Kaufmann im Handelsrecht

Das bei den Amtsgerichten geführte Handelsregister gibt zuverlässig Auskunft über wichtige Tatsachen, die für den Abschluss von Verträgen eine Rolle spielen können. Dazu gehören:

Jedermann kann in das Register Einsicht nehmen. Wegen der Bedeutung dieses öffentlichen Registers müssen Neueintragungen, Änderungen und Löschungen in öffentlich beglaubigter Form, das heißt über einen Notar, elektronisch angemeldet werden. Alle Eintragungen werden im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht. Kostenlos können online alle Eintragungen im Handelsregister abgerufen werden. Dadurch werden die wesentlichen Rechtsverhältnisse für alle Interessierten offengelegt.

Unterlässt ein Kaufmann eine Eintragung in das Handelsregister (zum Beispiel eine Haftungsbeschränkung), kann er sich gegenüber einem Geschäftspartner nicht auf die nicht erfolgte Eintragung berufen (negative Publizität). Umgekehrt muss der Geschäftspartner eine eingetragene Tatsache (zum Beispiel Erlöschen einer Prokura) gegen sich gelten lassen, selbst dann, wenn ihm diese gar nicht bekannt war. Bei eintragungspflichtigen Tatsachen wird der Geschäftspartner sogar in seinem Vertrauen auf die Richtigkeit der Eintragung geschützt (positive Publizität).

Das Handelsregister ist nicht mit dem seit dem 1. Januar 2024 eingeführten Gesellschaftsregister zu verwechseln. Dieses wurde im Zuge des Gesetzes zur Modernisierung des Personengesellschaftsrechts (MoPeG) geschaffen. Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) müssen sich in bestimmten Fällen in das Gesellschaftsregister eintragen lassen – zum Beispiel, wenn sie Grundstücke erwerben oder veräußern, Gesellschafter einer GmbH oder einer anderen juristischen Person sein wollen oder wenn gesetzlich eine Eintragung vorgeschrieben ist. In anderen Fällen ist die Eintragung freiwillig.

Das Gesellschaftsregister kann von jedermann eingesehen werden und enthält neben dem Namen und dem Sitz der GbR auch die Namen und Vertretungsbefugnisse der Gesellschafter. Durch die Eintragung wird die Gesellschaft zur eingetragenen GbR (eGbR) und führt diesen Zusatz auch im Geschäftsverkehr. Eine eGbR wird nicht ins Handelsregister eingetragen und erlangt durch die Eintragung ins Gesellschaftsregister auch nicht die Kaufmannseigenschaft. Auch wenn einige Funktionen des Gesellschaftsregisters – wie etwa die Publizität – dem Handelsregister ähneln, gelten die Vorschriften des Handelsrechts (HGB) nicht für die GbR oder eGbR, sofern sie nicht aus anderen Gründen Kaufmannseigenschaft erlangt.

§ 1 Handelsgesetzbuch (HGB) bestimmt, dass Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Dies ist jeder Gewerbebetrieb, der einen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Die damit gemeinten kaufmännischen Einrichtungen sind jene, welche das Kaufmannsgewerbe herausgebildet hat, um den Unternehmer und seine Hilfspersonen, die Kunden und die Gläubiger des Unternehmers vor den Nachteilen mangelnder Übersicht und Ordnung zu schützen. Dazu gehören zum Beispiel kaufmännische Buchführung und Bilanzierung.

Einige Rechtsformen haben zur Folge, dass sie automatisch per Gesetz als Kauffrau bzw. Kaufmann gelten und die entsprechenden Vorschriften des HGB für Kaufleute beachten müssen. Wenn Sie die folgenden Rechtsformen wählen, sind Sie in jedem Fall Kaufmann bzw. Kauffrau:

Alle übrigen, die so genannten Gewerbetreibenden, sind grundsätzlich „Nichtkaufleute“. Die Grenze, wann ein Gewerbebetrieb eine nach Art oder Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Gewerbebetrieb nicht erfordert, ist nicht leicht zu ziehen. Anhaltspunkte sind: Gar keine oder jedenfalls nur wenige Beschäftigte, keine Niederlassungen und kleine Geschäftsräume, geringe Anzahl von Geschäftsbeziehungen und Geschäftsvorfällen, niedrige Jahresumsätze, geringe Kapitalausstattung, Nichtvorhandensein von Kredit- und Wechselgeschäft, kleines Sortiment beziehungsweise nur geringes Waren- oder Dienstleistungsspektrum.

Schließen sich mehrere „Nichtkaufleute“ zur gemeinsamen Geschäftsausübung zusammen, entsteht dadurch eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR, oft auch BGB-Gesellschaft genannt). Die GbR kann sich seit Januar 2024 in das Gesellschaftsregister eintragen lassen und wird damit zur eGbR. Dies bedeutet aber nicht, dass sie damit Kaufmannseigenschaft bekommt.

Für die „Nichtkaufleute“ besteht die freiwillige Möglichkeit, auf Wunsch eine Eintragung in das Handelsregister herbeizuführen und dadurch den „Kaufmannsstatus“ – mit allen damit verbundenen Rechten und Pflichten – zu erlangen.

Besondere Beachtung verdienen die Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB), denn sie bilden das „Sonderrecht der Kaufleute“. So ist im HGB unter anderem geregelt, dass nur Kaufleute berechtigt sind, eine Firma – also den Namen, unter dem er seine Geschäfte betreibt – zu führen sowie unter dieser Firma zu klagen und verklagt zu werden. Mit Zustimmung des Kaufmanns kann diese Firma auch von Erben oder Erwerbern des Unternehmens fortgeführt werden. Das Recht zur Erteilung einer Prokura ist ausschließlich dem Kaufmann vorbehalten (§ 48 HGB).

Neben den steuerrechtlichen Pflichten hat der Kaufmann auch die handelsrechtlichen Buchführungs- und Bilanzierungsvorschriften des HGB zu beachten. Eine Verpflichtung zur doppelten Buchführung und Bilanzierung besteht für Einzelkaufleute jedoch nur dann, wenn sie an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren mehr als 800.000 Euro Umsatz und mehr als 80.000 Euro Jahresüberschuss erzielen (§ 241a HGB). Wird diese Schwelle nicht überschritten, reicht die einfachere Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG aus. Darüber hinaus sind alle juristischen Personen des Privatrechts (z. B. AG, GmbH, UG haftungsbeschränkt) sowie alle im Handelsregister eingetragenen Personengesellschaften (z. B. oHG, KG) verpflichtet, ihre wirtschaftlich Berechtigten im Transparenzregister nach § 20 Geldwäschegesetz (GwG) zu melden. Bei Einzelkaufleuten besteht diese Pflicht nur bei Vorliegen besonderer Konstellationen, etwa bei Treuhandverhältnissen.

Achtgeben muss der Kaufmann bei Vertragsstrafenvereinbarungen, Bürgschaften, Schuldanerkenntnissen, Schuldversprechen und Gerichtsstandvereinbarungen. Formvorschriften, die zugunsten von Nichtkaufleuten bestehen, gelten dem Kaufmann gegenüber nicht. Andererseits erleichtert dies wiederum sein Alltagsgeschäft. Darüber hinaus können Kaufleute nach Vollendung des 30. Lebensjahres zu Handelsrichtern (ehrenamtliche Richter an einer Kammer für Handelssachen des Landgerichts) ernannt werden (§ 109 Gerichtsverfassungsgesetz – GVG).

Wer einen Gewerbebetrieb führt, der einen nach Art oder Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert, ist „Nichtkaufmann“. Die Grenze ist nicht leicht zu ziehen. Anhaltspunkte im Rahmen einer Gesamtwürdigung des Unternehmens sind: Gar keine oder jedenfalls nur wenige Beschäftigte, keine Niederlassungen und kleine Geschäftsräume, geringe Anzahl von Geschäftsbeziehungen und Geschäftsvorfällen, niedrige Jahresumsätze, geringe Kapitalausstattung, Nichtvorhandensein von Kredit- und Wechselgeschäft, kleines Sortiment beziehungsweise nur geringes Waren- oder Dienstleistungsspektrum. Schließen sich mehrere „Nichtkaufleute“ zur gemeinsamen Geschäftsausübung zusammen, entsteht dadurch eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR, oft auch BGB-Gesellschaft genannt).

Die Personenhandelsgesellschaften (oHG und KG) beziehungsweise die Kapitalgesellschaften (GmbH, UG haftungsbeschränkt und AG) können nicht nichtkaufmännisch betrieben werden. Sie setzen eine Eintragung ins Handelsregister voraus. Die Gründung einer Personenhandelsgesellschaft oder Kapitalgesellschaft führt zwangsläufig zur Kaufmannseigenschaft.

Es gehört zu den gesetzlichen Aufgaben der Industrie- und Handelskammer, die Amtsgerichte bei der Führung des Handelsregisters zu unterstützen. Dies geht aus § 380 FamFG hervor. Demgemäß hat die IHK Gewerbetreibende, die die Voraussetzungen für die Eintragung in das Handelsregister erfüllen, auf die Eintragungspflicht hinzuweisen. Die Industrie- und Handelskammern unterstützen ferner die Registergerichte durch die Abgabe von gutachtlichen Stellungnahmen in Fällen, in denen die Zulässigkeit einer beantragten Handelsregistereintragung, zum Beispiel hinsichtlich einer gewählten Firmenbezeichnung, zweifelhaft ist. Die abschließende Entscheidung, ob und in welcher Weise eine Eintragung zu erfolgen hat, liegt bei den Amtsgerichten.

In vielen Stellungnahmen der IHK kommt der Frage, ob die gewählte Firmenbezeichnung zulässig ist, besondere Bedeutung zu. Zulässig sind nach freier Wahl des Unternehmers Personen-, Sach-, Phantasie- und Mischfirmen. Erfüllt sein müssen bei der Firmenwahl jedoch folgende Kriterien:

Daraus folgt, dass alle Kaufleute ihrer Firma einen eindeutigen Rechtsformzusatz – entweder in ausgeschriebener oder allgemein verständlicher, abgekürzter Form – beifügen müssen. Dies gilt auch für in das Handelsregister eingetragene Einzelkaufleute. Sie führen den Zusatz „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ beziehungsweise „e. K.“, „e. Kfm.“ oder „e. Kfr.“. Bei den Personengesellschaften sind dies die Rechtsformzusätze „offene Handelsgesellschaft“ beziehungsweise „oHG“ oder „OHG“ und „Kommanditgesellschaft“ beziehungsweise „KG“. Bei den Kapitalgesellschaften lauten die Zusätze „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“, „UG (haftungsbeschränkt)“, „Gesellschaft mit beschränkter Haftung“, „"Gesellschaft mbH“ beziehungsweise „GmbH“ oder „Aktiengesellschaft“ beziehungsweise „AG“. Einer Firma können weitere, ebenfalls einzutragende Zusätze beigefügt werden. Derartige Zusätze dürfen nicht über Art oder Umfang des Geschäftes oder seine Verhältnisse täuschen. Hierzu haben die Gerichte in zahlreichen Entscheidungen Maßstäbe entwickelt.

Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter "Handelsregister und Firmenname".

Die Überprüfung der Firmenbezeichnung durch die IHK erfolgt ausschließlich nach firmenrechtlichen Grundsätzen (Firmenwahrheit, Firmenklarheit, deutliche Unterscheidbarkeit von bereits in demselben Ortsbereich eingetragenen Firmen). Nicht überprüft wird, ob von dritter Seite gegen die Firmenbezeichnung wettbewerbs-, marken- oder namensrechtliche Einwendungen erhoben werden können. Um wettbewerbsrechtlichen Problemen vorzubeugen, kann es empfehlenswert sein, Datenbankrecherchen durchführen zu lassen, Branchenadressbücher oder Markenlexika einzusehen. Außerdem wird empfohlen, eigene nationale und internationale Recherchen durchzuführen, z. B. über das elektronische Handelsregister, beim Deutschen Patent- und Markenamt, beim Amt der Europäischen Union für geistiges Eigentum und der Weltorganisation für geistiges Eigentum. Das Risiko, die Firma ändern zu müssen, kann jedoch nie vollständig ausgeschlossen werden.

Wenn ein Kaufmann ein bestehendes Handelsgeschäft im Ganzen erwirbt, so wird ihm durch § 22 HGB erlaubt, die bisherige Firma entweder unverändert oder aber mit einem Nachfolgezusatz fortzuführen, wenn der bisherige Geschäftsinhaber oder dessen Erben einwilligen. Dies gilt auch für den Fall, dass der in der Firmenbezeichnung enthaltene Personenname mit dem des Erwerbers nicht übereinstimmt. In diesem Falle durchbricht der Grundsatz der Kontinuität der Firma den Grundsatz der Firmenwahrheit. Eine unveränderte Fortführung der Firma ist nach § 24 HGB grundsätzlich auch dann möglich, wenn ein Gesellschafter in ein bestehendes Handelsgeschäft aufgenommen wird oder ein Gesellschafter ausscheidet. Allerdings müssen in diesem Falle unzutreffend gewordene Gesellschaftszusätze korrigiert werden. In dem Spezialfall des Eintritts einer GmbH als alleinige persönlich haftende Gesellschafterin in eine KG ist der bisherigen Firma der Zusatz „GmbH & Co. KG“ zwingend anzufügen.

Zur Vermeidung von Beanstandungen empfiehlt es sich, die IHK vor der notariellen Anmeldung zu fragen, ob sie die gewählte Firmenbezeichnung für zulässig hält. Hierdurch können Verzögerungen beim Eintragungsverfahren und unnötige Kosten vermieden werden.

Für die Mitgliedsunternehmen der IHK Regensburg gibt es ein Formular auf der Website, das ausgefüllt werden kann.

Dieses Merkblatt soll – als Service Ihrer IHK – nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.