Recht und Steuern

Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Viele Unternehmen warten noch immer auf eine gesetzliche Klarstellung zur Arbeitszeiterfassung. Doch die aktuelle Rechtslage ist eindeutig: Arbeitgeber sind bereits jetzt verpflichtet, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten einzuführen und zu nutzen. Diese Pflicht ergibt sich aus der unionsrechtskonformen Auslegung des § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) durch das Bundesarbeitsgericht (BAG) und den Europäischen Gerichtshof (EuGH).

Rechtlicher Hintergrund und aktuelle Behördenpraxis

Der EuGH hat 2019 entschieden, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden einführen müssen (EuGH, Urt. v. 14.5.2019, C-55/18). Das BAG hat diese Pflicht 2022 ausdrücklich für Deutschland bestätigt und aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG abgeleitet (BAG, Beschl. v. 13.9.2022, 1 ABR 22/21). Die Behörden – insbesondere die Gewerbeaufsichtsämter – setzen diese Vorgaben inzwischen durch und können die Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems per Verwaltungsakt anordnen. Bei Nichtbefolgung drohen empfindliche Bußgelder nach § 25 ArbSchG.

Was müssen Unternehmen konkret tun?

  • Jedes Unternehmen muss ein System zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einführen und anwenden. Die Form ist nicht vorgeschrieben: Neben elektronischen Systemen sind auch Papierlösungen zulässig, solange sie objektiv, verlässlich und zugänglich sind.
  • Die Pflicht gilt für alle Arbeitnehmer, einschließlich Beschäftigter in Vertrauensarbeitszeitmodellen. Lediglich bestimmte Gruppen (z. B. leitende Angestellte) sind nach § 18 ArbZG ausgenommen.
  • Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren und auf Verlangen der Behörde vorzulegen.
  • Bei behördlicher Kontrolle müssen Unternehmen kurzfristig Ansprechpartner benennen und Arbeitszeitdaten vorlegen können.

Risiken bei Verstößen

  • Bereits das erste behördliche Einschreiten kann zu Anordnungen und Fristen führen. Werden diese nicht befolgt, drohen Bußgelder nach § 25 ArbSchG.
  • Ohne Arbeitszeiterfassung fehlen Unternehmen im Streitfall (z. B. bei Überstundenprozessen) wichtige Nachweise.
  • Reputationsschäden und interne Governance-Probleme können die Folge sein.

Gestaltungsspielräume und Mitbestimmung

  • Die konkrete Ausgestaltung des Systems (z. B. technische Lösung, Verantwortlichkeiten) liegt im Ermessen des Arbeitgebers und kann an die betrieblichen Bedürfnisse angepasst werden.
  • Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht bei der Ausgestaltung des „Wie“ der Zeiterfassung, nicht aber beim „Ob“.

Fazit

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist keine Zukunftsmusik, sondern geltendes Recht. Unternehmen sollten jetzt ein passendes System einführen, interne Abläufe und Verantwortlichkeiten klären und auf behördliche Anfragen vorbereitet sein. Wer abwartet, riskiert behördliche Anordnungen und Bußgelder – und verliert Gestaltungsspielräume bei der Umsetzung.