Versicherungsvermittlerverordnung

Dokumentations- und Informationspflichten

Neben der Zulassungspflicht für selbstständige Versicherungsvermittler sieht das Versicherungsvermittlerrecht auch eine Reihe von Dokumentations- und Informationspflichten vor im Zusammenhang mit Beratungsgesprächen vor.

Informationspflichten (§ 42b VVG, § 15 VersVermV)

(1) Der Gewerbetreibende hat dem Versicherungsnehmer beim ersten Geschäftskontakt folgende Angaben nach Maßgabe des § 16 Absatz 1 mitzuteilen:
  1. seinen Familiennamen und Vornamen sowie die Firmen der Personenhandelsgesellschaften, in denen der Eintragungspflichtige als geschäftsführender Gesellschafter tätig ist,
  2. seine betriebliche Anschrift,
  3. ob er
    a) als Versicherungsmakler
    aa) mit einer Erlaubnis nach § 34d Absatz 1 der Gewerbeordnung,
    bb) mit Ausnahme von der Erlaubnispflicht nach § 34d Absatz 6 der Gewerbeordnung als produktakzessorischer Versicherungsmakler
    oder
    b) als Versicherungsvertreter
    aa) mit einer Erlaubnis nach § 34d Absatz 1 der Gewerbeordnung,
    bb) nach § 34d Absatz 7 Satz 1 Nummer 1 der Gewerbeordnung als gebundener Versicherungsvertreter,
    cc) mit Ausnahme von der Erlaubnispflicht nach § 34d Absatz 6 der Gewerbeordnung als produktakzessorischer  Versicherungsvertreter
    oder
    c) als Versicherungsberater mit Erlaubnis nach § 34d Absatz 2 der Gewerbeordnung bei der zuständigen Behörde gemeldet und in das Vermittlerregister nach § 34d Absatz 10 der Gewerbeordnung eingetragen ist und wie sich diese Eintragung überprüfen lässt,
  4. ob er eine Beratung anbietet,
  5. die Art der Vergütung, die er im Zusammenhang mit der Vermittlung erhält,
  6. ob die Vergütung direkt vom Kunden zu zahlen ist oder als Provision oder sonstige Vergütung in der Versicherungsprämie enthalten ist,
  7. ob er als Vergütung andere Zuwendungen erhält,
  8. ob seine Vergütung aus einer Verknüpfung der in den Nummern 6 und 7 genannten Vergütungen besteht,
  9. Anschrift, Telefonnummer und die Internetadresse der gemeinsamen Stelle im Sinne des § 11a Absatz 1 der Gewerbeordnung und die Registrierungsnummer, unter der er im Register eingetragen ist,
  10. die unmittelbaren oder mittelbaren Beteiligungen von über 10 Prozent, die er an den Stimmrechten oder am Kapital eines Versicherungsunternehmens besitzt,
  11. die Versicherungsunternehmen oder Mutterunternehmen eines Versicherungsunternehmens, die eine unmittelbare oder mittelbare Beteiligung von über 10 Prozent an den Stimmrechten oder am Kapital des Informationspflichtigen  besitzen,
  12. die Anschrift der Schlichtungsstelle, die bei Streitigkeiten zwischen Versicherungsvermittlern oder Versicherungsberatern und Versicherungsnehmern angerufen werden kann.
(2) Der Gewerbetreibende hat sicherzustellen, dass auch seine Beschäftigten die ihm über seine Person obliegenden Mitteilungspflichten nach Absatz 1 erfüllen.
(3) Die Absätze 1 und 2 gelten nicht für Tätigkeiten in Bezug auf Rückversicherungen und Versicherungsverträge über Großrisiken nach § 210 Absatz 2 des Versicherungsvertragsgesetzes.
Der Unternehmer muss sicherstellen, dass auch seine Angestellten diese Informationen an die Kunden weitergeben.
Sofern ein Makler oder Versicherungsvermittler seinen Rat auf eine eingeschränkte Auswahl von Versicherungsunternehmen stützt, so muss er seine Markt- und Informationsgrundlage gegenüber dem Kunden offen legen. Die vorrangig vermittelten Versicherungsgesellschaften müssen dem Kunden bekannt gemacht werden. Besteht eine vertragliche Bindung an ein oder mehrere Versicherungsunternehmen, so ist hierauf gesondert hinzuweisen.

Beratungs- und Dokumentationspflichten (§§ 42 c, d, j VVG)

Der Vermittler hat ein Beratungsprotokoll anzufertigen, dessen Inhalt über
  • die im Gespräch ermittelten Wünsche und Bedürfnisse des Kunden (sofern nicht eindeutig klar),
  • den durch den Vermittler erteilten Rat und
  • die dafür ausschlaggebenden Gründe
Auskunft gibt. Dies hat unter Berücksichtigung eines angemessenen Verhältnisses von Beratungsaufwand und ggf. zu zahlender Prämie zu erfolgen. Darüber hinaus kann der Inhalt des Protokolls auch nach der Komplexität des angebotenen Versicherungsvertrages variieren. Das Protokoll muss dem Kunden vor Vertragsabschluss vorliegen. 
Ein Verzicht des Versicherungsnehmens auf diese Dokumentation ist nur durch eine schriftliche Erklärung möglich, in der der Kunde auch auf die Konsequenzen seines Verzichts für das spätere Geltendmachen von Schadensersatzansprüchen hingewiesen wird.

Aufzeichnungspflichten (§ 22 VersVermV)

(1) Der Gewerbetreibende hat nach Maßgabe des Satzes 2 und des Absatzes 2 die Pflicht, Aufzeichnungen zu machen sowie die dort genannten Belege übersichtlich zu sammeln. Die Aufzeichnungen sind unverzüglich und in deutscher Sprache anzufertigen.
(2) Aus den Aufzeichnungen und Belegen des Gewerbetreibenden müssen folgende Angaben ersichtlich sein, soweit sie im Einzelfall in Betracht kommen:
  1. der Name und Vorname oder die Firma sowie die Anschrift des Versicherungsnehmers,
  2. ob und inwieweit der Gewerbetreibende zur Entgegennahme von Zahlungen oder sonstigen Leistungen ermächtigt  ist,
  3. Art und Höhe der Vermögenswerte des Versicherungsnehmers, die der Gewerbetreibende zur Weiterleitung an ein Versicherungsunternehmen erhalten hat,
  4. Art, Höhe und Umfang der vom Gewerbetreibenden für die Vermögenswerte zu leistenden Sicherheit und abzuschließenden Versicherung, Name oder Firma und Anschrift des Bürgen und der Versicherung,
  5. die Verwendung der Vermögenswerte des Versicherungsnehmers.
(3) Der Versicherungsberater hat darüber hinaus unverzüglich Aufzeichnungen über Art und Höhe der Einnahmen, die er für seine Tätigkeit erhalten hat, den Namen und Vornamen oder die Firma sowie die Anschrift des Leistenden anzufertigen und die Aufzeichnungen und Belege übersichtlich zu sammeln.
(4) Soweit sich aus handels- oder steuerrechtlichen Bestimmungen Pflichten zur Buchführung ergeben, die zugleich den Pflichten nach den Absätzen 1 bis 3 gerecht werden, kann der Aufzeichnungspflichtige auf diese Buchführung verweisen.
(5) Die in Absatz 1 Satz 1 und Absatz 3 genannten Aufzeichnungen und Belege sind fünf Jahre auf einem dauerhaften Datenträger vorzuhalten und in den Geschäftsräumen aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte aufzeichnungspflichtige Vorgang für den jeweiligen Auftrag angefallen ist.