IHK Ostwürttemberg

Umgang mit Gastdaten in Beherbergungsstätten

In Beherbergungsstätten basieren zahlreiche Prozesse auf der Anmeldung des Gastes. Mit der Abschaffung des Meldescheines für inländische Gäste nach Bundesmeldegesetz ab 2025 stellt sich die Frage, auf welchen gesetzlichen Grundlage Beherbergungsbetriebe künftig Gastdaten erheben können.

Meldepflicht nach Bundesmeldegesetz für ausländische Gäste

Besondere Meldepflicht für ausländische Personen

Jede Beherbergungsstätte - egal ob Ferienzimmer, Ferienwohnung oder Hotel und unabhängig von der Betriebsgröße – ist in Deutschland zu einer “besonderen Meldepflicht” nach §§ 29, 30 → Bundesmeldegesetz (BMG) für ausländische Gäste verpflichtet. Hierfür ist ein Meldeschein vorzuhalten.

Pflichten des Vermieters im Überblick:

  • Meldeschein vom Gast ausfüllen und unterschreiben lassen
  • Meldeschein ein Jahr lang aufbewahren
  • Meldeschein auf Anfrage von Polizei oder Behörden offenlegen
  • Meldeschein nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist innerhalb von 3 Monaten vernichten

Daten auf dem Meldeschein

Beherbergte ausländische Personen haben am Tag der Ankunft einen besonderen Meldeschein handschriftlich zu unterschreiben.
Mitreisende ausländische Ehegatten, Lebenspartner und minderjährige Kinder sind auf dem Meldeschein nur der Zahl nach anzugeben. Bei Reisegesellschaften von mehr als zehn Personen betrifft die Verpflichtung nur den Reiseleiter; er hat die Anzahl der ausländischen Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit anzugeben.
Beherbergte ausländische Personen haben sich durch die Vorlage eines gültigen Identitätsdokumentes (anerkannter und gültiger Pass oder Passersatz) auszuweisen.
Digitaler Meldeschein möglich: Sie können zusätzlich technische Vorrichtungen zur elektronischen Erfüllung der Meldepflicht nach § 29 Absatz 5 vorhalten.
Folgende Daten enthalten Meldescheine:
  • Datum der Ankunft und der voraussichtlichen Abreise,
  • Familiennamen, Vornamen,
  • Geburtsdatum,
  • Staatsangehörigkeiten,
  • Anschrift,
  • Zahl der ausländischen Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit sowie
  • Seriennummer des anerkannten und gültigen Passes oder Passersatzpapiers.

Ab 2025: Meldepflicht für deutsche Staatsbürger entfällt

Am 26.09.2024 beschloss der Bundestag das Bürokratieentlastungsgesetz IV. Dieses umfasst auch eine Änderung des Bundesmeldegesetzes. Damit ist die Meldepflicht in Beherbergungsbetrieben für deutsche Übernachtungsgästeist zum 1. Januar 2025 entfallen.

Aufbewahrung Meldeschein

Der Meldeschein muss 12 Monate vom Beherbergungsbetrieb aufbewahrt und spätestens nach weiteren 3 Monaten vernichtet oder gelöscht werden. Diese Meldescheine können von folgenden Behörden eingesehen werden: Polizeibehörden, Staatsanwaltschaften, Amtsanwaltschaften, Gerichte, Justizvollzugsbehörden, Zollfahndungsdienst, Hauptzollämter sowie Finanzbehörden, soweit sie strafverfolgend tätig sind. Auch Meldebehörden haben auf Grundlage landesrechtlicher Regelungen das Recht, sich zur Erfüllung ihrer Aufgaben Meldescheine vorlegen zu lassen. (Quelle: DTV)

Meldepflicht durch Kurabgabe, Gästekarten etc. (Kommunalabgabengesetz)

Durch Kommunalabgabengesetze der Länder bestehen weiterhin die erforderlichen Rechtsgrundlagen zur Erhebung und Abführung von Gästebeiträgen für die Gemeinden. Falls sich demnach der Beherbergungsbetrieb in einem Kur-, Erholungs-, Tourismusort etc. befindet und dort eine gästseitige Abgabepflicht besteht, ist eine Meldung der Gästeankünfte an die jeweilige Gemeinde erforderlich.

Meldepflicht durch Beherbergungsstatistikgesetz

Die Grundlage für statistische Erhebungen ist das sogenannte → Beherbergungsstatistikgesetz (BeherbStatG).
Für die Erhebung besteht Auskunftspflicht. Mit Ausnahme von Existenzgründern im Kalenderjahr der Geschäftseröffnung sind Inhaber oder Leiter eines Beherbergungsbetriebes auskunftspflichtig.

Beherbergungsvertrag und Hausrecht

Aufgrund eines Beherbergungsvertrages verfügen Beherbergungsbetriebe grundsätzlich über das Recht Gastdaten zu erheben - auch von deutschen Staatsbürgern.
Diese rechtliche Vereinbarung zwischen der Beherbergungsstättenbetreiber und dem Gast regelt die Bedingungen und Vereinbarungen für den Aufenthalt des Gastes in der Unterkunft während einer Reise. Verweigert ein Gast die Preisgabe der Daten kann das Hausrecht geltend gemacht werden.