Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)

Ab dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (kurz: eAU) für alle gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmer verpflichtend.

Arbeitnehmer melden sich weiterhin krank!

Gem. § 5 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz a.F./n.F. ist der Arbeitnehmer verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen (Meldepflicht).
Hinweis: Die Arbeitnehmer erhalten für die eigenen Unterlagen eine Ausfertigung weiterhin in Papierform.
Dem Arbeitnehmer obliegt weiterhin die Verpflichtung, die Arbeitsunfähigkeit feststellen zu lassen, wenn die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage dauert. Allerdings kann der Arbeitgeber verlangen, dass der Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeit und deren Dauer früher als im Gesetz vorgesehen ärztlich feststellen lässt. (§ 5 Abs. 1a S. 2 i.V.m. Abs.1 S. 3 EFZG n.F.)
Zu beachten ist, dass Minijobber von dem Verfahren nicht ausgenommen sind.

Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsdaten durch Ärzte!

Stellt der an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmende Arzt die Arbeitsunfähigkeit des gesetzlich versicherten Arbeitnehmers fest, hat er die Arbeitsunfähigkeitsdaten unmittelbar an die Krankenkasse weiterzuleiten.

Erstellung einer Meldung zum Abruf durch die Krankenkasse!

Nach Eingang der ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsdaten sind die Krankenkassen verpflichtet, eine Meldung zum Abruf für den Arbeitgeber zu erstellen, welche folgende Daten enthalten soll:
  • Name des Beschäftigten
  • Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
  • Kennzeichen als Erst- und Folgebescheinigung und
  • Angabe, ob Anhaltspunkte vorliegen, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einen Arbeitsunfall oder sonstigen Unfall oder als Folgen eines Arbeitsunfalls oder sonstigen Unfalls beruht.
Da das elektronische Verfahren ab dem 01. Januar 2023 grundsätzlich für alle gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmer gilt, sind die zuvor genannten Änderungen nicht anwendbar auf:
  • privat krankenversicherte Arbeitnehmer
  • bei Krankschreibung durch einen Privatarzt
  • bei Krankschreibung von einem Arzt im Ausland
  • für geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten
  • bei Krankschreibung in Rehabilitationseinrichtungen
  • bei Krankschreibung wegen Mutter-Kind-Kur
  • bei Krankschreibung wegen Erkrankung des Kindes (für den Bezug von Kinderkrankengeld)
  • Beschäftigungsverbot während der Schwangerschaft.
In diesen Fällen liegt die Verpflichtung bei den Arbeitnehmern, die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform nachzureichen.

Handlungsbedarf für Arbeitgeber!

Arbeitgeber benötigen:
  • ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm
  • eine elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfe
  • oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem.
Bei der Beauftragung eines Dritten (z. B. Lohnbüro) bedarf es einer gesicherten und verschlüsselten Datenübertragung.
Arbeitgeber sollten:
  • die Arbeitnehmer auf betriebsübliche Art über die neuen Regelungen informieren
  • die Arbeitnehmer darauf hinweisen, dass ein Wechsel der Krankenkasse unverzüglich mitgeteilt wird
  • für Neueinstellungen ab dem 01. Januar 2023 die Arbeitsverträge unter Beachtung des § 5 Abs. 1a EFZG anpassen, welche Formulierungen zum Versicherungsstatus (gesetzlich / privat), mögliche Ausnahmen bei Feststellung der Arbeitsunfähigkeit durch einen Nichtvertragsarzt sowie Klauseln zur Mitteilungs- und Feststellungspflicht zur länger als in der elektronischen Bescheinigung angegebenen Arbeitsunfähigkeit enthalten
  • bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen müssen Arbeitnehmer zukünftig Angaben zu ihrem Versicherungsstatus und der zuständigen Krankenkasse machen,
  • bei bestehenden Arbeitsverträgen und der Regelung, der vorzeitigen Vorlage der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (also vor dem vierten Tag) sollte eine entsprechende Änderung des Arbeitsvertrages (Vertragsanpassung) erfolgen. Bitte beachten Sie hierbei das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG.
!Schulen Sie Ihre Mitarbeiter zum Datenschutz!

Weiterführende Hinweise:

Weitere Hinweise und einen Mustertext zur Information an Beschäftigte sowie Fragen und Antworten zur eAU finden Sie beim Bund der Arbeitgeber (kurz BDA).
Weitere Informationen sowie einen Erklärfilm finden Sie auf der Internetseite der DIHK-Bildungs-gGmbH.
Die Grundsätze für die Meldung der Arbeitsunfähigkeitszeiten und eine Verfahrensbeschreibung sowie Fragen und Antworten zum Datenaustausch finden Sie auf den Seiten des GKV-Spitzenverbandes.