Exportrechnung und Pro-Forma-Rechnung

Die Exportrechnung (commercial invoice) gilt als Exportdokument im Außenhandel. Im Angebotsverfahren oder bei Mustersendungen kann die Pro-Forma-Rechnung (Pro-Forma-Invoice) zum Einsatz kommen.

Exportrechnung

Zu den Dokumenten im Außenwirtschaftsverkehr gehört die Exportrechnung. Diese fordert den Empfänger auf, einen bestimmten Betrag für gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen zu entrichten (=Zahlungsaufforderung).
Darüber hinaus ist die Exportrechnung Grundlage für die Verzollung und statistische Erhebung bei der Einfuhr. Die "commercial invoice" dient der Überwachung des Devisenverkehrs und als Basis für die Ausfertigung weiterer Versand- und Versicherungsdokumente.
In Ergänzung zu den Bestandteilen einer Inlandsrechnung werden für die Exportrechnung weitere Angaben verlangt. Hier sind die Einfuhrvorschriften des jeweiligen Landes, Bedingungen des Kaufvertrages und gegebenenfalls des Akkreditivs zu beachten. Weitere Hinweise bezüglich der Anzahl und Sprache der Rechnungen, Legalisierungsvorschriften, Ursprungserklärungen etc. liefern auch die Konsulats- und Mustervorschriften.
Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) gelten Rechnungen als Geschäftsbriefe.
Nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz sind folgende Daten in der Rechnung erforderlich erforderlich.
Darüber hinaus sind nach den nationalen Vorgaben einzelner Länder (siehe K+M) oft folgende Angaben zwingend notwendig.

Pflichtangaben in der Exportrechnung

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Handelsregisternummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  • Nach Steuersätzen und Steuerbefreiung aufgeschlüsseltes Entgelt
  • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Eventuell Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
  • Bankverbindung des Absenders
  • Einzel- und Gesamtpreis sowie separat die vereinbarten Verpackungs-, Versicherungs- und Transportkosten
  • Lieferbedingungen
  • Zahlungsbedingungen und Versandart
  • Verpackungsdaten
  • Zolltarifnummern
  • Ursprungsland 
Lieferungen in das Ausland sind von der Umsatzsteuer befreit. Voraussetzung dafür ist ein entsprechender Ausfuhrnachweis. Die Rechnungen sind daher netto auszustellen und müssen den Hinweis "steuerfreier Export" enthalten.
Alle Rechnungen sind ggf. original (blau) zu unterschreiben und mit Firmenstempel (blau) zu versehen (hier sind die Ländervorschriften zu beachten und ggf. mit dem Importeur Rücksprache zu halten). Die Rechnungen dürfen keine Korrekturen aufweisen.

Wann wird eine Pro-Forma-Rechnung (Pro-Forma-Invoice) benötigt? 

Die Pro-Forma-Rechnung hat einen reinen Informationscharakter (= keine Zahlungsaufforderung) und wird hauptsächlich für Zollzwecke benötigt bei:
  • kostenfreien Mustersendungen
  • vorübergehende Verwendung im Ausland
  • kostenfreien Ersatzteilsendungen (Garantie, Kulanz)
Hierbei ist zu beachten, dass der tatsächliche Verkaufswert der Ware zu nennen ist, auf keinen Fall darf einen "Nullrechnung" ausgestellt werden. Die Pro-Forma-Rechnung sollte deutlich als solche gekennzeichnet sein.
Im Gegensatz zur Exportrechnung wird durch die Pro-Forma-Rechnung keine Zahlung ausgelöst. Die Pro-Forma-Rechnung kann auch als Angebot eingesetzt werden; sie dient dann als Zuteilung von:
  • Devisen
  • zur Eröffnung eines Akkreditivs oder für den Erhalt einer
  • für eine Importlizenz
  • bei dauerhaft “kostenfreien” Mustersendungen
  • bei dauerhaft “kostenfreien” Ersatzteilsendungen (Garantie, Kulanz etc.)
  • bei Reparaturen 
  • bei Dreiecksgeschäften (Versand nicht durch den Verkäufer)

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