FAQs zum Digitalen IHK-Postfach

Haben Sie Fragen zum digitalen IHK-Postfach? Stöbern Sie gern in unseren FAQ´s, hier finden Sie Antworten auf häufige Fragen und Hilfestellungen.

Digitales IHK-Postfach

Wie erfahre ich, ob die IHK ein neues Dokument in mein Postfach gelegt hat?

Sie erhalten bei Einlieferung eines neuen Dokuments in das Postfach eine Benachrichtigung per E-Mail an die von Ihnen hinterlegte E-Mail-Adresse.
Die E-Mail-Adresse haben Sie bei der Registrierung zum Postfach angegeben. Sie ist gleichzeitig Ihr Benutzername zum digitalen IHK-Postfach.
Sie wollen Ihre hinterlegte E-Mail-Adresse ändern? Hier erhalten Sie weitere Informationen: “Wie ändere oder lösche ich die im Postfach hinterlegte E-Mail-Adresse?”

Ich kann eingelieferte Beitragsbescheide anzeigen, herunterladen und drucken. Wie kann ich Beitragsbescheide bearbeiten oder löschen?

Sowohl das Löschen von ins Postfach eingelieferten digitalen Beitragsbescheiden als auch das Löschen ist nicht möglich.

Anmeldung am digitalen Postfach

Wie erhalte ich ein digitales Postfach?

Sie können Ihr digitales Postfach über unsere Registrierungsseite beantragen.
Bitte beachten Sie die Voraussetzungen, die zur Antragstellung erfüllt sein müssen (“Wer kann ein digitales Postfach beantragen?”)
Nach erfolgreicher Eingabe der benötigten Daten wird Ihr Antrag durch uns geprüft und Sie erhalten Ihr digitales Postfach.

Wer kann ein digitale IHK-Postfach für den digitalen Beitragsbescheid beantragen?

Der Zugang zum digitalen IHK-Postfach kann für die Übermittlung des digitalen Beitragsbescheides initial nur durch einen berechtigten Vertreter (Geschäftsführer, Prokurist, etc.) oder einen vom Unternehmen bevollmächtigten Mitarbeiter eröffnet werden.
Dieser erste User erhält spezielle Administrations-Rechte, um weitere Kolleginnen und Kollegen zum digitalen Postfach zuzulassen.
Weitere Informationen finden Sie hier: “Wie ermögliche ich weiteren Mitarbeitern meines Unternehmens Zugriff zum Postfach?”

Wie ändere oder lösche ich die im Postfach hinterlegte E-Mail-Adresse?

Die während der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse ist gleichzeitig der User-Name Ihres Nutzerkontos im IHK-Berechtigungssystem.
Ein dauerhaftes Nutzerkonto im IHK-Berechtigungssystem ist eine Grundvoraussetzung, um Ihnen eine Postfachnutzung (Übermittlung von Dokumenten/Bescheiden) zu ermöglichen.
Bitte wenden Sie sich zur Änderung oder Löschung an die IHK Osnabrück – Emsland – Grafschaft Bentheim unter:
Telefon: 0541 353 538
E-Mail: beitrag@osnabrueck.ihk.de
Sollten Sie über Postfächer für verschiedene IHKs verfügen, beachten Sie bitte, dass Sie den Antrag zur Änderung/Löschung der E-Mail-Adresse an jede IHK separat stellen müssen.

Ich habe mein Passwort vergessen. Was kann ich tun?

Sie können Ihr Passwort unter folgendem Link zurücksetzen und neu vergeben.

Ich kann die Seite www.ihk-postfach.de nicht öffnen. Woran liegt das?

Bitte prüfen Sie Ihre Firewall-Einstellungen.

Wo finde ich meine Mitgliedsnummer?

Bei der Mitgliedsnummer handelt es sich um eine 11-stellige Nummer mit einer führenden 1, z.B. 10001234567.
Sie befindet sich oben rechts auf Ihrem letzten Beitragsbescheid.

Wie ermögliche ich weiteren Mitarbeitern meines Unternehmens Zugriff zum Postfach?

Aktuell können Sie eine digitales IHK-Postfach für Ihr Unternehmen nur 1x bei Ihrer IHK beantragen.
Wir arbeiten aber bereits an einer besseren Lösung:
Nach erfolgter Umsetzung wird das digitale IHK-Postfach für den digitalen Beitragsbescheid einen Multi-Personen-Zugriff ermöglichen. Sie können ganze Teams Ihres Unternehmens zum Postfach zulassen. Hierdurch ist auch eine Urlaubsvertreter-Regelung einfach umzusetzen.
Nachdem ein berechtigter Mitarbeiter Ihres Unternehmens des Zugang zum Postfach für den digitalen Beitragsbescheid initial eröffnet hat, kann dieser weitere Kolleginnen und Kollegen berechtigen. Jeder Mitarbeitende erhält einen eigenen, persönlichen Zugang zum Postfach.  Die Weitergabe Ihres Benutzernamens, geschweige denn Ihres Passwortes ist nicht erforderlich.

Mein Unternehmen verfügt über mehrere Standorte/Filialen im gleichen Kammerbezirk. Muss ich für jeden Standort/Filiale die Registrierung durchlaufen?

Der digitale Beitragsbescheid wird, genau wie der analoge Bescheid, auf Basis Ihrer Mitglieds-/Identnummer (“Wo finde ich meine Mitglieds-/Identnummer?”) erstellt. Jeder Standort/Filiale Ihres Unternehmens im Kammerbezirk verfügt normalerweise über eine eigene Mitgliedsnummer.
Es ist rechtlich erforderlich, dass Sie den Zugang  zum digitalen IHK-Postfach für jeden Standort mit eigener Mitgliedsnummer separat eröffnen, auch wenn sich alle Standorte/Filialen im gleichen Kammerbezirk befinden. Eine Sammelbeantragung ist nicht zulässig.
Bitte beachten Sie hierzu auch die relevanten Voraussetzungen zum Antragsteller (“Wer kann ein digitales IHK-Postfach beantragen?”).

Mein Unternehmen verfügt über mehrere Standorte/Filialen in unterschiedlichen Kammerbezirken. Muss ich für jeden Standort/Filiale die Registrierung durchlaufen?

Jede Kammer ist ausschließlich für die Unternehmen in ihrem Kammerbezirk zuständig.
Der digitale Beitragsbescheid wird, genau wie der analoge Bescheid, auf Basis Ihrer Mitglieds-/Identnummer (“Wo finde ich meine Mitglieds-/Identnummer?”) erstellt. Diese Nummer ist innerhalb des Kammerbezirks eindeutig.
Es ist rechtlich erforderlich, dass Sie den Zugang zum digitalen IHK-Postfach für jeden Standort mit eigener Mitgliedsnummer separat eröffnen. Befinden sich die Standorte/Filialen in unterschiedlichen Kammerbezirken, erfolgt die Eröffnung des digitalen Postfachs jeweils über die Registrierungsstrecke der einzelnen Kammern. Eine kammerübergreifende Sammelbeantragung ist nicht zulässig.
Bitte beachten Sie hierzu auch die relevanten Voraussetzungen zum Antragsteller (“Wer kann ein digitales IHK-Postfach beantragen?”).

Mein Unternehmen besteht aus mehreren Firmen (Firmengruppe). Ist es möglich, alle Postfächer dieser Unternehmens zusammenzuführen, sodass ich eine Gesamtübersicht erhalte?

Ja, das ist möglich. Hierzu ist bei der Beantragung nur eines zu beachten:
Die Registrierung zu allen digitalen IHK-Postfächern Ihres Unternehmens muss mit einer einheitlichen E-Mail-Adresse erfolgen.
Außerdem muss der Antragsteller ggf. kammerübergreifend zur Eröffnung des digitalen IHK-Postfachs berechtigt sein. Bitte beachten Sie hierzu außerdem die Frage “Wer kann ein digitales IHK-Postfach für den digitalen Beitragsbescheid beantragen?”.

Ich kann mich trotz erfolgreicher Registrierung nicht am Postfach anmelden. Woran liegt das?

(1) Bitte prüfen Sie zunächst, dass die Registrierung erfolgreich durchlaufen wurde. Bei einer erfolgreichen Registrierung erhalten Sie von uns eine E-Mail mit folgendem Betreff: “#4 Erfolgreiche Registrierung zum digitalen IHK-Postfach (Vorgang: VG-XXXX)”.
In dieser E-Mail befindet sich der Link zur Anmelde-Seite des Postfachs unter www.ihk-postfach.de.
Sollten Sie diese E-Mail nicht erhalten haben, ist die Registrierung eventuell noch nicht vollständig abgeschlossen. Bitte prüfen Sie auch Ihren Spam-Ordner. 
Wir stehen Ihnen für Rückfragen gern zur Verfügung:
Telefon: 0541 353 538
E-Mail: beitrag@osnabrueck.ihk.de

(2) Sie haben die E-Mail mit dem Betreff “#4 Erfolgreiche Registrierung zum digitalen IHK-Postfach (Vorgang: VG-XXXX)” erhalten und können sich dennoch nicht anmelden?
Dann wurde Ihr Nutzerkonto im IHK-Berechtigungssystem womöglich noch nicht aktiviert. 
Neben der oben genannten E-Mail sollten Sie während der Registrierung eine zweite E-Mail mit dem Betreff “#5 Zugangsdaten zum digitalen IHK-Postfach (Vorgang: VG-XXXX)” erhalten haben. Diese E-Mail enthält Ihren Registrierungscode zur Erstellung eines Nutzerkontos im IHK-Berechtigungssystem.
Bitte geben Sie den Code unter folgendem Link ein und setzen dort Ihr Passwort.
Sie erhalten im Anschluss eine weitere E-Mail zur finalen Aktivierung Ihres Nutzerkontos. Diese E-Mail enthält einen Bestätigungs-Link. Dieser muss innerhalb von 24 Stunden von Ihnen bestätigt werden, ansonsten können Sie nicht auf Ihr digitales IHK-Postfach zugreifen. 
Wir stehen Ihnen für weitere Rückfragen gern zur Verfügung:
Telefon: 0541 353 538
E-Mail: beitrag@osnabrueck.ihk.de

Abmeldung vom digitalen IHK-Postfach

Ich möchte mich vom digitalen IHK-Postfach abmelden. Was muss ich tun?

Bei der Abmeldung müssen wir zwischen folgenden Fällen unterscheiden:
(1) Sie möchten nur sich selbst vom digitalen IHK-Postfach abmelden. Das Postfach selbst soll erhalten bleiben, sodass andere Kolleginnen und Kollegen weiterhin damit arbeiten können.
In diesem Fall bitten wir Sie, sich an uns zu wenden (Telefon 0541 353 538, E-Mail beitrag@osnabrueck.ihk.de).
Sollten Sie über mehrere Postfächer mit verschiedenen IHK´s verfügen, bitten wir Sie, auf jede IHK separat zuzugehen.
Die IHK-Mitarbeiter werden Ihren Zugang zum Postfach dann entsprechend entfernen. Das Postfach, darin enthaltene Dokumente und die Zugänge anderer Kolleginnen und Kollegen bleiben erhalten.
(2) Das Postfach soll gänzlich gelöscht werden, inkl. aller Zugänge und aller enthaltenen Dokumente.
In diesem Fall nutzen Sie bitte das Abmeldeformular auf unserer Homepage.
Sollten Sie über mehrere Postfächer verfügen, ist es erforderlich, dass Sie für jedes Unternehmen bzw. Postfach die Abmeldung mittels des genannten Formulars durchführen.
Bitte beachten Sie, dass nur berechtigte Vertreter des Unternehmens oder vom Unternehmen bevollmächtigte Mitarbeitende den Löschvorgang für das digitale IHK-Postfach anstoßen dürfen.

Ich möchte das digitale IHK-Postfach doch gerne behalten. Wie kann ich den Löschvorgang stoppen?

Solange der Löschvorgang noch nicht vollständig abgeschlossen ist, können Sie den Prozess noch stoppen und Ihr Postfach behalten. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an uns: Telefon 0541 353 538, E-Mail beitrag@osnabrueck.ihk.de.
Wenn der Löschvorgang bereits vollständig abgeschlossen ist, erhalten Sie eine entsprechende E-Mail mit dem Betreff: “#10 Löschung vom digitalen IHK-Postfachs erfolgreich (Vorgang: VG-XXXX)”.
Nach erfolgter Löschung ist eine Wiederherstellung des Postfachs und der darin enthaltenen Dokumente leider nicht möglich. Bitte eröffnen Sie in diesem Fall ein neues Postfach. Informationen zur Eröffnung finden Sie hier: “Wie erhalte ich ein digitales IHK-Postfach?”.