Das neue Hinweisgeberschutzgesetz ist da! Was kommt auf die Unternehmen zu?

Die „Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“ garantiert künftig einerseits Hinweisgebern, sogenannten Whistleblowern, die Verstöße gegen EU-Recht melden wollen, mehr Schutz und verpflichten andererseits öffentliche und private Organisationen sowie Behörden dazu, sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten.

Am 2. Juni 2023 wurde nunmehr das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) im Bundesgesetzblatt veröffentlicht, abrufbar unter Bundesgesetzblatt Teil I - Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden - Bundesgesetzblatt. Die Europäische Richtlinie ist somit in nationales Recht umgesetzt.

Nach dem Gesetz sind Unternehmen mit 250 und mehr Beschäftigten damit seit dem 02.07.2023 insbesondere verpflichtet, eine interne Meldestelle einzurichten. Die fehlende Einrichtung wird aber zunächst für sechs Monate nicht sanktioniert werden – hier gibt es eine Übergangsregelung in § 42 Abs. 2 HinSchG. Das heißt, Bußgelder wegen des Fehlens einer internen Meldestelle können erst ab dem 01.12.2023 verhängt werden.

Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt die Pflicht zur Einrichtung von internen Meldestellen erst ab dem 17.12.2023. Dies war schon in der EU-Richtlinie so vorgesehen und ist nun in § 42 Abs. 1 HinSchG geregelt. Das Gesetz erlaubt diesen Unternehmen zur Kosteneinsparung die Einrichtung einer gemeinsam betriebenen Meldestelle mit anderen Unternehmen.

Mögliche Meldewege sind:  

Dabei sollte ersichtlich sein, an wen die Meldung gerichtet ist, wer Zugriff auf diese hat, wie mit Rückfragen verfahren wird und innerhalb welcher Frist eine Rückmeldung erfolgen sollte. Grundsätzlich sollten die Meldungen anonym erfolgen können. Dem Hinweisgeber muss auch ermöglicht werden zwischen einer schriftlichen und einer mündlichen Übermittlung wählen zu können.

Das HinSchG sieht zudem vor, dass die Personen, die für die Entgegennahme der Meldungen zuständig sind regelmäßig geschult werden. Meldungen sind zu dokumentieren und auf ihre Stichhaltigkeit zu überprüfen, um anschließend entsprechende Folgemaßnahmen, wie etwa interne Untersuchungen oder die Abgabe an eine zuständige Stelle, einzuleiten.

Hinweisgeber können Angestellte, Freiwillige, Praktikanten, nicht geschäftsführende Mitglieder oder Gesellschafter sein – alle, die Informationen über Verstöße im beruflichen Kontext erlangen können. Zur Klarstellung umfasst der Anwendungsbereich der Richtlinie auch Mitarbeiter von Unternehmen mit weniger als 50 Arbeitnehmern.

Den Hinweisgebern wird ein Wahlrecht eingeräumt, wie sie einen Verstoß melden möchten. Es steht ihnen frei den Hinweis erst über den intern eingerichteten Meldeweg an das Unternehmen weiterzugeben oder unmittelbar an eine (externe) Behörde.
Das Bundesamt für Justiz (BfJ) ist im HinSchG als externe Meldestelle benannt.

Neben der externen Meldestelle des Bundes beim BfJ werden die bestehenden Meldesysteme bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) sowie beim Bundeskartellamt für ihren speziellen Aufgabenbereich weitergeführt.

Rechtzeitig zum Inkrafttreten des HinSchG seit dem 02.07.2023 werden auf der Webseite des BfJ die Meldekanäle veröffentlicht, über die sich hinweisgebende Personen an die externe Meldestelle des Bundes wenden können. Meldungen werden elektronisch, schriftlich, telefonisch oder persönlich bei der externen Meldestelle des Bundes möglich sein. Bearbeitet werden können laut BfJ aber nur Meldungen, die nach dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes eingehen.

Die Unternehmen sind verpflichtet dem Hinweisgeber auf eine Meldung hin innerhalb von drei Monaten eine Rückmeldung geben. Behörden haben für die Rückmeldung in begründeten Fällen bis zu sechs Monate Zeit.

Ziel der Richtlinie ist der Schutz von Personen die auf Missstände in Unternehmen und Behörden aufmerksam machen. Hierfür enthält die Richtlinie einen nicht abschließenden Katalog von unzulässigen Vergeltungsmaßnahmen. Dazu zählen etwa:

Prüfen Sie, welche der genannten Meldewege am praktikabelsten in Ihrem Unternehmen ist oder ob noch weiterer Handlungsbedarf besteht um alle Voraussetzungen der Richtlinie bzw. des Hinweisgeberschutzgesetzes zu erfüllen.

Die Meldewege sollten zuverlässig sein und insbesondere die Anonymität wahren können.

Mit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes wird die externe Meldestelle des Bundes Hinweise zu Informations- und Beratungsmöglichkeiten für Personen, die in Erwägung ziehen, eine Meldung zu erstatten, zur Verfügung stellen.