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Pflichtangaben für Rechnungen

Rechnungen sind steuerrechtlich wichtige Dokumente. Dieses Merkblatt erläutert die Anforderungen an eine vorsteuerabzugsfähige Eingangsrechnung.
Stand: Juli 2020
Hier finden Sie die im Merkblatt genannten BMF-Schreiben sortiert nach Datum und Titel.

I. Anforderungen an die Eingangsrechnung

Grundsätzlich müssen die Angaben in Rechnungen vollständig und richtig sein, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen. Der Rechnungsempfänger hat danach die Pflicht, die Rechnungsangaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.
Führt ein Unternehmer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft aus, ist er verpflichtet, eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 UStG). Für bestimmte steuerfreie Umsätze, § 4 Nr. 8 bis 28 UStG z. B. für Kreditvermittlung, Vermietung und Verpachtung, etc. entfällt diese Verpflichtung.
Hinweis: Für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen und Ausfuhren gemäß § 4 Nr. 1a und b UStG besteht aber weiterhin die Pflicht eine ordnungsgemäße Rechnung auszustellen. Die Steuerpflicht ist nämlich grundsätzlich nicht Voraussetzung für die Pflicht zur Rechnungserteilung, das heißt selbst über die steuerbefreiten Umsätze der §§ 4 Nr. 1 bis 7 UStG muss damit eine Rechnung ausgestellt werden.
Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung bei Leistungen gegenüber privaten Empfängern besteht grundsätzlich nicht. Ausnahme ist die Rechnungsausstellungspflicht bei Leistungen von Unternehmern im Zusammenhang mit einem Grundstück (z. B. Bauleistungen, Gartenarbeiten, Instandhaltungsarbeiten in und an Gebäuden, Fensterputzen). In diesen Fällen ist der Unternehmer verpflichtet, auch bei Leistungen an einen privaten Empfänger eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Wird eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück gegenüber einem Unternehmer abgerechnet, muss diese Rechnung ebenfalls in sechs Monaten ausgestellt werden. Für den Fall, dass eine Rechnung für eine Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück nicht oder zu spät ausgestellt wird, droht eine Geldbuße bis zu 5.000 Euro. Als Rechnung gilt auch eine Gutschrift, die vom Leistungsempfänger ausgestellt wird.
Die Eingangsrechnung hat gem. § 14 Abs. 4 i. V. m. § 14a Abs. 5 UStG folgende Angaben zu enthalten:
  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. sonstigen Leistung
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
  • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag sowie ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung
  • Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
  • Ggf. bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Private einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht von zwei Jahren
  • Angabe „Gutschrift“ bei Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten

II. Einzelheiten zu den Rechnungspflichtangaben

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
Nach § 31 Abs. 2 UStDV ist es ausreichend, wenn sich auf Grund der in die Rechnung aufgenommenen Bezeichnungen der Name und die Anschrift sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Leistungsempfängers eindeutig feststellen lassen. Verfügt der Leistungsempfänger über ein Postfach oder über eine Großkundenadresse, ist es ausreichend, wenn diese Daten anstelle der Anschrift angegeben werden. Es reicht jede Art von Anschrift, sofern der leistende Unternehmer bzw. der Leistungsempfänger unter dieser Anschrift erreichbar sind. Dabei ist es unerheblich, ob die wirtschaftlichen Tätigkeiten des leistenden Unternehmers unter der Anschrift ausgeübt werden, die in der von ihm ausgestellten Rechnung angegeben ist. Verfügt der leistende Unternehmer bzw. der Leistungsempfänger über ein Postfach, über eine Großkundenadresse oder über eine c/o-Adresse, genügt die jeweilige Angabe in der Rechnung den Anforderungen des § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG an eine vollständige Anschrift.
Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft kann der Name und die Anschrift der Organgesellschaft angegeben werden, wenn der leistende Unternehmer oder der Leistungsempfänger unter dem Namen und der Anschrift der Organgesellschaft die Leistung erbracht bzw. bezogen hat. Entsprechendes gilt für die Angabe der Anschrift einer Zweigniederlassung, einer Betriebsstätte oder eines Betriebsteils des Unternehmers.
  • Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.)
Auf Rechnungen ist die Steuernummer des leistenden Unternehmers oder alternativ die USt-ldNr. anzugeben. Um eine USt-IdNr. zugeteilt zu bekommen, genügt grundsätzlich ein formloser schriftlicher Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern in Saarlouis.
Im Fall der Gutschrift ist die Steuernummer bzw. die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers (Gutschriftempfänger) anzugeben. Zu diesem Zweck hat der leistende Unternehmer dem Aussteller der Gutschrift seine Steuernummer bzw. USt-IdNr. mitzuteilen.
Rechnet ein Unternehmer einen Umsatz in fremdem Namen und für fremde Rechnung (vermittelter Umsatz) ab (z. B. Tankstellenbetreiber, Reisebüro), hat er auf der Rechnung die Steuernummer bzw. USt-IdNr. des leistenden Unternehmers (z. B. Mineralölgesellschaft, Reiseunternehmen) anzugeben.
Im Fall der umsatzsteuerlichen Organschaft muss die Organgesellschaft die ihr oder dem Organträger erteilte USt-IdNr. oder die Steuernummer des Organträgers angeben.
Bei der Abrechnung von Dauerleistungen (z. B. Miete) werden vielfach keine gesonderten Rechnungen gestellt, sondern die regelmäßigen Zahlungen auf Grund eines zivilrechtlichen Vertrages geleistet. Auch diese (rechnungsersetzenden) Verträge müssen die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers enthalten. Die Finanzverwaltung verlangt für Zwecke des Vorsteuerabzugs, dass alle rechnungsersetzenden Verträge über Dauerleistungen für Zwecke des Vorsteuerabzugs eine Steuernummer oder USt-IdNr. enthalten müssen.
Wichtig: Die Angabe der Steuernummer oder der USt-IdNr. ist auch in Fällen der Steuerschuldumkehr gemäß § 13b Abs. 1 und Abs. 5 Satz 1 UStG erforderlich.
Hinweis: Der Leistungsempfänger hat die in der Rechnung enthaltenen Angaben auf ihre Richtigkeit zu überprüfen. Laut Bundesfinanzministerium bleibt der Vorsteuerabzug jedoch erhalten, wenn die Steuernummer oder die inländische USt-IdNr. unrichtig ist und der Leistungsempfänger dies nicht erkennen konnte, sofern im Übrigen die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gegeben sind, da die Überprüfung der Richtigkeit der Steuernummer oder inländischen USt.-IdNr. dem Rechnungsempfänger in der Regel nicht möglich ist.
Beachte: Mit Urteil vom 2. September 2010 - Az. V R 55/09 entschied der Bundesfinanzhof (BFH), dass ein Leistungsempfänger dann nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, wenn die erhaltene Rechnung nur eine Zahlenkombination und Buchstabenkombination enthält, bei der es sich eindeutig nicht um die erteilte Steuernummer des leistenden Unternehmers handelt. Dies gilt auch dann, wenn eine Zeichenfolge angegeben wurde, die im Schriftverkehr mit dem Finanzamt Verwendung fand. In dem Urteil zugrunde liegenden Fall wurde in den Rechnungen eine Zeichenfolge angegeben, die weder in ihrem Umfang noch nach ihrem Aufbau den in der Bundesrepublik Deutschland gebräuchlichen Steuernummern ähnelte. Der Bundesfinanzhof verwies darauf, dass dieser Fehler durch Vergleich mit der eigenen Steuernummer ohne weiteres hätte erkannt werden können.
  • Fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)
Durch die fortlaufende Nummer soll sichergestellt werden, dass die vom Unternehmer erstellte Rechnung einmalig ist. Es ist hierbei die Bildung beliebig vieler separater Nummernkreise für zeitlich, geografisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig, z. B. für Zeiträume (Monate, Wochen, Tage), verschiedene Filialen, Betriebsstätten einschließlich Organgesellschaften. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Bei Gutschriften ist die fortlaufende Nummer durch den Gutschriftenaussteller zu vergeben. Bei Verträgen über Dauerleistungen muss nur bei Neuabschluss eine fortlaufende Nummer vergeben werden und auch nur einmal pro Vertrag.
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung
Das Bundesfinanzministeriums (BMF) hat mit Schreiben vom 1. April 2009 (Az. IV B 8-S 7280-a/07/10004) klargestellt, dass die Angabe einer Geräteidentifikationsnummer in der Rechnung keine Pflichtangabe mehr darstellt, auch wenn der Austausch der Geräteidentifikationsnummer – beispielsweise der IMEI-Nummer – zwischen den Geschäftspartnern allgemein im Handelsverkehr üblich ist. Das Schreiben stützt sich auf ein Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 19. April 2007 - Az. V R 48/04.
Hinweis: Laut Schreiben des BMF setzt der Vorsteuerabzug aber voraus, dass der Gegenstand das Unternehmen des Liefernden tatsächlich verlassen haben muss und in den Unternehmensbereich des Empfängers eingegangen ist. Mit der ausgestellten Rechnung muss mithin über eine tatsächlich ausgeführte Lieferung im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG abgerechnet worden sein.
Wörtlich heißt es im Schreiben: „Die Nichtaufzeichnung einer üblicherweise – u. a. zur Identifizierung der Ware bei Rücklieferung und in Garantiefällen – in der Lieferkette weitergegebenen Geräteidentifikationsnummer (z. B. IMEI-Nummer) kann daher daran zweifeln lassen, dass tatsächlich eine Lieferung im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG an den Rechnungsempfänger ausgeführt wurde und ein Indiz für eine nicht ausgeführte Lieferung im Sinne des § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG sein. Sie kann weiterhin Indiz dafür sein, dass der Unternehmer wusste oder wissen konnte oder hätte wissen müssen, dass er mit seinem Erwerb an einem Umsatz beteiligt war, der in einen Umsatzsteuerbetrug einbezogen war.“
  • Zeitpunkt der Lieferung, der sonstigen Leistung
Die Angabe des Leistungszeitpunkts für Lieferungen und sonstigen Leistungen ist zwingend erforderlich, auch wenn eine Übereinstimmung mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung besteht. Es genügt aber für die Angabe des Liefer- bzw. Leistungsdatums der Hinweis „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“, wenn das entsprechende Ausstellungsdatum auf der Rechnung enthalten ist. Auch ein Verweis auf den Lieferschein ist nach wie vor möglich. Nach § 31 Abs. 4 UStDV ist die Angabe des Kalendermonats ausreichend. In Fällen, in denen der Zeitpunkt nicht feststeht, etwa bei einer Rechnung über Voraus- oder Anzahlungen, ist eine Angabe entbehrlich. Allerdings ist in der Rechnung kenntlich zu machen, dass über eine noch nicht erbrachte Leistung abgerechnet wird. Ausführliches hierzu finden Sie im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26. September 2005 (IV A 5-S 7280 a-82/05).
  • Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist
Im Fall der Vereinbarung von Boni, Skonti und Rabatten, bei denen im Zeitpunkt der Rechnungserstellung die Höhe der Entgeltsminderung nicht feststeht, ist in der Rechnung auf die entsprechende Vereinbarung hinzuweisen (§ 31 Abs. 1 UStDV).
Nach dem BMF-Schreiben vom 3. August 2004 gilt hinsichtlich des Umfangs des Hinweises:
1. Skonti: Bei Skontovereinbarungen genügt eine Angabe, wie z. B. „2 % Skonto bei Zahlung bis ... .“
2. Boni und Rabatte: Bei Rabatt- bzw. Bonusvereinbarungen genügt ein allgemeiner Hinweis hierauf, wie z. B.
Es ergeben sich Entgeltminderungen auf Grund von Rabatt- oder Bonusvereinbarungen.
oder „Entgeltminderungen ergeben sich aus unseren aktuellen Rahmen- und Konditionsvereinbarungen.
oder „Es bestehen Rabatt- oder Bonusvereinbarungen.
Dies gilt allerdings nur, wenn die Angaben leicht und eindeutig nachprüfbar sind. Dies bedingt, dass die Dokumente in Schriftform vorhanden sind und auf Nachfrage ohne Zeitverzögerung bezogen auf die jeweilige Rechnung vorgelegt werden können.
  • Anzuwendender Steuersatz sowie der auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
Beim Hinweis auf die Steuerbefreiung ist es nicht erforderlich, dass der Unternehmer die entsprechende Vorschrift des UStG oder der Mehrwertsteuersystemrichtlinie (MwStSystRL) nennt. In der Rechnung soll jedoch ein Hinweis auf den Grund der Steuerbefreiung enthalten sein. Es genügt also eine Angabe in umgangssprachlicher Form, z. B. „Ausfuhr“, „innergemeinschaftliche Lieferung“, etc.
Die Regelung des § 32 UStDV für Rechnungen über Umsätze, die verschiedenen Steuer-sätzen unterliegen, gilt entsprechend, wenn in einer Rechnung neben steuerpflichtigen Umsätzen auch nicht steuerbare oder steuerfreie Umsätze aufgeführt werden. Soweit Kosten für Nebenleistungen, z. B. für Beförderung, Verpackung, Versicherung, besonders berechnet werden, sind sie den unterschiedlich besteuerten Hauptleistungen entsprechend zuzuordnen. Die Aufteilung ist nach geeigneten Merkmalen, z. B. nach dem Verhältnis der Werte oder Gewichte, vorzunehmen.
  • Hinweis auf die Steuerschuld des Rechnungsempfängers
Ein fehlender Hinweis auf die Verlagerung der Steuerschuld kann in zweierlei Hinsicht relevant werden. Zum einen materiell-rechtlich für die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft und zum anderen für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers.
Materiell-rechtlich ist ein Hinweis auf die Steuerschuld des Rechnungsempfängers keine Voraussetzung für die Umkehr der Steuerschuld. Das heißt, der deutsche Leistungsempfänger schuldet auch dann die Umsatzsteuer für die bezogene Leistung, wenn der entsprechende Hinweis fehlt.
Nach dem Wortlaut der Regelung könnte man annehmen, dass der Hinweis auf die Steuerschuldumkehr für den Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers erforderlich ist, denn die Ausübung des Vorsteuerabzugs setzt seit dem 1. Januar 2004 voraus, dass der Unternehmer eine Rechnung besitzt, die alle genannten Pflichtangaben enthält. Gem. § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG und gem. Umsatzsteuer-Anwendungserlass 13b.15. Abs. 2 gilt, dass auch bei fehlendem Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld der Vorsteuerabzug gegeben ist, wenn die übrigen Voraussetzungen hierfür vorliegen. Das Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung ist nicht Voraussetzung des Vorsteuerabzugs für nach § 13b Abs. 5 UStG geschuldeter Steuer.

III. Zusätzliche Pflichtangaben in besonderen Fällen

1. Innergemeinschaftliche Lieferungen

Führt ein Unternehmer eine innergemeinschaftliche Lieferung aus, ist er verpflichtet neben seiner eigenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers anzugeben. Der Unternehmer ist bei Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung nunmehr bis zum 15. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem der Umsatz ausgeführt worden ist, zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet.

2. Innergemeinschaftliche Lieferung eines neuen Fahrzeugs

Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen eines neuen Fahrzeugs ist ergänzend zu beachten, dass in jedem Fall die Merkmale aus § 1b Abs. 2 und 3 UStG in den Rechnungen enthalten sein müssen, d. h. Angaben über die Größe des Fahrzeugs und die bisherige Nutzungsdauer bzw. „Neuigkeit“ des Fahrzeugs.

3. Reiseleistungen

Die Rechnung hat die Angabe „Sonderregelung für Reisebüros“ zu enthalten.

4. Differenzbesteuerung

In Fällen der Differenzbesteuerung ist in der Rechnung auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen nach § 25a UStG hinzuweisen. Die Rechnung hat je nach Fall die Angabe „Gebrauchtgegenstände / Sonderregelung“, „Kunstgegenstände / Sonderregelung“ oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten / Sonderregelung“ zu enthalten.

5. Innergemeinschaftliches Dreiecksgeschäft

Wird in einer Rechnung über eine Lieferung im Rahmen eines innergemeinschaftlichen Dreiecksgeschäfts abgerechnet, ist durch den ersten Abnehmer (mittlerer Unternehmer) auch auf das Vorliegen eines solchen Geschäfts und auf die Steuerschuldnerschaft des letzten Abnehmers hinzuweisen. Dabei sind die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Unternehmers und die des Leistungsempfängers anzugeben.

6. Lieferungen an Privatpersonen in der EU

Bei Lieferungen an Privatpersonen oder diesen gleichgestellten Rechtssubjekten in der EU besteht eine Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung.

7. Steuerschuldumkehr bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen

Im zwischenunternehmerischen Bereich lautet die Grundregel: Leistungen sind dort steuerbar, wo der Leistungsempfänger (Auftraggeber) seinen Sitz hat. Bei derartigen Dienstleistungen mit EU-Bezug müssen damit zusätzliche zu den allgemeinen Rechnungsangaben die USt-IdNr. des Leistenden, sofern diese nicht bereits generell an Stelle der nationalen Steuernummer angegeben wird, und die USt-IdNr. des Leistungsempfängers im EU-Ausland angegebenen werden. Auf der Rechnung ist zwingend der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ anzubringen. Ebenso wie bei den innergemeinschaftlichen Lieferung gilt für den Zeitpunkt der Rechnung folgendes: Führt der Unternehmer eine sonstige Leistung in einen anderen Mitgliedstaat aus, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet, ist er verpflichtet, spätestens am 15. Tag des Monats, der auf den Monat folgt, in dem die sonstige Leistung ausgeführt worden ist, eine Rechnung auszustellen.

8. Registrierungsnummer

Hersteller von Elektro- und Elektronikgeräten müssen gem. § 6 Abs. 2 ElektroG im schriftlichen Geschäftsverkehr – und daher auch auf Rechnungen – zusätzlich ihre nach dem ElektroG erforderliche Registrierungsnummer angeben.

9. Gutschrift

Eine Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt, wird als Gutschrift bezeichnet. In Fällen, in denen der Leistungsempfänger oder ein von ihm beauftragter Dritter eine Rechnung ausstellt, muss diese die Angabe „Gutschrift” enthalten. Die im allgemeinen Sprachgebrauch bezeichnete Stornierung oder Korrektur der Rechnung (sogenannte kaufmännische Gutschrift) ist keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinn. Wird in einem solchen Dokument der Begriff „Gutschrift“ verwendet, obwohl keine Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinn vorliegt, ist dies weiterhin umsatzsteuerrechtlich nicht zu beachten. Die Bezeichnung „Gutschrift“ führt allein nicht zur Anwendung des § 14c UStG.

IV. Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro (= Entgelt incl. Umsatzsteuer) nicht übersteigt, gelten erleichterte Vorschriften.
Hier genügen nach § 33 UStDV folgende Angaben:
  • vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers,
  • das Ausstellungsdatum,
  • Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und den Umfang der sonstigen Leistung
  • Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder Leistung in einer Summe,
  • Steuersatz oder
  • im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
Ähnliche Vereinfachungen gelten auch für Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Die Vereinfachung für Kleinbetragsrechnungen gilt nicht in Fällen des § 3c UStG, bei innergemeinschaftlichen Lieferungen (§ 6a UStG) und bei der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG.

V. Anforderungen für elektronisch übermittelte Rechnungen

Rechnungen können auch ohne größere Hürde elektronisch versandt werden, zum Beispiel per Mail, gegebenenfalls mit pdf- oder Textdatei, per Serverfax oder auch als Web-Download. Stimmt der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zu, sind die bisherigen speziellen technischen Übermittlungsverfahren – wie die qualifizierte elektronische Signatur oder der elektronische Datenaustausch (EDI) – nicht mehr erforderlich. Sie können aber weiter verwendet werden. Allerdings ist insbesondere bei den neuen zusätzlichen Möglichkeiten zu beachten, dass die „Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet“ sein müssen. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung herstellen können.

VI. Aufbewahrung von Rechnungen

Ein Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und für seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten, oder die ein Leistungsempfänger oder ein Dritter in dessen Namen und für dessen Rechnung ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren. Hierbei besteht unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit einer elektronischen oder bildlichen Speicherung bei Vernichtung der Originalrechnung. Rechnungen auf Thermopapier haben häufig den Nachteil, dass die Schrift über die Jahre verblasst und nicht mehr lesbar ist. Deshalb ist dringend zu empfehlen, diese Rechnungen zeitnah auf normales Papier zu kopieren und die Kopie zur Originalrechnung zu heften. Für den Vorsteuerabzug aus einer Rechnung ist letztlich wichtig, dass der Unternehmer, der den Vorsteuerabzug in Anspruch nehmen will, den Beweis dafür erbringen kann, dass ihm die Originalrechnung vorgelegen hat, da er hierfür die objektive Beweislast trägt. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen hat der Unternehmer auch die Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufzubewahren.
Private (auch der Unternehmer, der Leistungen für seinen privaten Bereich verwendet), die von Unternehmern für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück eine Rechnung erhalten haben, sind verpflichtet, diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre lang aufzubewahren. Bei einem Verstoß können bis zu 500 Euro Bußgeld verhängt werden. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson ist in der Rechnung hinzuweisen, zum Beispiel durch einen Zusatz: „Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, die Rechnung zu Steuerzwecken 2 Jahre lang aufzubewahren.
Wichtig ist, dass der im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland oder in einem der in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebiete aufzubewahren hat. Handelt es sich um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) der betreffenden Daten und deren Herunterladen und Verwendung gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt schriftlich mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden. Der Unternehmer kann seit Einführung des § 14b Abs. 5 UStG grundsätzlich auch Rechnungen außerhalb des Gemeinschaftsgebietes elektronisch aufbewahren; allerdings nur unter den Voraussetzungen von § 146 Abs. 2a AO.
Ergänzend ist wichtig, dass Rechnungen als Geschäftsbriefe gelten und daher gegebenenfalls zusätzliche Vorgaben nach dem Handelsgesetzbuch beachten müssen. Die diesbezüglichen Anforderungen können Sie dem IHK-Merkblatt „Angaben auf Geschäftsbriefen“ entnehmen.
Ein Muster einer Rechnung finden Sie als Download unter "Weitere Informationen".
 
Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.