US-Quellensteuer: Formulare W-8BEN und W-8BEN-E

Hintergrund ist eine Maßnahme der US-Regierung zur Vermeidung von Steuerhinterziehung, deren gesetzliche Basis der Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) von 2010 ist. Mit dem “Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding” sind US-Unternehmen verpflichtet, für bestimmte Zahlungen an ausländische Unternehmen eine etwaige Steuerpflicht des deutschen Handelspartners in den USA zu klären. Deutsche Unternehmen, deren Einkünfte in direktem Zusammenhang mit einer US-Geschäftstätigkeit stehen (z. B. Warenlieferungen, Dienstleistungen), sind jedoch nicht betroffen und fallen eigentlich nicht unter die Offenlegungspflicht. Doch auch wenn die Einkünfte hiesiger Exporteure und Dienstleister in den meisten Fällen in den USA gar nicht steuerbar sind, gehen die Amerikaner oftmals auf Nummer sicher und schicken die Formulare pro forma mit. Denn generell ist der Zahlende (witholding agent) verantwortlich für die Einbehaltung und Abführung der 30-prozentigen Quellensteuer, die Steuerschuld für die Quellensteuer auf Zahlung liegt beim ausländischen Zahlungsempfänger und somit beim deutschen Unternehmen. Wird das Formular vom deutschen Geschäftspartner nicht ausgefüllt, kann es passieren, dass das US-‎Unternehmen Aufträge verweigert oder pauschal 30 Prozent der Rechnungssumme einbehält, um dies an den IRS abzuführen. 

Grundsätzlich existieren in diesem Zusammenhang mehrere Formulare. Im Falle von natürlichen Personen und Einzelunternehmen kommt das Formular W-8BEN zum Tragen. Alle anderen Unternehmen mit Rechtsformen wie GmbH und AG füllen dagegen das Formular W-8BEN-E aus. Darüber hinaus gibt es das Formular W-8IMY als Erklärungsvordruck für Personengesellschaften, auf welches jedoch zusätzlich für jeden Gesellschafter und Teilhaber das W-8BEN-Formular folgt.

Herausfordernd ist, dass der Zahlungsempfänger auf dem Formular eine steuerliche US-Identifikationsnummer (employer identification number oder EIN) anzugeben hat. Die meisten deutschen Unternehmen verfügen jedoch nicht über eine solche US-Steuernummer und müssen diese erst über eine steuerliche Registrierung erhalten. Dies erfolgt durch das Ausfüllen und Übersenden des Formulars SS-4 .

Aufgrund des damit verbundenen Aufwands und der Komplexität der Formulare empfiehlt es sich beim Ausfüllen eine gezielte, rechtsverbindliche Beratung hinzuzuziehen – insbesondere dann, wenn Steuervergünstigungen nach dem mit den USA bestehenden Doppelbesteuerungsabkommen geltend gemacht werden sollen. Meist ist der Steuerberater in Deutschland erster Ansprechpartner für Unternehmen. Da deutsche Firmen mit US-Geschäft das Formular sehr häufig vorgelegt bekommen, kennen sich inzwischen auch viele deutsche Steuerbüros mit der Thematik aus. Eine Ausfüllanleitung zu beiden Formularen ist auf der Webseite des IRS abrufbar. 

Die ordnungsgemäß ausgefüllten Formulare W-8BEN und W-8BEN-E sind wirksam beginnend mit dem Tag der Unterzeichnung bis zum Ende des darauffolgenden dritten Kalenderjahres, es sei denn, das Formular muss aus anderen Gründen geändert werden (zum Beispiel aufgrund einer Änderung der Adresse, der Firmierung oder der Rechtsform der Gesellschaft).