Gelangensbestätigung

Nachweispflichten bei Exporten in die EU

Ärgernis Nachweispflichten: Bei grenzüberschreitenden Lieferungen fällt eigentlich nur in einem Land Umsatzsteuer an. Das Import-Land besteuert den Umsatz, das Export-Land stellt den Umsatz steuerfrei. Die Voraussetzungen dieser Steuerfreiheit lässt sich der deutsche Fiskus von den ins EU-Ausland exportierenden Unternehmen nachweisen, das sind die sog. Nachweispflichten.
Auch nach dem EU-Maßnahmenpaket (“Quick Fixes”) seit Anfang 2020 akzeptiert die Finanzverwaltung weiterhin die Gelangensbestätigung oder eine Alternative zur Gelangensbestätigung mit dem Doppel der Rechnung als Belegnachweis. Erforderlich ist neben dem Belegnachweis auch der Buchnachweis samt qualifizierter Überprüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Vertragspartners.
Umfrage ergibt: hoher bürokratischer Aufwand durch die Gelangensbestätigung
Laut unserer bayerischen Unternehmerumfrage im November 2014 stellt die Gelangensbestätigung nach wie vor eine Hürde im EU-Warenverkehr für die bayerische Wirtschaft dar. Es zeigt sich, dass die Neuregelungen überwiegend zu wesentlichen Schwierigkeiten bei den Unternehmen führen und einen höheren Personalaufwand, höhere Kosten und ein höheres Geschäftsrisiko auslösen. Als wichtige Erleichterung hat sich die – auch auf Betreiben der IHK-Organisation hin – erfolgte Einführung der Alternativnachweise herauskristallisiert, die von über der Hälfte der teilnehmenden Unternehmen genutzt werden. Die ausführlichen Ergebnisse können Sie nebenstehend abrufen.
Voraussetzung der Gelangensbestätigung
Bei der Gelangensbestätigung handelt es sich um einen Beleg, der vom Abnehmer, also dem Vertragspartner des Lieferers, ausgestellt sein und folgende Angaben enthalten muss:
  • Name und Anschrift des Abnehmers
  • Menge des Gegenstands der Lieferung und handelsübliche Bezeichnung einschließlich Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Fahrzeugen
  • Monat und Ort des Erhalts des Gegenstands im EU-Ausland (Ausnahme: bei Selbsttransport durch den Abnehmer Monat und Ort des Endes der Beförderung im EU-Ausland)
  • Ausstellungsdatum der Bestätigung
  • Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten (die Finanzverwaltung erwartet auch den Namen des Unterzeichnenden in Druckschrift, siehe Muster im BMF-Schreiben (Seite 13, downloadbar auf der rechten Seite))
Liegen diese fünf Voraussetzungen vor, handelt es sich um eine Gelangensbestätigung, gleichgültig ob diese fünf Voraussetzungen auf einer Seite aufgeführt oder auf zwanzig Seiten verteilt sind. Lediglich die Unterschrift kann unter zwei Voraussetzungen fehlen: zum einem muss es sich um eine elektronische Übermittlung (E-Mail) handeln, zum anderen muss die elektronische Übermittlung erkennbar im Verfügungsbereich des Abnehmers begonnen haben (Indizien hierfür sollen sein: Absenderangabe/Datum der E-Mail, Nutzung einer Absender-E-Mail-Adresse, die zum Beispiel beim Vertragsabschluss verwendet wurde). Es bleibt abzuwarten, ob die Finanzverwaltung eine Gelangensbestätigung ohne Unterschrift tatsächlich so ohne Weiteres akzeptieren wird: erfahrene Steuerberater sind erst einmal skeptisch.
Zusatzinformationen stehen zum Download bereit
Im Downloadbereich auf der rechten Seite finden Sie sowohl die geänderten Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung als auch das BMF-Schreiben vom 16. September 2013, das Details zur Neufassung der Nachweispflichten erläutert. Im Anhang des BMF-Schreibens finden sich Musterformulare zur Gelangensbestätigung auf deutsch, englisch und französisch.
Werden alle bisherigen Nachweise anerkannt?
Dies ist nicht der Fall. Insbesondere war der Finanzverwaltung bei Beförderungen ein Dorn im Auge, dass bislang in Abholfällen die Versicherungen des Abnehmers, die Ware in das übrige Gemeinschaftsgebiet zu liefern, neben anderen Nachweisen ausgereicht hat. Dem schiebt die Finanzverwaltung nun einen Riegel vor. Bei klassischen Abholfällen wird als Nachweis ausschließlich die Gelangensbestätigung akzeptiert. Generell ist man bei Beförderungen auf die Gelangensbestätigung als Nachweis angewiesen. Grundsätzlich gilt: lediglich für Versendungsfälle gibt es Alternativen zur Gelangensbestätigung.
Kein abschließender Alternativen-Katalog
Die vorliegende Änderung der UStDV sieht keinen abschließenden Katalog an Alternativen vor. Der exportierende Unternehmer kann den Nachweis mit allen „zulässigen“ Belegen und Beweismitteln führen, die nachvollziehbar und glaubhaft sind. Gelingt dieser Nachweis nicht, bleibt die Lieferung quasi als letzter Rettungsanker dann steuerfrei, wenn objektiv zweifelsfrei feststeht, dass die Voraussetzungen der Steuerfreiheit erfüllt sind. Diese flexible Regelung ist zwar zu begrüßen, man sollte sich aber zur eigenen Sicherheit nicht auf diese streitanfälligen Themen mit der Betriebsprüfung einlassen und die festgelegten Alternativen bevorzugen.
Folgende Alternativen zur Gelangensbestätigung werden explizit genannt:
  • vollständig ausgefüllter Versendungsbeleg (zum Beispiel: CMR-Frachtbrief mit Unterschrift in Feld 22 und Feld 24)
  • Handelsüblicher Beleg, insbesondere Spediteurbescheinigung mit folgendem Inhalt:  
    - Aussteller + Ausstellungsdatum, lieferndes Unternehmen, Auftraggeber
    - Menge und Bezeichnung des Gegenstandes
    - Empfänger, Bestimmungsort
    - Monat des Endes der Beförderung
    - Versicherung des Ausstellers
    - Unterschrift des Spediteurs (entbehrlich bei elektronischer Übermittlung)
  • bei Kurierdiensten: Auftragserteilung + „tracking-and-tracing-Protokoll“. Bei einem Gesamtwert von bis zu 500 € ist ein Verzicht auf das tracking-und-tracing-Protokoll möglich, wenn ein Nachweis über die Bezahlung der Ware vorgelegt werden kann
  • bei Postdienstleistungen: Empfangsbestätigung des Postdienstleisters + Zahlungsnachweis
  • bei Versendung durch den Abnehmer: Zahlungsnachweis von einem Bankkonto des Abnehmers und eine Spediteursbescheinigung mit folgendem Inhalt:
    - Daten des mit der Beförderung beauftragten Unternehmens, des liefernden Unternehmens und des empfangenden Unternehmens
    - Menge und handelsübliche Bezeichnung
    - Ausstellungsdatum
    - Bestimmungsort
    - Versicherung des beauftragten Unternehmens, den Liefergegenstand ins übrige Gemeinschaftsgebiet zu bringen
    - Unterschrift des beauftragten Unternehmens
Tabellarische Zusammenfassung der Alternativen zur Gelangensbestätigung je nachdem wer versendet bzw. befördert:
Beförderung durch Abnehmer
Versendung durch Lieferer
Versendung durch Abnehmer
Bei Kfz: Zulassung auf Abnehmer
Versendungsbeleg, insbes. vollständig ausgefüllter CMR-Frachtbrief
Versendungsbeleg, insbes. vollständig ausgefüllter CMR-Frachtbrief
Spediteursbescheinigung
Spediteursbescheinigung
Bei Kurierdiensten: schriftliche/elektronische Auftragserteilung und lückenloses tracking-and-tracing- Protokoll; bei Gesamtwert von bis zu 500 € Verzicht auf tracking-und-tracing-Protokoll möglich, wenn Nachweis über Bezahlung der Ware
Bei Kurierdiensten: schriftliche/elektronische Auftragserteilung und lückenloses tracking-and-tracing- Protokoll; bei Geamtwert von bis zu 500 € Verzicht auf tracking-und-tracing-Protokoll möglich, wenn Nachweis über Bezahlung der Ware
Bei Postdienstleistung: Empfangsbescheinigung und Zahlungsnachweis
Bei Postdienstleistung: Empfangsbescheinigung und Zahlungsnachweis
Spediteursversicherung und Zahlungsnachweis vom Bankkonto des Abnehmers
Hinweis: Diese Informationen sollen Hinweise in übersichtlicher Form geben und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.
Stand: Januar 2020