Recht und Steuern

Veröffentlichungspflichten im Handelsregister

Einige Veröffentlichungen müssen von den Unternehmern selbst vorgenommen werden, andere werden von Amts wegen durch die Gerichte durchgeführt. Kommen Unternehmen ihren Veröffentlichungspflichten nicht nach, drohen Zwangs- oder Ordnungsgelder. Im Einzelfall können unterbliebene Veröffentlichungen aber auch zivil- oder strafrechtliche Haftungsfolgen auslösen. In Deutschland können alle veröffentlichungspflichtigen Unternehmensdaten zentral auf der Internetplattform www.unternehmensregister.de von jedermann abgerufen werden.

1.1 Eintragungen im Handelsregister

Das Handelsregister ist ein öffentliches Register und dient der Publikation von Tatsachen, die für den handelsrechtlichen Geschäftsverkehr von Bedeutung sind. Über das Handelsregister besteht die Möglichkeit, sich ein Bild über bestimmte geschäftliche Verhältnisse eines Unternehmens zu verschaffen. Das Handelsregister dient damit dem allgemeinen Anliegen des Handelsrechts, einen sicheren und beschleunigten Geschäftsgang zu ermöglichen. Unter www.handelsregister.de können die Eintragungen kostenfrei abgerufen werden.

1.2 Wer ist zur Eintragung verpflichtet?

Unternehmen mit Kaufmannseigenschaft sind verpflichtet, bestimmte unternehmensrelevante Tatsachen in das Handelsregister eintragen zu lassen. Eintragungspflichtig sind danach grundsätzlich alle Gewerbetreibenden. Ausgenommen sind lediglich Gewerbetreibende, deren Unternehmen nach Art und Umfang keinen kaufmännisch organisierten Geschäftsbetrieb erfordert (Einzelunternehmen, GbR). Eingetragen werden müssen wegen ihrer Rechtsform: Kapitalgesellschaften (GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG), Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG, einschließlich der GmbH & Co. KG) und EWIV (Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung) sowie der eingetragene Kaufmann (e. K.).

1.3 Einzutragende Tatsachen

Die einzutragenden Tatsachen ergeben sich grundsätzlich aus den jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen. Es kann zwischen eintragungspflichtigen und eintragungsfähigen Tatsachen unterschieden werden.

1.3.1 Eintragungspflichtige Tatsachen

Eintragungspflichtige Tatsachen sind solche Umstände, die beim Handelsregister zur Eintragung angemeldet werden müssen.
a) Gründung
Zu Beginn ihrer Tätigkeit müssen alle eintragungspflichtigen Unternehmen ihre Gesellschaft in das Handelsregister eintragen lassen, §§ 29, 1 Handelsgesetzbuch (HGB) („Betriebsbeginnpublizität“). Die Anmeldung zur Eintragung muss unter Angabe der Firma, des Ortes der Niederlassung und der inländischen Geschäftsanschrift beim zuständigen Registergericht erfolgen.
b) Laufender Betrieb
Nach der Anmeldung eines Unternehmens zum Handelsregister bestehen auch im laufenden Geschäftsverkehr vom Gesetz vorgegebene Eintragungspflichten. Einzutragen sind beispielsweise:
  • Änderungen der Firma
  • Änderung der inländischen Geschäftsanschrift der Haupt- oder Zweigniederlassung
  • Die Erteilung/ das Erlöschen der Prokura
  • Die Verlegung des Sitzes eines Unternehmens
  • Die Errichtung/ Aufhebung einer Zweigniederlassung
  • Das Erlöschen der Firma
Neben den allgemeinen bestehen auch rechtsformspezifische Eintragungspflichten. Einige davon sind hier für die jeweiligen Rechtsformen beispielhaft (nicht abschließend) aufgeführt.
  • Bei der oHG sind dies der Eintritt eines neuen Gesellschafters sowie das Ausscheiden von Gesellschaftern. Weiterhin sind Änderungen in der Vertretungsbefugnis der Gesellschafter einzutragen. Auch die Auflösung und Liquidation der Gesellschaft führen zu weiteren Eintragungspflichten.
  • Bei der KG sind der Eintritt und das Ausscheiden von Komplementären und Kommanditisten eintragungspflichtig. Darüber hinaus sind Erhöhungen oder Herabsetzungen der Hafteinlagen der Kommanditisten in das Handelsregister einzutragen. Auch die Auflösung und Liquidation der Gesellschaft führen zu weiteren Eintragungspflichten.
  • Bei der GmbH und der UG (haftungsbeschränkt) sind die Bestellung und Abberufung eines Geschäftsführers sowie Änderungen der Vertretungsbefugnis der Geschäftsführer eintragungspflichtig. Weiterhin sind in Bezug auf das Stammkapital Kapitalerhöhungs- sowie Kapitalherabsetzungsmaßnahmen anzumelden. Auch andere Änderungen des Gesellschaftsvertrags bedürfen der Eintragung, da sie erst mit Eintragung in das Handelsregister wirksam werden. Der Auflösungsbeschluss und die Liquidation der Gesellschaft lösen weitere Eintragungspflichten aus.
  • Bei der AG sind die Bestellung, Abberufung (oder Amtsniederlegung) von Vorstandsmitgliedern oder die Änderung ihrer Vertretungsbefugnis einzutragen. Weiterhin sind Beschlüsse über Erhöhung sowie Herabsetzung des Grundkapitals anzumelden. Auch die Abwicklung und deren Schluss begründen Eintragungspflichten.
  • Weitere Pflichten zur Anmeldung und Eintragung ergeben sich für Unternehmen bei einer Umwandlung nach dem Umwandlungsgesetz.

1.3.2. Eintragungsfähige Tatsachen

Darüber hinaus gibt es eintragungsfähige Tatsachen. Diese können, müssen aber nicht eingetragen werden. Eintragungsfähige Tatsachen sind in der Regel solche, die für den Eintragenden von Vorteil sind, z. B. Haftungsausschlüsse. Daher ist deren Eintragung freiwillig. Eintragungsfähig sind allerdings nur Tatsachen, deren Eintragungsfähigkeit das Gesetz festlegt.
Beispiel: Eintragung eines Haftungsausschlusses bei Erwerb eines Handelsgeschäftes nach § 25 Abs. 2 HGB. Dieser Haftungsausschluss wird allerdings auch erst durch Eintragung in das Handelsregister wirksam.

1.4 Form und Frist der Eintragung

Eintragungen in das Handelsregister erfolgen grundsätzlich aufgrund einer entsprechenden Anmeldung. Die Anmeldung muss den Antrag enthalten, eine bestimmte Tatsache ins Handelsregister einzutragen.
Bei der OHG und KG müssen die Anmeldungen von allen Gesellschaftern vorgenommen werden. Dies betrifft auch die nicht vertretungsberechtigten persönlich haftenden Gesellschafter und Kommanditisten (vgl. § 108 HGB). Bei der GmbH, UG (haftungsbeschränkt) und AG sind die jeweils nach außen vertretungsberechtigten Organe (Geschäftsführer bzw. Vorstand) anmeldepflichtig.
Hinweis: GmbH-Geschäftsführer sollten dabei beachten, dass sie nach ihrer Abberufung als Geschäftsführer oder Niederlegung des Geschäftsführersamtes selbst nicht mehr berechtigt sind, diese Tatsache zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden.
Das Handelsregister wird von den Amtsgerichten geführt. Zuständig ist in der Regel das Amtsgericht, in dessen Bezirk sich der Sitz der Gesellschaft befindet. Die Anmeldung hat in notariell beglaubigter Form zu erfolgen und muss in elektronischer Form an das Handelsregister gesandt werden. Für die elektronische Übermittlung der Anmeldung ist eine Spezialsoftware erforderlich. Aus Zeit- und Kostengründen ist es daher empfehlenswert, die mit der Spezialsoftware vertrauten Notariate auch mit der Übersendung der Daten an das Handelsregister zu beauftragen.
Die Anmeldung von eintragungspflichtigen Tatsachen muss unverzüglich erfolgen.
Hinweis: Die Eintragungen im Handelsregister werden nach der Eintragung vom Gericht von Amts wegen in elektronischer Form bekannt gemacht. Dies hat das Gericht unverzüglich im Anschluss an die Eintragung zu veranlassen. Hierbei wird der Unternehmer nicht mehr tätig. 
Warnung vor Formularfallen: 
In der Praxis kommt es häufig vor, dass Adressbuchverlage Ihnen unaufgefordert als Rechnung aufgemachte Angebote zur Eintragung Ihres Unternehmens in ein Branchenverzeichnis oder Register zusenden. Diese Angebote können leicht mit einer Rechnung der Justizkasse für die Bekanntmachung verwechselt werden. Da die Angebote häufig mit einem Überweisungsträger verbunden sind, kann durch Zahlung des in Rechnung gestellten Betrages ein Vertrag zustande kommen. Sie sollten beachten, dass diese Angebote nichts mit der Bekanntmachung seitens des Gerichts oder auch mit ihren eigenen gesetzlichen Anmeldepflichten zu tun haben. Sie sollten deshalb vor Zahlung unbedingt prüfen, welche Leistungen mit dem Angebot verbunden sind und ob Sie den Vertrag auch wirklich abschließen wollen. 

1.5 Wirkungen der Eintragung

Deklaratorische und konstitutive Eintragungen
Die Eintragung von Tatsachen im Handelsregister hat unterschiedliche Bedeutung. Überwiegend dienen die Eintragungen nur zur Publizierung bereits rechtswirksamer Tatsachen (deklaratorische Eintragung). Daneben gibt es aber auch Eintragungen, bei denen die Rechtswirkung erst mit dieser Eintragung erfolgt (konstitutive Eintragung).
Deklaratorische (erklärende) Eintragungen bezeugen lediglich das Vorliegen von Tatsachen, die außerhalb des Registers bereits eingetreten sind.
Beispiele:
  • Die Eintragung der Firma eines Kaufmannes, der bereits ein Handelsgewerbe betreibt: Dieser Kaufmann ist nicht erst mit Eintragung in das Handelsregister ein echter Kaufmann, sondern bereits zuvor. Die Eintragung hat somit nur rechtsbekundenden Charakter.
  • Die Erteilung der Prokura: Diese entsteht schon mit der Erteilung an den Prokuristen. Die Eintragung der Prokura hat dann nur kundgebenden Charakter.
Konstitutive Eintragungen haben dagegen eine Doppelfunktion. Sie schaffen eine neue Rechtslage und bekunden diese zugleich öffentlich. Die Eintragung wirkt in diesen Fällen rechtsbegründend.
Beispiele:
  • Freiwillige Eintragung eines gewerblichen Unternehmens, das nach dem Umfang seiner Tätigkeit nicht zur Eintragung verpflichtet ist (Gewerbetreibender): Die Eintragung bewirkt, dass der Gewerbetreibende zum Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches wird und den für Kaufleuten geltenden Vorschriften unterliegt, z. B. Buchführungspflichten, Berechtigung zum Führen einer Firma, Berechtigung zum Erteilen einer Prokura etc.
  • Erst mit der Eintragung in das Handelsregister entstehen die GmbH und die AG als solche, da die Eintragung Entstehungsvoraussetzung ist. Vor der Eintragung bestehen die GmbH und die AG nur in der Form der Vor-GmbH bzw. Vor-AG.
Vertrauensschutz und Haftungsfolgen
Eintragungen im Handelsregister und deren Bekanntmachungen bewirken gegenüber Dritten einen Vertrauensschutz, den sog. öffentlichen Glauben nach § 15 HGB. Dies führt dazu, dass Registerinhalt und -bekanntmachung für und gegen Dritte wirken. Dies gilt selbst dann, wenn der Dritte gar nicht Einsicht in das Handelsregister genommen hat. Grund dafür ist die durch das Handelsregister bezweckte Rechtsicherheit und der Verkehrsschutz.
Bei richtiger Eintragung und Bekanntmachung einer Tatsache im Handelsregister kann sich ein Dritter nicht darauf berufen, er habe die Tatsache nicht gekannt. Ausgenommen sind Rechtshandlungen, die innerhalb von 15 Tagen nach der Bekanntmachung vorgenommen wurden.
Beispiel: Ein Gesellschafter ist aus einer OHG ausgeschieden. Diese Tatsache wurde im Handelsregister eingetragen. Für neu entstehende Verbindlichkeiten der OHG haftet dieser Gesellschafter nicht mehr, auch wenn der Vertragspartner glaubt, er würde weiterhin der OHG angehören.
Bei fehlender Eintragung und Bekanntmachung von eintragungspflichtigen Tatsachen können diese einem Dritten nicht entgegengehalten werden, es sei denn, er hatte Kenntnis von dem Umstand. Der Rechtsverkehr kann sich also auf das Schweigen des Handelsregisters verlassen.
Beispiel: Einem Prokuristen wurde die Prokura entzogen. Der Geschäftsführer hat vergessen, diesen Umstand in das Handelsregister eintragen zu lassen. Dort erscheint der ehemalige Prokurist deshalb weiterhin als (aktiver) Prokurist. Verträge, die von diesem ehemaligen Prokuristen abgeschlossen werden, sind für das Unternehmen deshalb weiterhin bindend.
Bei richtiger Eintragung aber fehlerhafter Bekanntmachung einer eintragungspflichtigen Tatsache kann sich ein Dritter auf die falsch bekannt gemachte Tatsache berufen, es sei denn er kannte die Unrichtigkeit. Dies gilt auch dann, wenn Tatsachen unrichtig eingetragen und deshalb unrichtig bekannt gemacht wurden.
Hinweis: Aufgrund dieser Wirkungen sollten alle eintragungspflichtigen Tatsachen im Eigeninteresse unverzüglich eingetragen werden. Sodann sollten die Eintragung, aber auch deren Bekanntmachung, auf ihre Richtigkeit hin überprüft und gegebenenfalls richtig gestellt werden. Bei pflichtwidriger Verletzung von Eintragungspflichten kann es zu weiteren zivil- oder strafrechtlichen Haftungsfolgen für die eintragungspflichtigen Vertreter kommen.

1.6 Sanktionen bei unterbliebenen Eintragungen

Werden die gesetzlichen Pflichten zur Anmeldung ins Handelsregister nicht erfüllt, ist die Festsetzung eines Zwangsgeldes durch das Registergericht möglich. Das einzelne Zwangsgeld darf 5.000 Euro nicht überschreiten, vgl. § 14 HGB.
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