Asta-Infocenter: Weiterführende Informationen

Hier finden Sie weiterführende Informationen über die Funktionen des Asta-Infocenters und die zur Verfügung stehenden Rollen und Berechtigungen.

Alle Funktionen auf einen Blick

Auf der Startseite finden Sie alle Funktionen des Asta-Infocenters, die im Nachgang nochmals einzeln vorgestellt werden.
Befinden Sie sich in einer der Funktionen, kommen Sie wieder auf die Startseite zurück, in dem Sie den dunkelblauen Button “ASTA" am oberen Bildrand/Mitte drücken.
Bei Fragen: Lassen Sie sich von unserem Ausbildungsberater-Team beraten.
  • Übersicht Ausbilder/-innen
    • Übersicht aller registrierten Ausbilder/-innen
    • Ausbilder/-in abmelden
    • Neuen Beruf für bestehende/-n Ausbilder/-in melden
  • Übersicht Auszubildende
    • Identnummer des Azubis
    • Basisinformationen des Azubis
    • Registrierungsstatus des Azubis bzgl. Azubi-Infocenter
    • Informationen zu den Prüfungsergebnissen des Azubis
    • Verzweigung in das Vertragsmanagement
      • Vertrag verkürzen
      • Vertrag verlängern
      • Vertrag unterbrechen
      • Ausbildungszeit ändern
      • Vertrag auflösen
  • Online-Prüfungsanmeldung
    • ab zwei0zwei6
  • Vertragsmanagement
    • Neuer Ausbildungsvertrag
    • Neuer Umschulungsvertrag
    • Vertrag auflösen
    • Vertrag ändern
      • Verkürzung der Ausbildungszeit
      • Verlängerung der Ausbildungszeit
      • Unterbrechung der Ausbildungszeit
      • Änderung der täglichen/Wöchentlichen Ausbildungszeit
      • Änderung der Auszubildendendaten
    • Neuer Ausbilder / Neuer Beruf
  • Meine Berechtigungen
    • eigene Berechtigungen einsehen
  • Einstellungen - Service aktivieren
  • Einstellungen: Berechtigungen verwalten, Rollen bzw. Berechtigungen vergeben
  • Einstellungen: Berechtigungen verwalten, Berechtigungen entziehen, Rollen löschen
  • Einstellungen: Berechtigungen verwalten, Weiteren Aktivierungscode eingeben (weitere Ausbildungsstätten aktivieren)

Übersicht Ausbilder/-innen

Per Mausklick erhalten Sie eine Übersicht aller bei unserer IHK registrierten Ausbilder und Ausbilderinnen. Nutzen Sie zur Suche die verschiedenen Filterfunktionen.
In der Ansicht eines/einer Ausbilder/-in werden Ihnen noch weitere Funktionen angeboten (über die drei vertikalen Punkte unten rechts):
  • Ausbilder/-in abmelden
  • Neuen Beruf für bestehende Ausbilder melden
Neue Ausbilder können Sie über “Vertragsmanagement” melden (siehe weiter unten).

Übersicht Auszubildende

Per Mausklick erhalten Sie eine Übersicht aller bei unserer IHK registrierten Azubis. Nutzen Sie zur Suche die verschiedenen Filterfunktionen.
In der Ansicht eines Azubis können Sie folgende Informationen abrufen:
Identnummer des Azubis
Basisinformationen (Symbole in chronologischer Reihenfolge):
  • Geburtsdatum
  • Ausbildungsberuf mit seiner Gültigkeit
  • Ausbildungsbetrieb
  • Ausbilder/-in
  • Vertragslaufzeit
  • anstehende Prüfung (mit Termin)
  • Status der Anmeldung
Registrierungsstatus:
Für die Online -Prüfungsanmeldung ist es essentiell, dass der Azubi im Azubi-Infocenter registriert ist. Bitte weisen Sie Ihre Azubis darauf hin. Jeder Azubi erhält mit der Eintragungsbestätigung eine entsprechendes Schreiben hierzu.
Sie können in der Ansicht des Azubis an dem Registrierungsstatus oben rechts erkennen, ob sich der Azubi bereits registriert hat:
  • rote Figur: Azubi ist noch nicht im Azubi-Infocenter registriert
  • grüne Figur: Azubi ist im Azubi-Infocenter registriert
Weitere Funktionen über die 3 vertikalen Punkte unten rechts:
  • Details: zeigt Informationen zu den Prüfungsergebnissen
  • Diverse Prozesse zum Anpassen des Vertrags:
    • Vertrag verkürzen
    • Vertrag verlängern
    • Vertrag unterbrechen
    • Ausbildungszeit ändern
    • Vertrag auflösen
Sie öffnen das Vertragsmanagement (Digitaler Ausbildungsvertrag) und starten den Prozess unter Vorbelegung des ausgewählten Azubis. Diese Punkte werden nur angezeigt, wenn die Berechtigung für das Vertragsmanagement vorliegt.

Online-Prüfungsanmeldung

Hier finden Sie Anfang zwei0zwei6 mehr dazu.

Vertragsmanagement

Mit Klicken auf „Vertragsmanagement“ öffnet sich die Anwendung „Digitaler Ausbildungsvertrag (DAV), sofern der Nutzer die entsprechende Berechtigung hat.
Hier finden Sie folgende Funktionen:
  • Neuer Ausbildungsvertrag
  • Neuer Umschulungsvertrag
  • Vertrag auflösen
  • Vertrag ändern mit Verkürzung der Ausbildungszeit
  • Vertrag ändern mit Verlängerung der Ausbildungszeit
  • Vertrag ändern mit Unterbrechung der Ausbildungszeit
  • Vertrag ändern mit Änderung der täglichen/Wöchentlichen Ausbildungszeit
  • Vertrag ändern mit Änderung der Auszubildendendaten
  • Neuer Ausbilder / Neuer Beruf
Sie haben Fragen zur Arbeit mit dem Digitalen Ausbildungsvertrag? Gerne hilft Ihnen das Ausbildungsberaterteam weiter.

Meine Berechtigungen

Per Mausklick erhalten Sie eine Übersicht Ihrer persönlichen Berechtigungen für alle Unternehmen, für die Sie Ausbildungsdaten verwalten.

Einstellungen: Service aktivieren

Die Online-Prüfungsanmeldung wird erst Anfang zwei0zwei6 freigeschaltet.

Einstellungen: Berechtigungen verwalten, Rollen bzw. Berechtigungen vergeben

Über die hier angezeigten Kacheln können Sie weiteren Personen Zugang zum Asta-Infocenter geben bzw. bei einer vorhandenen Person weitere Rollen/Berechtigungen ergänzen. Jede Rolle, auch die des/der Administrator/-in, kann beliebig oft vergeben werden.
Bitte beachten Sie die Hinweise zu den einzelnen Rollen.
Sie wollen eine neue Berechtigung vergeben und klicken auf eine der Kacheln:
  • Wählen Sie das Unternehmen aus und geben Sie die Person mit ihrer E-Mail-Adresse an.
    Es werden dabei nur diejenigen Ausbildungsbetriebe angezeigt, für die Sie bereits selbst berechtigt sind und die bei der zuständigen Kammer hinterlegt sind.
  • Drücken Sie den Button „Account prüfen“.
  • Hat der Nutzer bereits einen Account zur Nutzung der digitalen Produkte der IHK wird dies als Dialogfeld angezeigt; “Account ist vorhanden. Berechtigung kann vergeben werden.”. Die Berechtigung kann über „Berechtigung vergeben“ erteilt werden.
  • Hat der Nutzer noch keinen Account müssen Sie noch Vorname und Name angeben und dann den Button „Berechtigung vergeben“ drücken.
    Die neu berechtigten Personen müssen sich (falls noch kein Account vorliegt) registrieren. Sie erhalten dazu eine Mail.

Administrator hinzufügen

  • Administratoren können nur von Administratoren hinzugefügt werden.
  • Als “erster” Administrator/-in haben Sie automatisch alle Rechte; inkl. das Recht, den Digitalen Ausbildungsvertrag DAV (Vertragsmanagement für Ausbildungs- und Umschulungsverträge) zu nutzen. Für weitere Administratoren muss diese Berechtigung ergänzt werden.
  • Empfehlung: Bitte benennen Sie später mindestens eine weitere Person als Administrator/-in für den Vertretungsfall.

Berechtigungen:

  • übernimmt die Vergabe der Berechtigungen für alle Nutzergruppen
  • übernimmt die Verwaltung des elektronischen Postfaches für die Online Prüfungsanmeldung (ab zwei0zwei6)
  • hat Zugriff auf alle Ausbilder inkl. Vergabe und Entziehung von Berechtigungen
  • hat Zugriff auf alle Azubis
  • hat Zugriff auf den Digitaler Ausbildungsvertrag (DAV): Vertragsmanagement für Ausbildungs- und Umschulungsverträge für alle Azubis
  • hat Zugriff auf die Online Prüfungsanmeldung (ab zwei0zwei6) für alle Azubis

Verwalter hinzufügen (optional)

Die Rolle Verwalter/-in mit reduzierten Rechten kann den/die Administrator/-in unterstützen.

Berechtigungen:

  • hat Zugriff auf alle Ausbilder inkl. Vergabe und Entziehung von Berechtigungen
  • hat Zugriff auf alle Azubis
  • hat Zugriff auf den Digitaler Ausbildungsvertrag (DAV): Vertragsmanagement für Ausbildungs- und Umschulungsverträge für alle Azubis, wenn die Berechtigung Antragsteller (Vertragsmanagement) zusätzlich vergeben wurde.
  • hat Zugriff auf die Online Prüfungsanmeldung (ab zwei0zwei6) für alle Azubis

Hinterlegten Ausbilder freischalten

  • Die Ausbilder/-innen des Unternehmens können Zugriff auf ihre zugeordneten Auszubildenden (inkl. Prüfungsdaten) bekommen
  • Es können hierüber keine neuen Ausbilder/-innen benannt werden, sondern nur bereits benannte Personen für das Asta-Infocenter freigeschaltet werden. Neue Ausbilder/-innen können Sie über den Digitalen Ausbildungsvertrag der IHK übermitteln.
  • Die Rolle Ausbilder/-in kommt verstärkt mit der Einführung der Online Prüfungsanmeldung zum Tragen (ab zwei0zwei6). Gerne können Sie Ihre Ausbilder/-innen aber schon mal für das Asta-Infocenter berechtigen, damit sie die Übersicht über die eigenen Azubis erhalten.

Berechtigungen:

  • hat Zugriff auf eigene Azubis
  • hat Zugriff auf den Digitaler Ausbildungsvertrag (DAV): Vertragsmanagement für Ausbildungs- und Umschulungsverträge für alle Azubis, wenn die Berechtigung Antragsteller (Vertragsmanagement) zusätzlich vergeben wurde.
  • hat Zugriff auf die Online Prüfungsanmeldung (ab zwei0zwei6) für eigene Azubis

Vertragsmanagement Antragsteller hinzufügen

  • Diese Berechtigung erhalten erste Administratoren eines Unternehmens automatisch.
  • Sie kann bei jeder anderen Rolle ergänzt werden: weitere Administratoren, Verwalter/-in oder Ausbilder/-in
  • Die Berechtigung kann aber auch als eigene Rolle - ohne weitere Rechte für das Asta-Infocenter - vergeben werden. Damit können diese Personen nur auf den Digitalen Ausbildungsvertrag (DAV) zugreifen und starten diese Teilanwendung über einen gesonderten Link: Digitaler Ausbildungsvertrag (DAV)
  • Bitte beachten Sie, dass die Person über den Digitalen Ausbildungsvertrag (DAV) Zugriff auf alle Azubis des Unternehmens hat. Es werden allerdings keine prüfungsbezogenen Daten angezeigt.

Berechtigungen:

Erlaubt mit der Nutzung des Digitalen Ausbildungsvertrages (DAV) Zugriff auf alle Azubis des Unternehmens

Einstellungen: Berechtigungen verwalten, Berechtigungen entziehen, Rollen löschen

Mit der Anwahl des Unternehmens in dem Feld unterhalb der Kacheln erhalten Sie eine Übersicht aller im Azubi-Infocenter berechtigte Personen und ihrer Berechtigungen/Rollen. Bei Ausbildern/-innen werden zusätzlich ihre benannten Berufe angezeigt. Nutzen Sie zur Suche die verschiedenen Filterfunktionen.
Markieren Sie den Nutzer mit der zu entziehenden Berechtigung und klicken den Button ganz unten rechts „Berechtigung entziehen“.
Eigene Berechtigungen sind in dieser Übersicht nicht aufgeführt. Diese finden Sie unter „Meine Berechtigungen“.

Einstellungen: Berechtigungen verwalten, Weiteren Aktivierungscode eingeben

Hierüber können Sie weitere Ausbildungsbetriebe dem Asta-Infocenter hinzufügen (auch aus anderen Kammerbezirken). Sie werden dabei zum/zur Administrator/-in (Asta-Admin) für dieses Unternehmen.
Voraussetzungen:
  • Der betreffende Betrieb ist bereits als Ausbildungsstätte registriert.
  • Ihnen liegt die IHK-Identnummer des Ausbildungsbetriebes vor.
  • Sie haben den Aktivierungscode von der zuständigen IHK erhalten.
  • Die andere IHK nutzt ebenfalls das Asta-Infocenter
Bitte beachten Sie:
Vielfach werden Betriebsstätten auch über den Hauptsitz betreut/verwaltet, und insbesondere die Ausbildungsverträge mit dem Hauptsitz als Ausbildender ausgestellt. Hierzu benötigen Sie einen Aktivierungscode für den Hauptsitz. Bitte sprechen Sie uns an. Ihre Ansprechpartner finden Sie unten unter “Lassen Sie sich beraten”.

Einstellungen: Berechtigungen verwalten, Vorschläge zur Umsetzung des Berechtigungskonzepts

Einzelunternehmen und/oder kleine Unternehmen

  • Sie haben nur eine/-n Ausbilder/-in?
  • Der/Die Ausbilder/-in erstellt die Ausbildungsverträge und meldet die Azubis zur Abschlussprüfung an?
  • Die Ausbildungsadministration liegt in der Verantwortung des/der Ausbilders/-in?
Es ist grundsätzlich empfehlenswert, noch mindestens eine/-n weitere/-n Administrator/-in zu berechtigen (Vertretungsfall).
Als Administrator/-in verfügen Sie bereits über die Berechtigung, den Digitalen Ausbildungsvertrag (DAV) zu nutzen.
Berechtigen Sie Ihre/-n Ausbilder/-in für das Asta-Infocenter (Rolle Ausbilder) und geben ihm die Berechtigung Antragsteller (Vertragsmanagement).
Sie sind Administrator/-in, Ausbildender und Ausbilder/-in in einer Person? Als Administrator/-in verfügen Sie bereits über alle notwendigen Rechte und müssen keine weiteren Vergaben für Ihre Person vornehmen.

Mittlere Unternehmensgröße (Verwaltungsort = Ausbildungsort)

  • Sie haben eine/-n oder mehrere Ausbilder/-innen?
  • Die Ausbildungsverträge werden bspw. in der Personalabteilung oder durch die Assistenz erstellt und verwaltet?
  • Die Ausbilder/-innen melden die Azubis zur Abschlussprüfung an?
Berechtigen Sie mindestens zwei Administratoren/-innen (Personalabteilung oder GF), damit auch bei Abwesenheit eines/-er Administrators/-in mindestens ein Mitarbeiter des Unternehmens alle Berechtigungen inne hat.
Als Administratoren verfügen bereits über die Berechtigung, den Digitalen Ausbildungsvertrag (DAV) zu nutzen. Weitere Administratoren müssen diese Berechtigung noch erhalten, wenn so gewollt.
Überlegen Sie, wie eine Rolle Verwalter Sie im Haus unterstützen kann.
Berechtigen Sie alle Ausbilder/-innen mit der Berechtigung „Ausbilder“, damit diese über die Online Prüfungsanmeldung die Auszubildenden zur Prüfung anmelden können.

Unternehmen mit Zentrale und Filialen, Nebenstellen, etc.

  • Sie haben eine (Ausbildungs-)Zentrale und mehrere Betriebsstätten, in denen ausgebildet wird?
  • Die Ausbildungsadministration (Ausbildungsverträge, Anmeldung zur Prüfung) läuft über die Zentrale?
Berechtigen Sie mindestens zwei Administratoren/-innen (Zentrale ), damit auch bei Abwesenheit eines/-er Administrators/-in mindestens ein Mitarbeiter des Unternehmens alle Berechtigungen inne hat.
Überlegen Sie, wie ein oder mehrere Verwalter Sie im Haus unterstützen können.
Fügen Sie die Berechtigung „Antragsteller“(Vertragsmanagement) all den Mitarbeitern hinzu, die als „Verwalter“ Ausbildungsverträge erstellen.
Die Berechtigung „Ausbilder“ ist für die Ausbilder/-innen in den Betriebsstätten nur dann notwendig, wenn sie entweder die Online-Prüfungsanmeldung nutzen sollen oder einen Überblick darüber benötigen, welche Azubis ihnen zugeordnet sind und in welcher Betriebsstätte sie als Ausbilder/-in benannt sind.
Berechtigen Sie alle Mitarbeiter der Ausbildungsverwaltung als „Verwalter “. So können die Mitarbeiter in der Zentrale die Anmeldungen zur Abschlussprüfung für alle Azubis vornehmen. (ab zwei0zwei6.)