Steuerfalle bei Geschäftsessen: Hinweise zu Bewirtungsbelegen

Wer kennt die Situation nicht: Vertragsverhandlungen werden unterbrochen und beim Mittagessen im benachbarten Restaurant fortgeführt. Damit das Essen auch steuerlich bleibt, was es ist – ein Arbeitsessen – und nicht zum Privatvergnügen wird, müssen Unternehmen die Standards verschiedener Rechtsvorschriften beachten.

Was ist zu tun, damit Bewirtungskosten geltend gemacht werden können?

Zum einen sind die Anforderungen zu beachten, die für gewinnmindernde Betriebsausgaben gelten – zum anderen die Vorschriften für den Vorsteuerabzug aus der Rechnung.
Grundsätzlich gilt, dass für den Betriebsausgabenabzug alle Angaben erforderlich sind, die umsatzsteuerliche Pflichtangaben einer Rechnung darstellen. Doch selbst wenn alle Angaben korrekt sind, gelten 30 Prozent des Rechnungsbetrags ertragsteuerlich als sogenanntes Privatvergnügen. Der Betriebsausgabenabzug ist daher auf 70 Prozent der Rechnungssumme begrenzt. Anders verhält es sich beim Vorsteuerabzug: Dieser steht sofern alle Formalien erfüllt sind – in vollem Umfang, also zu 100 Prozent zu.
Bei Bewirtungen in Gaststätten hat der Steuerpflichtige einen besonderen Belegnachweis zu erstellen. Der Nachweis kann auf einem Vordruck erfolgen, der häufig bereits auf der Rückseite der Gaststättenrechnungen aufgedruckt ist. Möglich ist der Nachweis auch auf einem gesonderten Dokument, das mit der Rechnung zusammengeführt wird – zum Beispiel durch Aneinanderheften.
Der Belegnachweis muss folgende Angaben enthalten:
  • Betrieblicher Anlass der Bewirtung (Hinweis: möglichst genau, allgemeine Angaben wie Arbeitsgespräch, Infogespräch, Hintergrundgespräch genügen nicht)
  • Name der bewirteten Personen (Achtung: Bei einem Geschäftsessen muss mindestens eine betriebszugehörige und eine betriebsfremde Person bewirtet werden.)
  • Unterschrift des Bewirtenden, also des Gastgebers
Diesem (selbst erstellten) Nachweis ist außerdem die ordnungsgemäße Rechnung der Gaststätte beizufügen. Unabhängig von der Größe des Restaurants ist es dabei manchmal schwieriger als erwartet, den korrekten Beleg zu erhalten. Handschriftliche Rechnungen oder Quittungen genügen nicht. Eine vom Finanzamt zu akzeptierende Rechnung muss stets maschinell erstellt und mit einer Registriernummer (zugleich Rechnungsnummer) versehen sein.
Weiter muss sie folgende Angaben enthalten:
  • Name und Anschrift der Gaststätte
  • Tag der Bewirtung (wichtig: maschinell eingedruckt)
  • Genaue Bezeichnung der verzehrten Artikel (wie “Menü 1, Tagesgericht 2, Lunch-Buffet” etc., allgemeine Angaben wie „Speisen und Getränke“ genügen nicht.)
  • Rechnungsbetrag in einer Summe inklusive Mehrwertsteuer sowie anzuwendender Steuersatz (für Beträge über 250 Euro siehe die im Folgenden genannten gesonderten Angaben zum Steuerausweis)
  • Ausstellungsdatum der Rechnung (auch wenn identisch mit Bewirtungsdatum)
Bei Beträgen von über 250 Euro muss zusätzlich enthalten sein:
  • Name und Anschrift des Bewirtenden, das heißt des Gastgebers
  • Gesonderter Ausweis von Rechnungsbetrag in Euro – aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie Mehrwertsteuersatz und -betrag
  • Steuer- oder Umsatzsteueridentifikationsnummer der Gaststätte
Außerdem müssen auf den Bewirtungsbelegen Informationen der Kassensysteme vermerkt sein:
  • der Hinweis auf die technische Sicherheitseinrichtung (TSE),
  • die Transaktionsnummer,
  • die Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des TSE-Moduls.
Die TSE ist seit 2020 Pflicht für alle Kassensysteme.
Auch Trinkgelder können geltend gemacht werden. Da diese nicht kassenmäßig ausgewiesen werden, sollten diese direkt auf der Rechnung vermerkt und vom Empfänger abgezeichnet werden. Dies ist in der Regel möglich.
Zusätzlich zu diesen Formalitäten gilt für alle Bewirtungen, dass die entsprechenden Aufwendungen zeitnah, einzeln und gesondert von den sonstigen Betriebsausgaben aufzuzeichnen sind.

Grundsätzlich nötig: E-Rechnung statt Papierbeleg

Alle umsatzsteuerlichen Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung greift spätestens ab dem 1. Januar 2028. Das gilt dann auch für Bewirtungsaufwendungen, wenn der Rechnungsbetrag über 250 Euro brutto liegt und der Rechnungsaussteller nicht von den Übergangsregelungen Gebrauch macht.
Voraussetzung hierfür ist die Zustimmung des Empfängers zum elektronischen Versand. Eine E-Rechnung wird elektronisch übermittelt und ersetzt vollständig den Papierbeleg. Sie muss zudem GoBD-konform archiviert werden (unveränderbar, maschinell auswertbar, revisionssicher).
Für Barkäufe kann zunächst ein Kassenbeleg ausgestellt werden, der nachträglich durch eine E-Rechnung ersetzt wird. Die E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers kann bei Leistungserbringung erfragt und später eine ERechnung per EMail versandt werden.
Hier finden Sie weitere Informationen zur E-Rechnung und den Übergangsregelungen.