Digitaler Einschreibebrief

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Wozu benötigt man De-Mail, wenn man E-Mail hat und vertrauliche Briefe per Post verschicken kann? Die Antwort ist einfach: Weil De-Mail die Vorteile von E-Mail und Post zusammenbringt. Mit De-Mail kann man vertrauliche und rechtsverbindliche Nachrichten und Briefe elektronisch und in Sekunden versenden.

Mit De-Mail entfallen nicht nur die Kosten für Druck, Kuvert, Versand und der Weg zur Post – die Übertragungsgeschwindigkeit nimmt rapide zu. Soll ein herkömmlicher Brief noch am gleichen Tag beim Empfänger sein, bleibt oft nichts anderes übrig als teurer Kurierversand. Mit De-Mail erfolgt die Übertragung unmittelbar, und das bei niedrigen Kosten, je nach Dienstanbieter und Versandvolumen. Einige De-Mail-Anbieter ermöglichen den kostenlosen Versand für Privatanwender.

Das E-Government-Gesetz des Bundes (EGovG) bestätigt De-Mail als sicheres Verfahren zur elektronischen Kommunikation. De-Mail wird der verwaltungsrechtlich geforderten Schriftform gerecht und kann ohne weitere Signatur zur juristisch sicheren Kommunikation genutzt werden.

De-Mail erhöht die Sicherheit der elektronischen Kommunikation, ohne den Komfort einzuschränken. Die Identität der Kommunikationspartner sowie Zustellung und Integrität, das heißt der unveränderte Inhalt, können nachgewiesen werden. Ähnlich dem klassischen Einschreiben sind Zusätze wie Sende- und Empfangsbestätigungen und Vermerke wie „Persönlich“ oder „Vertraulich“ möglich.

Unternehmen sparen Zeit und Geld. Zudem kann ohne Medienbruch ein Dokumentenmanagementsystem benutzt werden, sodass die Aufbewahrungskosten gegenüber der Pflege von Papierbeständen vehement sinken.

Nach einer Studie im Auftrag der Bundesnetzagentur von 2007 belaufen sich die Gesamtkosten für den Versand eines normalen Briefes in Unternehmen auf 1,37 Euro – die De-Mail schlägt mit lediglich circa 0,30 Euro zu Buche: Bei 10.000 De-Mails als Briefersatz beläuft sich die Ersparnis bereits auf mehr als 10.000 Euro oder circa 78 Prozent Ersparnis pro Sendung!

Ein Webbrowser und eine Internetverbindung reichen aus, um De-Mail nutzen zu können. In Unternehmen, in denen mehrere Absender und Empfänger De-Mail nutzen, ist die Installation eines Gateways sinnvoll. Damit ist jede De-Mail in die vorhandene Mailsoftware (zum Beispiel Outlook, Thunderbird, Lotus Notes) integrierbar.

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