkenntnisse wie aus einem manuell geführten Fahrtenbuch gewinnen lassen. Beim Ausdrucken von elektronischen Aufzeichnungen müssen nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen, zumindest aber dokumentiert werden. Einfache Excel-Tabellen reichen nicht aus. Im Zweifelsfall besprechen Sie die Nutzung eines elektronischen Fahrtenbuchs mit Ihrem Finanzamt.
  • Lohnsteuerpauschalierung bei unentgeltlicher Nutzung eines Firmenwagens für Arbeitswegfahrten
    Der Arbeitgeber kann gemäß § 40 Absatz 2 Satz 2 EStG die Lohnsteuer mit einem Pauschalsteuersatz von 15 Prozent für den privaten Nutzungswert von Firmenwagen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte erheben. Die Pauschalierung bewirkt, dass keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen. Dabei darf der der Arbeitgeber den geldwerten Vorteil bis zu dem Betrag, den der Arbeitnehmer im Rahmen der Entfernungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte mit 15 Prozent pauschal versteuern. Dabei darf unterstellt werden, dass der Pkw an 15 Tagen im Monat (180 Tagen im Jahr) zu diesen Fahrten genutzt wird. Bei Körperbehinderten kann der Nutzungswert in vollem Umfang pauschal versteuert werden.
    Falls der Betrag, bis zu dem eine Pauschalversteuerung möglich ist, den nach § 8 Abs. 2 Satz 3 u. 4 EStG durch die Prozentmethode oder nach Fahrtenbuch ermittelten geldwerten Vorteil übersteigt, kann dieser geldwerte Vorteil aus der unentgeltlichen Überlassung des Pkw für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte in vollem Umfang pauschal versteuert werden.

    Beispiel:
    Geldwerter Vorteil für die Privatnutzung: 1 Prozent x 12.700 Euro (Bruttolistenpreis) = 127,00 Euro
    Ein Arbeitnehmer nutzt einen Pkw auch zu Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (einfache Entfernung 25 km). Monatlicher geldwerter Vorteil nach § 8 Absatz 2 Satz 3 EStG (Listenpreis: 12.700 Euro): 0,03 Prozent x 12.700 Euro x 25 km = 95,25 Euro
    Möglicher Abzugsbetrag nach § 9 Absatz 2 EStG bei nachweislich 15 Fahrten im Monat: 0,30 Euro x 25 km x 15 Fahrten = 112,50 Euro
    Damit zu pauschalierender geldwerter Vorteil nach § 40 Absatz 2 Satz 2 EStG: 112,50 Euro

Nutzung aus Unternehmersicht

a) Umsatzsteuer

Bei Nutzung durch den Unternehmer

Der Unternehmer hat bei der umsatzsteuerlichen Behandlung des Vorsteuerabzugs und der Nutzung von Unternehmensfahrzeugen zwischen rein für unternehmerische Zwecke und gemischt genutzten Fahrzeugen zu unterscheiden.

Ausschließlich unternehmerische Nutzung

Bei Fahrzeugen, die ausschließlich für unternehmerische Zwecke genutzt werden, kann der Vorsteuerabzug sowohl aus den Anschaffungskosten als auch aus den Betriebskosten des Fahrzeuges in voller Höhe in Anspruch genommen werden.

Gemischte Nutzung

Fahrzeuge, die sowohl für unternehmerische als auch für nichtunternehmerische (private) Zwecke genutzt werden (so genannte gemischt genutzte Fahrzeuge), können – unabhängig von der ertragssteuerlichen Behandlung als Betriebs- oder Privatvermögen – dem Unternehmen zugeordnet werden. Voraussetzung für die Zuordnung zum Unternehmen ist, dass das Fahrzeug mindestens zu 10 Prozent für das Unternehmen genutzt wird, § 15 Absatz 1 S. 2 Umsatzsteuergesetz (UStG) . In Zweifelsfällen muss der Unternehmer dem Finanzamt die mindestens 10-prozentige unternehmerische Nutzung glaubhaft machen, zum Beispiel durch Aufzeichnung der Jahreskilometer des betreffenden Fahrzeugs und der unternehmerischen Fahrten (mit Fahrziel und gefahrenen Kilometern) (vergleiche BMF-Schreiben v. 27.08.2004, IV B7 S 7300-70/04 und BMF-Schreiben v. 30.03.2004, BStBl. I, S. 451). Kann der Unternehmer ein Fahrzeug dem Unternehmen nicht zuordnen, weil er es zu weniger als 10 Prozent für sein Unternehmen nutzt, steht ihm aus den Anschaffungs- und Herstellungskosten kein Vorsteuerabzug zu.

So genannte 1-Prozent-Regelung

Ermittelt der Unternehmer für Ertragssteuerzwecke den Wert der Nutzungsentnahme nach der 1-Prozent-Regelung des § 6 Absatz 1 Nr. 4 Satz 2 EStG, kann er von diesem Wert bei der Bemessungsgrundlage für die Besteuerung der privaten Nutzung ausgehen. Für die nicht mit Vorsteuer belasteten Kosten kann er einen pauschalen Abschlag von 20 Prozent vornehmen. Der so ermittelte Wert ist ein Nettowert, auf den nun die Umsatzsteuer mit dem allgemeinen Steuersatz zu berechnen ist.

Fahrtenbuchregelung

Auch hier ist als Bemessungsgrundlage für die Besteuerung der Wert anzusetzen, den der Unternehmer für die private Nutzung durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweist. Aus den Gesamtaufwendungen sind für Umsatzsteuerzwecke die nicht mit Vorsteuer belasteten Kosten in der belegmäßig nachgewiesenen Höhe auszuscheiden.

Sachgerechte Schätzung

Werden die pauschalen Wertansätze durch die Kostendeckelung auf die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten begrenzt oder wird kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt, ist der private Nutzungsanteil für Umsatzsteuer-Zwecke anhand anderer geeigneter Unterlagen im Wege einer sachgerechten Schätzung zu ermitteln. Liegen geeignete Unterlagen für eine Schätzung nicht vor, ist der bezüglich des privaten Nutzungsanteils zu ermittelnde Prozentsatz, der auf die mit Vorsteuer belasteten Kosten anzuwenden ist, mit mindestens 50 Prozent anzusetzen, soweit sich aus den besonderen Verhältnissen des Einzelfalls nichts Gegenteiliges ergibt.

b) Ertragsteuerliche Aspekte für ein Unternehmen

Die Anschaffungskosten eines Geschäftswagens umfassen alle Aufwendungen, die notwendig sind, um den Wagen zu erwerben; also auch alle mit der Anschaffung zusammenhängenden Nebenkosten. Zu den Anschaffungskosten gehören die Aufwendungen für alle Ausstattungs- und Ausrüstungsteile, die nur zusammen mit dem Pkw genutzt werden können. Diese Aufwendungen müssen aktiviert werden und mindern Gewinn und Steuer (beziehungsweise den Überschuss der Einnahmen gegenüber den Ausgaben) erst über die Abschreibung. Die Abschreibungsdauer nach der AfA-Tabelle beträgt für Anschaffungen von Pkw und Kombiwagen seit dem 1. Januar 2001 sechs Jahre. Zu beachten ist die im Vergleich dazu achtjährige Abschreibungsdauer für die Gesamtkostenbemessung im Rahmen der Fahrtenbuchmethode.