Kaufmann im Handelsrecht

Stand: April 2024

§ 1 des Handelsgesetzbuches (HGB) bestimmt, dass Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Dies ist jeder Gewerbebetrieb, der einen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Die damit gemeinten kaufmännischen Einrichtungen sind jene, welche das Kaufmannsgewerbe herausgebildet hat, um den Unternehmer und seine Hilfspersonen, die Kunden und die Gläubiger des Unternehmers vor den Nachteilen mangelnder Übersicht und Ordnung zu schützen. Dazu gehören zum Beispiel kaufmännische Buchführung und Bilanzierung. Kaufleute werden zwingend ins Handelsregister eingetragen.

Einige Rechtsformen haben zur Folge, dass Sie automatisch per Gesetz als Kauffrau bzw. Kaufmann gelten und die entsprechenden Vorschriften des HGB für Kaufleute beachten müssen. Wenn Sie die folgenden Rechtsformen wählen, sind sie in jedem Fall Kaufmann bzw. Kauffrau:

Alle übrigen, die so genannten Gewerbetreibenden, sind grundsätzlich „Nichtkaufleute“. Die Grenze, wann ein Gewerbebetrieb eine nach Art oder Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Gewerbebetrieb nicht erfordert, ist nicht leicht zu ziehen. Anhaltspunkte sind: Gar keine oder jedenfalls nur wenige Beschäftigte, keine Niederlassungen und kleine Geschäftsräume, geringe Anzahl von Geschäftsbeziehungen und Geschäftsvorfällen, niedrige Jahresumsätze, geringe Kapitalausstattung, Nichtvorhandensein von Kredit- und Wechselgeschäft, kleines Sortiment beziehungsweise nur geringes Waren- oder Dienstleistungsspektrum. Schließen sich mehrere „Nichtkaufleute“ zur gemeinsamen Geschäftsausübung zusammen, entsteht dadurch eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR, oft auch BGB-Gesellschaft genannt). Die GbR kann sich seit Januar 2024 in das Gesellschaftsregister eintragen lassen und wird damit zur eGbR. Dies bedeutet aber nicht, dass sie damit Kaufmannseigenschaft bekommt.

Für die „Nichtkaufleute“ besteht die freiwillige Möglichkeit, auf Wunsch eine Eintragung in das Handelsregister herbeizuführen und dadurch den „Kaufmannsstatus“ – mit allen damit verbundenen Rechten und Pflichten – zu erlangen.

Im HGB ist unter anderem geregelt, dass nur der Kaufmann berechtigt ist, eine Firma als Name zu führen, unter dem er seine Geschäfte betreibt, klagen darf und verklagt werden kann. Mit Einwilligung des Kaufmanns kann diese Firma von Erben oder Erwerbern des Unternehmens fortgeführt werden. Das Recht zur Erteilung von Prokura ist dem Kaufmann vorbehalten. Neben den steuerrechtlichen hat der Kaufmann zudem die handelsrechtlichen Buchführungs- und Bilanzierungsvorschriften zu beachten. Dies bedeutet aber nicht zwingend, dass eine Bilanz erstellt werden muss. Einzelkaufleute trifft diese Verpflichtung nur dann, wenn am Ende von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren die Umsätze mehr als 800.000 Euro und der Jahresüberschuss mehr als 80.000 Euro (seit 17. April 2024) betragen. Davor galten die niedrigeren Werte von 600.000 Euro Umsatz bzw. 60.000 Euro Jahresüberschuss. Ist dies nicht der Fall, reicht die weniger aufwändige Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus. Achtgeben muss der Kaufmann bei Vertragsstrafenvereinbarungen, Bürgschaften, Schuldanerkenntnissen, Schuldversprechen und Gerichtsstandvereinbarungen. Formvorschriften, die zugunsten von Nichtkaufleuten bestehen, gelten dem Kaufmann gegenüber nicht. Andererseits erleichtert dies wiederum sein Alltagsgeschäft.

Kaufleute müssen sich beim Amtsgericht in ein öffentliches Verzeichnis, das Handelsregister, eintragen lassen. Das bei den Amtsgerichten geführte Handelsregister gibt zuverlässig Auskunft über wichtige Tatsachen, die für den Abschluss von Verträgen eine Rolle spielen können.

Dazu gehören:

Jedermann kann in das Register Einsicht nehmen. Kostenlos können auch online alle Eintragungen im Handelsregister abgerufen werden. Wegen der Bedeutung dieses öffentlichen Registers müssen Neueintragungen, Änderungen und Löschungen in öffentlich beglaubigter Form, das heißt über einen Notar, angemeldet werden. Alle Eintragungen werden auch im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht. Seit Januar 2009 werden Handelsregistereintragungen nur noch elektronisch bekannt gemacht. Dadurch werden die wesentlichen Rechtsverhältnisse für alle Interessierten offen gelegt.

Unterlässt ein Kaufmann eine Eintragung in das Handelsregister (z. B. eine Haftungsbeschränkung), kann er sich gegenüber einem Geschäftspartner nicht auf die nicht erfolgte Eintragung berufen (negative Publizität). Umgekehrt muss der Geschäftspartner eine eingetragene Tatsache (z. B. Erlöschen einer Prokura) gegen sich gelten lassen, selbst dann, wenn ihm diese gar nicht bekannt war. Bei eintragungspflichtigen Tatsachen wird der Geschäftspartner sogar in seinem Vertrauen auf die Richtigkeit der Eintragung geschützt (positive Publizität).

Zu beachten ist, dass ein Kaufmann, der die Anmeldung seiner Firma zum Handelsregister unterlässt, vom Amtsgericht durch Festsetzung von Zwangsgeld anzuhalten ist. Das Zwangsgeld kann bis zu 5.000 Euro betragen.

Zulässig sind, nach freier Wahl des Unternehmers, so genannte Personen-, Sach-, Phantasie- und Mischfirmen. Erfüllt sein müssen bei der Firmenwahl jedoch folgende Kriterien:

Daraus folgt, dass alle Kaufleute ihrer Firma einen eindeutigen Rechtsformzusatz – entweder in ausgeschriebener oder allgemein verständlicher, abgekürzter Form – beifügen müssen. Dies gilt auch für in das Handelsregister eingetragene Einzelkaufleute. Sie führen den Zusatz „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ bzw. „e. K.“, „e. Kfm.“ oder „e. Kfr.“. Dies sind bei den Personengesellschaften die Rechtsformzusätze „offene Handelsgesellschaft“ beziehungsweise „oHG“ und „Kommanditgesellschaft“ bzw. „KG“. Bei den Kapitalgesellschaften lauten die Zusätze „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“, „UG (haftungsbeschränkt)“, „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“, „Gesellschaft mbH“ bzw. „GmbH“ oder „Aktiengesellschaft“ bzw. „AG“.

Einer Firma dürfen weitere, ebenfalls einzutragende Zusätze beigefügt werden. Derartige Zusätze dürfen nicht über Art oder Umfang des Geschäftes oder seine Verhältnisse täuschen. Hierzu haben die Gerichte in zahlreichen Entscheidungen Maßstäbe entwickelt.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter "Handelsregister und Firmenname".

Es gehört zu den gesetzlichen Aufgaben der Industrie- und Handelskammer, die Amtsgerichte bei der Führung des Handelsregisters zu unterstützen. Dies geht aus § 380 FamFG hervor. Demgemäß hat die IHK Gewerbetreibende, die die Voraussetzungen für die Eintragung in das Handelsregister erfüllen, auf die Eintragungspflicht hinzuweisen. Die Industrie- und Handelskammern unterstützen ferner die Registergerichte durch die Abgabe von gutachtlichen Stellungnahmen in Fällen, in denen die Zulässigkeit einer beantragten Handelsregistereintragung, zum Beispiel hinsichtlich einer gewählten Firmenbezeichnung, für diese zweifelhaft ist. Die abschließende Entscheidung, ob und in welcher Weise eine Eintragung zu erfolgen hat, liegt bei den Amtsgerichten.

Die Überprüfung der Firmenbezeichnung durch die IHK erfolgt ausschließlich nach firmenrechtlichen Grundsätzen (Firmenwahrheit, Firmenklarheit, deutliche Unterscheidbarkeit von bereits in demselben Ortsbereich eingetragenen Firmen). Nicht überprüft wird, ob von dritter Seite gegen die Firmenbezeichnung wettbewerbs-, marken- oder namensrechtliche Einwendungen erhoben werden können. Um wettbewerbsrechtlichen Problemen vorzubeugen, kann es empfehlenswert sein, Datenbankrecherchen durchführen zu lassen, Branchenadressbücher oder Markenlexika einzusehen. Außerdem wird empfohlen, eigene nationale und internationale Recherchen durchzuführen, z. B. über das elektronische Handelsregister, beim Deutschen Patent- und Markenamt, beim Amt der Europäischen Union für geistiges Eigentum und der Weltorganisation für geistiges Eigentum. Das Risiko, die Firma ändern zu müssen, kann jedoch nie vollständig ausgeschlossen werden.

Wenn ein Kaufmann ein bestehendes Handelsgeschäft im Ganzen erwirbt oder pachtet, so wird ihm durch § 22 HGB erlaubt, die bisherige Firma entweder unverändert oder aber mit einem Nachfolgezusatz fortzuführen, wenn der bisherige Geschäftsinhaber oder dessen Erben einwilligen. Dies gilt auch für den Fall, dass der in der Firmenbezeichnung enthaltene Personenname mit dem des Erwerbers nicht übereinstimmt. In diesem Falle durchbricht der Grundsatz der Kontinuität der Firma den Grundsatz der Firmenwahrheit. Eine unveränderte Fortführung der Firma ist nach § 24 HGB grundsätzlich auch dann möglich, wenn ein Gesellschafter in ein bestehendes Handelsgeschäft aufgenommen wird oder ein Gesellschafter ausscheidet. Allerdings müssen in diesem Falle unzutreffend gewordene Gesellschaftszusätze korrigiert werden. In dem Spezialfall des Eintritts einer GmbH als alleinige persönlich haftende Gesellschafterin in eine KG ist der bisherigen Firma der Zusatz „GmbH & Co. KG“ zwingend anzufügen.

Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.