E-Rechnung
Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und bearbeiten zu können. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen an unternehmerische Geschäftspartner wird schrittweise bis 31. Dezember 2027 eingeführt, wobei verschiedene Übergangsfristen gelten.
Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, empfiehlt Steffi Köchy-Gellfart, Steuerberaterin bei SKG Steuerberatungsgesellschaft mbH, den Leistungserbringern, ihre Auftragsbedingungen bereits jetzt anzupassen. Zudem sollten sie ihre Kunden frühzeitig über den geplanten Umstellungstermin auf die E-Rechnung informieren.
Für die Empfängerseite rät sie, ab 1. Januar 2025 eingehende Rechnungen im pdf- Format an den Lieferanten zurückzusenden und um die Zusendung einer ordnungsgemäßen E-Rechnung zu bitten. Beachten Sie bitte die geltenden Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller im Dokument “E-Rechnungspflicht ab 2025”.
Überprüfen Sie zeitnah den aktuellen Umstellungsstand in Ihrem Unternehmen und handeln Sie vorzeitig.
Auf diesen Seiten finden Sie die wichtigsten Fragen und Antworten zur E-Rechnung.
- Was ist eine E-Rechnung?
Eine digital erstellte Rechnung, deren strukturierte Daten von Computersystemen automatisch verarbeitet werden können.
- Welche Vorteile bringt mir die E-Rechnung?
Eine digitalisierte Buchhaltung bietet Ihnen – auch außerhalb der Rechnungsstellung – viele Vorteile:
- Kosten reduzieren durch weniger Papiereinsatz und mehr Effizienz in der Buchführung und im Controlling
- Zukunftsgerichtete Unternehmensführung durch aktuelle Kennzahlen
- Zeit sparen durch medienbruchfreie Prozesse im gesamten Unternehmen
- Fehler reduzieren durch verringerten manuellen Erfassungsaufwand
- Rechtssicher die gesetzlichen Vorgaben von Landes- und Bundesbehörden erfüllen
Nutzen Sie die Umstellung als Chance für Ihr Unternehmen, bestehende Prozesse auf den Prüfstand zu stellen und zu optimieren. - Was ist eine "sonstige Rechnung"?
Sonstige Rechnungen können in Papierform oder als nicht-strukturiertes elektronisches Format wie z.B. PDF vorliegen. Ab 2025 dürfen sie nur noch in Ausnahmefällen, wie bei Kleinbetragsrechnungen oder mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.
- Was sind strukturierte Daten?
Das ist die Möglichkeit, einem Computer nicht nur einen Wert, sondern auch dessen Kategorisierung eindeutig mitzuteilen.Ein Beispiel:Steht eine Zahl auf einer Rechnung für einen Preis, eine Stückzahl oder einen Steuersatz? Strukturierte Daten legen das fest, vermeiden somit Fehlinterpretationen und ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung.
- Welche Formate gibt es bei den E-Rechnungen?
In Deutschland sind vor allem die Formate
- ZUGFeRD,
- XRechnung und
- EDI
von Bedeutung. Alle drei nutzen strukturierte Daten, was sie zu E-Rechnungen macht.Eine Rechnung in digitaler Form ist also nicht automatisch eine E-Rechnung, erst die strukturierten Daten machen eine Rechnungsdatei zur E-Rechnung.Die gängigsten E-Rechnungs-Formate:Das ZUGFeRD-Format kombiniert den Datensatz (die strukturierten Daten) mit einer visuellen Ansicht der Rechnung für das menschliche Auge, meist wird dazu das pdf-Format genutzt. In pdf-Betrachtern wird der angehängte Datensatz oft durch ein Anhang-Symbol kenntlich gemacht, ähnlich wie bei einer Mail.Die XRechnung ist ein reiner Datensatz und für das maschinelle Auslesen gedacht, weniger für das Lesen durch Menschen. Das X in ihrem Namen steht für XML, einer maschinellen Auszeichnungssprache für strukturierte Daten.EDI ist ein oft in Industrie und multinationalen Unternehmen anzutreffendes internationales Standardformat für den Austausch geschäftlicher Dokumente und Informationen. - Wie erstelle ich eine E-Rechnung?
Die pragmatische Antwort lautet: Indem Sie ein aktuelles Programm zur Rechnungsschreibung verwenden.Viele Softwarehersteller haben ihre Programme schon länger mit dieser Fähigkeit ausgestattet, ohne dass das den Nutzern groß ins Auge sprang oder Abläufe angepasst werden mussten.Was muss ich in der Zusammenarbeit mit meiner Steuerkanzlei beachten?
Wichtig ist, dass Sie E-Rechnungen im Originalformat weitergeben – also in digitaler Form. Ausdrucken gilt nicht und gefährdet den Vorsteuerabzug.Welche Pflichten kommen? Wie kann ich sie erfüllen?
Die neuen Pflichten kommen schrittweise in drei Phasen bis 2028.Die gute Nachricht: Manche Pflicht ist leicht zu erfüllen und andere Pflichten erfüllen Software-Hersteller stellvertretend für ihre Kunden.Gefordert sind Unternehmer aber zum Beispiel bei der Archivierung von Buchhaltungsdaten.Tipp: Als Empfänger sollten Sie ab 2027 nur noch E-Rechnungen akzeptieren. Details dazu finden weiter unten in "2. Phase: 2027".Ausnahmen
Dauerhaft ausgenommen von allen E-Rechnungspflichten sind:- steuerfreie Lieferungen und Leistungen
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro
- Verkauf von Fahrscheinen
Erste Phase: 2025 bis Ende 2026Ab 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen zunächst einmal annehmen können.Ein E-Mail-Postfach reicht, um diese Empfangsbereitschaft zu erfüllen.Papierrechnungen bleiben erlaubt. Andere digitale Formate als E-Rechnungen auch, sofern der Empfänger zustimmt.Aufbewahrungspflicht beachtenUnternehmer müssen Rechnungsunterlagen zehn Jahre aufbewahren und in dieser Zeit jederzeit lesbar halten. E-Rechnungen sind im digitalen Originalformat aufzubewahren, ein Ausdruck gilt nicht.Achtung Falle: Eine mit einer früheren Softwareversion erstellte Datensicherung lässt sich unter Umständen nicht mit Nachfolgeversionen öffnen. Stellen Sie sicher, dass Sie auch alte Daten später noch öffnen können.Zweite Phase: 2027Im Business-to-Business Geschäft (B2B) wird die E-Rechnung zunächst Pflicht für Unternehmen mit einem Umsatz größer als 800.000 Euro.Vorübergehend dürfen Unternehmen mit einem kleineren Umsatz weiterhin andere Formate und auch Papierrechnungen versenden – vorausgesetzt der Empfänger stimmt zu.Tipp: Nur noch E-Rechnungen akzeptieren ab 2027!Stimmen Sie als Empfänger bis 31.12.2026 dem Empfang sonstiger Rechnungen überall zu. Ab dem 01.01.2027 stimmen Sie diesem nicht mehr zu. Entziehen Sie Ihren Rechnungsstellern die Erlaubnis für "sonstige Rechnungen" und akzeptieren nur noch E-Rechnungen von ihren Lieferanten.Hintergrund: Sie kennen den Umsatz Ihres Rechnungsstellers nicht und im schlimmsten Fall haben Sie keinen Anspruch mehr auf die Vorsteuer!
Dritte Phase: 2028Ab dem 1. Januar müssen alle Unternehmen im Business-to-Business Geschäft E-Rechnungen verwenden, unabhängig von Umsatzgrößen.