Steuererklärung und Steuerschulden

Vor allem kleinere Gewerbetreibende und Unternehmen haben oftmals Probleme im Umgang mit dem Finanzamt. Dies hängt vor allem damit zusammen, dass sie sich nur unzureichend mit steuerlichen Regelungen und Vorschriften auskennen und aus wirtschaftlichen Gründen die Hilfe eines steuerlichen Beraters nicht in Anspruch nehmen können. Nicht selten sind Steuerschulden bei den betreffenden Unternehmen entstanden, die sie in existenzbedrohende Schwierigkeiten bringen. Die Schwierigkeiten sind dabei nicht nur in finanzieller Hinsicht zu sehen. Es besteht auch die Gefahr, dass dem Unternehmer, aufgrund des Vorwurfs des Gewerbeamtes, der Unzuverlässigkeit wegen fortdauernden Steuerschulden, das Gewerbe entzogen wird.
Im Folgenden wird dargestellt, was bei der Abgabe von Steuererklärungen und der Zahlung von Steuern beachtet werden muss. Anschließend werden die Schutzmöglichkeiten des Steuerschuldners sowie die Konsequenzen von Steuerschätzungen erläutert.

1. Abgabe von Steuerklärungen und Voranmeldungen

Nach dem Gesetz sind Gewerbetreibende und Unternehmen zur fristgerechten Abgabe von verschiedenen Steuererklärungen und Steuervoranmeldungen verpflichtet. Es handelt sich dabei vorrangig um die Einkommensteuer- bzw. Körperschaftssteuererklärung, die Umsatzsteuerjahreserklärung sowie die Umsatzsteuervoranmeldung. Für Arbeitgeber kommen die Lohnsteuer-anmeldung und Lohnsteuerbescheinigung hinzu. Jahreserklärungen und Voranmeldungen müssen elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden.

a) Jahreserklärungen

Die gesetzliche Abgabefrist für die Steuererklärung (Einkommenssteuer-, Körperschaftssteuer-, Gewerbesteuer- und Umsatzsteuerjahreserklärung endet grundsätzlich mit dem 31. Juli des Folgejahres. Eine Fristverlängerung bis zum letzten Februartag des übernächsten Jahres wird dann gewährt, wenn die Steuererklärung durch einen Steuerberater angefertigt wird. Fällt das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt es sich auf den nachfolgenden Werktag. Das Finanzamt kann jedoch anlassbezogen oder auf Basis einer zufälligen Auswahl die Erklärung auch bereits vor diesem Termin anfordern.
Tipp: Eine Verlängerung der Abgabefrist ist mit entsprechender Begründung (zum Beispiel das Fehlen von Belegen, längere Krankheit) möglich. Es empfiehlt sich, formlos einen schriftlichen Fristverlängerungsantrag an den zuständigen Sachbearbeiter beim Finanzamt zu stellen.
Bitte beachten Sie auch die Hinweise auf dem Merkblatt zur Einkommensteuererklärung (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 408 KB).

b) Besonderheiten für die Veranlagungszeiträume 2020 bis 2024

Aufgrund der Corona-Pandemie wurden die Abgabefristen für Steuererklärungen der
Veranlagungszeiträume 2020 bis 2024 verlängert. Nachfolgende Tabelle listet die relevanten Abgabefristen auf:
Veranlagungszeitraum Abgabefrist (ohne
steuerlichen Berater)		 Abgabefrist (mit
steuerlichem Berater
2022 2. Oktober 2023 31. Juli 2024
2023 2. September 2024 2. Juni 2025
2024 31. Juli 2025
2025 ff. 31. Juli 2026 1. März 2027
Ab dem Veranlagungszeitraum 2025 gelten wieder die regulären Abgabefristen wie unter a) beschrieben.

c) Umsatzsteuervoranmeldung

Demgegenüber sind Umsatzsteuervoranmeldungen jeweils bis zum 10. des auf den Ablauf des Voranmeldungszeitraums nachfolgenden Monats auf elektronischem abzugeben. Betrug die Umsatzsteuer für das vorangegangene Jahr nicht mehr als 7.500 –, so ist das Kalendervierteljahr Voranmeldungszeitraum. War hingegen im vorangegangenen Kalenderjahr eine Umsatzsteuer von mehr als 7.500 – zu entrichten, so ist der Kalendermonat der betreffende Voranmeldungszeitraum und die Voranmeldungen sind monatlich abzugeben. Die Umsatzsteuer-voranmeldung für den Monat Januar ist z. B. bis zum 10. Februar des gleichen Jahres abzugeben. Bei einem Umsatzsteuer-Vorjahresbetrag von nicht mehr als 1.000 Euro kann das Finanzamt Sie von der Abgabe der Voranmeldung befreien.
Besonderheit für Existenzgründer: Existenzgründer müssen grundsätzlich unabhängig von den o. g. Umsatzsteuergrenzen im Jahr der Tätigkeitsaufnahme und im Folgejahr monatliche Voranmeldungen abgeben. Für die Jahre 2021 bis 2026 wurde die monatliche Abgabe als Erleichterung ausgesetzt. Es gelten wie oben beschrieben die Grenzen zur Steuerlast. Mangels Zahlen im Gründungsjahr wird eine voraussichtliche Zahllast herangezogen, die hochgerechnet die Steuerlast des Folgejahres bildet.
Besonderheit für Kleinunternehmer: Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, haben keine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben.
Auf Antrag des Unternehmers kann das Finanzamt die Abgabefristen zur Umsatzsteuer-Voranmeldung um einen Monat verlängern (sog. Dauerfristverlängerung). Gleichzeitig ist eine Sondervorauszahlung in Höhe von einem Elftel der Summe der Vorauszahlungen für das vorangegangene Kalenderjahr zu entrichten, die der Steuerpflichtige selbst zu berechnen hat. Die Dauerfristverlängerung wird abgelehnt, wenn der Steueranspruch gefährdet erscheint.
Hinweis: Auf Antrag kann das Finanzamt zur Vermeidung von unbilligen Härten auf eine elektronische Übermittlung verzichten, z.B. wenn die technischen Voraussetzungen (PC, Software, Internet) beim Steuerpflichtigen nicht vorliegen. In diesem Fall sind Papiervordrucke beim Finanzamt erhältlich

d) Lohnsteueranmeldung / Lohnsteuerbescheinigung

Lohnsteueranmeldungen sind vom Arbeitgeber bis zum 10. Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldezeitraumes auf elektronischem Weg zu übermitteln.
Lohnsteuer-Anmeldezeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat, d. h. Anmeldungen für den Monat Januar müssen bis zum 10. Februar des gleichen Jahres beim Finanzamt eingehen. Hat die Lohnsteuer im vorangegangenen Jahr mehr als 1.080 Euro aber nicht mehr als 5.000 Euro betragen, ist Anmeldezeitraum das Kalendervierteljahr. Bei einer Lohnsteuer im vorangegan-genen Jahr von weniger als 1.080 Euro ist die Lohnsteueranmeldung jährlich abzugeben. Die Lohnsteuerbescheinigung hat der Arbeitgeber spätestens bis zum 28. Februar des Folgejahres elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln. Seit 2023 dürfen diese nur mit Angabe der sog. Steuer-Identifikationsnummer des jeweiligen Arbeitnehmers an das Finanzamt übermittelt werden. Eine Übermittlung ist zudem nur mit elektronischem Zertifikat möglich. Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, für die das Betriebsstätten-Finanzamt zugelassen hat, dass sie nicht am elektronischen Abrufverfahren teilnehmen, können eine sog. besondere Lohnsteuerbescheinigung ausstellen. Der (Papier-)Vordruck wird dem Arbeitgeber auf Anforderung kostenlos vom Finanzamt zur Verfügung gestellt.

e) Überschreiten der Abgabefristen

Bei Überschreitung der Abgabefristen für Steuererklärungen bzw. Voranmeldungen sollte in jedem Fall eine Fristverlängerung beantragt werden. Werden die genannten Fristen nicht eingehalten, ist das Finanzamt berechtigt, einen Verspätungszuschlag festzusetzen. Von der Festsetzung eines Verspätungszuschlages wird regelmäßig nur dann abgesehen, wenn die Versäumnis entschuldbar erscheint. Eine entschuldbare Verspätung liegt zum Beispiel bei Krankheit oder noch fehlenden Belegen (z.B. Heizkostenabrechnung) vor.
Die Finanzbehörde kann in vielen Fällen nicht mehr selbst entscheiden, ob ein Verspätungszuschlag festgesetzt wird. Bei Überschreitung der Abgabefrist von 14 Monaten nach Ablauf des Besteuerungszeitraums oder bei Vorabanforderungen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt, wird automatisch einen Verspätungszuschlag pro angefangenem Säumnis-Monat 0,25 Prozent der um die Vorauszahlungen und die anzurechnenden Steuerabzugsbeträge verminderten Steuer, mindestens aber 25 Euro monatlich, erhoben. Insgesamt darf er höchstens 25.000 Euro betragen. Eine Ausnahme hiervon ist gegeben, wenn die festgesetzte Steuer null Euro beträgt oder die Steuer die festgesetzten Vorauszahlungen insgesamt nicht übersteigt

2. Fristgerechte Steuerzahlung

Neben der rechtzeitigen Abgabe von Erklärungen und Voranmeldungen ist für Unternehmen die fristgemäße Zahlung von Steuern wichtig. Eine Zahlungspflicht tritt dabei mit der sogenannten „Fälligkeit” ein. Dies bedeutet, dass mit Ablauf einer gesetzlichen oder behördlichen Frist das Finanzamt vom Steuerschuldner die Zahlung der Steuer verlangen kann.
Der Zeitpunkt, bis wann eine Steuer zu zahlen ist, ist nicht einheitlich geregelt, sondern unterscheidet sich je nach Art der Steuer. Zu beachten ist, dass für bestimmte Steuerarten auch Vorauszahlungen geleistet werden müssen. Im Folgenden sind für einige Steuerarten im Überblick die gesetzlichen Fälligkeitstermine dargestellt:
Steuerart Fälligkeit
Einkommensteuer/Körperschaftssteuer
-Vorauszahlung		 vierteljährlich,
am 10.03., 10.06.,
10.09. und 10.12.
Einkommenssteuer-/Körperschaftsteuer
-Abschlusszahlung		 1 Monat nach Bekanntgabe des Steuerbescheides
Lohnsteuer am 10. Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraumes (s.o. 1d)
Gewerbeservorauszahlung vierteljährlich, am
15.02., 15.05.,
15.08. u. 15.11.
Gewerbesteuerabschlusszahlung 1 Monat nach Bekanntgabe des Steuerbescheides
Umsatzsteuervorauszahlung 10. Tag nach Ablauf d. Anmeldungszeitraumes
(siehe oben Punkt 1c)
Umsatzsteuerabschlusszahlung 1 Monat nach Eingang
der Jahressteuererklärung
Zahlungen sind durch Überweisung, durch Einzahlung auf ein Konto der Finanzkasse oder durch Übersendung eines Verrechnungsschecks an die Finanzkasse zu leisten. Sie können dem Finanzamt auch eine Einzugsermächtigung für fällige Steuern erteilen.
Werden die Steuern nicht rechtzeitig gezahlt, drohen Säumniszuschläge. Das Finanzamt gewährt lediglich bei Überweisungen oder Einzahlungen eine Zahlungsschonfrist von 3 Tagen nach Überschreiten des Fälligkeitstermins. Der zu entrichtende Säumniszuschlag beträgt 1% des rückständigen Steuerbetrags für jeden angefangenen Monat der Säumnis.
Tipp: In der Praxis zeigt sich, dass die Finanzbehörden häufig gewillt sind, auch bei nicht fristgerechter Zahlung des Steuerschuldners von der Auferlegung von Säumniszuschlägen abzusehen. Voraussetzung ist jedoch zumindest, dass sich der betreffende Unternehmer rechtzeitig mit der Finanzbehörde in Verbindung setzt und die spätere Zahlung zusichert. Selbst bei schon festgesetzten Säumniszuschlägen kann es sich lohnen, erst einmal „formlos” mit dem Finanzamt zu sprechen, um zumindest eine Reduzierung der Säumniszuschläge zu erreichen.

3. Schutz des Steuerschuldners (Vollstreckungsschutz)

Ist das Unternehmen seiner Zahlungspflicht für die Steuern nicht rechtzeitig nachgekommen ist, so sieht das Gesetz vor, dass die rückständigen Steuern vom Finanzamt im sogenannten Vollstreckungsverfahren beigetrieben werden können. Dieses Verfahren läuft in der Regel folgendermaßen ab: Der säumige Schuldner wird zunächst mit einer Wochenfrist zur Zahlung gemahnt. Ist diese jedoch erfolglos verstrichen, wird der Steuerschuldner sodann zur Zahlung der fälligen Geldforderung aufgefordert, mit der Maßgabe, dass nach frühestens einer Woche mit der Vollstreckung begonnen werden kann. Eine sofortige Vollstreckung ohne vorherige Aufforderung ist dann möglich, wenn der Schuldner eine aufgrund einer Steueranmeldung geschuldete Steuer nicht gezahlt hat. Werden Säumniszuschläge oder Zinsen zusammen mit der Steuer beigetrieben, so bedarf es auch diesbezüglich keiner gesonderten Aufforderung.
Tipp: Der Steuerschuldner sollte nicht abwarten, bis der Vollstreckungsbeamte zu ihm kommt. Viel besser ist es, schon im Vorfeld zum Finanzamt zu gehen und vor Ort die Angelegenheit versuchen zu klären. In vielen Fällen kann damit ein Verwaltungsvollstreckungsverfahren vermieden werden.
Welche Möglichkeiten gibt es, die Vollstreckung zu verhindern?

a) Stundung

Mit einer Stundung wird die Fälligkeit einer Zahlungsfrist hinausgeschoben.
Voraussetzung:
  • Die Zahlung bei Fälligkeit stellt eine erhebliche Härte für den Steuerschuldner dar und
  • Der Anspruch des Staates durch die Stundung ist nicht gefährdet.
Anerkannte Fälle "erheblicher Härte" können persönlicher (z.B. vorübergehende unverschuldete Zahlungsschwierigkeiten) oder anderer "sachlicher Art" (z.B. bei der zu erwartenden Verrechnungsmöglichkeit mit einer anderen zu erstattenden Steuer) sein. Hingegen stellen vermeidbare Zahlungsschwierigkeiten, d.h. die mangelnde Leistungsfähigkeit ist durch selbst zu vertretende Gründe herbeigeführt worden, keine erhebliche Härte dar. Nach Ansicht des Finanzamts ist es dem Steuerschuldner zumutbar, sich um einen Bankkredit zur Zahlung seiner Steuerschulden zu bemühen.
Die Stundung wird in der Regel nur auf Antrag und unter Darlegung der wirtschaftlichen Situation belegt.
Dabei werden Stundungszinsen erhoben. Auf die Zinsen kann die Finanzbehörde ganz oder teilweise verzichten, wenn ihre Erhebung nach der Lage des Einzelfalls unbillig wäre. Die Entscheidung, ob eine Stundung gewährt wird, steht im Ermessen der Finanzbehörden und unterliegt immer einer Einzelfallprüfung.
Für den Fall, dass der Stundungsantrag abgelehnt wird, kann der Steuerschuldner einen Einspruch einlegen. Zu den Wirkungen eines Einspruchs vgl. unten.
Tipp: Der Antrag auf Stundung (bestenfalls mit Vereinbarung einer Ratenzahlung) kann und sollte vor Ablauf der Zahlungsfristen gestellt werden. Andernfalls muss der Schuldner in Kauf nehmen, dass die Finanzbehörde eventuell erst ab Eingang des Antrags stundet und nicht mehr rückwirkend. Da der Steuerschuldner die Beweislast für die Voraussetzungen der Stundung trägt, sollte er bei Antragstellung eine ausreichende Begründung vortragen. Die Begründung kann auch nachgeholt werden. Hierbei ist der Finanzbehörde ein zeitnahes Bild der wirtschaftlichen Verhältnisse zu verschaffen. Soweit das Finanzamt den Antrag für nicht ausreichend begründet hält, ist dieses gehalten, auf den Schuldner einzuwirken, um den Sachverhalt erschöpfend aufzuklären.

b) Erlass

Einen noch wirksameren Schutz gegen die Vollstreckung bietet die Möglichkeit des Erlasses, welcher aber nur in Ausnahmefällen gewährt wird. Mit einem Erlass verzichtet die Finanzbehörde auf die Zahlung der Steuerschuld, so dass das Steuerschuldverhältnis erlischt. Wurde bereits ein Betrag gezahlt, so ist dieser anzurechnen oder zu erstatten. An die Erteilung eines Erlasses sind strenge Anforderungen geknüpft. Es müssen persönliche bzw. sachliche Billigkeitsgründe vorliegen:
  • Persönliche Billigkeitsgründe setzen zunächst einmal eine Erlassbedürftigkeit voraus, diese ist z.B. gegeben, wenn die wirtschaftliche Existenz des Steuerpflichtigen gefährdet ist. Jedoch ist eine Kreditaufnahme oder eine Teilliquidation des Vermögens zumutbar. Des Weiteren wird verlangt, dass der Steuerpflichtige erlasswürdig ist. Dies setzt eine unverschuldet herbeigeführte wirtschaftliche Notlage und die Steuerehrlichkeit des Steuerpflichtigen voraus.
  • Sachliche Billigkeitsgründe liegen z. B. vor, wenn eine Steuererhebung aufgrund eines ungerechtfertigten Verhaltens der Behörde erfolgt.
Soweit der Steuerpflichtige meint, dass bei ihm die genannten Voraussetzungen vorliegen, sollte er einen Antrag auf einen Erlass stellen. Es liegt im Ermessen der Behörde, einem Erlassantrag stattzugeben; gegen diese Entscheidung kann Einspruch eingelegt werden.

4. Steuerschätzungen

Kann die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln oder berechnen, so kann sie diese schätzen. Häufig sind dies Fälle, in denen der Steuerpflichtige seinen Mitwirkungspflichten nicht nachkommt, z.B. unvollständige Abgabe der Steuererklärung oder aber keine ausreichende Aufklärung über Steuerangaben machen kann bzw. auf Nachfrage des Finanzamtes zu einzelnen Sachverhalten keine Auskunft gibt.
Im Rahmen der Schätzung haben die Steuerbehörden alle Umstände zu berücksichtigen, um der tatsächlichen Besteuerungsgrundlage möglichst nahe zu kommen. Die Finanzverwaltung kann als Anhaltspunkte für eine Schätzung entweder den „inneren Betriebsvergleich” heranziehen, der sich auf Daten wie Vorjahresergebnisse, Umsätze u.ä. stützt, oder sie legt Richtsätze aufgrund von Branchenerfahrungswerten zugrunde („äußerer Betriebsvergleich”). Es ist zulässig und in der Praxis üblich, dass die Behörde sogenannte Unsicherheitszuschläge zu Lasten des Steuerpflichtigen vornimmt. Diese müssen jedoch in einem vernünftigen Verhältnis zu den erklärten oder nicht verbuchten Umsätzen stehen. Nicht zulässig ist es dagegen, Strafschätzungen durchzuführen, um den Steuerschuldner zur Erfüllung seiner Pflichten anzuhalten.
Tipp: Es ist jedem Steuerpflichtigen anzuraten, seine Mitwirkungspflichten ausreichend zu erfüllen, da eine Schätzung im Regelfall zu Lasten des Steuerpflichtigen geht und außerdem trotz der Schätzung die Verpflichtung zur Abgabe der Steuererklärung und zur Steuerzahlung bleibt.
Gegen den Schätzungsbescheid bzw. gegen Steuer- und Feststellungsbescheide, welche auf einer geschätzten Besteuerungsgrundlage beruhen, ist ein Einspruch möglich. Der Einspruch ist innerhalb eines Monats nach Bekanntgabe des Bescheides schriftlich oder elektronisch einzureichen oder zur Niederschrift zu erklären. Übermittlung per Telefax ist ebenfalls möglich. In elektronischer Form kann der Einspruch durch Übersendung einer E-Mail erfolgen, wenn die Finanzbehörde dafür einen Zugang eingerichtet hat und der Einspruch von ihr vom System her bearbeitet werden kann.
Sollte eine Rechtsbehelfsbelehrung unterblieben sein, so können Sie grundsätzlich den Einspruch noch binnen eines Jahres seit Bekanntgabe des Verwaltungsakts einlegen.
Zwar besteht kein Begründungszwang, es empfiehlt sich jedoch, den Einspruch zu begründen. Sollte das Finanzamt Ihren Einspruch für unbegründet halten, entscheidet es durch schriftliche Einspruchsentscheidung; gegen diese ist Klage vor dem Finanzgericht möglich. Das Einspruchsverfahren ist kostenfrei, andererseits erfolgt aber auch keine Erstattung von Kosten, die Ihnen im Zusammenhang damit ggf. entstanden sind.
Generell ist zu beachten, dass durch die Einlegung eines Einspruchs der Vollzug eines belastenden Bescheides nicht gehemmt wird. Dies bedeutet, dass insbesondere Zahlungsverpflichtungen bestehen bleiben. Auf Antrag des Steuerschuldners soll jedoch die Vollziehung des Bescheids von der Finanzbehörde ausgesetzt werden, wenn ernstliche Zweifel an der Rechtmäßigkeit des Bescheids bestehen oder die Vollziehung eine unbillige Härte für den Betroffenen darstellt, in dem nachteilige Folgen nicht wieder rückgängig gemacht werden können oder existenzbedrohend sind.