Recht von A-Z

Betriebsaufgabe: Checkliste

Der wohl verdiente Ruhestand, der Wunsch nach einer beruflichen Umorientierung oder auch die mangelnde Rentabilität des Unternehmens – die Gründe für eine Betriebsaufgabe können vielseitig sein. Dasselbe gilt für die notwendigen Schritte, die ein Unternehmen bis zu seiner vollständigen Beendigung einzuleiten hat und für die Zeit, die hierfür benötigt wird. Die folgende „Checkliste“ soll – ohne einen Anspruch auf Vollständigkeit zu erheben – eine erste Orientierungshilfe darstellen.

Vorbereitung

  • Offene Fragen klären, ggf. Beratung in Anspruch nehmen: Steuerberater, Rechtsanwälte und Notare, aber insbesondere auch die Industrie- und Handelskammern, Handwerkskammern oder auch spezielle Branchenverbände stehen Ihnen beratend zur Seite.
  • Nachfolge als Alternative zur Betriebsaufgabe? Von den „ersten Schritten“ bis zur Vermittlung von potenziellen Nachfolgern: die Industrie- und Handelskammer Ostwestfalen zu Bielefeld bietet ihren Mitgliedern zahlreiche Hilfestellungen rund um die Unternehmensnachfolge. Erste rechtliche Hinweise enthält zudem unser Merkblatt zur Unternehmensveräußerung und Betriebsübergabe.
  • (Reguläre) Betriebsaufgabe oder Insolvenz? Für Unternehmen in der Krise kann die Durchführung des Insolvenzverfahrens eine Alternative zur regulären Beendigung sein, unter bestimmten Voraussetzungen ist die Stellung eines Insolvenzantrages sogar zwingend (z.B. bei Zahlungsunfähigkeit einer GmbH). Auch hierzu berät die IHK und stellt auf ihrer Homepage Merkblätter mit weitergehenden Informationen bereit.
  • Zeitliche Aspekte: Zu wann soll das Unternehmen beendet werden? Welche Zwischenschritte sind dafür erforderlich? Welche Fristen sind einzuhalten? Gibt es eventuell Sperrzeiten?
  • Wann und auf welche Weise sollen Mitarbeitende, Kunden und andere Vertragspartner von der Betriebsaufgabe erfahren?
  • Kosten und Risiken kalkulieren, Finanzierung sicherstellen

Mitarbeitende

  • Vorfrage: Betriebsstilllegung oder Betriebsübernahme? Ob ein Betrieb endgültig stillgelegt wird oder auf einen anderen Inhaber übergeht und im Wesentlichen weiter existiert, ist eine entscheidende Weichenstellung für den Fortbestand der Arbeitsverhältnisse. Findet ein Betriebsübergang statt, führt dies dazu, dass die Arbeitsverhältnisse auf den Erwerber übergehen, wenn nicht die betroffenen Arbeitnehmer wider-sprechen. Eine Kündigung wegen des Betriebsübergangs ist nicht möglich, außerdem besteht eine Unterrichtungspflicht. Bei einem Widerspruch bleibt das Arbeitsverhältnis zwischen dem widersprechenden Arbeitnehmer und dem alten Arbeitgeber bestehen, eine betriebsbedingte Kündigung ist in der Regel möglich. Genauere Informationen darüber, wann ein Betriebsübergang vorliegt und was Arbeitgeber zu beachten haben, enthält unser Merkblatt zur Unternehmensveräußerung und Betriebsübergabe.
  • Mitteilung an Mitarbeitende
  • Vertragsbeendigung durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag: Eine Betriebsaufgabe führt weder dazu, dass Arbeitsverhältnisse automatisch enden, noch begründet sie allein ein Recht zur außerordentlichen, d.h. fristlosen, Kündigung. Es sind vielmehr die allgemeinen Regelungen zur Wirksamkeit von Kündigungen zu beachten.

    Dazu gehören insbesondere die Einhaltung der Schriftform und der maßgeblichen Kündigungsfrist, die Beteiligung des Betriebsrates (wenn ein solcher vorhanden ist) und die Beachtung eines etwaigen besonderen Kündigungsschutzes. Eine (vollständige) Geschäftsaufgabe rechtfertigt grundsätzlich eine betriebsbedingte Kündigung, doch steckt auch hier der Teufel im Detail, sodass eine Beratung vor Ausspruch der Kündigung sinnvoll sein kann.

    Gerade bei sehr langen Kündigungsfristen kann der Aufhebungsvertrag eine Alternative zur Kündigung sein, jedoch muss hier der betroffene Arbeitnehmer zustimmen. Auch beim Auf-hebungsvertrag gelten die allgemeinen Wirksamkeitserfordernisse (insbesondere das Schriftformgebot und die Einhaltung des Gebotes fairen Verhandelns).
  • Bei Massenentlassungen: Anzeige bei der Bundesagentur für Arbeit vor Kündigung Die Pflicht, Massenentlassungen bei der Bundesagentur für Arbeit anzuzeigen, gilt für Be-triebe ab 20 Mitarbeitende. Wie viele Mitarbeitende betroffen sein müssen, um von einer Massenentlassung zu sprechen, hängt von der Beschäftigtenzahl ab. Ab in der Regel mehr als 20 und weniger als 60 Arbeitnehmern liegt die Grenze beispielsweise bei mehr als 5 Entlassungen innerhalb von 30 Kalendertagen.
  • Beachtung der Beteiligungsrechte des Betriebsrates, wenn ein solcher vorhanden ist
  • Gewährung oder Abgeltung von Resturlaub
  • Aushändigung von Arbeitszeugnissen und Arbeitspapieren
  • Abmeldung Sozialversicherung (Krankenkasse, Minijobzentrale)
  • Mitteilung an Berufsgenossenschaft
  • Klärung von Fragen zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Auszubildende: Hilfe bei der Suche nach einer neuen Ausbildungsstelle Besteht keine Möglichkeit mehr, die Auszubildenden zu beschäftigen, kann dies ein wichtiger Grund für die Beendigung der Ausbildungsverhältnisse sein. In einem solchen Fall bestehen aber besondere Fürsorgepflichten, zu denen Ihre IHK gerne berät.

Versicherungen

  • Mitteilung der Statusänderung an die (eigene) Kranken- und Rentenversicherung, ggf. Beantragung der Altersrente
  • Zusatzversorgungskasse informieren (wenn vorhanden)
  • Information der Berufsgenossenschaft, ggf. Kündigung der eigenen, freiwilligen Unfallversicherung
  • Kündigung bestehender Betriebsversicherungen (z.B. Feuer- und Sturmversicherung) Neben diesen Versicherungsverträgen werden im Folgenden noch viele weitere Verträge genannt, die auf die Erbringung wiederkehrender Leistungen gerichtet sind und die aktiv beendet werden müssen. Es lohnt sich stets, nicht nur die ordentlichen Kündigungsfristen zu ermitteln, sondern die einzelnen Verträge auch auf etwaige Sonderkündigungsrechte zu überprüfen.
  • Kündigung der Betriebshaftpflichtversicherung:
    Wenn das Risiko besteht, dass Schäden erst mit zeitlicher Verzögerung eintreten, kann eine Absicherung auch über den Beendigungszeitpunkt hinaus wichtig sein. Die Betriebshaftpflichtversicherung sollte dann nicht ohne Angabe von Gründen zum nächstmöglichen Termin gekündigt werden. Vielmehr sollte dem Versicherer der Grund für die Beendigung des Versicherungsvertrages mitgeteilt werden, damit dieser eine Nachversicherung anbieten kann.

Geschäftspartner, Kunden und Öffentlichkeit

  • Mitteilung an Geschäftspartner (insbesondere Lieferanten und Gläubiger)
  • Ggf. Einladung zu Räumungsverkäufen und Aufruf zum Einlösen von Gutscheinen Nach erfolgter Geschäftsaufgabe können (Geschenk-)Gutscheine regelmäßig nicht mehr gegen Waren eingetauscht werden, sodass der Gutscheinaussteller verpflichtet ist, dem Kunden den Gutscheinwert auszuzahlen. Auch für Gutscheine gelten aber die allgemeinen Verjährungsregelungen, sodass von einer Gültigkeit von drei Jahren (beginnend mit dem En-de des Jahres, in dem der Gutschein ausgestellt wurde) ausgegangen werden kann (Einzelheiten finden Sie in unserem Merkblatt zur Verjährung zivilrechtlicher Forderungen).
Auch etwaige Gewährleistungsverpflichtungen sind von der Betriebsaufgabe nicht betroffen.
Für Räumungsverkäufe gibt es zwar keine besonderen Verfahrensvorschriften mehr, ihre Dauer, die Art und Weise ihrer Durchführung und auch die Gestaltung von Werbemaßnahmen dürfen aber nicht irreführend sein. Wichtige Hinweise hierzu enthält unser Merkblatt „Sonderveranstaltungen im Einzelhandel“.
  • Anpassung des Internet-Auftritts (insbesondere eigene Homepage und Social Media) und der Einträge im Telefonbuch / Gelben Seiten
  • Kündigung der Liefer- und Darlehensverträge
  • Kündigung der Telefon- / Internet-Verträge
  • Kündigung weiterer Dienstleistungsverträge (z. B. Marketing-Agentur / Software-Lizenz / Domain / Postfach / Tresor)
  • Widerruf der Einzugsermächtigungen / Löschung der Daueraufträge • Kündigung der Kreditkartenverträge
  • Auflösen der Bankkonten und Depots

Räumlichkeiten und bewegliches Vermögen

  • Kündigung Miet-/Pachtverträge
  • Kündigung Versorgungsverträge (Gas, Wasser, Strom, Abfall)
  • Kündigung Leasing- / Service- und Wartungsverträge
  • Um- / Abmeldung der Fahrzeuge
  • Veräußerung von Mobiliar, Maschinen, Fahrzeugen und Lagerbeständen (z.B. Räumungsverkauf)
  • Nachsendeauftrag bei der Post

Mitteilungen an öffentliche Stellen/Abmeldungen/weitere Kündigungen

  • Gewerbeamt
  • Finanzamt (nach Absprache mit dem Steuerberater!)
  • Industrie- und Handelskammer und/oder Handwerkskammer Im Zuständigkeitsbereich der Industrie- und Handelskammer Ostwestfalen zu Bielefeld erfolgt eine automatische Mitteilung durch die Gewerbeämter, sodass eine Abmeldung bei der IHK nicht erforderlich ist. Eine gesonderte Mitteilung an die IHK ist nur dann nötig, wenn eine Mitgliedschaft besteht, ohne dass ein Gewerbe angemeldet wurde / werden musste.
  • Handelsregister (über Notar)
  • ARD, ZDF Deutschlandradio Beitragsservice (früher: GEZ)
  • GEMA
  • Kündigung von Mitgliedschaft in besonderen Branchenverbänden

Steuern

  • Steuerrechtliche Folgen der Betriebsaufgabe mit dem Steuerberater klären: Auch im Rahmen der Betriebsaufgabe ist Ihr Steuerberater einer der wichtigsten Ansprechpartner und kann Sie zu den steuerrechtlichen Folgen beraten, die eine Betriebsaufgabe für Sie hat. Dort bekommen Sie nicht nur einen Überblick darüber, welche Schritte für Sie individuell nötig sind, sondern auch, zu welchem Zeitpunkt sie sinnvoll sind.
  • Zusätzlich zu regulären Abschluss Abschlussarbeiten Ermittlung eines Aufgabe- oder Liquidationsgewinns: Nicht nur der Gewinn aus dem laufenden Geschäftsverkehr, sondern auch der Aufgabegewinn unterliegt der Einkommenssteuer. Die Ermittlung dieses Gewinns sollte gemeinsam mit dem Steuerberater erfolgen. Dieser berät auch zu etwaigen Steuerbegünstigungen wie beispielsweise die Gewährungen eines Freibetrages bei Erreichen der Altersgrenze von 55 Jahren.
  • Zeitnahe Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung: Fallen das Ende der unternehmerischen Tätigkeit und das Ende des Besteuerungszeitraums nicht zusammen (i.d.R. bei unterjähriger Betriebsaufgabe), muss die Umsatzsteuerjahreserklärung innerhalb eines Monats nach Ablauf des kürzeren Besteuerungszeitraums abgegeben werden.
  • Kündigung bzw. Einschränkung Steuerberatung und Buchführung
  • Aufbewahren von Geschäftsunterlagen: Für Geschäftsunterlagen gelten gesetzlich festgelegte Aufbewahrungsfristen. Grundsätzlich sind sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, soweit diese für die Besteuerung von Bedeutung sind. Eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gilt dabei u.a. für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse, von 8 Jahren u.a. für Buchungsbelege und von 6 Jahren u.a. für Handels- und Geschäftsbriefe. Einzelheiten enthält unser Merkblatt „Aufbewahrungsfristen“.

Besonderheiten bei Personen- und Kapitalgesellschaften sowie eingetragenen Kaufleuten

Die Beendigung eines Einzelunternehmens, das nicht die Kaufmannseigenschaft innehat und damit nicht in das Handelsregister eingetragen ist, gestaltet sich in formeller Hinsicht am unkompliziertesten. Besteht jedoch eine Eintragung in das Handelsregister und/oder liegt eine besondere Rechtsform (Personen- oder Kapitalgesellschaft) vor, sind zusätzliche Erfordernisse zu beachten. Der eingetragene Kaufmann etwa benötigt die Hilfe eines Notares, um aus dem Handelsregister gelöscht zu werden.
Bei Personengesellschaften (dazu gehören insbesondere GbR, oHG und KG) vollzieht sich die Beendigung grundsätzlich in drei Schritten. Zunächst erfolgt die Auflösung aufgrund eines Auflösungsgrundes (je nach gesellschaftsvertraglicher Regelung kann das etwa der Fall sein, wenn ein Gesellschafter ausscheidet). Anschließend findet die Auseinandersetzung statt, in der die Gesellschaft abgewickelt wird. Zuletzt erfolgt die Vollbeendigung der Gesellschaft. Ist sie eine Handelsgesellschaft, muss auch hier eine Löschung aus dem Handelsregister mit Hilfe eines Notars erfolgen.
Kapitalgesellschaften (insbesondere die UG (haftungsbeschränkt) und die GmbH) weisen die Besonderheit auf, dass es sich nicht um bloße Personenzusammenschlüsse, sondern um eigenständige Personen (sogenannte juristische Personen) handelt, die durch Eintragung in das Handelsregister entstehen und durch Löschen aus dem Handelsregister ihre Existenz verlieren. Die weitreichenden Folgen der Löschung einer solchen Kapitalgesellschaft führen dazu, dass sich diese besonders formell vollzieht.
Auch hier kann von drei Phasen der Beendigung gesprochen werden: Zunächst erfolgt die Auflösung (insbesondere durch Gesellschafterbeschluss) der Kapitalgesellschaft, die auch in das Handelsregister eingetragen und im Bundesanzeiger bekannt gemacht werden muss. Mit der Bekanntgabe beginnt das sogenannte Sperrjahr, das zum Ziel hat, Gläubigern die Möglichkeit zu geben, ihre Forderungen noch geltend zu machen. Dies passiert im Rahmen der Liquidation, also der Abwicklung der Kapitalgesellschaft (2. Phase). Erst nach Ablauf des Sperrjahres kann eine Vermögensverteilung an die Gesellschafter und damit auch ein Abschluss der Liquidation erfolgen. Darauf folgt schließlich die Löschung aus dem Handelsregister.
Eine besondere Rechtsform, die auch wiederum Besonderheiten bei der Beendigung mit sich bringt, ist die GmbH & Co. KG. Hierbei handelt es sich um eine Kombination zweier Gesellschaften (einer Kommanditgesellschaft und einer GmbH, die als persönlich haftende Gesellschafterin im Rahmen der KG fungiert), entsprechend erfolgt auch eine getrennte Abwicklung beider Gesellschaften nach den jeweils für sie geltenden Regelungen.
Genauere Informationen zur Beendigung von Gesellschaften und zu den Besonderheiten, die bei den einzelnen Rechtsformen zu beachten sind, enthalten unsere speziellen gesellschaftsrechtlichen Merkblätter.