Forderungsmanagement

Das Forderungsmanagement ist ein professionelles Mahnwesen. Das Ziel ist, die Liquidität des Unternehmens zu sichern und Zahlungsausfälle so gering wie möglich zu halten oder besser, ganz zu vermeiden. Das Forderungsmanagement ist ein innerbetrieblicher Bestandteil des Rechnungswesens.

Jedes Forderungsmanagement beginnt bereits vor dem Eintreiben offener Zahlungen. Der Anfang sollte immer die Prüfung der Bonität des Geschäftskunden und ein Aufbau einer persönlichen Geschäftsbeziehung sein. Diese erleichtert bei eventuell eintretenden Zahlungsschwierigkeiten, dass die Forderungen eher beglichen werden oder über mögliche konstruktive Lösungen gesprochen werden kann, zum Beispiel Ratenzahlungen. Forderungsausfälle sollten, wenn möglich, von Anfang an vermieden werden, da sonst ein Unternehmen schnell selbst in finanzielle Schieflage geraten kann.

Aufgaben des Forderungsmanagements:

Durch eine Bonitätsprüfung kann die Kreditwürdigkeit eines Geschäftspartners geprüft werden. Auskünfte bekommt man zum Beispiel bei der Creditreform. Die Informationen sind oft ihr Geld wert. Wichtig, so viele Kundendaten wie möglich erfassen. Quellen bieten das Handelsregister, Gewerberegister, Einwohnermeldeamt und andere.

Wenn Verträge entsprechend formuliert sind, kann dem Zahlungsverzug in vielen Punkten entgegengewirkt werden. Zum Beispiel Sicherungsübereignung, Eigentumsvorbehalt und Zahlungsbedingungen. Wichtig ist die Fälligkeitszeitpunkte genau zu definieren, zum Beispiel 14 Tage nach Rechnungsdatum. Ein Anreiz für eine schnelle Zahlung kann auch die Einräumung eines Skontos sein.

Die Rechnungsstellung sollte nach erbrachter Leistung zügig gestellt werden. Hierbei ist darauf zu achten, dass die erbrachte Leistung korrekt und vollständig aufzuzählen ist und der vereinbarte Preis in Rechnung gestellt wird. Jede Ungenauigkeit, jeder Fehler in der Rechnung kann der Kunde nutzen, die Zahlung hinauszuzögern oder zu verweigern.

Die Zahlungsabwicklung ist in erster Linie eine Risikoüberwachung. Das heißt, es müssen Zahlungseingänge regelmäßig geprüft werden. Wurden die Fristen eingehalten oder kommt es zum Zahlungsverzug. Eine Buchhaltungssoftware ist hierbei hilfreich.

Die Organisation des Mahnwesens ist ein wichtiger Bestandteil des Forderungsmanagements. Bei diesem Thema kommt es häufig zu Konflikten. Auf der einen Seite soll die Rechnung pünktlich bezahlt werden, auf der anderen Seite soll die Geschäftsbeziehung nicht darunter leiden. Deshalb erst einmal freundliche und persönlich formulierte Zahlungserinnerungen und Mahnungen versenden. Mach einem Kunden hilft dies schon auf die Sprünge. Eine Vorabprüfung der Rechnung sollte auf jeden Fall passieren.

Eine andere Möglichkeit ist auch die Einteilung der Kundenklassen. Dazu kann eine Übersicht der Mahnungen, der Mahnungsturnus und eventuelle Folgemaßnahmen dienen. Generell sollten Verhaltensregeln festgelegt werden, wie im Verzugsfall reagiert werden soll.

Wenn das Mahnwesen keinen Erfolg bringt, kommt es zum Inkasso. Als Inkasso wird der Einzug fremder-bzw. zum Zwecke des Einzugs abgetretener- Forderungen bezeichnet. Es kann ein externer Partner (Inkassounternehmen) beauftragt werden. Diese Unternehmen treiben die Schulden ein, sorgen aber meist für erhöhte Kosten für den Schuldner.

Eine Alternative ist das Factoring. Hierbei werden die Forderungen direkt nach Rechnungsstellung an ein Factoring Unternehmen verkauft. Der Vorteil, ein Teil der Rechnung wird zeitnah ausgezahlt. Der Restbetrag folgt nach Zahlung des Kunden. Für das Factoring ist eine Gebühr fällig. Diese liegt zwischen drei und fünf Prozent der Forderungssumme. Factoring hat eine Doppelfunktion. Zum einen entfällt das Risiko des Foderungsausfalls und zum anderen bleibt die Liquidität dem Unternehmen erhalten.

Unternehmen können sich gegen ausbleibende Zahlungen versichern. Die Versicherung bezahlt dann, wenn Außenstände offenbleiben, weil der Kunde zahlungsunfähig ist. Dies trifft zu, bei Eröffnung Insolvenzverfahren oder wenn die Eröffnung vor Gericht abgelehnt wurde, mit sämtlichen Gläubigern ein außergerichtlicher Liquidationsvergleich zustande kommt oder vom Versicherungsnehmer vorgenommene Zwangsvollstreckungen nicht erfolgreich waren.