Exportrechnung und Pro-Forma-Rechnung

Zu den Dokumenten im Außenwirtschaftsverkehr gehört die Exportrechnung (commercial invoice). Diese fordert den Empfänger auf, einen bestimmten Betrag für gelieferte Waren oder erbrachte Leistungen zu entrichten.
Darüber hinaus ist die Exportrechnung Grundlage für die Verzollung und statistische Erhebung bei der Einfuhr. Die "commercial invoice" dient der Überwachung des Devisenverkehrs und als Basis für die Ausfertigung weiterer Versand- und Versicherungsdokumente.
In Ergänzung zu den Bestandteilen einer Inlandsrechnung werden für die Exportrechnung weitere Angaben verlangt. Hier sind die Einfuhrvorschriften des jeweiligen Landes, Bedingungen des Kaufvertrages und gegebenenfalls des Akkreditivs zu beachten. Weitere Hinweise bezüglich der Anzahl und Sprache der Rechnungen, Legalisierungsvorschriften, Ursprungserklärungen etc. liefern auch die Konsulats- und Mustervorschriften; Nachschlagewerk der Handelskammer Hamburg (Bezugsdaten in der Serviceleiste).
Nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) gelten Rechnungen als Geschäftsbriefe. Nach dem deutschen Umsatzsteuergesetz sind folgende Daten in der Rechnung erforderlich:

Pflichtangaben in der Exportrechnung

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Handelsregisternummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  • Nach Steuersätzen und Steuerbefreiung aufgeschlüsseltes Entgelt
  • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie Hinweis auf Steuerbefreiung
  • eventuell Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
  • Bankverbindung des Absenders
  • Einzel- und Gesamtpreis sowie separat die vereinbarten Verpackungs-, Versicherungs- und Transportkosten
  • Lieferbedingungen
  • Zahlungsbedingungen und Versandart
  • Verpackungsdaten
  • Zolltarifnummern
Lieferungen in das Ausland sind von der Umsatzsteuer befreit. Voraussetzung dafür ist ein entsprechender Ausfuhrnachweis. Die Rechnungen sind daher netto auszustellen und müssen den Hinweis "steuerfreier Export" enthalten.
Alle Rechnungen sind original (blau) zu unterschreiben, gegebenenfalls mit Firmenstempel (blau) zu versehen. Die Rechnungen dürfen keine Korrekturen aufweisen.

Wann wird eine Pro-Forma-Rechnung (Pro-Forma-Invoice) benötigt? 

Die Pro-Forma-Rechnung hat einen reinen Informationscharakter und wird hauptsächlich für Zollzwecke benötigt bei:
  • kostenlosen Mustersendungen
  • vorübergehende Verwendung im Ausland
  • kostenlosen Ersatzteilsendungen (Garantie, Kulanz)
Hierbei ist zu beachten, dass der tatsächlich Verkaufswert der Ware zu nennen ist, auf keinen Fall darf einen "Nullrechnung" ausgestellt werden.
Im Gegensatz zur Exportrechnung wird durch die Pro-Forma-Rechnung keine Zahlung ausgelöst . Die Pro-Forma-Rechnung kann auch als Angebot eingesetzt werden; sie dient dann als Zuteilung von:
  • Devisen,
  • zur Eröffnung eines Akkreditivs oder für den Erhalt einer
  • Importlizenz.