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Datenschutzinformationen für ein Ehrenamt

Informationspflichten für ein Ehrenamt gem. Art. 13 DSGVO
Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit
Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrer Ausübung eines Ehrenamtes für die Industrie- und Handelskammer Hochrhein-Bodensee
Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
IHK Hochrhein Bodensee
Reichenaustr. 21, D-78467 Konstanz
E-Mail: info@konstanz.ihk.de
Telefon: +49(0)7531-2860-100
Vertretungsberechtigte:
Thomas Conrady (Präsident)
Prof. Dr. Katrin.Klodt-Bußmann (Hauptgeschäftsführerin)
Kontaktdaten der/des behördlichen Datenschutzbeauftragten
SüdWest Datenschutz Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Ludwig-Erhard-Allee 10
D-76131 Karlsruhe
Telefon: +49 721 5099-8769
Telefax: +49 721 5099-8701
E-Mail: datenschutz@konstanz.ihk.de
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Sie haben sich bereit erklärt, für die IHK Hochrhein-Bodensee ehrenamtlich tätig zu werden. Die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um die Ausübung des Ehrenamtes zu ermöglichen (z. B. für die Abstimmung und Einladung zu Sitzungen, Verfahren, Teilnahme an Umfragen etc.).
Darüber hinaus ist es üblich, dass während der Ausübung des Ehrenamtes Fotos von Ihrer Person angefertigt und im Zusammenhang mit der Berichterstattung über das Ehrenamt oder das Gremium, in welchem Sie tätig werden, in den Medien oder im Internet (Website der IHK) veröffentlicht werden. Außerdem werden in der Regel Ihre Kontaktdaten an die übrigen ehrenamtlich Tätigen Ihres Gremiums (Ausschuss, Vollversammlung etc.) weitergegeben. Rechtsgrundlage hierfür ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs.1 a DSGVO.
Schließlich können wir Ihre Daten auch verarbeiten, um Ihnen ggf. öffentliche Auszeichnungen und Ehrungen zu verleihen (§ 16 LDSG).
Ihre Daten werden auf folgender Rechtsgrundlage verarbeitet:
  • Vollversammlung: § 5 IHKG i. V. m. der Satzung und Wahlordnung der IHK Hochrhein-Bodensee
  • Präsidium: § 6 IHKG
  • Ehrenpräsidenten, Ehrenmitglieder des Präsidiums und der Vollversammlung :§ 5 IHKG i.V. §§ 4, 8 der Satzung der IHK Hochrhein-Bodensee
  • Allgemeine Ausschüsse: § 6 der Satzung der IHK Hochrhein-Bodensee i. V. m. § 8 IHKG
  • Wahlausschuss: § 5 IHKG i. V. m. § 8 der Wahlordnung der IHK Hochrhein-Bodensee
  • Arbeitskreise: § 1 Abs.1 IHKG i. V. m § 4 LDSG.
  • Mitglieder der Prüfungsausschüsse in Aus- und Weiterbildung: § 40 BBiG
  • Aufgabenersteller für IHK-spezifische Weiterbildungsprüfungen: §§ 53, 56 BBiG
  • Berufsbildungsausschuss/Schlichtungsverfahren: 77 Abs.1 BBiG i. V. m. § 71 Abs. 2, 79 Abs. 2 Nr. 8 BBiG i. V. m. § 111 ArbGG
  • Handelsrichter: § 108 GVG
  • Vorsitzende und Beisitzer der wettbewerbsrechtlichen Einigungsstelle: § 15 UWG
    i. V. m. §§ 3, 4 der Verordnung der Landesregierung über die Errichtung von Einigungsstellen bei Industrie- und Handelskammern vom 9. Februar 1987 (EinigungsstellenVO)
  • Sprecher der Wirtschaftsjunioren
  • Senioren Expertenservice: Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
  • (Senior-) Ausbildungsbotschafter im Rahmen der „Initiative Ausbildungsbotschafter“: Einwilligung gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden übermittelt:
Innerhalb der IHK an die Finanzbuchhaltung, soweit dies zu Abrechnungszwecken erforderlich sein sollte,
sofern wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind oder Sie vorab in die Datenübermittlung eingewilligt haben,
Im Übrigen erfolgt keine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte
Unsere Dienstleister für die technische Unterstützung der Anwendung haben Zugriff auf die Daten.
Übermittlung von personenbezogenen Daten in ein Drittland
Sollten personenbezogene Daten an Dienstleister oder verbundene Unternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind. Sie können die Informationen auch unter den oben genannten Kontaktinformationen anfordern.
Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Erfüllung der oben genannten Zwecke verarbeitet. Nach der Zweckerfüllung werden die vorgenannten Daten, sofern systemseitig möglich, gelöscht; andernfalls wird der Personenbezug durch Anonymisierung entfernt und ein Zugriff auf Ihre Daten gesperrt. Gesetzliche, vertragliche oder satzungsmäßige Aufbewahrungsfristen können die Löschung bzw. Sperrung der Daten hemmen. Die Verjährungsfristen können wegen §§ 195 ff. Bürgerliches Gesetzbuch bis zu dreißig Jahre betragen; die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Daneben sind die steuerrechtlichen, handelsrechtlichen, abgaberechtlichen und sonstigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu beachten. Die dort vorgesehenen Fristen zur Aufbewahrung/ Dokumentation betragen sechs bis zehn Jahre zuzüglich der Festsetzungsverjährung von weiteren vier Jahren. Ansonsten besteht auch die Verpflichtung zur Andienung aller Unterlagen, die die IHK Hochrhein-Bodensee nicht mehr zur Erfüllung Ihrer Aufgaben benötigt, an das Landesarchiv Baden-Württemberg. Um nicht gegen gesetzliche Regelungen zu verstoßen oder die Möglichkeit zu verlieren, einen Anspruch durchzusetzen oder uns gegen einen solchen zu verteidigen, behalten wir uns vor, die Daten erst nach Ablauf der letzten Frist zu löschen, die die Datenspeicherung legitimiert. Im Falle der Einwilligung erfolgt mit Widerruf der Einwilligung die Datenlöschung.
Betroffenenrechte
Nach der EU-Datenschutzgrundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die IHK Hochrhein-Bodensee, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die/den behördliche/n Datenschutzbeauftragte/n.
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Sie können sich an eine Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedsstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts der mutmaßlichen Verletzung wenden.
Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO
Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die auf Grund von Artikel 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO (Datenverarbeitung, die erforderlich ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde; auf der Grundlage einer Interessensabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen, dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Abs. 4 DSGVO, soweit zutreffend. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Für den Fall, dass Sie einer Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten für Werbezwecke widersprechen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten für diese Zwecke nicht weiter verarbeiten. Diese gilt auch für das Profiling, soweit es mit einer solchen Direktwerbung in Verbindung steht.
Widerrufsrecht der Einwilligung
Wenn Sie in die Verarbeitung durch die IHK Hochrhein-Bodensee durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.
Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Sie sind dazu verpflichtet, Ihre Daten anzugeben. Diese Verpflichtung ergibt sich aus Ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit. Denn die IHK Hochrhein-Bodensee benötigt Ihre Daten, um Ihre ehrenamtliche Tätigkeit abwickeln zu können. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, können Sie nicht an den Vollversammlungen, Ausschüssen teilnehmen
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit unter Beachtung der geltenden Datenschutzvorschriften zu ändern bzw. anzupassen. Derzeitiger Stand ist 01.09.2019.