Persönliche Mitnahmen

Dienstreisen und Berufsausrüstung

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Für viele Beschäftigte gehören Dienstreisen zum Berufsalltag: Ob Kundentermin in den USA, Montageeinsatz in der Schweiz oder Messe in Norwegen. Auf Dienstreisen hat man allerlei dabei. Neben dem persönlichen Gepäck sind oft auch Laptop, Smartphone, Prüf- oder Messgeräte, Werkzeuge oder Warenmuster dabei. Dabei kann eine einfache Dienstreise ins Ausland schnell zu erheblichen Einfuhrabgaben und zollrechtlichen Formalitäten führen. Was Unternehmen und Reisende beachten müssen, damit die Berufsausrüstung reibungslos über die Grenze kommt und wieder zurückgebracht werden kann, stellen wir nachfolgend überblicksartig dar.
Innerhalb der Europäischen Union gibt es grundsätzlich keine Zollformalitäten für beruflich genutzte Waren. Anders sieht es bei Reisen in Drittländer, also Staaten außerhalb des Zollgebiets der Europäischen Union, aus. Dort können Waren bei der Einreise als reguläre Einfuhr angesehen werden. Das gilt auch, wenn die Gegenstände nur vorübergehend genutzt und anschließend wieder zurückgebracht werden sollen.
Grundsätzlich gilt:

Zum persönlichen Reisegepäck zählen Gegenstände des täglichen (Reise-)Bedarfs. Dazu gehören beispielsweise Kleidung, Kosmetikartikel und persönliche Elektronikgeräte wie Smartphones und Tablets. Diese Waren sind bei Reisen in der Regel zollfrei und müssen nicht angemeldet werden.

Berufsausrüstung geht darüber hinaus. Damit sind Gegenstände gemeint, die überwiegend oder ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden. Typische Beispiele sind technische (Mess-)Geräte, Spezialwerkzeuge, Merchandise-Artikel, Muster oder Ausstellungsstücke. Aber auch das zusätzliche Diensthandy. Werden solche Waren über eine Zollgrenze hinweg mitgeführt, greifen Zollvorschriften.
Die zollrechtliche Behandlung von Berufsausrüstung soll berufliche Mobilität im internationalen Kontext ermöglichen, ohne die staatlichen Einnahmen zu gefährden. Für Reisende bedeutet dies vor allem eines: Eine gute Vorbereitung ist entscheidend. Wer die Regeln kennt, kann Verzögerungen und unnötige Kosten vermeiden.
In der EU gibt es eine Regelung, die besagt, dass „wirtschaftlich unbedeutende Güter“ wie Laptops, Handys oder PSA konkludent aus- bzw. eingeführt werden dürfen. Bitte beachten Sie jedoch, dass es sich hierbei um eine reine EU-Regelung handelt. Das Land, in das Sie reisen, wird wahrscheinlich keine analoge Regelung haben, sodass eine Zollabwicklung erforderlich ist.
Für viele Fälle gibt es deshalb Verfahren zur vorübergehenden Verwendung. Damit können Berufsausrüstungen, Messegüter oder Warenmuster für einen begrenzten Zeitraum eingeführt werden, ohne dass im Einfuhrland reguläre Zölle oder Einfuhrabgaben anfallen. Voraussetzung ist in der Regel, dass die Waren nach der Nutzung innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens wieder ausgeführt werden und keine wesentlichen Veränderungen erfahren.
Ein besonders bekanntes Verfahren hierfür ist das Carnet A.T.A. Dabei handelt es sich um ein internationales Zolldokument für die vorübergehende Verwendung von Waren. Es wird häufig für Berufsausrüstung, Messegüter oder Warenmuster genutzt. Das Verfahren erleichtert die Grenzabfertigung, da an vielen Grenzen keine gesonderten nationalen Zollanmeldungen erforderlich sind und keine Abgabenerhebung entsteht. Verbrauchsgüter oder zum Verkauf bestimmte Waren können nicht mit dem Carnet abgefertigt werden.
Wenn ein Carnet in seltenen Fällen nicht infrage kommt, finden Sie unter Vorübergehende Verwendung ohne Carnet ATA einige Informationen zu einer alternativen Vorgehensweise.
Eine sorgfältige Vorbereitung der Reise ist wichtig. Unternehmen sollten vorab prüfen, welche Waren sie mitführen möchten und welche zollrechtlichen Anforderungen im Zielland gelten. Denn nicht jedes Land akzeptiert dieselben Verfahren oder Dokumente. Auch die Dauer des Aufenthalts und der Verwendungszweck der Waren spielen eine Rolle. Zusätzlich sollten Reisende darauf achten, Nachweise über die Ausfuhr aus der Europäischen Union und die spätere Wiedereinfuhr bereitzuhalten. Das kann insbesondere bei hochwertiger Technik wichtig sein. Ohne diese Nachweise können die Zollbehörden bei der Rückkehr nicht eindeutig erkennen, dass sich die Gegenstände bereits zuvor im freien Verkehr in der Europäischen Union befanden, was zu Problemen führen kann.
Auch steuerliche Aspekte können eine Rolle spielen. So verlangen einige Staaten trotz vorübergehender Verwendung Sicherheiten oder besondere Registrierungen. Zusätzlich können nationale Vorschriften für die Einfuhr von Funktechnik, Drohnen oder verschlüsselten Geräten gelten. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Zielland teilweise erheblich.
Neben zollrechtlichen Vorschriften können auch exportkontrollrechtliche Regelungen relevant werden. Dies betrifft insbesondere technische Geräte, Software oder sensible Technologien. In bestimmten Fällen können Genehmigungspflichten bestehen, selbst wenn die Waren nur vorübergehend mitgeführt werden. Unternehmen sollten deshalb prüfen, ob ihre Produkte unter außenwirtschaftsrechtliche Beschränkungen fallen. Weitere Infos dazu finden Sie im Infoartikel Exportkontrolle.
Die Wahl des richtigen Verfahrens bzw. der korrekten Abwicklungsweise ist eine Einzelfallentscheidung. Sollten Sie unsicher sein, sprechen Sie uns gerne an.