Internet und E-Mails am Arbeitsplatz

Für die Beurteilung, ob und inwieweit der Arbeitgeber die Internet- und E-Mailnutzung kontrollieren und überwachen darf, kommt es darauf an, ob dem Arbeitnehmern neben der dienstlichen auch die private Nutzung des Internet am Arbeitsplatz gestattet ist. Bei einem ausdrücklichen Verbot der privaten Nutzung brauchen die datenschutzrechtlichen Bestimmungen der Telekommunikationsgesetze nicht beachtet zu werden. Für die rein dienstliche Nutzung des Internets finden nur die subsidiären Datenschutzbestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes Anwendung.

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz hat einen Datenschutz-Wegweiser zum "Surfen am Arbeitsplatz" herausgegeben. Die Inhalte sind sowohl in der Privatwirtschaft als auch für Behörden anwendbar; siehe unter "Links und Downloads".

Der Arbeitgeber kann frei darüber entscheiden, ob und in welchem Umfang er seinen Arbeitnehmern die Internet- und E-Mailnutzung ermöglicht. Es besteht – Notfälle ausgenommen - kein Anspruch des Arbeitnehmers auf die Nutzung für private Zwecke. Diese bedarf der Erlaubnis des Arbeitgebers. Insofern erscheint eine Regelung nicht unbedingt erforderlich. Sie kann aber sinnvoll sein, um dem Entstehen einer “betrieblichen Übung” bei stillschweigender Gestattung der privaten Nutzung entgegenzuwirken. Eine Erlaubnis der privaten Nutzung kann auch inhaltlich und zeitlich eingeschränkt erteilt werden. So kann die Nutzung nur in den Pausen erlaubt sein oder ein Entgelt vereinbart werden. Die Rechte und Pflichten der Nutzung von Internet und E-Mail können im Arbeitsvertrag oder, sofern ein Betriebsrat besteht, durch Betriebsvereinbarungen geregelt werden. Betriebsvereinbarungen haben den Vorteil, dass sie nach § 77 Absatz 4 Seite 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) unmittelbar und zwingend für alle Arbeitnehmer des Betriebes gilt. Der Betriebsrat ist ohnehin bei der Einführung eines Datenverarbeitungssystems zu beteiligen.

In jedem Fall sollten die Arbeitnehmer umfassend informiert werden sowohl über den Umfang der erlaubten Nutzung als auch über eventuelle Kontrollen.

Bei der Nutzung des Internets entstehen Verbindungs- Nutzungs- und Inhaltsdaten. All diese Daten sind personenbezogene Daten. Die Zulässigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Falle der rein dienstlichen Nutzung richtet sich nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Weder das Telekommunikationsgesetz (TKG) noch das Telemediengesetz (TMG) sind in diesem Fall anwendbar. Der Arbeitnehmer ist kein Dritter im Sinne des TKG, da er das Internet nur zu dienstlichen und damit eigenen Zwecken des Arbeitgebers nutzt (§§ 3 Nummer 10 und 91 TKG). Auch das TMG findet in Fällen der ausschließlichen beruflichen Nutzung im Dienst- oder Arbeitsverhältnis keine Anwendung (§ 11 TMG).

Nach dem BDSG ist eine Güterabwägung vorzunehmen zwischen dem Recht der Beschäftigten auf informationelle Selbstbestimmung und dem Interesse des Arbeitgebers an der Datenverarbeitung. Eine Totalüberwachung der Arbeitnehmer ist danach unzulässig. Konkret ist eine Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten zulässig, wenn

Die Nutzung solcher Daten, die zur Erfüllung der Pflichten oder zur Wahrnehmung der Rechte aus dem Arbeitsverhältnis erforderlich sind, ist zulässig, soweit darin kein unverhältnismäßiger Eingriff in das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers liegt.

Eine stichprobenartige und zeitnahe Auswertung der Protokolldaten ist bei konkretem Missbrauchsverdacht zulässig. Die Datenauswertung muss sich jedoch auf die Zwecke der Verarbeitung beschränken. Zulässige Zwecke sind die Datenschutzkontrolle, die Datensicherung und die Sicherung des ordnungsgemäßen Betriebes des Verfahrens. Eine Verwertung zur Verhaltens- und Leistungskontrolle ist unzulässig.

Gestattet der Arbeitgeber die private Nutzung, sind das TKG und das TMG anwendbar. Die Bestimmungen des BDSG greifen nur noch nachrangig für den Fall, dass sich in spezielleren Gesetzen keine Regelung findet.

Vorsicht:
Auch keine Regelung der privaten Nutzung kann Folgen haben. Wird im Betrieb fortgesetzt die private Nutzung gestattet, entsteht eine “betriebliche Übung”, die einen Anspruch für die Arbeitnehmer begründen kann. Auch ein nicht überwachtes Verbot kann so unter Umständen als Erlaubnis gewertet werden. Deshalb sollte bei einem Verbot zumindest eine stichprobenartige Kontrolle durchgeführt werden.

Hat der Arbeitgeber die private E-Mail- und Internetnutzung erlaubt, wird er zum geschäftsmäßigen Anbieter von Telekommunikationsdiensten im Sinne des TKG. Der Arbeitnehmer steht ihm dann als “Dritter” im Sinne des TKG gegenüber. Das TKG ist zu beachten.

Der Arbeitgeber muss als Anbieter von Telekommunikationsdiensten das Fernmeldegeheimnis der Beschäftigten beachten (§ 88 TKG). Die Kontrolle der Verbindungsdaten und der Inhalte privater Internet- und E-Mailnutzung ist unzulässig. Neben dem Inhalt der Telekommunikation ist auch die Identität der Beteiligten geschützt. Zulässig wäre eine Überwachung der rein dienstlichen E-Mails, wenn diese Trennung technisch gelingt, etwa durch eine Kennzeichnung der E-Mails im Betreff als “privat”. Trennt der Arbeitgeber eine erlaubte private Nutzung nicht von der Dienstlichen, erstreckt sich die Geheimhaltungspflicht auch auf die dienstlichen E-Mails.

Daten dürfen verarbeitet und genutzt werden, soweit dies für die Erbringung der Internetdienste und deren Abrechnung erforderlich ist (§ 97 TKG). Eine weiter gehende inhaltliche Kontrolle ist allenfalls zulässig in Fällen des begründeten Verdachts einer Straftat oder schwerer Vertragsverletzungen sowie, wenn dies zur Erkennung, Eingrenzung oder Beseitigung von Störungen und Fehlern an Telekommunikationsanlagen erforderlich ist (§ 100 TKG). In Fällen der rechtswidrigen Inanspruchnahme des Internet- oder E-Mailzugangs müssen jedoch tatsächliche Anhaltspunkte vorliegen, die einen Verdacht begründen und sich gerade nicht aus der Protokollierung ergeben.

Um Missbrauch oder strafbaren Handlungen vorzubeugen, kann der Arbeitgeber die private Nutzung zeitlich und hinsichtlich der zugelassenen Bereiche einschränken. Zudem kann er die Erlaubnis unter der Bedingung regelmäßig durchzuführender Kontrollen erteilen.

Als Anbieter von Telekommunikationsdiensten hat der Arbeitgeber nicht nur das Fernmeldegeheimnis zu beachten, er muss auch Maßnahmen zu dessen Schutz treffen. Geschützt werden müssen alle Inhalts- und Verbindungsdaten, die Auskunft über die an der Internetnutzung oder am E-Mailverkehr Beteiligten geben können. Schutzmaßnahmen können etwa Zugriffs- und Zutrittsbeschränkungen sein. Die Anforderungen an solche Maßnahmen müssen sich an den in § 109 TKG aufgestellten Grundsätzen messen. Da der Arbeitgeber jedoch seinem Arbeitnehmer nicht als gewerblicher Betreiber von Telekommunikationsanlagen auftritt, ist in diesem Verhältnis zu prüfen, welche Anforderungen im Einzelfall zumutbar sind.

Gestattet der Arbeitgeber die private Internet- und E-Mailnutzung, wird er zum “Diensteanbieter” im Sinne des TMG. Der Arbeitnehmer steht ihm dann als “Nutzer” nach den Bestimmungen des TMG gegenüber. Der Bereichsausnahme im Arbeitsverhältnis nach § 11 TMG gilt bei einer privaten Nutzung nicht mehr. Die datenschutzrechtlichen Vorschriften des TMG sind zu beachten.

Es gilt der Grundsatz des Systemdatenschutzes. Danach soll bereits durch die Gestaltung der Systemstrukturen, in denen personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden, eine Reduzierung der Erhebung solcher Daten auf ein Mindestmaß erreicht werden. Eine diesem Grundsatz dienende Regelung findet sich in § 13 Absatz 6 TMG. Der Anbieter soll dem Nutzer danach eine anonyme oder pseudonyme Nutzung des Internets ermöglichen, soweit dies technisch machbar ist.

Alle bei der Internetnutzung erhobenen Daten unterliegen dem Gebot der Erforderlichkeit. Sie dürfen nur erhoben werden, wenn dies zur Abrechnung, Nutzung oder für das Vertragsverhältnis erforderlich ist. Die Protokollierung der privaten Nutzung ist nur zu Abrechnungszwecken, nach den Normen des BDSG oder nach konkret erteilter Einwilligung des Arbeitnehmers zulässig. Nach dem Ende der Nutzung sind die Daten der privaten Nutzung zu löschen. Trennt der Arbeitgeber die dienstliche nicht von der privaten Nutzung, gilt auch hier jegliche Nutzung als privat.

Kontrollrechte des Arbeitgebers können umfassend und transparent in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden. Besteht kein Betriebsrat, sollten die Arbeitnehmer vor einer Kontrolle informiert werden (§§ 33 BDSG, 81 Absatz 2, 75 Absatz 2 BetrVG). Bei Kontrollmaßnahmen sollte die Erhebung personenbezogener Daten so weit wie möglich vermieden werden. Werden die erhobenen Protokolle nicht mehr benötigt, sind sie zu löschen oder zu sperren.

Auch bei der Zulässigkeit von Kontrollmaßnahmen ist zwischen der dienstlichen und der privaten Nutzung zu unterscheiden.

Der Arbeitgeber hat bei einer rein dienstlichen Nutzung wesentlich stärkere Kontrollbefugnisse, als bei einer gemischten Nutzung. Eine stichprobenartige Kontrolle der Nutzung ist zulässig und ratsam, um der Entstehung einer betrieblichen Übung entgegenzuwirken. Eine volle Kontrolle ist nur bei konkretem Missbrauchsverdacht zulässig. Der Verdacht darf sich aber gerade nicht aus der Kontrolle ergeben.

Von dienstlichen E-Mails darf der Arbeitgeber Kenntnis nehmen. Er kann bestimmen, dass ihm jede ein- und ausgehende E-Mail zur Kenntnis zu bringen ist. Ein direkter Zugriff auf das Postfach sollte jedoch vermieden werden im Hinblick auf geschützte Informationen, die etwa zwischen der Personalabteilung und dem Arbeitnehmer ausgetauscht werden.

Gestattet der Arbeitgeber die private Nutzung, gilt auch hier, dass bei keiner oder unklarer Trennung die dienstliche Nutzung wie die Private behandelt wird. Zur Trennung können unterschiedliche E-Mail-Accounts eingerichtet werden. Eine andere Möglichkeit ist, die Mitarbeiter zu verpflichten, private E-Mails besonders zu kennzeichnen.

Eine Protokollierung, die zu Zwecken der Datenschutzkontrolle, der Datensicherung, zur Sicherung des ordnungsgemäßen Betriebs der Verfahren oder zu Abrechnungszwecken erforderlich ist oder der Vorbeugung strafrechtlich relevanten Verhaltens dient, ist zulässig. Eine darüber hinaus gehende Kontrolle ohne eine entsprechende betriebsinterne Regelung oder ohne die Einwilligung des Arbeitnehmers ist unzulässig.

Der Arbeitgeber kann die Gestattung der Nutzung von einer Einwilligung der Mitarbeiter in die Protokollierung der Nutzung zur Durchführung einer angemessenen Kontrolle abhängig machen (§ 4a BDSG). Eine solche Einwilligung muss vor Beginn des Verarbeitungsprozesses erfolgen und bedarf der Schriftform.

Die Nutzung einer Überwachungssoftware erfüllt den Mitbestimmungstatbestand des § 87 Absatz 1 Nummer 6 BetrVG. Überwachung in diesem Sinne ist jeder Vorgang, durch den Informationen über das Verhalten oder die Leistung des Arbeitnehmers erhoben, aufgezeichnet oder ausgewertet werden. Der Betriebsrat und der Arbeitgeber sind nach § 75 Absatz 2 BetrVG dem Schutz und der Förderung der freien Entfaltung der Persönlichkeit der Arbeitnehmer verpflichtet. Da in der Überwachung des privaten E-Mailverkehrs der Arbeitnehmer regelmäßig ein Eingriff in das allgemeine Persönlichkeitsrecht liegen wird, wird der Betriebsrat seine Zustimmung zur Überwachung privater E-Mails regelmäßig verweigern müssen.

Das Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates kann mittels einer Betriebsvereinbarung über die Modalitäten der E-Mail-Nutzung im Unternehmen ausgeübt werden. Darin sollte die ausdrückliche Regelung der Nutzung enthalten sein. Regelungsbedürftige Punkte sind etwa die zeitliche Lage der privaten Nutzung, deren Umfang und die erlaubten Inhalte. Außerdem sollten Regelungen zu Kennzeichnungspflichten in E- Mails als „privat” und zum Einsatz von Filtertechnologien enthalten sein. In einer Betriebsvereinbarung sollte zudem geregelt werden, wie mit ungekennzeichneten E-Mails und Dateien umzugehen ist – diese werden grundsätzlich dem dienstlichen Bereich zuzuordnen sein. Weiterhin sollten Regelungen hinsichtlich der Art, des Umfangs und des Zwecks der Protokollierung und Auswertung getroffen werden.

Ein betriebliches Verbot der Privatnutzung von Internet- und E-Mail unterliegt nicht dem Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats. Die Erlaubnis der privaten Nutzung kann auch unter Freiwilligkeits- beziehungsweise Widerrufsvorbehalt erteilt werden. Sie betrifft nicht die Frage, wie die Nutzung auszugestalten ist, sondern ob die Nutzung überhaupt erlaubt wird, und ist als unternehmerische Entscheidung mitbestimmungsfrei.

Über Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge kann die Befugnis zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten erweitert werden. Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen gelten als „andere Rechtsvorschriften” nach § 4 Absatz 1 BDSG.

Bei bestimmten Überwachungsmaßnahmen ist zusätzlich die schriftliche Zustimmung der betroffenen Arbeitnehmer erforderlich. Stimmt der Arbeitnehmer den geplanten Kontrollen nicht zu, muss er die private E-Mail- und Internetnutzung unterlassen. Es besteht kein Anspruch auf deren private Nutzung am Arbeitsplatz.

Besonders strafrechtlich relevant ist bei der betrieblichen Nutzung des Internets § 206 des Strafgesetzbuches (StGB), die Verletzung des Fernmeldegeheimnisses. Insbesondere § 206 Absatz 2 Nummer 2 StGB, das Unterdrücken einer zur Übermittlung anvertrauten Sendung, ist im Hinblick auf den Einsatz von Spam-Filtern problematisch.

Wird ein E-Mailpostfach rein dienstlich genutzt, kann es dabei zu keiner Strafbarkeit kommen. Ein von der Unternehmensleitung veranlasstes Unterdrücken benötigter Information würde im Verlustfall auch nur die Unternehmensleitung treffen.

Wird die private Nutzung gestattet, kann es beim Einsatz von Spam-Filtern zu einer strafbaren Handlung kommen. Eine Löschung von virenbehafteten E-Mails ist jedoch nicht rechtswidrig, sondern nach § 109 TKG gerechtfertigt. Danach sind Betreiber von Telekommunikationseinrichtungen verpflichtet, Maßnahmen zum Schutz gegen Störungen der Netze zu treffen.

Eine Einwilligung in die Filterung von E-Mails kann einer Strafbarkeit vorbeugen. Dies ist jedoch im Detail in der Rechtswissenschaft umstritten. Teilweise wird vertreten, dass dafür alle an der Kommunikation Beteiligten, also Empfänger und Versender, einwilligen müssen. Dies wird von der Gegenansicht, die die Einwilligung des Empfängers genügen lässt, mit dem Argument der Praxisferne abgelehnt.

Mit einer Strafbarkeit nach § 206 Absatz 2 Nummer 2 StGB wird häufig eine strafbare Datenveränderung nach § 303 a StGB einhergehen.

Außerdem kann ein Einsehen von Privatdateien nach § 202 a StGB, dem Ausspähen von Daten, strafbar sein. Die Kenntnisnahme von Privatdateien, privaten E-Mail- und Website-Inhalten ist nur in Ausnahmefällen zulässig, wie etwa dem konkreten Verdacht einer Begehung einer Straftat.

Die Kosten, die der Einsatz von Telekommunikation im Unternehmen verursacht, kann der Arbeitgeber als Betriebsausgaben von der steuerlichen Bemessungsgrundlage seines Unternehmens abziehen.

Beim Arbeitnehmer entstehen durch die Gestattung der privaten Nutzung des Internets keine einkommensteuerrelevanten Vorteile. Werden die Nutzungsvorteile anstelle eines Teils des Gehalts gewährt, sind diese einkommensteuerfrei, aber sozialversicherungspflichtig.

Verlangt der Arbeitgeber für die private Nutzung des Internets von den Arbeitnehmern ein Entgelt, unterliegt dieses Entgelt der Umsatzsteuer.

Sie haben noch Fragen? Gerne wir Ihnen zur Verfügung.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass dieser Service nur Mitgliedsunternehmen der IHK Hochrhein-Bodensee und solchen Personen, die die Gründung eines Unternehmens in dieser Region planen, zur Verfügung steht.