Rechtsform

GmbHs müssen Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen beachten

Welche Angaben erforderlich sind, regelt insbesondere § 35a GmbHG. Die Vorschrift erfasst Geschäftsbriefe der Gesellschaft, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, unabhängig von ihrer Form.

Welche Angaben müssen auf Geschäftsbriefen einer GmbH stehen?

Nach § 35a GmbHG müssen Geschäftsbriefe einer GmbH insbesondere folgende Angaben enthalten:
  • die Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut,
  • die Rechtsform der Gesellschaft, wobei „GmbH“ oder „Gesellschaft mbH“ verwendet werden kann,
  • der Sitz der Gesellschaft,
  • das Registergericht,
  • die Handelsregisternummer,
  • alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen sowie
  • sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Diese Angaben entsprechen den gesetzlichen Vorgaben des § 35a Abs. 1 GmbHG.

Was gilt bei Angaben zum Stammkapital?

Die Höhe des Stammkapitals muss auf Geschäftsbriefen grundsätzlich nicht angegeben werden.
Entscheidet sich die Gesellschaft jedoch dafür, Angaben zum Kapital zu machen, muss gemäß § 35a Abs. 1 GmbHG das Stammkapital angegeben werden. Sind noch nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt, ist zusätzlich der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben.
Beispiel:
Stammkapital: 25.000 Euro
Sind die in Geld zu leistenden Einlagen noch nicht vollständig erbracht, muss die Angabe entsprechend ergänzt werden.

Welcher Sitz ist anzugeben?

Der Satzungssitz und der tatsächliche Verwaltungssitz einer GmbH können auseinanderfallen.
Für die Pflichtangaben auf den Geschäftsbriefen ist der Sitz der Gesellschaft im Sinne des § 4a GmbHG maßgeblich.
Davon zu unterscheiden ist die inländische Geschäftsanschrift, die nach § 8 Abs. 4 Nr. 1 GmbHG zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden ist.

Was gilt für Geschäftsbriefe in der Liquidation?

Befindet sich eine GmbH in Liquidation, gelten besondere Anforderungen. Nach § 71 Abs. 5 GmbHG muss auf den Geschäftsbriefen darauf hingewiesen werden, dass sich die Gesellschaft in Liquidation befindet. In der Praxis erfolgt dies regelmäßig durch einen Zusatz wie „i. L.“.
Anstelle der Geschäftsführer sind die Liquidatoren mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen anzugeben.
Beispiel:
Muster GmbH i. L.
Bestellscheine gelten ebenfalls als Geschäftsbriefe
Zu beachten ist außerdem, dass Bestellscheine gemäß § 35a Abs. 3 GmbHG als Geschäftsbriefe gelten. Die vorgeschriebenen Angaben dürfen daher auch auf Bestellscheinen nicht vergessen werden.

Gibt es Ausnahmen?

§ 35a Abs. 2 GmbHG sieht eine begrenzte Ausnahme vor. Die Angaben sind danach bei Mitteilungen oder Berichten im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung nicht erforderlich, für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in die lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt werden.
Für Bestellscheine gilt diese Ausnahme ausdrücklich nicht.

Was gilt für die UG (haftungsbeschränkt)?

Die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) ist eine besondere Variante der GmbH. Für ihre Geschäftsbriefe gelten grundsätzlich dieselben Anforderungen.
Allerdings muss nach § 5a GmbHG zwingend einer der gesetzlich vorgesehenen Rechtsformzusätze verwendet werden:
  • „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder
  • „UG (haftungsbeschränkt)“.
Andere Verkürzungen des Rechtsformzusatzes sollten nicht verwendet werden.

Was passiert bei fehlenden Pflichtangaben?

Die gesetzlichen Pflichtangaben sollten unbedingt eingehalten werden. Nach § 79 Abs. 1 GmbHG können insbesondere Geschäftsführer oder Liquidatoren, die den gesetzlichen Anforderungen an die Angaben auf Geschäftsbriefen nicht entsprechen, vom Registergericht durch Zwangsgeld zur Einhaltung der Pflichten angehalten werden.
Das vom Registergericht festgesetzte Zwangsgeld kann bis zu 5.000,00 Euro betragen.
Darüber hinaus können unvollständige oder fehlerhafte Angaben je nach Einzelfall weitere rechtliche Folgen haben.
IHK-Tipp:
Unternehmen sollten nicht nur klassische Geschäftsbriefe, sondern auch elektronische Geschäftskorrespondenz regelmäßig auf die erforderlichen Angaben und deren Aktualität überprüfen. Aufgrund der Formulierung „gleichviel welcher Form“ in § 35a GmbHG sollte insbesondere auch bei der elektronischen Geschäftskorrespondenz geprüft werden, ob die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten sind.
In der Praxis empfiehlt sich daher, die vollständigen Unternehmensangaben zentral in der geschäftlichen Korrespondenz zu hinterlegen.
Stand: November 2026
Hinweis: Dieses Merkblatt soll als Service einen Überblick über die gesetzlichen Anforderungen geben und kann eine rechtliche Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.