Umsatzsteuer im deutsch-polnischen Waren- und Dienstleistungsverkehr

Liefert ein deutsches Unternehmen Waren an einen Unternehmer in Polen und gelangt die Ware von Deutschland nach Polen, liegt grundsätzlich eine innergemeinschaftliche Lieferung vor. Sind die Bedingungen erfüllt, ist die Lieferung in Deutschland von der Umsatzsteuer befreit. Der polnische Abnehmer versteuert den innergemeinschaftlichen Erwerb in Polen.

Für die Steuerfreiheit benötigt der Abnehmer eine gültige polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Außerdem muss nachgewiesen werden, dass die Ware tatsächlich nach Polen gelangt ist. Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Geschäftspartners kann online überprüft werden.

Die Rechnung wird ohne deutsche Umsatzsteuer ausgestellt. Sie enthält die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern des Lieferanten und des Abnehmers sowie einen Hinweis auf die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Als Belegnachweise für den Transport nach Polen kommen beispielsweise eine Gelangensbestätigung oder eine Speditionsbescheinigung in Betracht.

Die innergemeinschaftliche Lieferung ist in der deutschen Umsatzsteuervoranmeldung und in der Umsatzsteuerjahreserklärung sowie in der Zusammenfassenden Meldung zu erfassen.

Für Dienstleistungen zwischen Unternehmen gilt innerhalb der EU grundsätzlich das Empfängerortprinzip. Erbringt ein deutsches Unternehmen eine Dienstleistung an einen polnischen Unternehmer, liegt der Leistungsort grundsätzlich dort, wo der polnische Leistungsempfänger seinen Sitz hat. Wird die Leistung an eine feste Niederlassung des polnischen Unternehmens erbracht, gilt der Sitz dieser Niederlassung als Ort der Dienstleistung.

Die in Polen entstehende Umsatzsteuer führt der polnische Leistungsempfänger im Reverse-Charge-Verfahren ab, wenn das deutsche Unternehmen dort weder seinen Sitz noch eine an der Leistung beteiligte feste Niederlassung hat. Die Steuerschuld geht damit auf den Leistungsempfänger über.

Eine polnische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des deutschen Unternehmens bedeutet nicht automatisch, dass das Unternehmen in Polen niedergelassen ist. Entscheidend ist, ob es dort einen Unternehmenssitz oder eine an der Leistung beteiligte feste Niederlassung hat. Eine reine Umsatzsteuerregistrierung begründet für sich genommen keine feste Niederlassung.

Schuldet der polnische Leistungsempfänger die Umsatzsteuer im Reverse-Charge-Verfahren, stellt das deutsche Unternehmen die Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer aus. Auf der Rechnung sind die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Unternehmen anzugeben. Die Rechnung muss außerdem den Hinweis “Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers” enthalten. Verwendet werden auch die Bezeichnungen „Reverse Charge“ beziehungsweise auf Polnisch “odwrotne obciążenie”.

Die Dienstleistung ist außerdem in der Zusammenfassenden Meldung zu erfassen, wenn der Leistungsort in Polen liegt und der polnische Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet.

Weitere Tipps zur Rechnungsstellung und zur Umsatzsteuervoranmeldung finden Sie in unserem Beitrag “Rechnungen an Kunden im Ausland”.

Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück werden dort besteuert, wo sich das Grundstück befindet. Liegt das Grundstück in Polen, liegt auch der Leistungsort in Polen. Diese Regel gilt sowohl für Leistungen an Unternehmen als auch an Privatpersonen. Rechtsgrundlage ist Art. 47 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie.

Als grundstücksbezogene Leistungen gelten Leistungen, die in einem hinreichend direkten Zusammenhang mit einem bestimmten Grundstück stehen. Dazu zählen unter anderem Bau- und Montagearbeiten, Reparatur- und Instandhaltungsleistungen, Architekten- und Bauaufsichtsleistungen sowie Leistungen im Zusammenhang mit der Vermietung oder Verwaltung eines Grundstücks. Auch die Installation oder Wartung von Maschinen kann darunter fallen, wenn diese durch die feste Verbindung mit dem Gebäude oder Bauwerk als Bestandteil des Grundstücks gelten.

Bei einem Grundstück in Polen richtet sich auch die Steuerschuldnerschaft nach polnischem Umsatzsteuerrecht. Erbringt ein deutsches Unternehmen die Leistung an einen polnischen Unternehmer und ist es in Polen weder ansässig noch als aktiver VAT-Steuerpflichtiger registriert, geht die Umsatzsteuer auf den polnischen Leistungsempfänger über. In diesem Fall gilt Reverse Charge. Sind diese Voraussetzungen nicht erfüllt, rechnet das deutsche Unternehmen die polnische Umsatzsteuer selbst ab und benötigt dafür grundsätzlich eine Umsatzsteuerregistrierung in Polen. Nach der Registrierung sind die entsprechenden Umsatzsteuerdaten in Polen elektronisch über JPK_VAT zu übermitteln.

Bei Dienstleistungen an Privatpersonen liegt der Leistungsort grundsätzlich dort, wo das leistende Unternehmen seinen Sitz hat. Erbringt ein deutsches Unternehmen eine Dienstleistung an eine Privatperson in Polen, ist die Leistung daher grundsätzlich in Deutschland steuerbar. Die Rechnung wird mit deutscher Mehrwertsteuer ausgewiesen.

Für bestimmte Leistungen gelten abweichende Regelungen. Grundstücksbezogene Leistungen werden dort besteuert, wo sich das Grundstück befindet. Bei Personenbeförderungen richtet sich der Leistungsort nach der jeweils zurückgelegten Strecke. Restaurant- und Verpflegungsleistungen sind grundsätzlich dort steuerbar, wo sie tatsächlich erbracht werden.

Für Warenlieferungen an Privatpersonen gelten die Regelungen für innergemeinschaftliche Fernverkäufe. Die Besteuerung und die Abwicklung über den One-Stop-Shop (OSS) werden im Beitrag zum Online-Handel gesondert behandelt.

Muss ein deutsches Unternehmen in Polen selbst Umsatzsteuer abrechnen, ist grundsätzlich eine Registrierung zur polnischen Umsatzsteuer erforderlich. Das gilt zum Beispiel bei steuerpflichtigen Umsätzen in Polen, für die kein Reverse Charge greift.

Auch bestimmte Warenbewegungen können eine Registrierung auslösen. Dazu gehört das Verbringen eigener Waren nach Polen, etwa wenn ein deutsches Unternehmen Waren aus Deutschland in ein eigenes Lager oder in ein für das Unternehmen geführtes Warenlager in Polen bringt, ohne dass die Waren dabei an einen polnischen Kunden verkauft werden.

Der Registrierungsantrag ist vor Aufnahme der umsatzsteuerpflichtigen Tätigkeit einzureichen. Die Anmeldung erfolgt mit dem Formular VAT-R. Für Unternehmen ohne Sitz oder feste Niederlassung in Polen ist für die Umsatzsteuerregistrierung das Zweite Finanzamt Warschau-Śródmieście zuständig.

Eine Registrierung ist nicht erforderlich, wenn die polnische Umsatzsteuer vom Leistungsempfänger im Reverse-Charge-Verfahren geschuldet wird oder der polnische Abnehmer einen innergemeinschaftlichen Erwerb versteuert.

Für innergemeinschaftliche Umsätze ist zusätzlich die Registrierung als VAT-UE erforderlich. Sie erfolgt ebenfalls über das Formular VAT-R und muss vor der ersten entsprechenden Transaktion vorgenommen werden.

Für ausländische Unternehmen, die in Polen ausschließlich internationale gelegentliche Straßen-Personenbeförderung mit Bussen durchführen, gibt es ein besonderes Verfahren zur Registrierung und Abrechnung der Umsatzsteuer. Voraussetzung ist unter anderem, dass die Busse in einem anderen EU-Mitgliedstaat zugelassen sind und das Unternehmen in Polen nicht bereits als aktiver VAT-Steuerpflichtiger registriert ist.

Die Anmeldung erfolgt elektronisch mit dem Formular VAP-R beim Zweiten Finanzamt Warschau-Śródmieście. Nach der Registrierung erhält das Unternehmen eine besondere Identifikationsnummer und die Bestätigung VAP-5.

In Polen registrierte VAT-Steuerpflichtige übermitteln ihre Umsatzsteuerdaten elektronisch als JPK_VAT mit Erklärung. Bei monatlicher Abrechnung wird JPK_V7M, bei zulässiger vierteljährlicher Abrechnung JPK_V7K verwendet. Bei vierteljährlicher Abrechnung werden die Umsatzsteuerdaten weiterhin monatlich übermittelt; die eigentliche Steuerabrechnung erfolgt quartalsweise.

Die Übermittlung erfolgt grundsätzlich bis zum 25. Tag des Folgemonats. Fällt der 25. auf einen Samstag oder gesetzlichen Feiertag, verschiebt sich die Frist auf den nächsten Arbeitstag.

Eine vierteljährliche Abrechnung ist nur möglich, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Sie steht damit nicht allen in Polen registrierten Unternehmen offen.

Polen führt mit der sogenannten Weißen Liste ein öffentliches Verzeichnis der VAT-Steuerpflichtigen. Es enthält unter anderem Angaben zum VAT-Status sowie zu den hinterlegten Geschäftskonten. Darüber lässt sich auch prüfen, ob eine Bankverbindung einem registrierten VAT-Steuerpflichtigen zugeordnet ist.

Bei Zahlungen zwischen Unternehmen über mehr als 15.000 Zloty sollte die Überweisung auf ein in der Weißen Liste geführtes Konto erfolgen. Bei Zahlung auf ein anderes Konto können der Betriebsausgabenabzug und die umsatzsteuerliche Haftung betroffen sein.

Davon zu unterscheiden ist das polnische Split-Payment-Verfahren. Es ist verpflichtend, wenn der Rechnungsbetrag mehr als 15.000 Zloty brutto beträgt und die Rechnung mindestens eine Ware oder Dienstleistung aus Anlage 15 des polnischen VAT-Gesetzes enthält. Voraussetzung ist außerdem, dass Verkäufer und Käufer VAT-Steuerpflichtige sind. Beim Split Payment wird der Umsatzsteuerbetrag auf ein gesondertes VAT-Konto des Verkäufers überwiesen.

Polen hat die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung über das Krajowy System e-Faktur (KSeF) 2026 stufenweise eingeführt. Seit dem 1. Februar 2026 gilt die Pflicht für Unternehmen, deren Umsatz einschließlich VAT im Jahr 2024 mehr als 200 Millionen Zloty betrug. Für die übrigen Unternehmen gilt sie grundsätzlich seit dem 1. April 2026. Für Unternehmen mit einem monatlichen Rechnungsumsatz von höchstens 10.000 Zloty brutto gilt bis Ende 2026 eine Übergangsregelung.

Für deutsche Unternehmen ist vor allem die Abgrenzung zur polnischen VAT-Registrierung wichtig. Ist ein Unternehmen in Polen lediglich zur Umsatzsteuer registriert, hat dort aber weder seinen Unternehmenssitz noch eine feste Niederlassung, besteht grundsätzlich keine Pflicht zur Rechnungsstellung über KSeF. Hat ein deutsches Unternehmen keinen Unternehmenssitz in Polen, aber eine feste Niederlassung, gilt die KSeF-Pflicht für Umsätze, an denen diese Niederlassung beteiligt ist. Ist die feste Niederlassung an der betreffenden Lieferung oder Dienstleistung nicht beteiligt, besteht für diese Rechnung keine KSeF-Pflicht.

Unternehmen, die nicht zur Nutzung von KSeF verpflichtet sind, können das System freiwillig nutzen.

Der reguläre Umsatzsteuersatz in Polen beträgt 23 Prozent. Daneben gelten ermäßigte Steuersätze von 8 Prozent und 5 Prozent. Welcher Steuersatz anzuwenden ist, richtet sich nach der jeweiligen Ware oder Dienstleistung.

Eine Übersicht zur Zuordnung der VAT-Sätze bietet die polnische Finanzverwaltung in ihrer VAT-Satzmatrix.

Bei Zweifeln zur richtigen Einordnung einer Ware oder Dienstleistung kann eine verbindliche Steuersatzinformation (Wiążąca Informacja Stawkowa – WIS) beantragt werden. Sie enthält die maßgebliche Klassifizierung und den anzuwendenden VAT-Satz. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite der polnischen Finanzverwaltung zur WIS.