Vereinbarung

Ergänzung IHK-Kooperation in Schleswig-Holstein

Ein Jahr IHK Schleswig-Holstein – Gemeinsam stärker als zuvor

Ein Wort vorweg

Der Start der IHK Schleswig-Holstein als Kooperation der drei schleswig-holsteinischen Industrie- und Handelskammern Flensburg, Kiel und Lübeck gilt zu Recht als Wendepunkt in der gemeinsamen Zusammenarbeit. Maßnahmen wie die Einrichtung einer festen Geschäftsstelle, einer gemeinsamen Pressestelle, eines gemeinsamen Justiziariats und die Ausstattung der Federführer mit deutlich höheren Kompetenzen haben bundesweit Aufmerksamkeit auf sich gezogen und schon in vielen Fällen ein hohes Maß an Alltagstauglichkeit beweisen können. Damit verbundene Effizienzgewinne und Synergieeffekte können konkret benannt und gemessen werden. Das Projekt IHK Schleswig-Holstein erweist sich bei der täglichen Arbeit als Erfolg.
Fester Bestandteil der Kooperationsvereinbarung ist ein Evaluationsprozess, der nach einem Jahr deutlich machen soll, wo das Projekt steht, welche Elemente sich bewährt haben und welche der Nachjustierung bedürfen. Er soll zudem aufzeigen, wo sich aus der gemeinsamen Arbeit heraus neue Kooperationsansätze ergeben haben.
Mit dieser ergänzenden Vereinbarung zur Weiterentwicklung der IHK Schleswig-Holstein erreicht der zu Beginn der Kooperation vereinbarte Evaluationsprozess einen ersten Zielpunkt. Auf Basis der Struktur der Kooperationsvereinbarung "Gemeinsam stark!" und ergänzt um zwei neue Aspekte, formuliert dieses Papier weiterführende Ansätze, die geeignet sind, die Arbeit der IHK Schleswig-Holstein weiter zu vertiefen und die daraus resultierenden Erfolge zu mehren.

1. Regelung der Federführung

Die Einrichtung landesweiter Federführungen hat sich als Instrument bewährt und generiert erste Synergie- und Effizienzgewinne. Ihre Vergabe ist stets an die Kompetenz der in Frage kommenden Fachleute zu koppeln und unterliegt somit aus sich selbst heraus einer ständigen Überwachung und möglichen Veränderung. Andererseits bedarf eine Federführung personeller Kontinuität, um ihre Vorteile vollständig entfalten zu können. Daher sollen die in der IHK Schleswig-Holstein eingerichteten Federführungen zukünftig im Rahmen einer jährlichen Bestandsaufnahme evaluiert werden.
Als neue Kooperationsfelder bieten sich an:
  • Gemeinsame Online-Gründerberatung zur Stärkung des Service der IHKs gegenüber einer wichtigen Zielgruppe und zur Effizienzsteigerung in einem Personal und Zeit intensiven Arbeitsbereich
  • Gemeinsames Regionalmarketing zur besseren Vermarktung des Standortes Schleswig-Holstein
  • Service ohne Grenzen; freie Wahl der IHK-Geschäftsstelle bei Abforderung von Service- und Beratungsleistungen unabhängig von der unternehmens-individuellen IHK-Zugehörigkeit, soweit rechtliche Restriktionen insbesondere im Bereich der hoheitlichen Aufgaben dies zulassen.

2. Einrichtung einer festen Geschäftsstelle für die IHK Schleswig-Holstein

Die beim Start der IHK Schleswig-Holstein erstmals installierte feste Geschäftsstelle hat sich uneingeschränkt bewährt. Ihre Wahrnehmung und Akzeptanz ist ungleich höher als zuvor. Die klare Aufgabenzuordnung verkürzt Abstimmungsprozesse, erleichtert die Koordination und bietet einen klaren Ansprechpartner. Zudem gewährleistet sie erstmals eine zentrale Vorbereitung aller Sitzungen aus einer Hand. Ihre Funktion ist beizubehalten und, wo sinnvoll und möglich, zu stärken.

3. Zusammenarbeit in den Bereichen Zentrale Dienste und Justiziariate

Die Zentralen Dienste sind Herzstück jeder IHK. Kooperation in diesem Bereich setzt stets ein hohes Maß an gegenseitigem Vertrauen voraus und ist häufig durch rechtliche Vorgaben limitiert. Gleichwohl haben sich in allen Teilbereichen Strategiegruppen etabliert, deren Arbeit zunehmend konkrete Auswirkungen hervorbringt.
Als neue Kooperationsfelder bieten sich an:
  • Gemeinsames Audit der IHK-Qualitätsstandards zur Absicherung gemeinsamer, aufeinander abgestimmter Arbeitsprozesse in den Federführungsgebieten und eines einheitlichen Qualitätsniveaus in Service und Beratung bei den drei IHKs
  • Installierung eines Qualitätszirkels Schleswig-Holstein zur Koordinierung der weiteren Aktivitäten im Bereich des Qualitätsmanagements (siehe auch 6. Projektteams)
  • Vertiefung der Kooperation im gesamten Bereich "Zentrale Dienste" (EDV, ReWe und Controlling, Telefonservice, Personalentwicklung etc.) zur Ressourcenbündelung und Nutzung von Synergie-Effekten
  • Etablierung eines AK Benchmarking
Die Einrichtung des zentralen Justiziariates brauchte eine gewisse Zeit, um ihren Nutzen zu entfalten, konnte aber zum Beispiel bei der Unterstützung der Vertragsgestaltung zum neuen IHK-Magazin erstmals ihren unmittelbaren Nutzen verdeutlichen. Ihre Akzeptanz wird mit jedem weiteren Erfolg zunehmen.

4. Aufbau einer gemeinsamen Öffentlichkeitsarbeit

Die Installierung einer gemeinsamen Pressestelle für die IHK Schleswig-Holstein hat ebenso überzeugt wie die gemeinsame Geschäftsstelle. Ihre Einrichtung hat die Reaktionszeiten verkürzt und die Präsenz in der veröffentlichten Meinung deutlich erhöht.
Die Etablierung eines gemeinsamen IHK-Magazins und einer gemeinsamen Internet-Präsenz sind darüber hinaus sichtbare Beispiele für den Erfolg der Kooperation im gesamten Bereich Öffentlichkeitsarbeit.
Als neue Kooperationsfelder bieten sich an:
  • Ausbau der gemeinsamen Service-Instrumente im Bereich der Öffentlichkeitsarbeit (landesweite Newsletter als Teil des Online-Angebots, neue Online-Recherche-Möglichkeiten zu Firmendaten, mit den HK/IHKs Hamburg, Stade und Lüneburg)
  • Erstellung eines gemeinsamen Corporate Designs für die drei IHKs, wie für die IHK Schleswig-Holstein, zur Sicherstellung eines abgestimmten Außenauftritts als Teile der IHK-Organisation.

5. Zusammenarbeit der Gremien

Die für die IHK Schleswig-Holstein vorgesehenen Gremien Kuratorium, Präsidialkonferenz und HGF-Konferenz haben sich etabliert. Sie haben ihre Eignung als Plattformen für Diskussionen zur weiteren Ausgestaltung und Entwicklung der IHK Schleswig-Holstein gezeigt. Ihre Arbeit ist zu verstetigen, um die vorhandenen Potenziale zur Gänze zu heben.
Auf Ebene der Fachgremien sollten häufigere, gemeinsame Sitzungen über alle Bereiche forciert werden. Die Einrichtung gemeinsamer Gremien sollte im Einzelfall geprüft werden. Der vorgesehene AK Maritime Wirtschaft ist ein erstes Beispiel.

6. Bildung von Projektteams

Neben der Dreier-Gruppe, die nach Bedarf zu konzeptioneller Arbeit herangezogen wird, wird der Qualitätszirkel der IHK Schleswig-Holstein installiert, der die Vorbereitung und Umsetzung des gemeinsamen Audits und die Weiterentwicklung des IHK-Qualitätsmanagementsystems betreut.

7. Personaltableau

Ein weiteres wesentliches Ergebnis des Evaluationsprozesses ist die Erkenntnis, dass die hohe Akzeptanz der IHK Schleswig-Holstein ihren Repräsentanten ein ebenso hohes Maß an zeitlicher Präsenz abverlangt. Um die IHK Schleswig-Holstein organisatorisch und personell weiter zu stärken, hat das Kuratorium beschlossen, deren Personaltableau wie im anliegenden "Letter of Intent" formuliert zu verbreitern und ihre Schlagkraft zu erhöhen.

8. Kooperation mit der HK Hamburg

Die Erfolge der IHK Schleswig-Holstein machen deutlich, dass Kooperation das Gebot der Stunde ist, um Kompetenzen zu bündeln, Abläufe zu straffen und die eigene Servicekompetenz zu stärken. Wichtig ist den Vertretern der IHK Schleswig-Holstein, dass solche Fortschritte gerade im Servicebereich, also dort, wo sie unmittelbar positive Effekte für die Unternehmen bedeuten, verstärkt auch in Kooperation mit der HK Hamburg erzielt werden. Hierzu wird die IHK Schleswig-Holstein in Kürze eine Kooperationsvereinbarung mit der HK Hamburg abschließen, in der Näheres vereinbart wird.
Kiel, 13. Dezember 2006