Verkehr und Logistik

Fahrtenschreiber im Straßenverkehr

Stand: Juli 2026

Unternehmen, die erstmals ein Nutzfahrzeug mit digitalem Fahrtenschreiber anschaffen oder betreiben, müssen sich frühzeitig mit den gesetzlichen Anforderungen und den organisatorischen Abläufen befassen. Der digitale Fahrtenschreiber ist nicht nur ein technisches Kontrollinstrument, sondern ein zentrales Element zur Einhaltung der Sozialvorschriften im Straßenverkehr. Verstöße gegen Aufzeichnungs-, Kontroll- und Archivierungspflichten können sowohl für Fahrer als auch für Unternehmen erhebliche Bußgelder nach sich ziehen.

Begriffsdefinition - Fahrtenschreiber, Tachograf oder Kontrollgerät?

In der Praxis werden verschiedene Begriffe synonym verwendet:
  • Digitaler Tachograf
  • Digitaler Fahrtenschreiber
  • EG-Kontrollgerät
  • Kontrollgerät
  • Intelligenter Fahrtenschreiber (neuere Gerätegenerationen)
Gemeint ist jeweils das im Fahrzeug eingebaute Gerät zur Aufzeichnung von Fahr-, Arbeits-, Lenk-, Bereitschafts- und Ruhezeiten sowie weiterer fahrzeugbezogener Daten.

Rechtliche Grundlagen zum digitalen Fahrtenschreiber

Für die meisten Unternehmen im Güter- und Personenverkehr ist der digitale Fahrtenschreiber gesetzlich vorgeschrieben. Neben dem technischen Einbau sind eine korrekte Kartenverwaltung, die Schulung der Fahrer und ein funktionierendes Datenmanagement von entscheidender Bedeutung. Unternehmen sollten sich daher bereits vor der Anschaffung eines Fahrzeugs mit den organisatorischen und rechtlichen Anforderungen befassen. Das erleichtert die betriebliche Umsetzung und hilft, Bußgelder sowie Beanstandungen bei Straßen- und Betriebskontrollen zu vermeiden.
Der Einsatz digitaler Fahrtenschreiber basiert auf einem Zusammenspiel europäischer und nationaler Rechtsvorschriften. Unternehmen sollten die wichtigsten Regelwerke zumindest in ihren Grundzügen kennen, da sich daraus ihre Einbau-, Nutzungs-, Kontroll- und Dokumentationspflichten ergeben.
Rechtsvorschrift Regelungsbereich
Verordnung (EU) Nr. 165/2014 über Fahrtenschreiber im Straßenverkehr Die Verordnung bildet die zentrale europäische Rechtsgrundlage für den digitalen Fahrtenschreiber. Sie regelt insbesondere die technischen Anforderungen an Fahrtenschreiber, die Verwendung der verschiedenen Kartenarten, die Datenspeicherung sowie die Pflichten von Fahrern, Unternehmen, Werkstätten und Kontrollbehörden. Zudem wurden mit ihr die Grundlagen für die Einführung des „intelligenten Fahrtenschreibers“ geschaffen.
Verordnung (EG) Nr. 561/2006 über Lenk- und Ruhezeiten Die Verordnung legt die zulässigen täglichen und wöchentlichen Lenkzeiten sowie die einzuhaltenden Fahrunterbrechungen und Ruhezeiten fest. Der digitale Fahrtenschreiber dient dabei als zentrales Kontrollinstrument zur Überwachung und Dokumentation dieser Sozialvorschriften.
Durchführungsverordnung (EU) 2016/799 Diese Verordnung enthält die detaillierten technischen Anforderungen und Spezifikationen für digitale und intelligente Fahrtenschreiber. Sie definiert unter anderem den Aufbau der Geräte, die Datensicherheit, die Kommunikationsschnittstellen und die Funktionen der Fahrtenschreiberkarten.
Fahrpersonalgesetz (FPersG) Das Fahrpersonalgesetz bildet die nationale Grundlage für die Durchführung und Überwachung der europäischen Sozialvorschriften in Deutschland. Es enthält insbesondere Regelungen über Zuständigkeiten, Kontrollbefugnisse sowie Bußgeld- und Sanktionsvorschriften bei Verstößen.
Fahrpersonalverordnung (FPersV) Die Fahrpersonalverordnung konkretisiert die Vorgaben des Fahrpersonalgesetzes und ergänzt die europäischen Regelungen um nationale Bestimmungen. Sie enthält unter anderem Vorschriften zu Nachweis- und Aufzeichnungspflichten sowie zu einzelnen Ausnahmefällen bei der Anwendung der Lenk- und Ruhezeitvorschriften.
Straßenverkehrs-Zulassungs-Ordnung (StVZO) Die StVZO regelt unter anderem die Anerkennung und Anforderungen an Werkstätten, die Fahrtenschreiber einbauen, prüfen, kalibrieren oder instand setzen. Besonders relevant ist hierbei § 57b StVZO, der die Voraussetzungen für die Erteilung einer Werkstattanerkennung festlegt.
Straßenverkehrsgesetz (StVG) Das Straßenverkehrsgesetz enthält die allgemeinen gesetzlichen Grundlagen für die Ahndung von Ordnungswidrigkeiten im Straßenverkehr. Verstöße gegen Vorschriften zum Fahrtenschreiber oder zu Lenk- und Ruhezeiten können auf dieser Grundlage verfolgt und sanktioniert werden.
Mobilitätspaket I der Europäischen Union Mit dem sogenannten Mobilitätspaket I wurden seit 2020 zahlreiche Änderungen des europäischen Straßenverkehrsrechts eingeführt. Für Unternehmen besonders bedeutsam sind die erweiterten Dokumentationspflichten, neue Anforderungen bei grenzüberschreitenden Verkehren sowie die schrittweise Einführung intelligenter Fahrtenschreiber der zweiten Generation in internationalen Transporten.

Wann ist ein Fahrtenschreiber vorgeschrieben?

Grundsätzlich müssen Fahrzeuge mit digitalem Fahrtenschreiber ausgerüstet sein, wenn sie gewerblich eingesetzt werden und
  • der Güterbeförderung dienen und das zulässige Gesamtgewicht einschließlich Anhänger mehr als 3,5 Tonnen beträgt oder
  • der Personenbeförderung dienen und für mehr als neun Personen einschließlich Fahrer zugelassen sind.
Daneben bestehen zahlreiche Ausnahmeregelungen, etwa für bestimmte kommunale, handwerkliche oder landwirtschaftliche Verkehre. Unternehmen sollten im Einzelfall prüfen, ob ihre Transporte den europäischen Sozialvorschriften unterliegen.

Die vier Kartenarten

Der Betrieb eines digitalen Fahrtenschreibers erfolgt über spezielle Chipkarten. Das System unterscheidet vier Kartenarten mit jeweils klar definierten Funktionen und Zugriffsrechten.

Fahrerkarte

Die Fahrerkarte dient der persönlichen Identifizierung des Fahrers. Sie speichert insbesondere:
  • Lenkzeiten
  • Ruhezeiten
  • Arbeitszeiten
  • Bereitschaftszeiten
  • Fahrzeugnutzung
Fahrerinnen und Fahrer, die Fahrzeuge führen, für die ein digitaler Fahrtenschreiber vorgeschrieben ist, müssen eine persönliche Fahrerkarte besitzen oder ggf. beantragen. Dazu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
  • Ordentlicher Wohnsitz in Deutschland
  • Besitz eines gültigen EU-Kartenführerscheins
  • Vorliegen einer entsprechenden Fahrerlaubnisklasse (z. B. B, BE, C1, C1E, C, CE, D1, D1E, D oder DE)
Die Fahrerkarte ist grundsätzlich fünf Jahre gültig.
Für die Antragsannahme und Kartenausgabe sind in Baden-Württemberg insbesondere zuständig:
  • TÜV SÜD Service-Center und
  • DEKRA Automobil Standort
Wichtige Hinweise zur Fahrerkarte:
→ Jeder Fahrer darf nur eine gültige Fahrerkarte besitzen.
→ Die Karte ist personenbezogen und darf nicht an andere Personen weitergegeben werden.

Unternehmenskarte

Die Unternehmenskarte identifiziert das Unternehmen gegenüber dem Fahrtenschreiber. Sie ermöglicht:
  • Zuordnung eines Fahrzeugs zum Unternehmen
  • Auslesen der Fahrzeugdaten
  • Herunterladen und Archivieren der Daten
  • Schutz der Unternehmensdaten vor dem Zugriff anderer Unternehmen
Der Unternehmer ist verpflichtet, die Unternehmenskarte beim erstmaligen Einsatz eines Fahrzeugs im Betrieb zu verwenden und die Daten regelmäßig zu sichern.

Unternehmen, die Fahrzeuge betreiben, die den Vorschriften über digitale Fahrtenschreiber und Lenk- und Ruhezeiten unterliegen, können eine UNternehmerkarte beantragen. Die Voraussetzungen für die Beantrung sind:
  • Nachweis der gewerblichen Tätigkeit
  • Betrieb von Fahrzeugen, die den einschlägigen fahrpersonalrechtlichen Vorschriften unterliegen
  • Registrierung des Unternehmens mit entsprechendem Unternehmensnachweis
Die Unternehmenskarte ist in der Regel fünf Jahre gültig.
Die Ausgabe von Unternehmenskarten erfolgt in Baden-Württemberg über die vom Land beauftragten Ausgabestellen:
  • TÜV SÜD Service-Center und
  • DEKRA Automobil Standorte

Werkstattkarte

Die Werkstattkarte wird benötigt für:
  • Einbau von Fahrtenschreibern
  • Kalibrierung
  • Wartung
  • Prüfung
  • Reparatur
  • Programmierung von Kontrollgeräten
Ohne Werkstattkarte dürfen diese Tätigkeiten nicht durchgeführt werden.
Nur ermächtigte Tachografenwerkstätten, Fahrzeughersteller sowie Hersteller von Fahrtenschreibern können eine Werkstattkarte beantragen. Dazu muss die Werkstatt die Anforderungen des § 57b StVZO erfüllen.
Die Werkstattkarte besitzt eine Gültigkeit von einem Jahr.

Die Antragstellung erfolgt über die hierfür zugelassenen Ausgabestellen des Landes Baden-Württemberg, insbesondere über TÜV SÜD beziehungsweise die beauftragten Stellen für Fahrtenschreiberkarten.

Kontrollkarte

Die Kontrollkarte wird ausschließlich von Kontrollbehörden genutzt. Sie ermöglicht den uneingeschränkten Zugriff auf die im Fahrtenschreiber gespeicherten Daten.
Die Karte wird ausschließlich an berechtigte Behörden und deren Kontrollpersonal ausgegeben.

Organisatorische Vorbereitung im Unternehmen

Wer erstmals ein Fahrzeug mit digitalem Fahrtenschreiber einsetzt, sollte die notwendigen organisatorischen Prozesse bereits vor der Inbetriebnahme festlegen.
  1. Unternehmenskarte rechtzeitig beantragen
    Vor dem ersten Einsatz eines Fahrzeugs sollte die Unternehmenskarte vorliegen. Nur so können Fahrzeugdaten dem Unternehmen zugeordnet und ordnungsgemäß verwaltet werden.
  2. Fahrer schulen
    Unternehmen müssen ihre Fahrer in folgenden Bereichen unterweisen:
    → Bedienung des Fahrtenschreibers
    → Manuelle Nachträge
    → Ausdrucke bei Störungen
    → Nachweispflichten
    → Lenk- und Ruhezeiten
    Fehlbedienungen gehören zu den häufigsten Beanstandungen bei Kontrollen.
  3. Datenmanagement organisieren
    Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Daten der Fahrerkarten und der Massenspeicher der Fahrzeuge regelmäßig ausgelesen, archiviert und für Kontrollen verfügbar gehalten werden.
  4. Verantwortlichkeiten festlegen
    Empfehlenswert ist die Benennung eines verantwortlichen Mitarbeiters für:
    → Fuhrparkverwaltung
    → Fristenüberwachung
    → Kartengültigkeiten
    → Datenarchivierung
    → Fahrerunterweisung
  5. Wartungs- und Kalibrierungsfristen beachten
    Der Fahrtenschreiber unterliegt regelmäßigen Prüf- und Kalibrierungspflichten. Diese Arbeiten dürfen ausschließlich durch berechtigte Werkstätten mit gültiger Werkstattkarte durchgeführt werden.

Aus- und Umrüstungspflicht für Fahrtenschreiber

Im Zuge des Mobilätspakets Teil I, welches am 31. Juli 2020 veröffentlicht wurde, hat die EU die Weichen für den intelligenten Fahrtenschreiber der 2. Generation im grenzüberschreitenden Güterverkehr gestellt. Hier finden Sie Informationen zur Umrüstungs- bzw. Ausrüstpflicht.